Quy trình đàm phán và ký kết hợp đồng trong thương mại

Trên thực tế, đàm phán xuất hiện khá phổ biến và thường xuyên. Đàm phán xuất hiện ở mọi lĩnh vực, đàm phán được thực hiện khi người ta muốn đạt được thứ gì đó từ người khác. Đàm phán là giai đoạn hết sức quan trọng quyết định sự thành bại cho việc đi đến ký kết hợp đồng và đạt được các điều khoản có lợi. Đàm phán hợp đồng nói chung có bản chất là quá trình trao đổi thông tin thông qua đối thoại, thương lượng giữa các bên trên cơ sở nguyên tắc tự do ý chí nhằm đạt được thỏa thuận hợp đồng.

Nội dung của đàm phán hợp đồng là các điều khoản hợp đồng được mỗi bên đưa ra tìm kiếm sự nhất trí. Trong kinh doanh, đàm phán hợp đồng thương mại là hoạt động phổ biến, diễn ra giữa hai hay nhiều bên nhằm đạt được thỏa thuận chung đáp ứng lợi ích kinh doanh của mỗi bên trước khi tiến hành ký kết hợp đồng thương mại. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi xin chia sẻ tới bạn đọc về quy trình đàm phán và ký kết hợp đồng trong thương mại.

Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài: 1900.6568

1. Quy trình đàm phán hợp đồng thương mại:

Đàm phán hợp đồng thương mại là một bước hết sức quan trọng đối với doanh nghiệp trước khi đi vào ký kết hợp đồng. Đàm phán hợp đồng thương mại bao gồm giai đoạn chuẩn bị đàm phán và quá trình đàm phán. Quá trình đàm phán bao gồm mở đầu đàm phán, thương lượng nội dung đàm phán và kết thúc đàm phán. Quá trình đàm phán có thể kết thúc khi đã đạt được những thỏa thuận chủ yếu và được coi là thành công khi kết thúc đàm phán, hợp đồng thương mai được kí kết.

1.1. Giai đoạn chuẩn bị đàm phán:

Đây là giai đoạn lập kế hoạch và chuẩn bị các thông tin cần thiết cho cuộc đàm phán. Giai đoạn chuẩn bị là giai đoạn quan trọng nhất, quyết định đến 70% kết quả đàm phán thương mại.

– Để có thể đàm phán thương mại thành công, trước tiên cần phải chuẩn bị tốt các yếu tố về: ngôn ngữ; thông tin về thị trường, thông tin về hàng hóa; trình độ, kỹ năng của người đại diện đàm phán; thời gian và địa điểm diễn ra cuộc đàm phán.

– Sau khi chuẩn bị tốt các yếu tố cần thiết trong đàm phán cần tiến hành các công việc sau:

+ Đặt ra các mục tiêu quan trọng cần thương lượng trong quá trình đàm phán

+ Xác định những mục tiêu có thể đạt được và giới hạn thỏa thuận trong cuộc đàm phán

+ Nhận định rõ về điểm mạnh và điểm yếu của bên mình

+ Đặt ra những giải pháp tối ưu trong trường hợp không đạt được thỏa thuận

+ Tìm hiểu kỹ về yêu sách của đối tác

+ Trao đổi, nắm bắt những thông tin liên quan đến đối tác trước khi tiến hành đàm phán

+ Dự kiến trước các ý kiến, thỏa thuận mà đối tác có thể sử dụng, từ đó đề xuất những biện pháp đối phó thích hợp.

+ Xác định những yếu tố có thể gây ảnh hưởng đến kết quả của cuộc đàm phán

+ Tiến hành xây dựng các chiến lược đàm phán hiệu quả và thử tiến hành đàm phán

1.2. Quá trình đàm phán:

– Mở đầu quá trình đàm phán: giai đoạn này giúp tìm hiểu đối tác một cách trực tiếp.

+ Tùy từng đối tác mà trước khi tiến hành đàm phán có thể bắt đầu những vấn đề không liên quan đến cuộc đàm phán để tạo không khí thoải mái hơn trong cuộc đàm phán.

+ Tạo dựng niềm tin cho đối tác.

+ Trước khi tiến hành đàm phán cần thể hiện thiện chí thông qua những hoạt động có lợi cho việc xây dựng sự tin cậy giữ hai bên.

+ Trước khi đàm phán cần chú ý quan sát hành vi, lời nói, cử chỉ của đối phương từ đó đánh giá mức độ tin cậy của phía đối tác, đánh giá đối tác có phải là người tuân thủ lời hứa hay không hay xác định mức độ thành ý của phái đối tác.

+ Trong trường hợp nhận được những thông tin mới chưa được tìm hiểu trong giai đoạn chuẩn bị thì có thể điều chỉnh, thay đổi kế hoạch đàm phán nếu cần.

– Thương lượng nội dung đàm phán: đây là giai đoạn quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi ích của doanh nghiệp.

+ Đưa ra đề nghị và lắng nghe đối tác: cần trình bày mạch lạc, rõ ràng các yêu cầu một cách hợp lý dựa trên các căn cứ khoa học và lợi ích đàm phán, bên cạnh đó cần lắng nghe ý kiến của đối tác khi đàm phán.

+ Nhượng bộ nếu cần: khi đã làm rõ các vấn đề đàm phán, nếu lập trường của hai bên đối lập nhau thì trước hết cần phải đồng tình với quan điểm của phía đối phương sau đó dẫn dắt để xoay chuyển ý kiến của đối tác .

+ Phá vỡ sự bế tắc: đối với trường hợp hai bên đều không thể nhượng bộ đối phương thì có thể nhờ sự giúp đỡ của bên thứ ba như trung gian hòa giải hoặc nhờ giàn xêos, phân xử tránh nguy cơ tan vỡ cuộc đàm phán.

+ Tiến tới thỏa thuận: đây là đích đến của cuộc đàm phán, chính vì vậy cần phải tập trung, cố gắng sử dụng những kỹ năng thích hợp để tiến tới thỏa thuận một các tốt nhất.

– Kết thúc đàm phán: sau khi kết thúc đàm phán, các bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng.

Trường hợp kết thúc đàm phán mà các bên không thể thỏa thuận và nhất trí về một hoặc một số nội dung thì cuộc đàm phán thất bại. Mọi thỏa thuận đạt được trong các phiên đàm phán trước đó không phát sinh hiệu lực đối với các bên. Thông thường, trước khi đàm phán, dự thảo hợp đồng nên được lập và gửi cho các bên đọc, góp ý, chỉnh sửa và không nên kí trước

2. Ký kết hợp đồng thương mại:

Sau khi kết thúc qua trình đàm phán thì các bên sẽ tiến tới việc ký kết hợp đồng thương mại. Các bước để ký kết hợp đồng thương mại bao gồm: đề nghị ký kết hợp đồng, chấp nhận đề nghị ký kết hợp đồng và ký kết hợp đồng.

2.1. Đề nghị ký kết hợp đồng:

Đề nghị ký kết hợp đồng thương mại là việc thể hiện rõ ý định ký kết hợp đồng và chịu sự ràng buộc về đề nghị này của bên đề nghị ký kết với bên đã được xác định. Trường hợp đề nghị ký kết hợp đồng thương mại có nêu rõ thời hạn trả lời mà bên đề nghị lại ký kết hợp đồng với người thứ ba trong thời hạn chờ bên được đề nghị trả lời thì bên đề nghị phải bồi thường thiệt hại cho bên được đề nghị nếu có thiệt hại phát sinh.

Thời điểm đề nghị ký kết hợp đồng có hiệu lực được xác định như sau:

– Thời điểm do bên đề nghị ký kết ấn định

– Trường hợp bên đề nghị ký kết không ấn định thì thời điểm đề nghị ký kết hợp đồng có hiệu lực kể từ khi bên được đề nghị ký kết hợp đồng nhận được đề nghị đó.

2.2. Chấp nhận đề nghị ký kết hợp đồng thương mại:

Chấp nhận ký kết hợp đồng thương mại là việc bên được đề nghị trả lời bên đề nghị về việc chấp nhận toàn bộ nội dung của đề nghị ký kết hợp đồng thương mại.

Thời hạn chấp nhận đề nghị ký kết hợp đồng có hiệu lực như sau:

– Trường hợp bên đề nghị ký kết ấn định thời hạn trả lời thì việc bên bên được đề nghị trả lời chấp nhận đề nghị ký kết hợp đồng chỉ có hiệu lực trong thời hạn đó.

– Đối với trường hợp bên đề nghị không ấn định thời hạn trả lời thì việc bên bên được đề nghị trả lời chấp nhận đề nghị ký kết hợp đồng có hiệu lực trong thời hạn hợp lý.

2.3. Ký kết hợp đồng:

Việc thực hiện ký kết hợp đồng thương mại được thực hiện vào thời điểm bên đề nghị ký kết nhận được chấp nhận ký kết của bên được đề nghị ký kết.

Thời điểm ký kết hợp đồng có hiệu lực được xác định là thời điểm bên sau cùng ký vào hợp đông thương mại hoặc thể hiện bằng hình thức chấp nhận hợp đồng khác trên hợp đồng thương mại.

3. Những lưu ý khi đàm phán và ký kết hợp đồng thương mại:

3.1. Soạn hợp đồng dự thảo trước khi tiến hành đàm phán:

Hợp đồng dự thảo giúp cho doanh nghiệp có thể cụ thể hóa những mục đích mong muốn và có thể dự liệu những ý muốn của đối tác trước khi tiến hành đàm phán hợp đồng. Hợp đồng dự thảo được coi như là một bản kế hoạch cho việc đàm phán.

Hợp đồng thương mại phải được ký kết dựa trên nguyên tắc tự do và bình đẳng. Do đó, mỗi một hợp đồng thương mại luôn có sự khác nhau phụ thuộc vào ý chí của các bên tham gia ký kết nên doanh nghiệp cần có một bản hợp đồng dự thảo cho phù hợp với thực tiễn và mong muốn của các bên.

Trong trường hợp đối tác là cá nhân/ doanh nghiệp nước ngoài thì cần lưu ý đến các vấn đề thuộc pháp luật và tập quán quốc tế liên quan bên cạnh các điều luật Việt Nam, và cần phải Việt hóa các hợp đồng thương mại này một cách ngắn gọn, đầy đủ và chính xác nội dung.

3.2. Lưu ý về hình thức hợp đồng:

Hợp đồng có thể được thể hiện dưới hình thức giao kết hợp đồng bằng lời nói, bằng văn bản hoặc các hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương. Tuy nhiên đối với hợp đồng thương mại, để tránh sự không minh bạch, rõ ràng,…dẫn đến phát sinh tranh chấp sau này thì hợp đồng thương mại cần được thể hiện dưới dạng văn bản. Văn bản này chính là cơ sở pháp lý để chứng minh và đảm bảo quyền, lợi ích của các bên tham gia hợp đồng.

3.3. Lưu ý về chủ thể giao kết hợp đồng:

Khi tiến hành giao kết hợp đồng, cần xác định chủ thể giao kết là người đại diện theo pháp luật hay người đại diện theo ủy quyền và cần phải xác minh, kiểm tra tư cách của chủ thể giao kết hợp đồng có đúng pháp luật hay không.

Trong trường hợp chủ thể giao kết hợp đồng là người đại diện theo ủy quyền thì bắt buộc phải có giấy ủy quyền. Nội dung trong giấy ủy quyền phải tuân thủ đúng pháp luật về phạm vi ủy quyền, thời hạn ủy quyền,…

3.4. Kiểm tra khả năng thực hiện hợp đồng thương mại:

Trong quá trình đàm phán hợp đồng thương mại, các bên phải chắc chắn về khả năng kinh tế của đối tác trước khi tiến hành ký kết hợp đồng, tránh trường hợp ký kết hợp đồng thương mại với doanh nghiệp đang trên bờ vực phá sản hoặc không đủ khả năng thực hiện những thỏa thuận trong hợp đồng dẫn đến thiệt hại cho doanh nghiệp.

3.5. Những điều khoản cần chú trọng khi ký kết hợp đồng thương mại:

Khi tiến hành ký kết hợp đồng, các bên cần lưu ý các điều khoản sau:

– Điều khoản hiệu lực của hợp đồng: thời điểm hợp đồng có hiệu lực là thời điểm các bên tham gia vào quan hệ hợp đồng có quyền và nghĩa vụ đối với nhau, chính vì vậy cần phải lưu ý:

+ Nguyên tắc hợp đồng bằng văn bản mặc nhiên có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký vào hợp đồng, trù một số hợp đồng chỉ có hiệu lực khi phải được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật.

+ Cần lưu ý về người đại diện ký kết hợp đồng. Người tham gia ký kết hợp đồng phải có thẩm quyền ký kết hoặc người được ủy quyền ký kết hợp đồng theo đúng quy định của pháp luật.

– Điều khoản phạt vi phạm hợp đồng: đây là một chế tài được áp dụng với các bên tham gia vào quan hệ hợp đồng khi có hành vi vi phạm, tuy nhiên pháp luật thương mại hiện hành có sự giới hạn đối với tỉ lệ phạt vi phạm là 8% giá trị phần nghĩa vụ vi phạm hợp đồng.

– Điều khoản giải quyết tranh chấp: việc giải quyết tranh chấp hợp đồng thương mại có thể bằng con đường tài phán hoặc phi tài. Đối với những hợp đồng ngoại thương thì các bên có thể lựa chọn việc gải quyết tranh chấp bằng trọng tài thương mại. Đối với các hợp đồng nội thương thì các bên có thể lựa chọn việc gải quyết tranh chấp bằng trọng tài hoặc Tòa án để giải quyết.