Trách nhiệm khi không xuất trình được đăng ký kinh doanh?

1. Trách nhiệm của thương nhân trong đăng ký kinh doanh:

Hiện nay, đăng ký kinh doanh là một trong những yếu tố quan trọng hỗ trợ cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc giám sát và quản lý chặt chẽ hoạt động kinh doanh. Thông qua việc đăng ký kinh doanh thì việc theo dõi trở nên rõ ràng hơn, đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong môi trường kinh doanh.

Xét về trách nhiệm trong việc đăng ký kinh doanh thì Nhà nước đã quy định rõ tại Điều 7 Luật Thương mại 2005. Theo đó, nghĩa vụ đăng ký kinh doanh của thương nhân là bắt buộc phải thực hiện theo quy định pháp luật. Nếu bị cơ quan ban ngành phát hiện hành vi chưa đăng ký kinh doanh thì thương nhân phải chịu mọi trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh của mình theo quy định của Luật Thương mại và các quy định khác của pháp luật.

Theo cách hiểu mới nhất, thương nhân bao gồm các tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp, hoặc những cá nhân kinh doanh độc lập, hoạt động thương mại diễn ra thường xuyên và có đăng ký kinh doanh. Pháp luật không hề giới hạn các ngành nghề kinh doanh, ở những khu vực, địa bàn kinh doanh, hoặc hình thức và phương thức hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, thương nhân phải tuân thủ những nguyên tắc, thực hiện hoạt động mà pháp luật không cấm, hoặc đi ngược lại đạo đức, lợi ích chung xã hội. 

Một chủ thể được coi là thương nhân khi đã thực hiện bước đăng ký kinh doanh theo sự hướng dẫn của luật doanh nghiệp và được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt. Đối với thương nhân là tổ chức kinh tế (hay còn gọi là thành lập doanh nghiệp) thì tiến hành đăng ký tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư. Đương nhiên, tổ chức này phải đảm bảo những điều kiện nhất định theo quy định của pháp luật. Đối với những thương nhân là hộ kinh doanh thì các cá nhân xét về yếu tố nhân thân đã đảm bảo điều kiện theo quy định. Cụ thể, cá nhân này đã đảm bảo độ tuổi là 18 tuổi trở lên, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, việc đăng ký kinh doanh chỉ được lựa chọn tại một địa điểm nhất định, trong quá trình hoạt động sử dụng nhân lực là dưới 10 người lao động, tài sản được sử dụng trong hoạt động thương mại thì hộ kinh doanh tự chịu trách nhiệm và quản lý nguồn tài chính này.

Đối với hợp tác xã thì tiến hành đăng ký kinh doanh tại Phòng Tài chính – Kế hoạch thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện. Xét về trình tự, thủ tục để thực hiện đăng ký kinh doanh có sự khác biệt nhất định, bởi phụ thuộc vào từng loại hình kinh doanh sẽ có các quy định riêng.

 Như vậy, có thể thấy đăng ký kinh doanh là trách nhiệm của các cá nhân tổ chức, không chỉ đảm bảo việc quản lý giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền mà còn đảm bảo được quyền, nghĩa vụ của những thương nhân khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

2.  Mức phạt của thương nhân khi không xuất trình được đăng ký kinh doanh:

Cá nhân, tổ chức khi thực hiện kinh doanh trên thực tế, nếu thuộc trường hợp phải đăng ký kinh doanh thì phải thực hiện thủ tục này. Nếu có hành vi vi phạm mà cơ quan nhà nước có thẩm quyền phát hiện ra thì có thể bị áp dụng các hình thức xử phạt theo quy định tại Nghị định 122/2021/NĐ-CP như sau:

Như vậy, với quy định nêu trên thì cá nhân, tổ chức có hành vi vi phạm về đăng ký kinh doanh thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo đúng quy định. Ngoài ra, doanh nghiệp không thực hiện đăng ký kinh doanh còn bị áp dụng thêm hình phạt bổ sung là buộc đăng ký thành lập doanh nghiệp.

3. Trình tự, thủ tục đăng ký kinh doanh:

3.1. Hồ sơ đăng ký kinh doanh theo hộ gia đình:

– Căn cứ điều khoản tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp thì Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh:

+ Hộ gia đình chuẩn bị giấy đề nghị thể hiện rõ nguyện vọng là đăng ký hộ kinh doanh;

+ Cần có bản sao hợp lệ căn cước công dân của chủ hộ kinh doanh;

+ Trong trường hợp chủ hộ đứng tên địa chỉ hộ kinh doanh thì cần có thêm một bản sao hợp đồng thuê nhà hợp đồng mượn nhà hoặc sổ đỏ với trường hợp này (văn bản này thì không cần công chứng);

+ Với chủ hộ kinh doanh thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh trong trường hợp các thành viên hộ gia đình thực hiện đăng ký hộ kinh doanh thì cần có  giấy tờ pháp lý của cá nhân;

+ Trước khi thực hiện được đăng ký kinh doanh theo hình thức hộ gia đình các cá nhân trong hộ gia đình cần tổ chức cuộc họp lập nên biên bản họp thành viên về vấn đề này. Khi nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền về đăng ký kinh doanh thì sẽ nộp bản giao biên bản họp thành viên;

+ Khi thành viên hộ gia đình đại diện cho chủ hộ kinh doanh thực hiện đăng ký kinh doanh thì cần chuẩn bị thêm một bản sao văn bản ủy quyền của thành viên hộ gia đình cho một thành viên thực hiện.

– Trình tự giấy phép kinh doanh hình thức hộ kinh doanh:

Bước 1: Cần chuẩn bị hồ sơ theo nội dung hướng dẫn ở bài viết

Bước 2: Nơi tiếp nhận hồ sơ

Thành viên hộ kinh doanh nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện nơi đặt địa điểm kinh doanh.

Bước 3: Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, thì cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện tiến hành trao xem xét hồ sơ:

Trường hợp không hợp lệ thì hướng dẫn hộ gia đình bổ sung, sửa đổi hồ sơ thực hiện.

Trong trường hợp hồ sơ hợp lệ thì phải cấp  giấy biên nhận và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh cho hộ gia đình trong thời hạn 03 ngày làm việc tính từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

3.2. Đăng ký kinh doanh theo hình thức thành lập doanh nghiệp:

– Hồ sơ xin giấy phép kinh doanh theo hình thức doanh nghiệp cần có giấy tờ sau:

+ Chuẩn bị 01 giấy đăng ký thành lập doanh nghiệp;

+ Điều lệ công ty ghi nhận những quy định, thỏa thuận;

+ Những cổ đông sáng lập nên doanh nghiệp được liệt kê trong một bản danh sách để thực hiện đăng ký kinh doanh;

+ Những thành viên trong doanh nghiệp cần có bản sao giấy tờ hợp lệ của cá nhân;

+ Những cá nhân  được lựa chọn để ủy quyền thực hiện thay việc này thì doanh nghiệp cần lập bản danh sách người đại diện theo ủy quyền, quyết định ủy quyền.

Lưu ý: Các doanh nghiệp cũng cần bổ sung thêm một số văn bản khác phụ thuộc vào từng loại hình công ty của mình đang hoạt động ví dụ như:

+ Danh sách thành viên trong trường hợp công ty là trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;

+ Danh sách thành viên hợp danh đối với trường hợp là công ty hợp danh;

+ Cần chuẩn bị thêm danh sách cổ đông trong trường hợp công ty là loại hình công ty cổ phần.

– Trình tự thủ tục để xin giấy phép kinh doanh theo hình thức doanh nghiệp cần đảm bảo các bước sau:

+ Bước 1: Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ theo quy định được hướng dẫn với nội dung trên;

+ Bước 2. Tiến hành nộp hồ sơ:

Người đại diện cho doanh nghiệp hoặc công ty Tiến hành nộp hồ sơ tại phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đang đặt trụ sở chính.

+ Bước 3. Cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh:

Sau khi cơ quan có thẩm quyền xem xét hồ sơ về việc đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp nếu thấy hợp lệ sẽ tiến hành cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quy định. Thời gian để cơ quan đăng ký kinh doanh cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 3 ngày làm việc.

+ Bước 4. Tiến hành công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp.

4. Cơ quan nào tiếp nhận hồ sơ, cấp giấy đăng ký kinh doanh?

Cơ quan đăng ký kinh doanh được hiểu là cơ quan được thành lập để tiếp nhận hồ sơ đăng ký kinh doanh của cá nhân, tổ chức. Đây cũng chính là thực hiện việc cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Theo quy định tại Khoản 1 Điều 15 Nghị định 01/2021/NĐ-CP thì Phòng đăng ký kinh doanh trực tiếp sẽ nhận hồ sơ đăng ký kinh doanh, không phân biệt các loại hình doanh nghiệp như doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên hoặc công ty cổ phần.

Trong trường hợp cá nhân, tổ chức có nhu cầu đăng ký kinh doanh theo loại hình hộ kinh doanh thì sẽ đến cơ quan đăng ký kinh doanh ở cấp huyện để nộp hồ sơ và đăng ký.

Theo quy định tại Điều 15 và Điều 16 của Nghị định 01/2021/NĐ-CP thì Phòng đăng ký kinh doanh chính là cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đối với các trường hợp các loại hình công ty doanh nghiệp có nhu cầu cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Đối với nhu cầu cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của hộ kinh doanh thì cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện là cơ quan có thẩm quyền cấp loại giấy chứng nhận này.

5.  Ý nghĩa của việc đăng ký kinh doanh:

Các chủ thể kinh doanh muốn hợp pháp hóa hoạt động kinh doanh của mình phải tiến hành đăng ký kinh doanh tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Cơ quan này sẽ cấp cho chủ thể kinh doanh một văn bản ghi nhận việc đăng ký, đảm bảo mặt pháp lý cho sự ra đời của chủ thể kinh doanh. Việc tuân thủ đăng ký kinh doanh có ý nghĩa quan trọng cho nhiều chủ thể khác nhau:

– Thứ nhất, đối với cơ quan nhà nước: Các chủ thể kinh doanh đăng ký kinh doanh giúp nhà nước nắm bắt đầy đủ số lượng cũng như cách thức hoạt động của các chủ thể này. Chợ tốt cho việc quản lý cũng như kiểm soát và đưa ra những chính sách biện pháp kịp thời xử lý khi có những vi phạm xảy ra;

– Thứ hai, đối với chủ thể kinh doanh: tiến hành đăng ký kinh doanh chứng tỏ các chủ thể kinh doanh công khai với công chúng về sự tồn tại của mình. Đây là cơ hội để các chủ thể kinh doanh tìm kiếm đối tác khách hàng tiềm năng. Trên thực tế khi xảy ra những vấn đề tranh chấp việc đăng ký kinh doanh hỗ trợ cho việc chủ thể kinh doanh được Pháp luật bảo hộ tạo thuận lợi cho hoạt động kinh doanh;

– Thứ ba, đối với khách hàng:  khi quyền lợi của khách hàng bị xâm phạm thì các cá nhân có thể căn cứ vào việc đăng ký kinh doanh để các cơ quan có thẩm quyền kiểm soát, đưa ra chế tài phù hợp khi bên chủ kinh doanh gây thiệt hại cho mình.

Văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Nghị định số 122/2021/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư;

– Nghị định số 01/2021/NĐ-CP của Chính phủ: Về đăng ký doanh nghiệp.