Ưu điểm, nhược điểm của ký kết hợp đồng điện tử

1. Đặc điểm của hợp đồng điện tử:

Hợp đồng điện tử hay hợp đồng thông thường khi được ký kết vẫn phải dựa trên sự thỏa thuận giữa các bên và tuân thủ đúng quy định của pháp luật về mặt hình thức và nội dung. Tuy nhiên hợp đồng điện tử vẫn có những đặc điểm riêng biệt để phân biệt đối với những loại hợp đồng thông qua bằng văn bản, lời nói hoặc hành động cụ thể. Trong bài viết này sẽ kể đến một số đặc điểm cơ bản của loại hợp đồng này như sau:

 – Thứ nhất, phương thức giao kết hợp đồng của hợp đồng điện tử:

 Theo quy định tại khoản 16 Điều 3 Luật giao dịch điện tử năm 2023 ghi nhận rằng hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập thông qua dưới dạng thông điệp dữ liệu;

 – Thứ hai, về các chủ thể tham gia trong hợp đồng điện tử:

Hợp đồng điện tử khi được ký kết có sự tham gia của ít nhất ba chủ thể trong đó phải kể đến hai chủ thể chính để hoàn thành được giao kết hợp đồng đó là người yêu cầu giao kết và người chấp nhận giao kết. Bên cạnh đó, hợp đồng điện tử còn có một chủ thể đó là đơn vị cung cấp dịch vụ mạng và các cơ quan chứng thực chữ ký số hỗ trợ cho quá trình các bên giao kết hợp đồng; Chủ thể thứ ba được nhắc đến trong hợp đồng này chỉ có vị trí là trung gian hỗ trợ cho các bên là chủ thể chính thực hiện và sẽ không có quyền để can thiệp hoặc được biết là các nội dung ký kết hợp đồng;

– Thứ ba, quy định về cách thức giao kết:

 Khi các bên tham gia cái kết hợp đồng thì việc thỏa thuận và thống nhất về phương thức sử dụng cũng là một trong những nội dung quan trọng. Trong hợp đồng này cũng phải ghi nhận về các thông tin về địa chỉ email, website, ngày giờ thực hiện fax, nhân viên phụ trách thực hiện..

 – Thứ tư, pháp luật điều chỉnh của hợp đồng điện tử:

 Hiện nay, các bên lựa chọn hợp đồng điện tử để tiến hành giao kết ngoài việc tuân thủ các quy định của Bộ luật Dân sự. Ngoài ra, còn nằm trong sự điều chỉnh của văn bản pháp luật khác như Luật giao dịch điện tử; Luật về giao kết hợp đồng điện tử, Luật về thương mại điện tử cũng như là trong sự điều chỉnh của luật về chữ ký điện tử ( chữ ký số);

– Thứ năm, về phạm vi khi tiến hành ký kết hợp đồng điện tử:

 Một trong những đặc điểm nổi bật của hợp đồng điện tử đó là đem lại cái sự vô cùng tiện lợi khi có thể giao kết phi biên giới. Các bước hoàn toàn có thể thực hiện thông qua internet không bị vướng rào cản về vấn đề địa lý;

 – Thứ sau, việc các bên tham gia ký kết hợp đồng điện tử thực hiện thông qua mạng internet có thể khẳng định được rằng việc ký kết hợp đồng có tính phi vật chất. Hợp đồng, chữ ký điện tử và kho lưu trữ hợp đồng cũng sẽ có sự phân biệt rõ rệt đối với hợp đồng truyền thống đó là việc tồn tại sẽ ở trên không gian ảo, không có văn bản giấy tờ trên thực tế;

 – Thứ bảy, phải nhắc đến tính đơn giản và hiện đại của việc tham gia ký kết hợp đồng điện tử:  giúp đơn giản hóa về thủ tục nhanh chóng tiết kiệm thời gian và công sức của con người

2. Ưu điểm của ký kết hợp đồng điện tử:

Pháp luật cho phép các bên tiến hành ký kết hợp đồng điện tử bởi nhận thấy những ưu điểm mà lại hợp đồng này đem lại. Doanh nghiệp cũng dễ dàng nhận thấy ưu điểm nổi bật so với hợp đồng truyền thống trước đây chính vì vậy mà  luôn ưu tiên sử dụng hợp đồng điện tử để tối ưu nhất trong quá trình làm việc, trong đó kể đến một số ưu điểm dưới đây:

 – Hỗ trợ tiết kiệm thời gian công sức và chi phí thực hiện giao kết hợp đồng:

 Như đã biết, khi các bên tiến hành tham gia ký kết hợp đồng với nhau thông thường phải tìm một địa điểm thích hợp cũng như thống nhất về mặt thời gian và việc di chuyển đến đúng giờ. Việc ký kết hợp đồng trên giấy phải đến trực tiếp địa điểm giao dịch và ký chữ ký trên giấy hợp đồng. Việc phải đi lại, cũng như phải sắp xếp thời gian cũng ảnh hưởng đến rất nhiều kế hoạch phát triển của các cá nhân, doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc doanh nghiệp ký hợp đồng điện tử sẽ tiết kiệm được chi phí cho việc thuê mua cơ sở vật chất để tiến hành lưu giữ quản lý hồ sơ tài liệu và các loại hợp đồng này;

– Dễ dàng trong việc tiếp cận và ký hợp đồng từ xa:

Việc ký kết hợp hợp đồng điện tử mang tính phi biên giới chính vì vậy cá nhân hoặc doanh nghiệp chỉ cần có thiết bị điện tử như điện thoại thông minh, laptop, máy tính bảng có kết nối internet hoàn toàn có thể tìm kiếm được đối tác và đàm phán xác lập ký kết hợp đồng ở bất cứ địa điểm hoặc thời gian nào. Điều này trực tiếp mang lại tính hiệu quả, nâng cao lợi nhuận của doanh nghiệp;

 – Hỗ trợ cho doanh nghiệp tối ưu hiệu suất kinh doanh:

 Để ký kết hợp đồng thì việc in ấn, vận chuyển cũng như các chi phí cho nhân sự di chuyển, lưu trú ở địa điểm đến ký hợp đồng cũng là một trong những vấn đề đặt ra được nhiều sự quan tâm. Khi ký kết hợp đồng điện tử thì những khoản chi phí này hoàn toàn có thể tiết kiệm, giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh cho doanh nghiệp

– Quá trình lưu trữ quản lý và tìm kiếm cũng vô cùng dễ dàng:

 Thay vì phải đầu tư cơ sở vật chất để tiến hành kiểm soát quản lý và tìm kiếm hợp đồng đã được ký kết doanh nghiệp nếu lựa chọn hợp đồng điện tử được lưu trữ trên hệ thống điện tử bảo mật của doanh nghiệp sẽ vô cùng dễ dàng thực hiện việc tìm kiếm lại quản lý và lưu trữ, với tính năng này doanh nghiệp có thể sẽ hạn chế tối đa việc thất lạc tài liệu, hợp đồng hoặc có những rủi ro về ẩm mốc hoặc xảy ra hỏa hoạn làm mất hoặc hư hỏng tài liệu hợp đồng;

 – Đề cao được tính minh bạch khi ký kết hợp đồng: Quá trình lưu trữ hợp đồng điện tử trên hệ thống điện tử của doanh nghiệp hỗ trợ trong việc gìn giữ các thông tin bảo mật thông tin trong hợp đồng hiệu quả hơn, hạn chế tối đa việc bị lộ thông tin.

2. Nhược điểm của hợp đồng điện tử:

 Mặc dù có những ưu điểm vượt trội khi tiến hành ký kết hợp đồng điện tử uty nhiên hợp đồng này vẫn có những nhược điểm nhất định. Doanh nghiệp trước khi lựa chọn được sử dụng hợp đồng điện tử cần có sự cân nhắc kỹ liên quan đến những trở ngại có ảnh hưởng đến trình hoạt động của doanh nghiệp hoặc cá nhân tổ chức hay không. Trong bài viết này tác giả chỉ ra một số nhược điểm hiện nay phổ biến của hợp đồng điện tử, bạn đọc có thể xem xét đánh giá một cách khách quan nhất và đưa ra lựa chọn phù hợp đối với hoàn cảnh của mình:

– Phải đối diện với rủi ro pháp lý:

Có thể dễ dàng nhận thấy ký kết hợp đồng điện tử thông qua internet vừa là ưu điểm nhưng cũng được xem là nhược điểm của hợp đồng điện tử bởi có thể bất cứ lúc nào đối diện với những rủi ro pháp lý. Sở dĩ có nhược điểm này bởi vì người dùng khi tiến hành ký kết ở bất kỳ địa điểm nào không giới hạn địa lý nên việc xác định địa điểm giao kết hợp đồng vô cùng khó khăn. Chính vì vậy để có thể hạn chế tối đa rủi ro về mặt pháp lý với hợp đồng thì các bên cần thỏa thuận trao đổi rõ các vấn đề liên quan đến việc ký kết hợp đồng.

Trường hợp nếu xảy ra những tranh chấp phát sinh thì nên lựa chọn cơ quan giải quyết đó là cơ quan tài phán hoặc bởi cơ chế xử lý được thỏa thuận trước đó; Một khi đã xảy ra những tranh chấp về hợp đồng điện tử cũng được sử dụng để chứng minh về quyền và lợi ích của các bên tuy nhiên cũng rất bất tiện và gây khó khăn khi không chứng minh được bản gốc và chữ ký gốc. Điều này dẫn đến phải có sự chứng nhận xác minh chữ ký điện tử và các điều khoản có hiệu lực trong hợp đồng đã được bên thứ ba xác định

– Có thể bị mất hoặc lộ thông tin dữ liệu:

Qúa trình lưu trữ, quản lý, hồ sơ hợp đồng điện tử trên dữ liệu điện tử của doanh nghiệp diễn ra dễ dàng nhưng những rủi ro về mất, lộ dữ liệu cũng luôn song hành cùng với ưu điểm này. Dù trên thực tế những giải pháp hợp đồng điện tử luôn cố gắng để mã hóa bảo mật thông tin tuy nhiên việc hacker sẵn sàng tấn công hoặc lợi dụng hệ thống lưu trữ của công ty bị lỗi để xâm nhập đánh các thông tin vẫn diễn ra trên thực tế. Doanh nghiệp không thể nào tránh khỏi được những rủi ro này nếu những đối tượng xấu cố tình thực hiện;

 – Liên quan đến phạm vi áp dụng hạn chế: Có thể thấy hợp đồng điện tử hỗ trợ cho quá trình giao kết nhanh chóng thuận tiện nhưng không phải bất kỳ loại hợp đồng nào cũng có thể sử dụng hình thức hợp đồng điện tử. Hiện nay có thể kể đến một số hợp đồng sẽ không tiến hành ký kết hợp đồng điện tử như hợp đồng liên quan đến bất động sản quyền sử dụng đất các giấy tờ liên quan đến đất và tài sản gắn liền với đất; Các hợp đồng hoặc văn bản liên quan đến thừa kế, quyền thừa kế, khai sinh, khai tử, kết hôn hoặc ly hôn cũng không được phép sử dụng loại hợp đồng này.

Mục đích của bài viết chỉ cung cấp những thông tin một cách khách quan ưu điểm và nhược điểm để cá nhân tổ chức và doanh nghiệp có thể xem xét tiến hành giao kết hợp đồng điện tử. Mặc dù vẫn còn hạn chế tuy nhiên cũng không thể phủ nhận rằng những ưu điểm vượt trội mà hợp đồng điện tử đã đem đến. Có thể đánh giá là một bước tiến lớn trong quá trình hỗ trợ các doanh nghiệp cá nhân tiến hành giao kết. Trong tương lai đối với sự phát triển không ngừng nghỉ của khoa học công nghệ từ những nhược điểm của hợp đồng điện tử có lẽ sẽ sớm được khắc phục và mang lại nhiều ý nghĩa hơn.

Văn bản pháp luật được sử dụng:

Luật Giao dịch điện tử năm 2023.