Xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội bị mất năm 2020: Hồ sơ, trình tự và thủ tục. Dịch vụ tư vấn xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội nhanh nhất tại Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh.
Sổ bảo hiểm xã hội là giấy tờ ghi chép cả quá trình tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động, bản chất hiểu nó như một cuốn sổ tiết kiệm của cá nhân. Tuy nhiên, trong thực tại không ít sự cố xảy ra như: bị cháy, bị ướt, bị hỏng hay bị mất sổ bảo hiểm xã hội. Sổ bảo hiểm xã hội là một giấy tờ tùy thân, việc mất và xin cấp lại vẫn luôn có thủ tục hướng dẫn chi tiết.
Vậy hồ sơ xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội gồm những gì? Trình tự thủ tục xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội bị mất được thực hiện như thế nào? Tại đâu?
Luật sư
1. Căn cứ pháp lý
Theo đó, người lao động được cấp lại sổ bảo hiểm xã hội trong những trường hợp sau:
Thứ nhất, người tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế được cấp lại sổ bảo hiểm xã hội trong các trường hợp do thay đổi số sổ, họ tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc, quốc tịch; sổ BHXH do mất, hỏng hoặc gộp sổ.
Thứ hai, trường hợp cơ quan BHXH làm mất hoặc hỏng sổ bảo hiểm xã hội thì cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm cấp lại sổ BHXH, không làm ảnh hưởng đến quyền lợi của người tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp. Sổ bảo hiểm xã hội thu hồi phải lưu cùng hồ sơ cấp lại sổ BHXH.
2. Hồ sơ xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội bị mất
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 97
– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS);
– Đơn đề nghị cấp lại sổ bảo hiểm xã hội của người lao động (theo mẫu).
– Bản sao chứng minh thư nhân dân.
– Bản sao sổ hộ khẩu của người xin cấp lại.
3. Trình tự, thủ tục xin cấp lại sổ BHXH
– Bước 1: Nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH nơi đang đóng BHXH (đối với trường hợp đang đóng BHXH tự nguyện) hoặc cơ quan BHXH nơi đóng BHXH cuối cùng trước khi dừng tham gia.
– Bước 2: Cơ quan BHXH thực hiện đối chiếu hồ sơ cấp lại đối với hồ sơ và dữ liệu do cơ quan BHXH quản lý, nếu đủ diều kiện và xác định người bị mất sổ BHXH chưa hưởng trợ cấp 01 lần thì thực hiện cấp lại sổ BHXH.
– Thời hạn để giải quyết: không quá 45 ngày kể từ ngày nộp đủ hồ sơ xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội theo quy định cho cơ quan BHXH.
4. Dịch vụ tư vấn xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội
–
– Tư vấn thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội nhanh nhất
– Cung cấp biểu mẫu, hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ xin cấp lại sổ bảo hiểm
– Dịch vụ xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội nhanh nhất.
Mục lục bài viết
1. Cấp lại sổ bảo hiểm xã hội do người sử dụng lao động làm mất
Sổ bảo hiểm xã hội trong quá trình bảo quản không tránh khỏi mất mát, do đó, Công ty Luật Dương gia đưa ra các trình tự, hồ sơ xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội:
I. Trình tự thực hiện
1. Đối với người tham gia bảo hiểm xã hội:
– Tiếp nhận sổ bảo hiểm xã hội (bìa sổ và tờ sổ) từ người sử dụng lao động.
– Kiểm tra các thông tin in trên bìa sổ và tờ sổ cấp lại, nếu có sai sót thì thông báo cho người sử dụng lao động.
– Ký, ghi rõ họ tên vào nơi quy định trên bìa sổ.
– Chuyển lại bìa sổ cho người sử dụng lao động lưu giữ.
2. Đối với người sử dụng lao động:
– Lập biên bản nêu rõ nguyên nhân, số lượng bìa sổ và các trang tờ rời bị mất.
– Làm công văn đề nghị cấp lại sổ bảo hiểm xã hội cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật việc người lao động chưa hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội một lần gửi cơ quan bảo hiểm xã hội, kèm theo biên bản và Tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế và Bảo hiểm thất nghiệp lần đầu
– Nhận bìa sổ, tờ khai và các giấy tờ liên quan từ cơ quan bảo hiểm xã hội; kiểm tra các nội dung ghi trên bìa sổ và tờ sổ.
– Chuyển bìa sổ và tờ sổ cho người tham gia bảo hiểm xã hội.
– Tiếp nhận lại bìa sổ và tờ sổ từ người tham gia bảo hiểm xã hội để lưu giữ.
3. Đối với cơ quan bảo hiểm xã hội:
– Tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp lại sổ bảo hiểm xã hội; kiểm tra, đối chiếu với hồ sơ và cơ sở dữ liệu do cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý.
– In bìa sổ và tờ sổ;
– Giám đốc bảo hiểm xã hội tỉnh ký, đóng dấu vào nơi quy định trên bìa sổ và tờ sổ.
– Lưu giữ hồ sơ đề nghị cấp lại sổ bảo hiểm xã hội tại cơ quan bảo hiểm xã hội; chuyển bìa sổ và tờ sổ cấp lại cho người sử dụng lao động.
II. Cách thức thực hiện: Trụ sở bảo hiểm xã hội tỉnh
III. Thành phần, số lượng hồ sơ
a) Thành phần hồ sơ:
– Công văn đề nghị cấp lại sổ bảo hiểm xã hội của người sử dụng lao động.
– Tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp lần đầu.
– Biên bản xác nhận việc mất sổ bảo hiểm xã hội của người sử dụng lao động.
b) Số lượng hồ sơ: 01 (bộ)
IV. Thời hạn giải quyết
Không quá 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
2. Những trường hợp được yêu cầu cấp lại sổ bảo hiểm xã hội
Theo Quyết định 959/QĐ-BHXH ban hành quy định về quản lý thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế có quy định về các trường hợp được yêu cầu cấp lại sổ bảo hiểm xã hội như:
– Cấp lại sổ do mất, hỏng, thay đổi số sổ, gộp sổ bảo hiểm xã hội;
– Cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch:
Ngoài ra, trong một số trường hợp đặc biệt thì sẽ được cấp lại sổ khi có yêu cầu theo khoản 5 Điều 46 Quyết định 959/QĐ-BHXH:
“5.1. Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới. Số sổ BHXH cấp lại là số của sổ BHXH có thời gian tham gia BHXH sớm nhất.
5.2. Một số sổ BHXH được cấp cho 2 hay nhiều người thì cơ quan BHXH giữ lại số sổ BHXH đã cấp cho người có thời gian tham gia BHXH sớm nhất, các sổ BHXH còn lại thực hiện thu hồi và cấp lại theo số sổ mới. Trường hợp người tham gia BHXH sau đã giải quyết chế độ BHXH thì tất cả các sổ còn lại cấp lại theo số sổ BHXH mới.
5.3. Trường hợp người tham gia chỉ mất hoặc hỏng 01 hoặc một số tờ rời: Giám đốc BHXH quyết định việc in lại các tờ rời bị mất hoặc in lại tờ rời từng giai đoạn bị mất và phải đảm bảo đầy đủ thời gian, mức đóng BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện, BHTN chưa hưởng các chế độ của người lao động.
5.4. Người đã hưởng BHXH một lần nếu còn thời gian tham gia BHTN chưa hưởng thì cơ quan BHXH nơi giải quyết BHXH một lần thực hiện cấp lại và chốt sổ BHXH thời gian tham gia BHTN chưa hưởng.
5.5. Trường hợp người lao động hưởng trợ cấp thất nghiệp sai quy định, thực hiện điều chỉnh và ghi, chốt lại sổ BHXH”
Như vậy, các trường hợp sẽ cấp lại sổ BHXH:
+ 1 người có từ 2 sổ BHXH trở lên mà thời gian đóng BHXH không trùng nhau: Trong trường hợp này là một người có 2 sổ bảo hiểm xã hội mà trong 2 sổ bảo hiểm đó ghi nhận về thời gian đóng bảo hiểm xã hội không trùng nhau thì các sổ mà thời gian trên các sổ BHXH đó sẽ bị thu hồi và cơ quan BHXH sẽ được cấp lại số sổ BHXH số của sổ BHXH có thời gian tham gia BHXH lớn nhất;
+ Một số sổ được cấp cho 2 hoặc nhiều người: Trong trường hợp này, cơ quan BHXH thu hồi các sổ giữ lại số sổ cũ cho người có thời gian đóng BHXH nhiều nhất Và thực hiện thủ tục cấp lại sổ cho người cho có thời gian đóng bảo hiểm trong sổ ít hơn.
+ Cấp lại sổ bảo hiểm xã hội khi người tham gia bảo hiểm đã hưởng BHXH một lần nhưng chưa hưởng hết BHTN: Với trường hợp này thì cơ quan BHXH thực hiện cấp lại và chốt sổ BHXH cho thời gian tham gia BHTN chưa hưởng.
Bên cạnh đó, nếu người tham gia bảo hiểm xã hội chỉ mất hoặc hỏng 1 số tờ rời thì theo yêu cầu sẽ được in hay cấp lại tờ rời trong sổ bị mất hoặc hỏng đó.
3. Thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội đã mất
Tóm tắt câu hỏi
Em có sổ bảo hiểm đóng được 2 tháng mà đã mất, cũng không nhớ số sổ bảo hiểm xã hội. Giờ em muốn đóng bảo hiểm lại bằng sổ mới có được không? 02 tháng đã đóng có được cộng vào sổ mới không?
Luật sư tư vấn:
Theo quy định
Căn cứ Điều 29 Quyết định 959/QĐ-BHXH quy định về thủ tục cấp lại số bảo hiểm xã hội như sau:
+ Đơn trình báo mất sổ bảo hiểm xã hộ có xác nhận của cơ quan công an nơi xảy ra vụ việc hoặc chính quyền địa phương nơi cá nhân cư trú.
+ Đơn đề nghị cấp lại số bảo hiểm xã hội theo mẫu số 06/SHB có xác nhận của chính quyền địa phương nơi cá nhân đang cư trú.
+ Giấy xác nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội của cơ quan bảo hiểm xã hội liên quan.
+ Giấy xác nhận chưa được giải quyết trợ cấp một lần tại cơ quan bảo hiểm xã hội địa phương nơi cư trú.
+ Tờ khai cấp sổ ( liên hệ với đơn vị cũ hoặc cơ quan bảo hiểm xã hội nơi cấp sổ để sao y).
+ Bản sao chứng minh thư nhân dân có chứng thực.
Đối với người tham gia bảo hiểm xã hội: khi nộp hồ sơ phải cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chưa hưởng chế độ bảo hiểm xã hội một lần, sau khi được cấp lại từ cơ quan bảo hiểm xã hội thì phải kiểm tra các thông tin in trên bìa sổ, tờ sổ cấp lại, nếu có sai sót thì thông báo cho người sử dụng lao động, ký rõ họ tên vào nơi quy định trên bìa sổ, tờ sổ cấp lại và chuyển lại sổ cho người sử dụng lao động lưu giữ.
Trong thời hạn giải quyết không quá 45 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ theo quy định của cơ quan Bảo hiểm xã hội, cơ quan bảo hiểm xã hội kiểm tra, đố chiếu nội dung trong đơn với hồ sơ và cơ sở dữ liệu đang quản lý, trường hợp có thời gian đóng bảo hiểm xã hội ở tỉnh khác thì phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội ở tỉnh đó để xác minh lại, sau khi kiểm tra, đối chiếu nếu đúng thì in và cấp lại sổ, ký vào nơi quy định và lưu hồ sơ cấp lại sổ tại cơ quan đồng thời chuyển sổ cấp lại cho người xin cấp lại.
Sau khi được cấp lại sổ bảo hiểm xã hội thì bạn nộp lại cho người sử dụng lao động để tiếp tục tham gia bảo hiểm xã hội cho bạn, như vậy bạn sẽ được tính 02 tháng trước đây bạn tham gia bảo hiểm xã hội.
Nếu bạn không muốn tính thêm 02 tháng đã tham gia bảo hiểm xã hội trước đây thì bạn làm thủ tục hủy sổ bảo hiểm xã hội cũ theo quy định tại Mục 5 Công văn 3663/BHXH-THU: Trường hợp NLĐ cam kết không thừa nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN thì phải trình bày rõ trong Đơn đề nghị (mẫu D01-TS). Cán bộ xử lý nghiệp vụ khóa dữ liệu quá trình đóng BHXH, BHTN bằng phương án KB, KT và lập biên bản hủy sổ tại mục “Hủy có nhiều sổ”. Đơn đề nghị của NLĐ có phê duyệt của Ban Giám đốc BHXH quận, huyện hoặc Lãnh đạo phòng Thu BHXH Thành phố để thay thế cho sổ thu hồi. Trường hợp đặc biệt phải phục hồi lại quá trình đã khóa phương án KB, KT, thì chỉ được thực hiện khi có sự phê duyệt (nơi đã khóa dữ liệu trước đây) của Ban Giám đốc BHXH quận, huyện hoặc lãnh đạo phòng chức năng của Thành phố và đúng theo quy trình phục hồi số sổ đã hủy.
4. Hồ sơ cấp lại sổ bảo hiểm xã hội đã mất?
Tóm tắt câu hỏi:
Chào luật sư! Công ty em bị mất sổ bảo hiểm xã hội. Thủ tục thì bên em đã làm đơn trình báo với cơ quan BHXH và xin cấp lại (theo mẫu 06/SBH). Nhưng cơ quan bảo hiểm xã hội lại yêu cầu bên em khai lại ( theo tờ TKT Quyết định 959/QĐ-BHXH) mà em vào google tra thì mẫu đó hầu như phù hợp với báo tăng giảm BHXH. Em phải dung mẫu nào ạ? Cảm ơn luật sư!
Luật sư tư vấn:
Bảo hiểm xã hội là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết, trên cơ sở đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội.
Bảo hiểm xã hội gồm bảo hiểm xã hội bắt buộc và bảo hiểm xã hội tự nguyện;
Các chế độ bảo hiểm xã hội bắt buộc theo khoản 1 Điều 4 Luật bảo hiểm xã hội 2014 bao gồm:
– Ốm đau;
– Thai sản;
– Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;
– Hưu trí;
– Tử tuất.
Sổ BHXH: gồm Bìa sổ và các trang tờ rời, được cấp đối với từng người tham gia BHXH, để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ BHXH và là cơ sở để giải quyết các chế độ BHXH theo quy định của Luật BHXH.
Thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội bị mất theo khoản 1 Điều 29 Quyết định 959/QĐ-BHXH bao gồm:
-Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS)
Số lượng hồ sơ: 1 bộ;
Như thế, trong trường hợp này của bạn, mẫu tờ khai cấp lại sổ bảo hiểm xã hội bị mất là TK1 –TS chứ không phải mẫu 06/SHB. Bạn cần điều chỉnh lại mẫu tờ khai để làm thủ tục cấp lại cho đúng.
5. Cấp lại sổ bảo hiểm xã hội đã mất và thủ tục gộp sổ bảo hiểm
Tóm tắt câu hỏi:
Năm 2013 em có lãnh bảo hiểm thất nghiệp ở bảo hiểm xã hội (BHXH) Củ Chi, bây giờ em muốn tìm lại sổ bảo hiểm xã hội vì chưa lãnh bảo hiểm xã hội nhưng không nhớ sổ bảo hiểm xã hội em bây giờ đang ở đâu, do lúc đó em không rành về bảo hiểm xã hội. Bây giờ em muốn tìm lại số sổ bảo hiểm xã hội cũ và tình trạng sổ thì phải như thế nào? Hiện tại em đang có 1 sổ bảo hiểm xã hội khác ở tỉnh Long An. Xin cám ơn!
Luật sư tư vấn:
Căn cứ theo khoản 5 Điều 3, Luật bảo hiểm xã hội 2014
“5. Thời gian đóng bảo hiểm xã hội là thời gian được tính từ khi người lao động bắt đầu đóng bảo hiểm xã hội cho đến khi dừng đóng. Trường hợp người lao động đóng bảo hiểm xã hội không liên tục thì thời gian đóng bảo hiểm xã hội là tổng thời gian đã đóng bảo hiểm xã hội.”
Như vậy, trong trường hợp người lao động đóng bảo hiểm ngắt quãng, không liên tục thì sẽ được cộng dồn thời gian đóng bảo hiểm xã hội để làm cơ sở hưởng chế độ.
Theo như thông tin bạn cung cấp thì bạn hiện có 2 sổ bảo hiểm xã hội, một sổ bị mất, theo quy định, trước hết, bạn phải làm thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm, sau đó, thực hiện thủ tục cộng dồn quá trình đóng bảo hiểm xã hội của 2 sổ bảo hiểm xã hội của bạn.
Thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội được thực hiện như sau:
Bạn chuẩn bị hồ sơ xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội gồm có:
– Đơn đề nghị cấp lại sổ bảo hiểm xã hội có xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú
– Giấy xác nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội của cơ quan bảo hiểm xã hội liên quan nơi trước đó bạn tham gia đóng bảo hiểm xã hội.
– Giấy xác nhận chưa được giải quyết trợ cấp 1 lần tại cơ quan bảo hiểm xã hội địa phương nơi cư trú
– Bản sao chứng minh thư nhân dân (có chứng thực)
Thời hạn cấp lại sổ bảo hiểm xã hội do bị mất là không quá 15 ngày làm việc, trường hợp phức tạp cần phải xác minh thì không quá 45 ngày làm việc nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết.
Luật sư tư vấn pháp luật về cấp lại sổ bảo hiểm xã hội:1900.6568
Thủ tục gộp sổ
Sau khi đã làm thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội, bạn thực hiện thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội. Điểm 5 khoản 5 Điều 46 Quyết định 959/QĐ-BHXH quy định về xử lý tình huống trong công tác cấo sổ bảo hiểm xã hội:
“5.1. Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới. Số sổ BHXH cấp lại là số của sổ BHXH có thời gian tham gia BHXH sớm nhất.”
Như vậy, khi một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH phải thu hồi tất cả các sổ, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, cập nhật tất cả thời gian đóng; hưởng BHXH, Bảo hiểm thất nghiệp vào sổ mới. Và số sổ BHXH được cấp lại là số sổ BHXH được cấp lần đầu tiên
Trường hợp của bạn, 2 sổ bảo hiểm xã hội có thời gian đóng không trùng nhau nên cơ quan bảo hiểm sẽ thu hồi sổ các sổ bảo hiểm sau đó in các thông tin vào sổ mới. Thời gian đóng bảo hiểm xã hội sẽ được cộng gộp vào cùng một sổ mới.
Hồ sơ thực hiện gộp sổ gồm:
– Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS)
– Sổ bảo hiểm xã hội
Bạn nộp hồ sơ tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi bạn đang tham gia bảo hiểm xã hội.
