Xử lý hóa đơn VAT đã xuất khi hủy hợp đồng như thế nào?

1. Những nội dung cần biết về xử lý hóa đơn VAT đã xuất khi hủy hợp đồng:

Theo cách hiểu thông thường thì hóa đơn được biết đến trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp khi doanh nghiệp này tiến hành sử dụng nguồn kinh phí hoặc nguồn vốn để sử dụng hoặc cung ứng dịch vụ. Còn theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định số 41/2022/NĐ-CP thì hóa đơn được hiểu một cách đầy đủ đó là chứng từ do người bán lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa dịch vụ. Hiện nay, hóa đơn được coi là hợp pháp phải đảm bảo đầy đủ về mặt hình thức và nội dung theo đúng quy định. Hnahf vi vi phạm về hóa đơn có thể đánh giá thông qua các yếu tố như cố tình in, khởi tạo theo mẫu hóa đơn đã được phát hành của tổ chức cá nhân khác. Hoặc cố tình in hoặc cải tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn.

Về vấn đề xử lý hóa đơn khi hủy hợp đồng là một trong những nội dung được nhiều doanh nghiệp, cá nhân quan tâm. Xử lý hóa đơn khi hủy hợp đồng thì các bên phải tiến hành căn cứ vào thỏa thuận trong hợp đồng đã ký, mục đích của việc này là để tiến hành điều chỉnh giảm doanh thu và kê khai tiến hành giảm doanh thu theo quy định.

Để hoàn tất việc xử lý hóa đơn khi hủy hợp đồng thì bắt buộc phải tiến hành kê khai hóa đơn trong trường hợp không kê khai hóa đơn thì có thể sẽ phải đối diện với những rủi ro như: Cơ quan thuế sẽ có thẩm quyền trong việc tiến hành thanh tra, kiểm tra nếu đơn vị kinh doanh không thể xuất trình được hoặc chứng minh được hóa đơn đầu vào cho các hàng hóa dịch vụ đã mua thì có thể sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính vì hành vi làm mất hóa đơn. Trong trường hợp nếu cơ quan thuế chứng minh được đây là hành động có mục đích là trốn doanh thu thì có thể cũng sẽ bị áp dụng xử phạt vi phạm về hành vi trốn thuế. Doanh nghiệp khi tiến hành xử lý hóa đơn khi hủy hợp đồng Cần đặc biệt lưu ý vấn đề này để tránh trường hợp bị xử phạt vi phạm. Hiện nay, việc xử lý hóa đơn khi hủy hợp đồng hoàn toàn có thể thực hiện thông qua điện tử.

2. Xử lý hóa đơn đã xuất khi hủy hợp đồng như thế nào?

2.1. Xử lý hóa đơn đối với hợp đồng dịch vụ:

Hợp đồng dịch vụ được hiểu chính là sự thỏa thuận của các bên, theo đó bên nào cung ứng dịch vụ sẽ thay cho bên sử dụng dịch vụ thực hiện những công việc mà bên cung ứng có thể thực hiện được và bên sử dụng dịch vụ sẽ phải tiến hành trả tiền công cho bên cung ứng dịch vụ. Hiện nay khi đã xuất hóa đơn mà trong trường hợp hủy hợp đồng cung cấp dịch vụ thì sẽ được xử lý tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Phải kể đến trường hợp dịch vụ chưa nghiệm thu nhưng đã lập và gửi hóa đơn hoặc trường hợp đã nghiệm thu và đã lập và gửi hóa đơn.

– Đối với trường hợp về chưa nghiệm thu nhưng đã lập và gửi hóa đơn thì nếu có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ thì người cung cấp dịch vụ sẽ thực hiện hủy hóa đơn đã lập và nhanh chóng thông báo cho cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn đã được quy định theo mẫu sẵn. Mẫu được sử dụng để thông báo được quy định trong Thông tư 78/2021/TT-BTC.

– Trường hợp xử lý hóa đơn đối với dịch vụ đã nghiệm thu và đã lập vào hội hóa đơn thì người cung cấp dịch vụ sẽ phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu theo đúng quy định về việc điều chỉnh giảm doanh thu của chế độ kế toán doanh nghiệp

2.2. Xử lý hóa đơn đối với hợp đồng mua bán hàng hóa:

Như đã biết, hợp đồng mua bán hàng hóa được hiểu là hợp đồng giữa các bên, bên bán sẽ tiến hành cung cấp hàng hóa cho bên mua, cùng với đó bên mua cũng phải thực hiện nghĩa vụ trả tiền dựa theo thỏa thuận ban đầu trong hợp đồng. Đối với trường hợp này thì hợp đồng mua bán hàng hóa có thể được xử lý hóa đơn trong hai trường hợp đó là khi hủy hợp đồng mua bán nếu bên bán đã gửi hóa đơn mà chưa giao hàng cho bên mua và trường hợp xử lý hóa đơn khi hủy hợp đồng mua bán nhưng bán đã gửi hóa đơn và giao hàng cho bên mua;

+ Trong trường hợp xử lý hóa đơn khi hủy hợp đồng mua bán nếu bên bán đã gửi hóa đơn và chưa giao hàng cho bên mua thì các bên sẽ nhanh chóng tiến thành lập biên bản hủy hợp đồng ghi nhận sự việc, trong trường hợp một bên có lỗI thì phải ghi nhận rõ việc xác định lỗi, phạm vi bồi thường,..

+ Đối với trường hợp xử lý hóa đơn khi hủy hợp đồng mua bán nếu bên bán đã gửi hóa đơn và giao hàng cho bên mua: Trong trường hợp này bên bán đã giao hàng cho bên mua phải chứng minh bằng biên bản giao nhận hàng và có xác nhận thông tin từ hai bên. Vì bên mua đã tiến hành nhận hàng khi hủy hợp đồng không nhận hàng nữa thì người mua phải lập hóa đơn trả lại hàng hóa cho người bán và trong nội dung của hóa đơn này ghi rõ lý do trả hàng ra hủy hợp đồng.

3. Thủ tục tiến hành hủy hóa đơn đã xuất do hủy hợp đồng:

Tiêu hủy hóa đơn là một trong những nghĩa vụ quan trọng mà doanh nghiệp cần phải lưu tâm thực hiện.Việc tiêu hủy hóa đơn chứng từ điện tử là một trong những biện pháp để làm cho hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin và bất kỳ cá nhân, doanh nghiệp nào cũng không thể tiến hành truy cập vào tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử chứng từ điện tử. Theo quy định thì việc tiêu hủy hóa đơn sẽ được thực hiện bởi cơ quan thuế đặt in, tự in thông qua việc sử dụng biện pháp như đốt cháy, xé, cắt nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác để đảm bảo rằng hóa đơn đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin và số liệu đã ghi nhận trên giấy tờ này.

Tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải tiến hành tiêu hủy hóa đơ chậm nhất trong thời gian là 30 ngày kể từ ngày thông báo về cơ quan thuế.

Trách nhiệm của cơ quan thuế là thông báo về việc  hóa đơn hết giá trị sử dụng, trừ trường hợp thông báo cho thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế thì doanh nghiệp tổ chức kinh tế hộ kinh doanh phải tiến hành tiêu hủy hóa đơn và thời gian để thực hiện việc tiêu hủy này chậm nhất trong vòng 10 ngày.

– Thủ tục tiến hành đối với trường hợp bị hóa đơn điện tử đã được quy định trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định số 41/2022/NĐ-CP. Đối tượng có thể thực hiện việc hủy hóa đơn điện tử áp dụng đối với tổ chức doanh nghiệp hợp tác xã hoặc hộ và cá nhân kinh doanh. Thủ tục hủy hóa đơn điện tử sẽ được tiến hành thông qua các bước sau đây:

Bước 1. Người bán khi tiến hành thông báo với cơ quan thuế thực hiện theo Mẫu số 04 SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập, có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua; 

Bước 2. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã nếu có sai sót 

– Trong thủ tục tiêu hủy hóa đơn sẽ thông qua bốn bước cơ bản dưới đây: 

Bước 1:  Thành lập hợp đồng tiêu hủy hóa đơn.

Hội đồng để tiến hành tiêu hủy hóa đơn bao gồm sự tham gia của đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức kinh doanh. Còn trong trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh sẽ không bắt buộc phải thực hiện việc thành lập hội đồng

Bước 2. Tiến hành lập bản kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy;

Bước 3. Việc lập biên bản hủy hóa đơn sẽ được thực hiện sau khi đã thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn thì những thành viên trong hội đồng này ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với những trường hợp có xảy ra sai sót hoặc hành vi vi phạm

Bước 4. Tiến hành thông báo kết quả hủy hóa đơn:

Khi tiến hành thông báo kết quả hủy hóa đơn thì cần tạo hai bản ( Trong đó: một bản sẽ gửi đến cơ quan quản lý trực tiếp và một bản sẽ được doanh nghiệp lưu lại); Thời gian theo quy định để tiến hành gửi thông báo kết quả chậm nhất không quá 5 ngày làm việc kể từ ngày thực hiện thủ tục tiêu hủy hóa đơn đã được diễn ra.

Văn bản pháp luật được sử dụng:

Nghị định số 41/2022/NĐ-CP của Chính phủ: Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ và Nghị định số 15/2022/NĐ-CP ngày 28 tháng 01 năm 2022 của Chính phủ quy định chính sách miễn, giảm thuế theo Nghị quyết số 43/2022/QH15 của Quốc hội về chính sách tài khóa, tiền tệ hỗ trợ Chương trình phục hồi và phát triển kinh tế – xã hội.