Thủ tục phát hành hóa đơn cho doanh nghiệp mới thành lập

1. Thủ tục phát hành hóa đơn cho doanh nghiệp mới thành lập:

Bước 1: Lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Tờ khai bao gồm các nội dung chính sau:

Một là, doanh nghiệp cần lựa chọn hình thức hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế.

Hai là, doanh nghiệp tích chọn các hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử.

Ba là, doanh nghiệp cần phải lựa chọn 01 trong 02 phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử được hướng dẫn cụ thể trong tờ khai.

+ Phương thức 01: Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử;

+ Phương thức 02: Chuyển đầy đủ nội dung sang từng hóa đơn (hầu hết các doanh nghiệp thường lựa chọn theo phương thức này)

Bốn là, doanh nghiệp cần lựa chọn các loại hóa đơn áp dụng tương ứng.

Năm là, tiến hành điền danh sách chứng thư số mà doanh nghiệp sử dụng khi xuất hóa đơn.

Sáu là, đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn (nếu có). Doanh nghiệp tích chọn khi ủy nhiệm cho đơn vị khác lập hóa đơn, còn không thì bỏ trống mục này.

Bước 2: Tổng cục Thuế gửi thông báo tiếp nhận đăng ký

Sau khi doanh nghiệp tiến hành nộp đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật hiện hành thì Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp trong vòng 3 – 5 ngày làm việc. Thông báo này chỉ mang tính chất xác nhận rằng doanh nghiệp đã nộp hồ sơ thành công, không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã được phê duyệt sử dụng hóa đơn điện tử.

Bước 3: Nhận thông báo kết quả đăng ký sử dụng HĐĐT

Trong vòng 1 ngày làm việc tiếp theo, Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo kết quả đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (theo mẫu số 01/TB-ĐKĐT) qua hình thức điện tử.

Có hai trường hợp có thể xảy ra:

Trường hợp 1: Hồ sơ đăng ký được chấp thuận: Doanh nghiệp được phép xuất hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Trường hợp 2: Hồ sơ đăng ký không được chấp thuận: Doanh nghiệp cần điều chỉnh và bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan thuế, sau đó thực hiện lại từ Bước 1.

Nếu hồ sơ đăng ký được chấp thuận, doanh nghiệp sẽ tiến hành thực hiện theo bước 4.

Ngoài ra, cần phải lưu ý:

– Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo quy định cũ và tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng theo quy định tại Điều 27 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

– Doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu hóa đơn, phát hành hóa đơn và số lượng hóa đơn với cơ quan thuế theo quy định của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Bước 4: Hủy hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo mẫu cũ

Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục hủy hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo mẫu cũ (nếu còn tồn kho) và ngừng sử dụng chúng. Lưu ý rằng doanh nghiệp không cần thông báo về việc phát hành hóa đơn điện tử, mẫu hóa đơn hay số lượng hóa đơn cho cơ quan thuế.

Ví dụ:

Công ty TNHH MTV Dịch vụ Thương mại A muốn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Công ty cần thực hiện các bước sau:

Một là, tiến hành lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

Hai là, nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan thuế nơi công ty đăng ký nộp thuế.

Ba là, nhận thông báo kết quả đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ cơ quan thuế.

Bốn là, công ty sẽ phải tiến hành hủy hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo mẫu cũ nếu còn tồn kho. Lưu ý rằng công ty A không cần thông báo về việc phát hành hóa đơn điện tử, mẫu hóa đơn hay số lượng hóa đơn cho cơ quan thuế.

Sau khi hoàn tất các bước trên, công ty A có thể sử dụng hóa đơn điện tử để xuất hóa đơn cho khách hàng.

2. Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử:

Hóa đơn điện tử đang ngày càng trở nên phổ biến trong nền kinh tế số hiện nay, mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và cơ quan quản lý nhà nước. Do đó, việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là điều cần thiết cho các doanh nghiệp, đặc biệt là khi mới thành lập. Tuy nhiên, để việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thuận lợi và nhanh chóng, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ 5 điều kiện sau:

Một là, doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số hợp lệ: Doanh nghiệp cần đăng ký và sử dụng phần mềm chữ ký số theo quy định, đảm bảo chữ ký số còn hiệu lực tại thời điểm lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử.

Hai là, doanh nghiệp cần có kết nối internet ổn định để thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn điện tử như kê khai, phát hành và lưu trữ.

Ba là, doanh nghiệp cần thực hiện việc lưu trữ hóa đơn điện tử. Theo đó, doanh nghiệp cần xây dựng cơ sở dữ liệu đủ lớn để lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm theo quy định.

Bốn là, doanh nghiệp cần phải nắm rõ phần mềm hóa đơn điện tử. Theo đó, doanh nghiệp cần cử nhân viên tham gia tập huấn để sử dụng thành thạo phần mềm hóa đơn điện tử. Nên lựa chọn nhà cung cấp phần mềm có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 để được giải đáp kịp thời khi gặp vấn đề.

Năm là, tiến hành kết nối phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán: Doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm bán hàng hóa và dịch vụ có thể kết nối với phần mềm kế toán để đảm bảo dữ liệu hóa đơn điện tử được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.

Bằng cách đáp ứng đầy đủ 5 điều kiện trên, doanh nghiệp có thể dễ dàng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và tận dụng tối đa những lợi ích mà nó mang lại.

3. Quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử:

Theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 01/07/2022, tất cả đối tượng dưới đây phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử:

Một là, các tổ chức và doanh nghiệp trên toàn quốc (ngoại trừ cơ sở kinh doanh được thành lập trong khoảng từ 17/09/2021 đến ngày 30/06/2022  mà vẫn chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin – theo quy định tại Điều 12 của Thông tư 78).

Hai là, các hộ và cá nhân kinh doanh nộp thuế bằng phương pháp kê khai.

Như vậy, hiện nay sẽ có 02 đối tượng được nêu trên bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật.

4. Mẫu tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:

Mẫu số: 01ĐKTĐ/HĐĐT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————

TỜ KHAI

Đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử

□ Đăng ký mới

□ Thay đổi thông tin

Tên người nộp thuế:

………..

Mã số thuế:

………..

Cơ quan thuế quản lý:

………..

Người liên hệ:

……………

Điện thoại liên hệ: …………..

Địa chỉ liên hệ:

………….

Thư điện tử: …………..

Theo Nghị định số …../2020/NĐ-CP ngày … tháng … năm 2020 của Chính phủ, chúng tôi/tôi thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử. Chúng tôi/tôi đăng ký/thay đổi thông tin đã đăng ký với cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

1. Hình thức hóa đơn:

□ Có mã của cơ quan thuế □ Không có mã của cơ quan thuế

2. Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử:

a. □ Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã không phải trả tiền dịch vụ theo khoản 1 Điều 14 của Nghị định:

□ Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn. □ Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương gửi Bộ Tài chính trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao.

b. □ Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:

□ Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế (điểm b1, khoản 3, Điều 22 của Nghị định). □ Thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (điểm b2, khoản 3, Điều 22 của Nghị định).

3. Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử:

□ Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn. □ Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (điểm a1, khoản 3, Điều 22 của Nghị định).

4. Loại hóa đơn sử dụng:

□ Hóa đơn GTGT □ Hóa đơn bán hàng □ Hóa đơn bán tài sản công □ Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia □ Các loại hóa đơn khác □ Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn.

5. Danh sách chứng thư số sử dụng:

STT

Tên tổ chức cơ quan chứng thực/cấp/công nhận chữ ký số, chữ ký điện tử

Số sê-ri chứng thư

Thời hạn sử dụng chứng thư số

Hình thức đăng ký (Thêm mới, gia hạn, ngừng sử dụng)

Từ ngày

Đến ngày

6. Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn

STT

Tên loại hóa đơn ủy nhiệm

Ký hiệu mẫu hóa đơn

Ký hiệu hóa đơn ủy nhiệm

Tên tổ chức được ủy nhiệm

Mục đích ủy nhiệm

Thời hạn ủy nhiệm

Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm

1

2

3

4

5

6

7

8

Chúng tôi cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của nội dung nêu trên và thực hiện theo đúng quy định của pháp luật./.

….., ngày … tháng … năm…. NGƯỜI NỘP THUẾ (Chữ ký số người nộp thuế)

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.

THAM KHẢO THÊM:

• Mẫu công văn hủy/rút lại thông báo phát hành hóa đơn điện tử
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao lâu thì được dùng?
• Sai ngày sử dụng trên thông báo phát hành hóa đơn có bị phạt không?