Trình tự thủ tục thay đổi địa chỉ chi nhánh của doanh nghiệp

1. Các trường hợp thay đổi địa chỉ chi nhánh của doanh nghiệp:

Theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp chỉ có thể được lập địa điểm doanh nghiệp tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc lập chi nhánh. Như vậy, lập địa điểm chi nhánh doanh nghiệp là một trong những quyền của chủ sở hữu doanh nghiệp. Hoạt động này ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như công tác quản lý của cơ quan chức năng có thẩm quyền.

Thay đổi địa chỉ chi nhánh của doanh nghiệp được hiểu là việc các chủ doanh nghiệp tiến hành thực hiện các thủ tục nhất định theo quy định của pháp luật về việc thay đổi địa chỉ hoạt động của doanh nghiệp mình. Thực tế, đối với các doanh nghiệp lớn sẽ có nhiều chi nhánh hoạt động khác nhau. Các chi nhánh của doanh nghiệp nằm trong hệ thống khuôn khổ chung của doanh nghiệp nhất định.

Địa chỉ của chi nhánh phải được sự đồng ý, cho phép tồn tại, hoạt động của cơ quan chức năng có thẩm quyền. Thực tế, các chi nhánh của doanh nghiệp đều hướng tới mục tiêu chung là thúc đẩy sự phát triển của hình thức doanh nghiệp đó. Chi nhánh là một phần trong hệ thống cơ cấu hoạt động của doanh nghiệp được đăng ký tại cơ quan Nhà nước. Do đó, địa điểm của chi nhánh phụ thuộc vào ý chí quyết định chủ quan của chủ đầu tư.

Thông thường, các chi nhánh doanh nghiệp mà chủ đầu tư đặt địa điểm thường là nơi thuận lợi cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp đó. Chính vì vậy, việc thay đổi địa chỉ chi nhánh doanh nghiệp cũng phụ thuộc vào những điều kiện tiên quyết liên quan đến lĩnh vực kinh doanh, lợi ích thương mại của việc đặt chi nhánh.

Theo quy định chung của pháp luật, các chủ doanh nghiệp sẽ tiến hành thay đổi địa chỉ chi nhánh doanh nghiệp trong các trường hợp sau đây:

+ Trường hợp 1: Trường hợp chuyển trụ sở chi nhánh trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi chi nhánh đã đăng ký

+ Trường hợp 2: Trường hợp chuyển trụ sở chi nhánh sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi chi nhánh đã đăng ký.

Sự khác biệt của hai trường hợp thay đổi địa chỉ chi nhánh doanh nghiệp dựa trên đặc thù địa lý, chính trị của địa điểm đó. Với từng trường hợp thay đổi địa điểm khác nhau, trình tự thủ tục thực hiện cũng khác biệt

2. Trình tự thủ tục thay đổi địa chỉ chi nhánh của doanh nghiệp:

Trình tự, thủ tục thay đổi địa chỉ chi nhánh của doanh nghiệp có những sự khác biệt nhất định, phụ thuộc vào  từng trường hợp thay đổi địa chỉ chi nhánh doanh nghiệp nhất định.

Đối với trường hợp thay đổi địa chỉ khác tỉnh/thành phố:

– Khi thay đổi địa điểm chi nhánh của doanh nghiệp, chủ sở hữu phải thực hiện các thủ tục nhất định với cơ quan thuế. Cụ thể:

Bước 1: Chủ sở hữu doanh nghiệp phải tiến hành thông báo chuyển địa điểm;

Bước 2: Chủ sở hữu doanh nghiệp thực hiện thanh huỷ hoá đơn (nếu có đăng ký sử dụng);

Bước 3: Chủ sở hữu lập quyết toán thuế và thanh toán hết các khoản thuế còn phải nộp;

Bước 4:  Lấy giấy xác nhận đã hoàn tất thủ tục chuyển mã số khỏi thành phố, sau đó đăng  ký nộp thuế tại Cục thuế nơi chuyển đến.

– Thủ tục thay đổi chi nhánh doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký kinh doanh mà chủ sở hữu doanh nghiệp phải tiến hành thực hiện:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ.

 Hồ sơ đối với chi nhánh hạch toán phụ thuộc gồm những giấy tờ cụ thể sau đây:

+ Văn bản thông báo về thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của chi nhánh; 

+ Quyết định của Công ty về thay đổi địa chỉ của chi nhánh của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần;

+ Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên; 

+ Biên bản họp của Công ty về thay đổi địa chỉ của chi nhánh của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần;

+ Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên; 

+ Bản sao giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh, Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Hồ sơ đối với trường hợp chi nhánh hạch toán độc lập gồm các loại giấy tờ cụ thể sau đây:

+ Văn bản bên thuế cung cấp: tình trạng nộp thuế của chi nhánh; văn bản thông báo về thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của chi nhánh;

+ Quyết định của Công ty về thay đổi địa chỉ của chi nhánh của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần;

+ Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên;

+ Biên bản họp của Công ty về thay đổi địa chỉ của chi nhánh của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần;

+ Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên;

+ Bản sao giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh, Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

 – Khi thực hiện thay đổi địa chỉ chi nhánh doanh nghiệp khác tỉnh, thành phố, chủ sở hữu còn phải tiến hành làm thủ tục thay đổi con dấu mới. Theo đó, con dấu chi nhánh hiển thị nội dung thông tin địa chỉ chi nhánh, vì vậy mà khi thay đổi địa chỉ khác tỉnh, doanh nghiệp phải tiến hành khắc con dấu mới và thông báo mẫu dấu đến phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh.

Đối với trường hợp thay đổi địa chỉ khác quận/huyện:

Tương tự như việc thay đổi địa chỉ khác tỉnh/thành phố, chi nhánh thay đổi địa chỉ sang quận/huyện khác phải tiến hành chốt thuế với chi cục thuế đang trực tiếp quản lý và thông báo với chi cục thuế mới nơi chi nhánh dự định chuyển đến.

Chi nhánh của doanh nghiệp đang sử dụng con dấu có quận/huyện thì bắt buộc phải khắc lại con dấu. Nếu con dấu không hiển thị quận/huyện thì doanh nghiệp không phải khắc lại con dấu.

Đối với trường hợp thay đổi địa chỉ cùng quận/huyện:

Doanh nghiệp tiến hành thay đổi địa chỉ chi nhánh trong cùng quận/huyện thì tiến hành thủ tục thông báo thay đổi nội dung hoạt động của chi nhánh với cơ quan đăng ký kinh doanh mà không phải thực hiện chốt thuế.

Như vậy, khi tiến hành thay đổi địa chỉ chi nhánh doanh nghiệp, các chủ sở hữu doanh nghiệp, công ty phải tuân thủ thực hiện một cách nghiêm chỉnh và đầy đủ các quy trình, thủ tục như trên. Việc tuân thủ thực hiện đúng quy trình, thủ tục theo quy định của Nhà nước giúp hoạt động thay đổi địa chỉ chi nhánh doanh nghiệp diễn ra một cách cụ thể, khách quan, đúng quy định của pháp luật. Đồng thời, nó giúp hoạt động quản lý doanh nghiệp của cơ quan Nhà nước đạt hiệu quả tốt nhất.

3. Ý nghĩa của việc thay đổi địa chỉ chi nhánh của doanh nghiệp:

– Việc thay đổi địa chỉ chi nhánh doanh nghiệp phục vụ cho nhu cầu sản xuất, kinh doanh của chủ đầu tư. Đối với bất kỳ hình thức, loại hình kinh doanh nào, địa điểm luôn là một trong những yếu tố có tầm ảnh hưởng, vai trò lớn lao đối với quá trình hoạt động, sự phát triển của doanh nghiệp đó.

– Thay đổi địa chỉ chi nhánh doanh nghiệp giúp các doanh nghiệp tìm được nguồn nhân lực chất lượng hơn, phù hợp với sự phát triển chung của thị trường thương mại. Bởi lẽ, có những loại hình kinh doanh đòi hỏi nguồn nhân lực dồi dào, chất lượng. Song, tại địa chỉ chi nhánh cũ, nguồn nhân lực không đạt hiệu quả quả như mong muốn. Chính vì vậy, các chủ doanh nghiệp sẽ hướng tới việc điều chỉnh hoạt động kinh doanh của mình tới môi trường chất lượng hơn, với nguồn nhân lực dồi dào và có chất lượng cao.

– Trong một số trường hợp, thay đổi địa chỉ chi nhánh doanh nghiệp giúp các doanh nghiệp tìm kiếm được cho mình nguồn nhu cầu sử dụng dồi dào hơn từ thị trường người tiêu dùng. Lúc này, việc thay đổi địa chỉ chi nhánh sẽ là cơ sở để các doanh nghiệp tạo ra nhiều cơ hội cung ứng sản phẩm của doanh nghiệp mình ra ngoài thị trường. Từ đó, mang về nguồn lợi nhuận tốt nhất.

– Khi tiến hành thay đổi chi nhánh doanh nghiệp, chủ sở hữu đã phải trải qua quá trình xem xét, khảo sát thực tế nhất định. Chỉ khi thấy rằng việc đổi địa chỉ chi nhánh doanh nghiệp đảm bảo được những lợi ích nhất định về mặt kinh tế, họ mới thực hiện chuyển chi nhánh. Đồng thời, việc chuyển chi nhánh doanh nghiệp giúp công tác quản lý doanh nghiệp của cơ quan Nhà nước đạt hiệu quả cao.

Các văn bản pháp luật sử dụng trong bài viết:

– Luật doanh nghiệp 2020;

– Nghị định 01/2021/NĐ-CP đăng ký doanh nghiệp.