Văn bản chỉ đóng dấu treo có giá trị pháp lý hay không?

1. Văn bản chỉ đóng dấu treo có giá trị pháp lý hay không?

Trước hết, căn cứ theo quy định tại Điều 33 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP công tác văn thư, có quy định về vấn đề đóng dấu treo. Theo đó, quá trình đóng dấu treo cần phải tuân thủ theo quy định của pháp luật, các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục thì cần phải được đóng dấu treo lên đầu trang của văn bản đó, quá trình đóng dấu bao trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tiêu đề phụ lục.

Như vậy, mặc dù được pháp luật quy định về cách thức đóng dấu treo tại các văn bản pháp luật tuy nhiên trên thực tế, việc đóng dấu treo chỉ mang tính chất hình thức, dấu treo không mang nhiều giá trị pháp lý. Theo đó, việc đóng dấu treo chủ yếu được sử dụng để khẳng định văn bản là một bộ phận của văn bản chính, tránh trường hợp văn bản đó bị thay đổi nội dung trái quy định của pháp luật.

Đóng dấu treo là hoạt động sử dụng con dấu để đóng lên trang đầu của văn bản, bao trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính đó. Trên thực tế, một số cơ quan và công ty hiện nay đóng dấu treo trên các văn bản, giấy tờ nội bộ mang tính chất thông báo trong phạm vi cơ quan, tổ chức hoặc trên góc trái liên đỏ hóa đơn tài chính. Có thể khẳng biết, việc đóng dấu treo trên các văn bản không có giá trị khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó, đóng dấu treo chỉ nhằm mục đích khẳng định văn bản được đóng dấu là một bộ phận của văn bản chính.

Như vậy, văn bản chỉ có dấu treo sẽ không có giá trị pháp lý, để đảm bảo tối đa quyền lợi của mình thì cần phải liên hệ với bộ phận giải quyết chính sách để được hướng dẫn trực tiếp các quyền lợi có liên quan, hoạt động đóng dấu treo chỉ nhằm mục đích tránh trường hợp giả mạo giấy tờ cũng như thay đổi giấy tờ.

2. Cách đóng dấu treo trên văn bản như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 33 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP công tác văn thư, có quy định về vấn đề sử dụng con dấu và trang thiết bị lưu khóa bí mật. Theo đó:

• Sử dụng con dấu cần phải tuân thủ theo quy định như sau: Dấu bắt buộc phải đóng rõ ràng, ngay ngắn, thẳng hàng, đúng chiều và sử dụng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định của pháp luật; khi đóng dấu lên chữ ký thì con dấu phải được đóng bao trùm lên khoảng diện tích 1/3 chữ ký về phía bên tay trái; đối với các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục thì dấu cần phải được đóng lên đầu trang, bao trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục; việc đóng dấu treo, dấu giáp lai hoặc đóng dấu nổi trên các văn bản, giấy tờ do người đứng đầu cơ quan hoặc người đứng đầu tổ chức quyết định cụ thể; dấu giáp lai theo quy định của pháp luật được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc của phụ lục văn bản, bao trùm lên một phần các loại giấy tờ, mỗi dấu giáp lai được đóng tối đa không quá 05 tờ văn bản;

• Về vấn đề sử dụng trang thiết bị lưu khóa bí mật. Theo đó, trang thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức được sử dụng để ký số vào các loại văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức đó ban hành hoặc bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử. 

Như vậy, đóng dấu treo là sử dụng con dấu của doanh nghiệp, công ty đóng lên trang đầu tiên, quá trình đóng dấu treo được bao trùm lên một phần tên doanh nghiệp hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Việc đóng dấu treo được áp dụng trong các trường hợp như sau:

• Văn bản có phụ lục kèm theo;

• Bản sao văn bản chính do doanh nghiệp, công ty ban hành;

• Người ký văn bản không phải là người đại diện theo pháp luật hoặc cá nhân không có thẩm quyền sử dụng con dấu.

Nhìn chung, văn bản áp dụng chủ yếu bao gồm:

• Văn bản hành chính;

• Văn bản nội bộ doanh nghiệp;

• Hợp đồng và phụ lục hợp đồng;

• Hóa đơn, chứng từ kế toán;

• Xác nhận của phòng nghiệp vụ đối với quá trình thực tập của thực tập sinh;

• Các văn bản khác mang tính thông báo trong nội bộ doanh nghiệp.

Đối với từng loại đối tượng của dấu treo, có hai cách thức đóng dấu treo tương ứng như sau:

• Trong trường hợp đóng dấu treo lên văn bản chính: Dấu treo cần phải được đóng lên đầu trang, bao trùm lên một phần tên của pháp nhân có con dấu;

• Trong trường hợp đóng dấu treo lên phụ lục văn bản: Dấu treo cần phải được đóng bao trùm lên một phần tên của mỗi phụ lục văn bản đó.

3. Trong trường hợp nào văn bản cần đóng dấu treo?

Trước hết chúng ta cần phải không biết, hoạt động đóng dấu treo là một trong những hình thức xác nhận các loại giấy tờ pháp lý của công ty, doanh nghiệp. Do đó các trường hợp đóng dấu treo sẽ liên quan trực tiếp đến các loại giấy tờ, văn bản pháp lý của công ty. Những văn bản có thực hiện thủ tục đóng dấu treo được công nhận là văn bản do chính doanh nghiệp đó ban hành hoặc thừa nhận là một phần không thể thiếu của văn bản chính. Điều này tương tự như trường hợp công chứng, chứng thực đối với văn bản đó. Có thể kể đến một số trường hợp cần phải đóng dấu treo như sau:

Thứ nhất, hợp đồng lao động. Khi người sử dụng lao động ký kết hợp đồng với người lao động thì việc đóng dấu treo là một trong những quy trình bắt buộc để xác nhận giấy tờ pháp lý này. Đây là một trong những giai đoạn quan trọng để đảm bảo quyền lợi của người lao động, nâng cao sự thoả thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, cũng như để xác định rằng người sử dụng lao động đã tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật lao động về việc ký kết hợp đồng lao động với người lao động đó.

Thứ hai, giấy phép kinh doanh. Đóng dấu treo cũng được xem là hoạt động bắt buộc khi công ty, doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Việc đóng dấu treo trong trường hợp đăng ký giấy phép kinh doanh giúp xác định rằng giấy phép kinh doanh đó là của công ty và đảm bảo tính hợp pháp của hoạt động kinh doanh trên thực tế.

Thứ ba, hợp đồng mua bán. Khi công ty, doanh nghiệp thực hiện các giao dịch mua bán liên quan tới hàng hóa, dịch vụ thì việc đóng dấu treo cũng được xem là bắt buộc để xác nhận các loại giấy tờ pháp lý có liên quan đến giao dịch này. Hoạt động đóng dấu treo trên hợp đồng mua bán sẽ hướng tới mục tiêu bảo đảm tính chính xác và bảo đảm tính hợp lý của các giao dịch dân sự cũng như bảo vệ tối đa quyền lợi hợp pháp của các bên tham gia giao dịch.

Thứ tư, văn bản, hồ sơ, giấy tờ và hợp đồng có nhiều phụ lục. Đóng dấu treo khẳng định văn bản được đóng dấu là một trong những văn bản chính để tránh trường hợp giả mạo văn bản hoặc sửa đổi văn bản, sửa đổi các chi tiết trong văn bản đó trái quy định của pháp luật. Ngoài ra, dấu treo được sử dụng để đóng trên các văn bản, giấy tờ, hồ sơ, hợp đồng có nhiều phụ lục, nhiều trang kèm theo để xác nhận tính pháp lý, tính chính xác của phụ lục. Về mặt pháp lý, căn cứ theo quy định tại Điều 33 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP công tác văn thư thì dấu treo thực tế chỉ mang tính hình thức, đóng dấu treo nhằm mục đích xác minh văn bản được đóng dấu giống như một bộ phận không thể thiếu của văn bản chính, không có chứng minh tính pháp lý của văn bản được đóng dấu.

THAM KHẢO THÊM:

• Hướng dẫn cách đóng dấu treo, cách đóng dấu giáp lai 2023
• Phiếu thu tiền, phiếu chi tiền đóng dấu treo có hợp lệ không?