Xử lý trường hợp xuất hóa đơn khi mã số thuế bị đóng

1. Xử lý trường hợp xuất hóa đơn khi mã số thuế bị đóng:

Doanh nghiệp bị đóng mã số thuế cần phải nhanh chóng thực hiện cách thức xử lý phù hợp khi xuất hóa đơn trong thời gian mã số thuế doanh nghiệp bị đóng. Các hóa đơn được xuất trong giai đoạn mã số thuế doanh nghiệp bị đóng cần phải được xử lý theo quy trình như sau:

Bước 1: Doanh nghiệp có thể xin thực hiện thủ tục mở mã số thuế bị đóng. Doanh nghiệp cần phải nhanh chóng xác định nguyên nhân tại sao doanh nghiệp bị đóng mã số thuế. Từ đó có thể đưa ra phương án xử lý tốt nhất trong trường hợp này. Doanh nghiệp cần phải nghiêm túc khắc phục đối với các hành vi vi phạm, khắc phục các nguyên nhân dẫn tới trường hợp doanh nghiệp bị đóng mã số thuế. Ví dụ như: Hoàn thiện thủ tục đăng ký thay đổi trụ sở doanh nghiệp mới, thực hiện đầy đủ quy định của pháp luật về treo biển doanh nghiệp, nộp đầy đủ tờ khai thuế theo quy định của pháp luật tại Cơ quan thuế, nộp tiền nợ thuế đang còn tồn dọng tại cơ quan thuế, và các khoản tiền vi phạm hành chính khác … Sau đó, doanh nghiệp cần phải gửi công văn xin mở mã số thuế tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Trong khoảng thời gian 05 ngày làm việc được tính kể từ ngày Cơ quan thuế nhận được hồ sơ, cơ quan thuế sẽ lập biên bản vi phạm đối với người nộp thuế. Sau đó Cơ quan thuế ra quyết định phạt đối với các hành vi vi phạm của người nộp thuế, sau khi người nộp thuế chấp hành đầy đủ phương án xử phạt vi phạm pháp luật về thuế, Cơ quan thuế sẽ thực hiện thủ tục mở lại mã số thuế cho các doanh nghiệp.

Bước 2: Sau khi mở lại mã số thuế doanh nghiệp, doanh nghiệp cần phải thực hiện các biện pháp phù hợp để xử lý đối với hóa đơn xuất trong thời gian mã số thuế doanh nghiệp bị đóng. Hóa đơn xuất khi bị đóng mã số thuế sẽ được coi là hóa đơn hết giá trị sử dụng, vi phạm quy định của pháp luật về hóa đơn và chứng từ. Việc xuất hóa đơn của doanh nghiệp trong giai đoạn doanh nghiệp bị đóng mã số thuế được coi là hành vi sử dụng hóa đơn trái quy định của pháp luật. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải hết sức nhanh chóng xử lý về vấn đề này trước khi Cơ quan thuế ra quyết định thanh tra kiểm tra. 

– Bên mua hàng hóa và doanh nghiệp thỏa thuận để lập biên bản thu hồi hóa đơn, biên bản đó cần phải được lập thành hai bản, mỗi bên giữ 01 bản;

– Doanh nghiệp tiến hành thủ tục thu hồi hóa đơn từ người mua, sau đó gạch chéo các liên của hoá đơn đã viết;

– Đối với trường hợp mã số thuế của doanh nghiệp đã được mở lại, doanh nghiệp sẽ xuất hóa đơn mới cho khách hàng.

2. Xuất hóa đơn khi mã số thuế bị đóng xử phạt như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 4 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP, có quy định cụ thể về hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp và hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn. Theo đó, sử dụng hóa đơn/chứng từ thuộc một trong những trường hợp sau đây sẽ được xác định là hành vi sử dụng hóa đơn/chứng từ bất hợp pháp. Bao gồm:

– Sử dụng hóa đơn/chứng từ giả;

– Sử dụng hóa đơn/chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hóa đơn/chứng từ hết giá trị sử dụng;

– Hóa đơn đã bị ngưng sử dụng trong khoảng thời gian bị cưỡng chế bằng các biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, ngoại trừ trường hợp được phép sử dụng hóa đơn đỏ theo thông báo bằng văn bản của Cơ quan thuế;

– Hóa đơn điện tử không thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng với các cơ quan thuế;

– Hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng các loại hóa đơn điện tử bắt buộc phải có mã của cơ quan thuế;

– Hóa đơn mua bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ có ngay lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa điểm kinh doanh đã đăng ký trước đó với cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

– Hóa đơn/chứng từ mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có ngày lập ghi nhận trên hóa đơn/chứng từ trước ngày xác định bên lập hóa đơn không hoạt động tại địa điểm/chi nhánh đã đăng ký trước đó với cơ quan nhà nước có thẩm quyền, hoặc chưa có thông báo với cơ quan thuế về việc lập hóa đơn/chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền tuy nhiên cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan có thẩm quyền khác đã đưa ra kết luận đó là loại hóa đơn/chứng từ không hợp pháp.

Theo đó thì có thể nói, hoạt động xuất hóa đơn trong thời gian mã số doanh nghiệp bị đóng có thể bị coi là hành vi sử dụng bất hợp pháp hóa đơn. Căn cứ theo điều luật phân tích nêu trên, hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn giả, sử dụng các loại hóa đơn chưa có giá trị sử dụng hoặc hóa đơn hết giá trị sử dụng. Trong đó, hóa đơn hết giá trị sử dụng được xem là hóa đơn đã làm thủ tục phát hành, tuy nhiên các tổ chức và cá nhân phát hành thông báo không tiếp tục sử dụng hóa đơn đó, các loại hóa đơn bị mất sau khi đã thông báo phát hành được các tổ chức và cá nhân phát hành thông báo mất với cơ quan thuế quản lý trực tiếp, các loại hóa đơn của các tổ chức và cá nhân đã ngừng sử dụng mã số thuế (hay còn được gọi là hoạt động đóng mã số thuế). Theo đó thì có thể nói, việc phát hành hóa đơn trong thời gian doanh nghiệp bị đóng mã số thuế là việc sử dụng hóa đơn hết giá trị sử dụng.

Căn cứ theo quy định tại Điều 28 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP, sử dụng hết hóa đơn hết giá trị sử dụng có thể bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng. Tuy nhiên đây là mức xử phạt áp dụng đối với cá nhân vi phạm, trong trường hợp tổ chức vi phạm thì mức phạt tiền sẽ được áp dụng bằng hai lần mức phạt tiền đối với cá nhân, tối đa là 100.000.000 đồng.

3. Những nguyên nhân mã số thuế bị đóng của doanh nghiệp: 

Đóng mã số thuế là tình trạng mã số thuế của các doanh nghiệp bị ngừng hoạt động do các doanh nghiệp đó không thực hiện quy định của pháp luật như: nộp tờ khai, nộp thuế, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh … Theo đó, doanh nghiệp bị đóng mã số thế phần lớn xuất phát từ một trong những nguyên nhân sau:

– Doanh nghiệp không hoạt động ở địa điểm đăng ký kinh doanh;

– Doanh nghiệp không nắm vững quy định của pháp luật về thời hạn kê khai và nộp tờ khai thuế;

– Doanh nghiệp không nắm vững quy định của pháp luật về nộp thuế và chậm nộp thuế;

– Doanh nghiệp không nhận được thông báo của cơ quan thuế trực tiếp quản lý;

– Doanh nghiệp không có bộ phận theo dõi kê khai và nộp thuế để có thể thực hiện theo quy định và yêu cầu của Cơ quan thuế.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Nghị định 125/2020/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn;

– Công văn 928/TCT-PC của Tổng cục Thuế về việc báo cáo rà soát, đánh giá 03 năm thi hành Nghị định 125/2020/NĐ-CP;

– Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ;

– Nghị định 41/2022/NĐ-CP của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ và Nghị định 15/2022/NĐ-CP ngày 28/01/2022 của Chính phủ quy định chính sách miễn, giảm thuế theo Nghị quyết 43/2022/QH15 của Quốc hội về chính sách tài khóa, tiền tệ hỗ trợ Chương trình phục hồi và phát triển kinh tế – xã hội.

THAM KHẢO THÊM:

• Mẫu đơn xin đóng mã số thuế cá nhân
• Các trường hợp bị đóng mã số thuế? Thủ tục khôi phục mã số thuế?
• Đóng mã số thuế cá nhân? Chấm dứt mã số thuế cá nhân?