Trình tự, thủ tục, hình thức đăng ký kinh doanh mới nhất

1. Trình tự, thủ tục đăng ký kinh doanh:

Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 được Quốc hội Nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Khóa XIII, kỳ họp thứ 8 thông qua ngày 17 tháng 6 năm 2020 và có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 01 năm 2021 trên cơ sở kế thừa, luật hóa những quy định còn phù hợp đã và đang đi vào cuộc sống của Luật Doanh nghiệp 2014 và những văn bản luật trước đó, nhưng đồng thời đã sửa đổi, bổ sung nhiều quy định mới nhằm tháo gỡ những hạn chế, bất cập của Luật doanh nghiệp năm 2014 tiếp tục tạo lập môi trường đầu tư, kinh doanh thuận lợi, phù hợp với thông lệ quốc tế. Luật doanh nghiệp 2020 quy định chi tiết thủ tục thành lập doanh nghiệp được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Doanh nghiệp soạn hồ sơ thành lập doanh nghiệp xin cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Doanh nghiệp chuẩn bị một bộ hồ sơ theo mẫu gửi đến cơ quan ĐKKD nơi doanh nghiệp dự định đặt trụ sở chính: “Người thành lập doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền thực hiện đăng ký doanh nghiệp với Cơ quan đăng ký kinh doanh”.

Người thành lập doanh nghiệp có trách nhiệm gửi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh. Song, hiện nay, đa phần người thành lập doanh nghiệp không trực tiếp thực hiện thủ tục ĐKDN mà ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác thực hiện. Theo đó, khi đăng ký thành lập trong trường hợp này phải gửi kèm văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

Trước đây, tại khoản 2 Điều 11 Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp chỉ nêu văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật, không quy định cụ thể văn bản ủy quyền có cần công chứng, chứng thực không. Chính điều này dẫn đến việc không thống nhất trong quá trình thực hiện, gây khó khăn cho doanh nghiệp và cơ quan đăng ký kinh doanh trong quá trình thực hiện

Do đó, khoản 2 Điều 1 Nghị định 108/2018/NĐ-CP sửa đổi Điều 11 Nghị định 78/2015/NĐ-CP đã bổ sung quy định văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh không bắt buộc phải công chứng, chứng thực, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho trong thủ tục nộp hồ sơ ĐKKD.

Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ. Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì phải thông báo bằng văn bản cho người thành lập doanh nghiệp biết. Thông báo phải nêu rõ lý do và các yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là điều kiện cần để cơ quan ĐKKD xem xét cấp Giấy CNĐKKD cho doanh nghiệp. Hồ sơ ĐKKD đối với DNTN, Công ty hợp danh, Công ty TNHH, Công ty CP bắt buộc phải có Giấy CN ĐKKD, còn các thành phần khác trong hồ sơ như: Điều lệ công ty, danh sách thành viên, bản sao các giấy tờ,… thì tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp mà Nhà nước yêu cầu chủ thể kinh doanh phải nộp, được quy định tại Điều 19, Điều 20, Điều 21, Điều 22 Luật Doanh nghiệp năm 2020. Có thể thấy nội dung hồ sơ đăng ký có sự phân hóa về mặt loại hình doanh nghiệp mà chủ thể kinh doanh muốn đăng ký thành lập và được đánh giá là tương đối chặt chẽ. Với mỗi loại hình doanh nghiệp khác nhau thì hồ sơ đăng ký thành lập khác nhau.

Hiện nay, Luật Doanh nghiệp 2020 đã bổ sung trong hồ sơ đăng ký Công ty TNHH được quy định tại Điều 21, Công ty cổ phần được quy định tại Điều 22 phải có bản sao giấy tờ pháp lý của “người đại diện theo pháp luật”.

Luật Doanh nghiệp 2020 đã quy định, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật. Bộ luật dân sự năm 2015 có quy định người đại diện theo pháp luật của công ty phải được ghi nhận trong Điều lệ của pháp nhân.

Có thể thấy, trong doanh nghiệp, người đại diện đóng vai trò vô cùng quan trọng, là người chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật của doanh nghiệp. Vì vậy quy định mới bổ sung là cần thiết, giúp pháp luật trở nên chặt chẽ và minh bạch, hỗ trợ Nhà nước quản lý doanh nghiệp dễ dàng hơn.

Bước 2: Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo Điều 27 Luật doanh nghiệp năm 2020, doanh nghiệp phải thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo trình tự, thủ tục và phải trả phí theo quy định. Trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp doanh nghiệp phải thực hiện công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Hiện nay là Luật Doanh nghiệp 2020 vẫn tiếp thu tinh thần của Luật Doanh nghiệp 2014 đã bỏ ghi ngành nghề kinh doanh trong Giấy CNĐKDN; bỏ việc xác định vốn pháp định, chứng chỉ hành nghề … Điều này đã hiện thực hóa quyền tự do kinh doanh tất cả ngành nghề mà pháp luật không cấm theo quy định tại Hiến pháp, làm cho doanh nghiệp trở thành công cụ kinh doanh thực sự an toàn, đa công năng và tiện lợi hơn…

Bước 3: Khắc dấu pháp nhân của doanh nghiệp

Con dấu của doanh nghiệp được xem là đại diện pháp lý của doanh nghiệp đó. Chính vì vậy, sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp bắt buộc phải tiến hành thủ tục làm con dấu để đi vào hoạt động. Doanh nghiệp liên hệ trực tiếp với cơ quan khắc dấu để khắc dấu pháp nhân cho doanh nghiệp.

Bắt đầu từ Luật Doanh nghiệp 2014, pháp luật cho phép doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Sau khi nhận được con dấu pháp nhân và trước khi sử dụng dấu doanh nghiệp phải thực hiện gửi thông báo về mẫu con dấu của doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

So với Luật doanh nghiệp 2014 thì quy định về con dấu doanh nghiệp tại Luật doanh nghiệp 2020 có nhiều điểm mới hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc khắc dấu, quản lý và sử dụng con dấu. Theo đó, doanh nghiệp được tự quyết về con dấu, không phải đăng ký mẫu dấu như hiện nay. Quy định trên ít nhiều sẽ có tác động đến hoạt động hiện nay của các doanh nghiệp. Luật Doanh nghiệp 2020 đã bỏ hoàn toàn thủ tục thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh, cởi bỏ nút thắt cuối cùng liên quan đến việc cơ quan nhà nước quản lý con dấu doanh nghiệp. Luật Doanh nghiệp 2020 cũng cho phép doanh nghiệp có quyền tự quyết có hoặc không có con dấu với hình thức, nội dung tùy ý mà không phải tuân theo chuẩn mực nào và có thể sử dụng chữ ký số thay cho con dấu khắc trong các giao dịch, tài liệu.

Có thể thấy Luật Doanh nghiệp 2020 đã tiếp nối tinh thần pháp luật về việc cải cách từng bước con dấu doanh nghiệp trong Luật Doanh nghiệp 2014. Đây là điểm mới tiến bộ, là một cuộc cách mạng thay đổi tư duy về con dấu vốn đã ăn sâu vào tiềm thức bao thế hệ doanh nghiệp. Con dấu không còn “quyền uy pháp lý” tuyệt đối như nhiều người vẫn nghĩ lâu nay. Những quy định mới này cũng phù hợp với quyết tâm CCHC của Nhà nước và sự phát triển của thời đại công nghệ số hóa hiện nay, thể hiện sự hội nhập vào xu hướng phát triển chung của thế giới.

2. Hình thức đăng ký kinh doanh:

Hiện nay, Luật Doanh nghiệp 2020 quy định 3 phương thức đăng ký kinh doanh với Cơ quan DKKD:

Người thành lập doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền thực hiện đăng ký doanh nghiệp với Cơ quan đăng ký kinh doanh theo phương thức sau đây: “a, Đăng ký doanh nghiệp trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh; b, Đăng ký doanh nghiệp qua dịch vụ bưu chính; c, Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử”.

Với sự phát triển của công nghệ, Nhà nước đã chủ trương đẩy mạnh áp dụng công nghệ thông tin trong thực hiện các thủ tục hành chính. Trong đó, các thủ tục về đăng ký doanh nghiệp cũng được chuyển hướng thực hiện thông qua phương thức qua mạng thông tin điện tử. Khoản 2 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 202 giải thích: “Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử là việc người thành lập doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp”. Đây là một hình thức đăng ký mới so với các phương thức truyền thống khác đó là “đăng ký doanh nghiệp trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh”, “đăng ký doanh nghiệp qua dịch vụ bưu chính”.

Do đó pháp luật quy định rõ việc nộp hồ sơ, giá trị pháp lý của hồ sơ, cụ thể: “Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử bao gồm các dữ liệu theo quy định của Luật này và được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng bản giấy”.

Nghị định 01/2021/NĐ-CP cũng có quy định cụ thể về điều kiện để Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử được chấp thuận:

Có đầy đủ các giấy tờ và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo quy định như hồ sơ bằng bản giấy và được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử. Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy. Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thành viên, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài hoặc cá nhân khác ký tên trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để ký trực tiếp trên văn bản điện tử hoặc ký trực tiếp trên văn bản giấy và quét (scan) văn bản giấy theo các định dạng quy định.

Các thông tin đăng ký doanh nghiệp được kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp phải đầy đủ và chính xác theo các thông tin trong hồ sơ bằng bản giấy; có bao gồm thông tin về số điện thoại, thư điện tử của người nộp hồ sơ.

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử phải được xác thực bằng chữ ký số hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh của người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc người được người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có các giấy tờ, tài liệu quy định.

Thời hạn để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử là 60 ngày kể từ ngày Phòng Đăng ký kinh doanh ra Thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Sau thời hạn nêu trên, nếu không nhận được hồ sơ sửa đổi, bổ sung của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ hủy bỏ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Khoản 1 Điều 42 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về cách thức đăng ký kinh doanh thông qua mạng điện tử như sau:

Điều 42. Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử: 1. Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử là việc người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp thực hiện việc đăng ký doanh nghiệp thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

Như vậy, doanh nghiệp có thể đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử bằng cách đăng ký qua chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc đăng ký qua việc sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh.

Tài khoản đăng ký kinh doanh quy định tại khoản 4, Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020 là tài khoản được sử dụng để xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử trong trường hợp người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp không sử dụng chữ ký số. Tài khoản đăng ký kinh doanh được tạo bởi Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, cấp cho cá nhân để thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử. Cá nhân truy cập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để kê khai thông tin và tạo Tài khoản đăng ký kinh doanh. Các thông tin cá nhân được kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để cấp Tài khoản đăng ký kinh doanh phải đầy đủ và chính xác theo các thông tin trên giấy tờ pháp lý của cá nhân và phải tuân thủ mức độ đảm bảo xác thực người nộp hồ sơ của Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Một Tài khoản đăng ký kinh doanh chỉ được cấp cho một cá nhân. Cá nhân được cấp Tài khoản đăng ký kinh doanh chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, hợp pháp của các thông tin đăng ký để được cấp Tài khoản đăng ký kinh doanh và việc sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh.

Pháp luật cũng quy định chi tiết thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp điện tử thông qua chữ ký số hay tài khoản cá nhân, cụ thể:

• Cách 1: Sử dụng chữ ký số

Quá trình sử dụng chữ ký số để thành lập doanh nghiệp trực tuyến được diễn ra như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và nộp giấy tờ đăng ký

Khi tiến hành đăng ký kinh doanh trực tuyến, chủ thể kinh doanh cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký như hồ sơ đăng ký bằng bản giấy và phải được chuyển sang dạng văn bản điện tử.

Cần kê khai đầy đủ và chính xác thông tin đăng ký thành lập doanh nghiệp. Sau đó, tải file dữ liệu, ký số hồ sơ điện tử và thực hiện thanh toán lệ phí qua mạng. Sau khi hoàn thành quá trình nộp hồ sơ, bạn sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký thành lập công ty qua mạng điện tử.

Bước 2: Nhận kết quả đăng ký

Nếu đáp ứng đủ điều kiện thành lập công ty, sẽ được cấp GCN thành lập công ty. Ngược lại, nếu hồ sơ thành lập công ty chưa đầy đủ và hợp lệ, bạn sẽ nhận được văn bản thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

• Cách 2: Dùng tài khoản đăng ký hoạt động kinh doanh

Quá trình dùng tài khoản đăng ký thành lập doanh nghiệp qua mạng được diễn ra như sau:

Bước 1: Kê khai thông tin

Cần kê khai thông tin và tải dữ liệu điện tử giấy CCCD/CMND/hộ chiếu tại

Cổng thông tin quốc gia về đăng ký thành lập doanh nghiệp để được cấp Tài khoản đăng ký kinh doanh.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ và nộp giấy tờ đăng ký

Khi tiến hành đăng ký kinh doanh trực tuyến, bạn cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký như hồ sơ đăng ký bằng bản giấy và phải được chuyển sang dạng văn bản điện tử.

Sử dụng Tài khoản đăng ký hoạt động kinh doanh để kê khai thông tin, tải văn bản điện tử và xác thực hồ sơ đăng ký qua mạng điện tử theo quy trình trên hệ thống đăng ký. Sau khi hoàn thành quá trình nộp hồ sơ, bạn sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký công ty qua mạng điện tử.

Bước 3: Xem xét hồ sơ

Nếu hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp chưa hợp lệ, sẽ nhận được thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung. Ngược lại, nếu hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp hợp lệ, sẽ được gửi sang cơ quan thuế để tạo mã số công ty và thông báo cho công ty về việc cấp GCN đăng ký doanh nghiệp.

Bước 4: Nộp giấy tờ

Nộp bản giấy hồ sơ đăng ký trực tiếp hoặc qua đường bưu điện kèm theo Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký đến Phòng Đăng ký kinh doanh. Sau khi nhận hồ sơ đăng ký bản giấy, Phòng Đăng ký kinh doanh đối chiếu đầu mục hồ sơ với đầu mục hồ sơ doanh nghiệp đã gửi qua mạng điện tử và trao GCNĐKDN cho doanh nghiệp nếu nội dung đối chiếu thống nhất.