Đơn đặt hàng, thư đặt hàng, phiếu đặt hàng là mẫu văn bản được dùng khi một cá nhân hoặc doanh nghiệp có nhu cầu cần đặt hàng mua hàng hóa nhất định với số lượng cụ thể. Đơn đặt hàng giúp bên cung cấp giao hàng đúng thời điểm, số lượng và chất lượng hàng hóa.
Mục lục bài viết
1. Đơn đặt hàng là gì?
Đơn đặt hàng là giấy tờ dùng để thống nhất các vấn đề đặt hàng, thời gian, địa điểm giao hàng, phương thức thanh toán và chất lượng dịch vụ trong trao đổi giao dịch. Đơn đặt hàng thường dùng trong các doanh nghiệp thương mại, sản xuất…
Trong thương mại quốc tế, thông thường đơn đặt hàng có nội dung của một hợp đồng mua bán ngoại thương. Nếu bên bán chấp nhận vô điều kiện đơn đặt hàng thì hợp đồng mua bán ngoại thương giữa hai bên coi như đã được kí kết.
Đơn đặt hàng là mẫu văn bản được dùng khi một cá nhân hoặc doanh nghiệp có nhu cầu cần đặt hàng mua hàng hóa với số lượng cụ thể. Sử dụng
Đơn đặt hàng (tiếng Anh là Purchase order) là giấy tờ dùng để xác minh các vấn đề đặt hàng số lượng lớn đúng thời gian và chất lượng dịch vụ trong trao đổi giao dịch.Thông thường, một đơn đặt hàng có các nội dung sau:
- Tên của bên bán, bên mua
- Tên hàng, số lượng, đơn giá, loại tiền
- Thời gian và điều kiện giao hàng
- Điều kiện thanh toán, thời gian thanh toán
- Chữ ký của bên bán và bên mua
2. Mẫu đơn đặt hàng file Word:
Tải về đơn đặt hàng
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——————
ĐƠN ĐẶT HÀNG
Số: ……..
Kính gửi: Công ty ……..
Công ty ….. có nhu cầu đặt hàng tại quý công ty theo mẫu yêu cầu.
Nội dung đặt hàng như sau:
| STT | Tên mặt hàng | ĐVT | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền |
Tổng cộng:
Thời gian giao hàng:……
Địa điểm giao hàng:….
Phương thức thanh toán:
– Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản
– Thanh toán trước 50% giá trị hợp đồng, 50% còn lại thanh toán sau khi giao hàng.
…, ngày …..tháng……. năm …….
Giám đốc công ty
Trên đây là mẫu đơn đặt hàng. Nếu muốn sử dụng mẫu thư đặt hàng, phiếu đặt hàng, giấy đặt hàng thì người dùng chỉ cần thay tên đơn. Còn về cơ bản, tất cả các mẫu trên đều có nội dung giống nhau.
3. Mẫu phiếu đặt hàng song ngữ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Ðộc lập – Tự Do – Hạnh Phúc
SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence – Freedom – Happiness
ĐƠN ĐẶT HÀNG/ORDER
Số: ../……/……
Kính gửi: ……………
Kindly attention:…….…
THÔNG TIN KHÁCH HÀNG (Customer information):………
TÊN KHÁCH HÀNG (Customer name):……………
ĐỊA CHỈ (Address):…………
MST (Tax code): ………………
ĐẶT HÀNG (Order):……………
| STT/No
| Mã hàng/ Item code | Tên hàng/ Product Name | Đơn vị/ Unit | SL/ Quality | Đơn giá/ Price | Thành tiền(+VAT)/ Amount (+VAT) |
| 1 | ||||||
| 2 | ||||||
| 3 | ||||||
| Tổng cộng (Giá trị đơn hàng )/Total (Order value) | ||||||
NƠI NHẬN HÀNG (Ship to):
ĐỊA CHỈ (Address): …………
THỜI GIAN (Time):Nhận hàng ngày ../../….. / Receiving roducts ../../….
PHƯƠNG TIỆN VẬN CHUYỂN (Delivery means): ………
CHI PHÍ VẬN CHUYỂN (Delivery fee):………
THANH TOÁN (Payment): …………
ĐẶT CỌC (Deposit): ………
Bên … sẽ đặt cọc cho……. đồng sau khi ký đơn đặt hàng để bảo đảm ký kết và thực hiện đơn đặt hàng này. Khoản tiền đặt cọc này sẽ được hoàn trả lại cho … trong vòng một (…………..) ngày kể từ ngày .. hoàn thành thanh toán giá trị đơn đặt hàng cho …………….
Shall deposit to…….VND …….. after signing the Order for signing and performance of the Order…….shall return the deposit to … within one (….) after …completed the payment.
HÌNH THỨC VÀ THỜI GIAN THANH TOÁN (Form and Payment time):
Bên… thanh toán cho……..giá trị đơn đặt hàng sau khi nhận hàng hóa thực tế và hóa đơn GTGT hợp lệ
Shall pay the order value to…………after completion of receipt goods and VAT invoice.
| ĐƠN VỊ ĐẶT HÀNG/ORDERED BY CÔNG TY/COMPANY……………. Ngày tháng/(Date) ………… | XÁC NHẬN ĐƠN HÀNG/CONFIRMED BY CÔNG TY /COMPANY………………… Ngày tháng/(Date) ………… |
4. Lưu ý về mẫu đơn đặt hàng:
– Thông tin trên mẫu đơn đặt hàng được ghi đầy đủ và chi tiết về nhu cầu đặt hàng về số lượng, đơn giá và tính thành tiền tương ứng. Theo cùng với nó là địa điểm và thời gian giao hàng cũng được bên đặt hàng ghi rõ để làm căn cứ giao hàng và thanh toán đúng theo nhu cầu của bên mua.
– Thông tin về mặt hàng: Mẫu đơn đặt hàng chắc chắn không thể thiếu những thông tin về mặt hàng. Sản phẩm nên ghi rõ số thứ tự, tên mặt hàng và đơn giá kèm theo số lượng. Có thể cùng một mặt hàng nhưng người mua muốn lấy số lượng nhiều hoặc ngược lại, người mua cần số lượng ít nhưng lại mua nhiều mặt hàng. Nói chung thông tin phải rõ ràng, càng chi tiết càng tốt thì bên bán mới biết được chính xác bên mua cần những sản phẩm nào. Nếu như có sự sai sót, nhầm lẫn sẽ dẫn tới mất thời gian trong việc vận chuyển, đổi hàng hóa vì thế cần làm cẩn thận mọi khâu, ngay từ những khâu nhỏ nhất. Thường thì đối với những mặt hàng có giá trị và số lượng lớn, các bên mua và bán cần làm
– Thời gian và địa điểm giao hàng: Mẫu đơn đặt hàng cần phải ghi rõ thời gian và địa điểm giao hàng mà bên B yêu cầu, đồng thời trong đơn đặt hàng địa chỉ phải được ghi chính xác, số nhà, ngõ, hẻm…để bên A biết chính xác thông tin và giao hàng nhanh nhất có thể. Khoảng thời gian cũng là do bên B yêu cầu. Trong trường hợp nếu như bên A không sắp xếp được thì có thể liên lạc với bên B để trao đổi thông tin, sắp xếp thời gian hợp lý để thuận tiện nhất cho cả hai bên.
– Phương thức thanh toán: Mẫu đơn đặt hàng ngoài những thông tin cần thiết phải có ở trên thì người làm đơn cũng cần phải ghi rõ phương thức thanh toán, có thể là thanh toán trước 50 – 50 hoặc thanh toán 60 – 40 hoặc có một sự thỏa thuận khác. Thực chất phương thức này là do sự thỏa thuận giữa hai bên để làm sao đảm bảo được lợi ích cho cả đôi bên. Người bán có quyền đề xuất với người mua và ngược lại người mua cũng có thể trao đổi lại với người bán để đạt được thỏa thuận giữa hai bên. Ngoài ra bạn cũng có thể chọn hình thức thanh toán trực tiếp hoặc nếu điều kiện xa xôi không cho phép cũng có thể tiến hành chuyển khoản qua ngân hàng. Có rất nhiều cách thức và phương thức để các bạn có thể lựa chọn được.
– Đơn đặt hàng, mẫu đặt hàng, thư đặt hàng, phiếu đặt hàng nên lập thành 02 bản. Nên yêu cầu bên cung cấp hàng hóa ký xác nhận đã tiếp nhận yêu cầu đặt hàng vào đơn.
5. Cách viết đơn đặt hàng chuẩn như thế nào?
– Phần thông tin trên mẫu đơn đặt hàng: được ghi đầy đủ và chi tiết về nhu cầu đặt hàng về số lượng, đơn giá và tính thành tiền tương ứng. Theo cùng với nó là địa điểm và thời gian giao hàng.
– Thông tin về mặt hàng: Mẫu đơn đặt hàng chắc chắn không thể thiếu những thông tin về mặt hàng. Sản phẩm nên ghi rõ số thứ tự, tên mặt hàng và đơn giá kèm theo số lượng. Có thể cùng một mặt hàng nhưng người mua muốn lấy số lượng nhiều hoặc ngược lại, người mua cần số lượng ít nhưng lại mua nhiều mặt hàng.
– Thời gian và địa điểm giao hàng: Mẫu đơn đặt hàng cần phải ghi rõ thời gian và địa điểm giao hàng mà bên B yêu cầu, đồng thời trong đơn đặt hàng địa chỉ phải được ghi chính xác, số nhà, ngõ, hẻm…để bên A biết chính xác thông tin và giao hàng nhanh nhất có thể. Khoảng thời gian cũng là do bên B yêu cầu. Trong trường hợp nếu như bên A không sắp xếp được thì có thể liên lạc với bên B để trao đổi thông tin, sắp xếp thời gian hợp lý để thuận tiện nhất cho cả hai bên.
– Phương thức thanh toán: Mẫu đơn đặt hàng ngoài những thông tin cần thiết phải có ở trên thì người làm đơn cũng cần phải ghi rõ phương thức thanh toán, có thể là thanh toán trước 50 – 50 hoặc thanh toán 60 – 40 hoặc có một sự thỏa thuận khác.
– Đơn đặt hàng nên lập thành 02 bản. Nên yêu cầu bên cung cấp hàng hoá ký xác nhận đã tiếp nhận yêu cầu đặt hàng vào đơn.
6. Đơn đặt hàng có thay thế được hợp đồng mua bán không?
Về vấn đề này, theo ý kiến của Cục Hải quan Đồng Nai thì căn cứ khoản 1 Điều 1 Thông tư 39/2015/TT-BTC:
1. Hợp đồng mua bán hàng hóa là thỏa thuận mua bán hàng hóa được xác lập bằng văn bản hoặc các hình thức có giá trị tương đương văn bản bao gồm: điện báo, telex, fax, thông điệp dữ liệu. Trong đó, người bán có nghĩa vụ giao hàng, chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho người mua và nhận thanh toán; người mua có nghĩa vụ thanh toán cho người bán, nhận hàng và quyền sở hữu hàng hóa theo thỏa thuận; hàng hóa được chuyển từ người bán sang người mua, qua cửa khẩu, biên giới Việt Nam hoặc từ khu phi thuế quan vào thị trường nội địa hoặc từ thị trường nội địa vào khu phi thuế quan.
Căn cứ nêu trên thì đơn hàng (Purchase Order) không thể thay thế cho Hợp đồng mua bán hàng hóa.
Tuy vậy, Đơn đặt hàng cũng có ý nghĩa quan trọng trong trường hợp 02 bên không ký kết hợp đồng với nhau.
