Dịch vụ gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài

1. Thời điểm thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài:

Theo Điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP có quy định:

• Trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi hết hạn giấy phép lao động, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài đang làm việc;
• Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương chuyển hồ sơ theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại bộ phận một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia đến cơ quan có thẩm quyền gia hạn giấy phép lao động;
• Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và thực hiện gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài. Trường hợp không chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài hoặc không gia hạn giấy phép lao động phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do;
• Đối với người lao động nước ngoài theo quy định tại các điểm a và m khoản 1 Điều 2 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, sau khi người lao động nước ngoài được gia hạn giấy phép lao động, người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam trước ngày dự kiến tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động. Khi được yêu cầu, người sử dụng lao động phải gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký kết tới cơ quan có thẩm quyền đã cấp giấy phép lao động đó.

Như vậy, doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra thời hạn giấy phép lao động và chuẩn bị hồ sơ gia hạn đúng thời điểm quy định.

Nếu nộp hồ sơ quá sớm hoặc khi giấy phép đã hết hạn, doanh nghiệp có thể không đáp ứng điều kiện thực hiện thủ tục gia hạn. Vì vậy, việc theo dõi thời hạn và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ là cần thiết để bảo đảm người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam.

• Gọi 037.6999996 để sử dụng dịch vụ gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài!
• Hoặc kết nối Zalo (037.6999996) để được tư vấn các quy định về giấy phép lao động!

2. Các bước tiến hành thủ tục gia hạn giấy phép lao động:

Bước 1: Kiểm tra điều kiện gia hạn giấy phép lao động

• Kiểm tra thời hạn của giấy phép lao động đã được cấp.
• Xác định người lao động có đủ điều kiện gia hạn và chưa vượt quá số lần gia hạn theo quy định.
• Kiểm tra vị trí công việc, hình thức làm việc, địa điểm làm việc và nhu cầu tiếp tục sử dụng lao động nước ngoài của doanh nghiệp.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động

• Văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị gia hạn giấy phép lao động theo Mẫu số 03.
• Giấy khám sức khỏe hợp lệ (trừ trường hợp được miễn nộp theo quy định).
• 02 ảnh màu kích thước 4 × 6 cm theo quy định.
• Giấy phép lao động còn thời hạn đã được cấp.
• Hộ chiếu còn thời hạn của người lao động nước ngoài.
• Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động người nước ngoài
• Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc đối với các trường hợp pháp luật yêu cầu.

Bước 3: Nộp hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động

• Người sử dụng lao động nộp hồ sơ trong khoảng từ 45 ngày đến ít nhất 10 ngày trước khi giấy phép lao động hết hạn.
• Hồ sơ được nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính, thông qua đơn vị dịch vụ hay người được ủy quyền theo quy định.
• Đối với hình thức nộp trực tiếp, hồ sơ được tiếp nhận tại Trung tâm Phục vụ hành chính công địa phương nơi người lao động nước ngoài đang làm việc.

Bước 4: Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận, thẩm định hồ sơ

• Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ và xem xét nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
• Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, doanh nghiệp thực hiện hoàn thiện theo yêu cầu.
• Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền xem xét và thực hiện gia hạn giấy phép lao động. Trường hợp không gia hạn phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.

Bước 5: Nhận kết quả và hoàn tất thủ tục sau gia hạn

• Người sử dụng lao động nhận giấy phép lao động được gia hạn theo hình thức đăng ký.
• Kiểm tra các thông tin trên giấy phép lao động và thời hạn được gia hạn.
• Đối với các trường hợp làm việc theo hợp đồng lao động thuộc diện pháp luật quy định, doanh nghiệp và người lao động phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày dự kiến tiếp tục làm việc.

Lưu ý: Giấy phép lao động chỉ được gia hạn 01 lần với thời hạn tối đa 02 năm. Trường hợp giấy phép đã hết hạn, đã được gia hạn một lần hoặc có thay đổi thuộc trường hợp phải cấp mới, doanh nghiệp cần xem xét thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động mới thay vì gia hạn.

3. Dịch vụ gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Luật Dương Gia:

Thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đáp ứng điều kiện theo quy định và thực hiện đúng thời hạn. Việc thiếu giấy tờ, kê khai chưa chính xác hoặc nộp hồ sơ không đúng thời điểm có thể ảnh hưởng đến quá trình gia hạn và kế hoạch sử dụng lao động nước ngoài của doanh nghiệp.

Với đội ngũ Luật sư có kinh nghiệm trong lĩnh vực lao động và thủ tục hành chính, Luật Dương Gia cung cấp dịch vụ gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài, hỗ trợ khách hàng từ khâu kiểm tra điều kiện, chuẩn bị hồ sơ đến khi nhận kết quả giải quyết.

3.1. Tư vấn điều kiện và khả năng gia hạn giấy phép lao động:

• Luật Dương Gia tư vấn các quy định pháp luật về điều kiện gia hạn giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giúp doanh nghiệp và người lao động xác định trường hợp của mình có đủ điều kiện thực hiện thủ tục hay không.
• Luật sư hỗ trợ kiểm tra các nội dung như thời hạn giấy phép lao động hiện tại, vị trí công việc, chức danh, hình thức làm việc, người sử dụng lao động và nhu cầu tiếp tục sử dụng lao động nước ngoài. Trên cơ sở đó, Luật Dương Gia đưa ra phương án thực hiện phù hợp, đồng thời lưu ý những trường hợp không đủ điều kiện gia hạn và cần thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động mới.

3.2. Kiểm tra, rà soát giấy tờ và hồ sơ của người lao động nước ngoài:

Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động cần bảo đảm tính đầy đủ, thống nhất và phù hợp với thông tin của người lao động nước ngoài. Luật Dương Gia hỗ trợ kiểm tra các giấy tờ do doanh nghiệp và người lao động cung cấp, đối chiếu thông tin với giấy phép lao động đã được cấp và xác định những tài liệu cần bổ sung. Các nội dung được rà soát bao gồm:

• Thông tin cá nhân, hộ chiếu và giấy phép lao động hiện tại của người lao động nước ngoài;
• Giấy khám sức khỏe và các giấy tờ chứng minh đáp ứng yêu cầu đối với vị trí công việc, chức danh theo quy định;
• Văn bản, tài liệu thể hiện nhu cầu tiếp tục sử dụng người lao động nước ngoài của doanh nghiệp;
• Các giấy tờ khác tùy thuộc vào vị trí công việc, hình thức làm việc và trường hợp cụ thể.

Trường hợp tài liệu được cấp ở nước ngoài, Luật sư tư vấn về yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, chứng thực bản dịch hoặc các điều kiện về hình thức giấy tờ theo quy định. Việc rà soát trước khi nộp giúp hạn chế sai sót và tránh phải bổ sung, hoàn thiện hồ sơ nhiều lần.

3.3. Soạn thảo hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động:

• Trên cơ sở thông tin và tài liệu khách hàng cung cấp, Luật Dương Gia hỗ trợ soạn thảo, hoàn thiện hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động theo đúng biểu mẫu và yêu cầu pháp luật hiện hành.
• Luật sư kiểm tra tính chính xác của thông tin kê khai, nội dung văn bản đề nghị gia hạn và sự thống nhất giữa các giấy tờ trong hồ sơ. Đồng thời, Luật Dương Gia hướng dẫn doanh nghiệp chuẩn bị các tài liệu cần thiết, ký xác nhận và hoàn thiện hồ sơ trước khi nộp cho cơ quan có thẩm quyền.

3.4. Đại diện thực hiện thủ tục gia hạn tại cơ quan có thẩm quyền:

• Theo phạm vi dịch vụ và nội dung ủy quyền của khách hàng, Luật Dương Gia hỗ trợ thực hiện thủ tục nộp hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động tại Trung tâm Phục vụ hành chính công nơi người lao động nước ngoài đang làm việc.
• Luật sư theo dõi quá trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ; hỗ trợ giải trình, bổ sung hoặc điều chỉnh tài liệu khi có yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền. Trong quá trình thực hiện, Luật Dương Gia cũng tư vấn các vấn đề phát sinh nhằm bảo đảm hồ sơ được xử lý đúng trình tự, hạn chế việc kéo dài thời gian giải quyết do những thiếu sót có thể khắc phục.

3.5. Theo dõi kết quả và hỗ trợ các vấn đề phát sinh sau khi gia hạn:

• Sau khi hoàn tất thủ tục, Luật Dương Gia hỗ trợ khách hàng theo dõi kết quả giải quyết và nhận giấy phép lao động đã được gia hạn theo phạm vi công việc đã thỏa thuận. Luật sư đồng thời kiểm tra các thông tin quan trọng trên giấy phép như họ tên, quốc tịch, vị trí công việc, chức danh, tên người sử dụng lao động và thời hạn giấy phép để kịp thời phát hiện sai sót.
• Bên cạnh đó, Luật Dương Gia tư vấn cho doanh nghiệp về việc quản lý, sử dụng người lao động nước ngoài sau khi được gia hạn; lưu ý thời hạn giấy phép mới và các nghĩa vụ pháp lý có liên quan. Trường hợp phát sinh thay đổi về vị trí công việc, chức danh, hình thức làm việc hoặc người sử dụng lao động, Luật sư sẽ tư vấn thủ tục cần thực hiện tương ứng, tránh việc tiếp tục sử dụng giấy phép không còn phù hợp với tình trạng làm việc thực tế.

4. Mức xử phạt trong trường hợp giấy phép lao động bị quá hạn:

Trường hợp giấy phép lao động đã hết hiệu lực, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam và người sử dụng lao động nước ngoài sẽ bị xử phạt hành chính như sau:

• Đối với người lao động nước ngoài:
  • Phạt tiền từ 15.000.000 đồng – 25.000.000 đồng;
  • Trục xuất người lao động nước ngoài ra khỏi Việt Nam và không thể nhập cảnh vào Việt Nam trong vòng 3 năm tới.
• Đối với người sử dụng lao động nước ngoài:
  • Vi phạm từ 1 – 10 lao động nước ngoài: phạt tiền từ 30.000.000 đồng – 45.000.000 đồng;
  • Vi phạm từ 11 – 20 lao động nước ngoài: phạt tiền từ 45.000.000 đồng – 60.000.000 đồng;
  • Vi phạm từ 21 lao động nước ngoài trở lên: phạt tiền từ 60.000.000 đồng – 75.000.000 đồng.

Lưu ý: Đây là mức phạt được áp dụng đối với người sử dụng lao động là cá nhân vi phạm. Trường hợp doanh nghiệp vi phạm mức phạt sẽ bằng 2 lần mức phạt đối với với cá nhân.

5. Một số câu hỏi thường gặp về gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài:

5.1. Giấy phép lao động được gia hạn tối đa bao nhiêu lần?

• Theo Điều 29 Nghị định 219/2025/NĐ-CP: Thời hạn của giấy phép lao động được gia hạn theo thời hạn của một trong các trường hợp quy định tại Điều 21 Nghị định này nhưng chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa là 02 năm.
• Theo đó, từ 7/8/2025 đến nay thì giấy phép lao động chỉ được gia hạn 1 lần. Sau khi giấy phép lao động đã được gia hạn hết thời hạn, nếu doanh nghiệp vẫn có nhu cầu tiếp tục sử dụng người lao động nước ngoài thì cần xem xét thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động mới nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện.

5.2. Có thể gia hạn giấy phép lao động khi giấy phép đã hết hạn không?

• Không. Thủ tục gia hạn giấy phép lao động phải được thực hiện khi giấy phép còn thời hạn.
• Theo khoản 1 Điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP: Trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi hết hạn giấy phép lao động, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài đang làm việc.
• Do đó, nếu giấy phép lao động đã hết hạn, doanh nghiệp không thể tiếp tục thực hiện thủ tục gia hạn theo quy định này. Trường hợp vẫn có nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài, doanh nghiệp cần xem xét thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động mới và bảo đảm người lao động chỉ làm việc khi đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp luật.

5.3. Người nước ngoài cần thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động trước bao lâu?

• Theo khoản 1 Điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động phải được người sử dụng lao động nộp trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày tính đến ngày giấy phép lao động hết hạn.
• Như vậy, doanh nghiệp cần chủ động theo dõi thời hạn giấy phép và chuẩn bị hồ sơ trong khoảng thời gian nêu trên. Không nên chờ đến sát ngày hết hạn mới thực hiện thủ tục vì có thể phát sinh việc bổ sung, hoàn thiện giấy tờ, ảnh hưởng đến kế hoạch sử dụng lao động nước ngoài.

5.4. Thời gian giải quyết hồ sơ gia hạn giấy phép lao động là bao lâu?

• Theo khoản 3 Điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP: Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và thực hiện gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài. Trường hợp không chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài hoặc không gia hạn giấy phép lao động phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.
• Như vậy, rong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và thực hiện gia hạn giấy phép lao động.
• Trường hợp không chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài hoặc không gia hạn giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do. Thời gian nêu trên được tính từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ, không phải từ ngày doanh nghiệp bắt đầu chuẩn bị hoặc gửi hồ sơ.