Trụ sở doanh nghiệp là gì? Quy định về trụ sở chính của doanh nghiệp?

1. Trụ sở doanh nghiệp là gì?

Theo Điều 42 Luật doanh nghiệp 2020 có quy định về trụ sở chính của doanh nghiệp, theo đó:

Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Trụ sở doanh nghiệp tên tiếng Anh là: “Corporate headquarters”.

2. Quy định về trụ sở chính của doanh nghiệp:

Như đã đề cập ở trên thì trụ sở chính của doanh nghiệp là địa Điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Chính vì vậy mà khi lựa chọn địa chỉ công ty,  doanh nghiệp phải chọn có địa chỉ cụ thể, chính xác, có thể sử dụng ổn định lâu dài để phục vụ cho công việc kinh doanh cũng như đảm bảo cho công tác quản lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Trụ sở chính của doanh nghiệp là nơi:

– Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa Điểm liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp;

– Phải ở trên lãnh thổ Việt Nam;

– Có địa chỉ xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

– Nếu nơi đặt trụ sở chưa có số nhà hoặc chưa có tên đường thì nộp kèm theo hồ sơ đăng ký kinh doanh, phải có xác nhận của địa phương là địa chỉ đó chưa có số nhà, tên đường;

– Thông báo thời gian mở cửa tại trụ sở chính với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

 – Điều kiện để đặt trụ sở chính của doanh nghiệp: Có địa chỉ xác định gồm số nhà, tên đường, phường(xã), quận (huyện), thành phố trực thuộc trung ương. Số nhà không đang tranh chấp chủ quyền;

– Thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh và địa Điểm kinh doanh (Luật Doanh Nghiệp 2020): Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Địa Điểm kinh doanh là nơi hoạt động kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp được tổ chức thực hiện. Địa Điểm kinh doanh có thể ở ngoài địa chỉ đăng ký trụ sở chính.

– Việc lựa chọn trụ sở chính không những thuận tiện cho hoạt động kinh doanh của công ty mà còn giúp công ty có sự ổn định lâu dài. Vì khi công ty thay đổi địa chỉ trụ sở chính đồng nghĩa phát sinh thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Đặc biệt, nếu doanh nghiệp thay đổi khác quận, khác tỉnh còn phải thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại chi Cục thuế mới có thể thực hiện thay đổi trụ sở công ty.

Thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh và địa Điểm kinh doanh (Luật Doanh Nghiệp 2020)

– Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Địa Điểm kinh doanh là nơi hoạt động kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp được tổ chức thực hiện. Địa Điểm kinh doanh có thể ở ngoài địa chỉ đăng ký trụ sở chính;

– Ngành, nghề kinh doanh phải phù hợp với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp;

– Phải mang tên của doanh nghiệp, kèm theo phần bổ sung tương ứng xác định chi nhánh, văn phòng đại diện và địa Điểm kinh doanh đó;

– Doanh nghiệp có quyền lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện, chi nhánh tại một địa phương theo địa giới hành chính;

– Hồ sơ thành lập bao gồm: Thông báo, Quyết định, Biên bản họp.

3. Quy định về thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp:

Thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp bao gồm 2 bước:

Bước 1: Thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa Điểm trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính.

Bước 2: Có 2 trường hợp:

+ Trường hợp chuyển địa chỉ trụ sở chính đến nơi khác trong phạm vi tỉnh, thành phố: Soạn hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở và gửi đến Cơ quan đăng ký, sau 5 ngày làm việc, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy phép kinh doanh mới và hoàn toàn được chuyển công ty về trụ sở mới;

+ Trường hợp chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp sang tỉnh, thành phố khác: Soạn hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở và gửi đến Cơ quan đăng ký nơi đặt trụ sở mới, sau 5 ngày làm việc, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy phép kinh doanh mới, sau đó gửi bản sao Giấy phép kinh doanh mới đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi trước đây doanh nghiệp đã đăng ký.

Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp.

Hồ sơ thay đổi bao gồm: Thông báo, Điều lệ, Biên bản họp, Quyết định, Giấy phép kinh doanh bản chính.

4. Những lưu ý khi trụ sở chính doanh nghiệp:

– Khi lựa chọn trụ sở của mình ở chung cư, doanh nghiệp cần chú ý:

+ Trường hợp căn hộ nằm trong nhà chung cư có mục đích để ở thì doanh nghiệp không được phép đặt làm trụ sở doanh nghiệp.

+ Trường hợp căn hộ nằm trong nhà chung cư có mục đích hỗn hợp và căn hộ đó thuộc khu vực được phép kinh doanh thì mới có thể sử dụng để làm trụ sở doanh nghiệp.

+ Khi được phép đặt trụ sở tại căn hộ đó, doanh nghiệp cần xuất trình các tài liệu chứng minh nhà chung cư mà mình đang sử dụng là “nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp”, hợp đồng thuê nhà hoặc bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu căn hộ … để được Phòng đăng ký kinh doanh xem xét chấp nhận hồ sơ.

+ Doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn trụ sở phù hợp với quy định nêu trên.

+  Doanh nghiệp có thể lựa chọn trụ sở tại nhà riêng đáp ứng điều kiện nêu trên và lập địa Điểm kinh doanh tại nơi thực sự kinh doanh để tiện cho việc kê khai thuế và nhận thông báo thuế. Đồng thời doanh nghiệp sẽ không phải di chuyển trụ sở khi muốn đổi địa bàn kinh doanh mà chỉ đổi địa chỉ địa Điểm kinh doanh.

+ Việc đặt trụ sở sẽ chịu ảnh hưởng từ một số ngành nghề doanh nghiệp dự kiến kinh doanh. Ví dụ, trong trường hợp doanh nghiệp kinh doanh những ngành nghề sản xuất, chế biến, nuôi trồng… thì doanh nghiệp không được đặt trụ sở chính tại khu dân cư, trung tâm thành phố mà chỉ đặt ở các vùng lân cận, xa khu dân cư.

Quy định về treo biển tại trụ sở công ty

Một trong những điều cơ bản doanh nghiệp cũng cần phải chú ý đó là việc treo biển tại trụ sở. Theo quy định tại Điều 34 Luật quảng cáo 2012 quy định, biển hiệu phải có các nội dung sau:

– Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có);

– Tên cơ sở sản xuất, kinh doanh theo đúng  giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

– Địa chỉ, điện thoại.

Khi treo biển tại trụ sở, biển hiệu không được che chắn không gian thoát hiểm, cứu hỏa; không được lấn ra vỉa hè, lòng đường, ảnh hưởng đến giao thông công cộng.

Trong trường hợp không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng theo quy định tại Điểm c Khoản 2 Điều 34 Nghị định 50/2016/ NĐ- CP, cụ thể:

“Vi phạm khác liên quan đến tổ chức, quản lý doanh nghiệp

1. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Không tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong thời hạn quy định;

b) Bổ nhiệm người không được quyền quản lý doanh nghiệp giữ các chức danh quản lý doanh nghiệp;

c) Bổ nhiệm người không đủ tiêu chuẩn và điều kiện làm Giám đốc (Tổng Giám đốc).

2. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Không cấp giấy chứng nhận phần vốn góp cho thành viên công ty;

b) Không lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông;

c) Không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; không viết hoặc gắn tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa Điểm kinh doanh tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện, địa Điểm kinh doanh;

d) Không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa Điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.

3. Biện pháp khắc phục hậu quả:

a) Buộc tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông thường niên theo quy định đối với hành vi vi phạm quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều này;

b) Buộc miễn nhiệm chức danh quản lý của người không được quyền quản lý doanh nghiệp đối với hành vi vi phạm quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều này;

c) Buộc miễn nhiệm chức danh Giám đốc (Tổng Giám đốc) công ty cổ phần đối với người không đủ tiêu chuẩn và điều kiện đối với hành vi vi phạm quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều này;

d) Buộc cấp giấy chứng nhận phần vốn góp cho thành viên theo quy định đối với hành vi vi phạm quy định tại Điểm a Khoản 2 Điều này;

đ) Buộc lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông theo quy định đối với hành vi vi phạm quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều này;

e) Buộc gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp, viết hoặc gắn tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa Điểm kinh doanh đối với hành vi vi phạm tương ứng quy định tại Điểm c Khoản 2 Điều này;

g) Buộc lưu giữ tài liệu theo quy định đối với hành vi vi phạm quy định tại Điểm d Khoản 2 Điều này.”

Vi phạm các quy định về việc đặt trụ sở công ty

Doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 1.000.000 – 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

– Kê khai địa chỉ trụ sở không có thật trên bản đồ hành chính.

– Kê khai địa chỉ trụ sở mà không thuộc quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp của mình.

Các văn bản pháp luật có liên quan đến bài viết:

– Luật doanh nghiệp 2020.