Trường hợp nào được ký thay, ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền?

Đối với việc ban hành văn bản thì ký tên và đóng dấu là hai yếu tố quan trọng để khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, giấy tờ do các cơ quan, doanh nghiệp hay tổ chức ban hành. Cơ sở pháp lý về quy định trong việc ký tên và đóng dấu được dựa theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 05 tháng 03 năm 2020 về Công tác văn thư.

Trong việc công tác tham mưu, soạn thảo văn bản cho cấp trên, không phải loại văn bản nào cũng phải lấy chữ ký trực tiếp từ lãnh đạo cao nhất của cơ quan đó, mà có thể thực hiện ký thay, ký thừa lệnh và ký thừa ủy quyền từ cấp phó của cơ quan.Ký thay là một trong các hình thức uỷ quyền của cấp trên cho cấp dưới (thường là cấp phó) để ký các văn bản của mình. Theo đó người ký thay sẽ chịu trách nhiệm trước người đứng đầu và trước pháp luật. Giá trị pháp lý của chữ ký thay tương tự như việc thủ trưởng cơ quan ký trong trường hợp đã có bàn giao

1. Khái niệm ký thay, ký thừa uỷ quyền

Chữ ký chính thức là chữ ký có giá trị xác nhận nội dung của toàn bộ văn bản, chữ ký chính thức do người có thẩm quyền ban hành văn bản ký. Chữ ký chính thức được ký ở bên dưới dòng ghi chức danh của người ký. Chữ ký chính thức có thể được đóng dấu hoặc có một số trường hợp thì không nhất thiết phải đóng dấu theo quy định của từng đơn vị ban hành văn bản đó.

Ký thay: Là việc người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu

Ký thừa lệnh: Là việc người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức thừa lệnh của người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký một số văn bản

Ký ủy quyền: Là việc người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức theo ủy quyền của người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký một số văn bản

2. Căn cứ pháp lý về việc ký ban hành văn bản

Căn cứ theo Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư quy định về ký ban hành văn bản cụ thể như sau:

Điều 13. Ký ban hành văn bản

1. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

2. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

3. Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.

4. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

5. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

6. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.

7. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.

Như vậy căn cứ theo quy định trên thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu.

3. Về trường hợp ký thay

Căn cứ theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư quy định về vấn đề ký thay như sau:

– Ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.

– Ở cơ quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể: Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau: (i) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức (ii) Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách…

Trong một số trường hợp khi người có thẩm quyền ký kết văn bản nhưng không thực hiện được việc ký kết văn bản thì sẽ phát sinh các trường hợp ký thay. Theo quy định tại Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về việc ký thay văn bản hành chính  được thể hiện qua các hình thức như sau:

– Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.

– Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

Như vậy trong tất cả các văn bản hành chính được ban hành trong các cơ quan tổ chức thẩm quyền ký kết các văn bản không chỉ tập trung vào một người. Để có thể linh hoạt trong thẩm quyền ký kết tránh trường hợp bất khả kháng người có thẩm quyền ký kết văn bản không thể ký thì vẫn có người khác ký để đảm bảo tính cấp thiết trong khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức đó.

4. Trường hợp được ký ủy quyền

Ký thừa ủy quyền là một trong những khái niệm đa phần áp dụng cho cơ quan hành chính Nhà nước, sự nghiệp sự nghiệp thuộc Nhà nước.Tương tự như “ký thừa lệnh”, người được ủy quyền của cấp trên ký văn bản có nghĩa là: không có quyền trực tiếp làm công việc này mà công việc đó thuộc quyền của thủ trưởng hoặc cơ quan cấp trên. Do vậy, khi cấp dưới thực hiện việc ký thừa ủy quyền thì phải thể hiện rõ là mình làm công việc này theo sự ủy quyền.

– Được thực hiện trong trường hợp: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký.

– Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền.

– Đặc biệt, người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.

 Về viết tắt của ký ủy quyền: Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

5. Trường hợp được ký thừa lệnh

 Thừa lệnh là làm theo mệnh lệnh của cấp trên. Người được thừa lệnh của cấp trên để ký thừa lệnh có nghĩa là: không có quyền trực tiếp làm công việc này mà công việc đó thuộc quyền của thủ trưởng hoặc cơ quan cấp trên.

– Do vậy, khi cấp dưới thực hiện việc ký thừa lệnh thì phải thể hiện rõ là mình làm công việc này theo sự ra lệnh của cấp trên.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL) một số loại văn bản.

Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.Theo đó, người đứng đầu cơ quan, tổ chức chỉ có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, Trưởng phòng một số đơn vịký các văn bản thuộc thẩm quyền của tập thể cơ quan, tổ chức.

Như vậy, căn cứ quy định nêu trên, người ký thừa lệnh phải là cấp trưởng. Tuy nhiên trong thực tế có rất nhiều văn bản cấp phó ký thay các văn bản ký thừa lệnh.

Thực tiễn quản lý hành chính cho thấy nhiều nhiệm vụ được giao cho một cơ quan, một chủ thể nhất định, nhưng cơ quan này lại tiếp tục ủy quyền cho cơ quan tiếp theo, chủ thể được ủy quyền này lại ủy quyền cho chủ thể tiếp theo, chủ thể được ủy quyền tiếp tục ủy quyền lại cho chủ thể khác dẫn đến hoạt động hành chính rườm rà, trái pháp luật, thiếu sự minh bạch, làm giảm kỷ luật, kỷ cương trong hoạt động hành chính.

Về hình thức viết tắt ký thừa lệnh.Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.