Giấy khai sinh là một trong những văn bản được cấp cho cá nhân khi làm thủ tục dăng ký khai sinh do cơ quan có thẩm quyền của nhà nước cấp (thường là Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn trong trường hợp không có yếu tố nước ngoài). Vậy các vấn đề pháp lý liên quan đến giấy khai sinh là gì?
Mục lục bài viết
1. Trích lục khai sinh là gì?
Giấy khai sinh là một trong những văn bản được cấp cho cá nhân khi làm thủ tục dăng ký khai sinh do cơ quan có thẩm quyền của nhà nước cấp (cụ thể là Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn). Nội dung của Giấy khai sinh sẽ bao gồm những thông tin cá nhân cơ bản theo quy định của pháp luật hiện hành. Hiểu được giấy khai sinh là gì, chúng ta tiếp tục làm rõ trích lục giấy khai sinh là gì.
Trích lục giấy khai sinh cũng là một văn bản do cơ quan có thẩm quyền của nhà nước cấp cho cá nhân nhằm mục đích để chứng minh về sự kiện hộ tịch của cá nhân đó đã thực hiện đăng ký khai sinh tại cơ quan có thẩm quyền về đăng ký hộ tịch. Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký khai sinh thì sẽ được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp trích lục giấy khai sinh bản chính. Trích lục giấy khai sinh bản sao thì bao gồm: bản sao trích lục giấy khai sinh được cấp từ hệ thống cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao có chứng thực từ bản chính của trích lục giấy khai sinh.
2. Thủ tục trích lục giấy khai sinh mới nhất:
Trường hợp nếu trong sổ hộ tịch của UBND xã/ phường nơi trước đây bạn làm thủ tục đăng ký khai sinh còn lưu giữ sự kiện khai sinh của bạn thì bạn có thể xin trích lục giấy khai sinh. Thủ tục xin trích lục giấy khai sinh được thực hiện như sau:
Bước 1: Người có yêu cầu trích lục giấy khai sinh nộp hồ sơ tại Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền.
Hồ sơ xin trích lục bản sao giấy khai sinh bao gồm:
- Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch;
- Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu/CMND/thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng);
- Giấy tờ ủy quyền (Trong trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục)
+ Văn bản ủy quyền được công chứng, chứng thực theo quy định. Đối với trường hợp người được ủy quyền không phải là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền.
+ Giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền. Đối với trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền.
- Sổ hộ khẩu của người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch
Bước 2: Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ do người yêu cầu xuất trình hoặc nộp.
- Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả;
- Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn người nộp hồ sơ hoàn thiện theo quy định.
Nếu hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối.
Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, nếu thấy hồ sơ đầy đủ và phù hợp, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục hộ tịch, báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.
3. Xin trích lục giấy khai sinh ở đâu?
Căn cứ quy định tại Điều 63 Luật hộ tịch 2014 về việc cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã đăng ký thì cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.
Khoản 1, điều 64
Đối chiếu những quy định trên thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch là cơ quan có thẩm quyền cấp trích lục bản sao giấy khai sinh.
Khoản 5, điều 4 Luật hộ tịch 2014 có giải thích như sau: “Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.”
Theo đó, cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Bộ Tư pháp, Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền. Trường hợp này bạn gửi hồ sơ đến nơi bạn đã làm giấy khai sinh lần đầu, cơ quan sẽ có thẩm quyền cấp trích lục giấy khai sinh cho bạn.
4. Hồ sơ xin trích lục giấy khai sinh:
Hồ sơ xin trích lục giấy khai sinh bao gồm:
- Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu
- Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu/CMND/thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng);
- Giấy tờ ủy quyền (Trong trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục)
- Sổ hộ khẩu của người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch
Chú ý:
+ Trường hợp ủy quyền thì văn bản ủy quyền được công chứng, chứng thực theo quy định. Đối với trường hợp người được ủy quyền không phải là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền.
+ Giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền. Đối với trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền.
Theo đó, khi bạn đi xin trích lục giấy khai sinh bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ như trên.
Ngay sau khi nhận được yêu cầu, nếu đủ điều kiện thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.
Nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì công chức hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định; trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người tiếp nhận.
Nếu hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối.
Lệ phí cấp trích lục bản sao giấy khai sinh được quy định tại khoản 2 Điều 7
Căn cứ quy định tại Điều 4 Thông tư 281/2016/TT-BTC quy định mức phí khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch thì lệ phí cấp trích lục khai sinh là 8.000 đồng/bản. Ngay tại thời điểm cấp lại trích giấy khai sinh, người có yêu cầu phải nộp khoản lệ phí này cho cơ quan cấp trích lục đó.
Thời gian giải quyết
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra, xác minh hồ sơ. Nếu việc đăng ký lại khai sinh là đúng theo quy định của pháp luật thì công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện đăng ký lại khai sinh
Nếu việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã không phải là nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thì công chức tư pháp – hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được sổ hộ tịch.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ được sổ hộ tịch tại nơi đã đăng ký khai sinh, nếu thấy hồ sơ đầy đủ, chính xác, đúng quy định pháp luật công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện việc đăng ký lại khai sinh.
5. Trích lục khai sinh có công chứng được không?
Trích lục khai sinh là việc được thực hiện bởi cơ quan chức năng có thẩm quyền, người tiến hành thủ tục trích lục khai sinh sẽ được nhận bản sao trích lục có xác nhân của cơ quan trích lục về việc sao từ bản gốc hoặc trích lục khai sinh từ hệ thống dữ liệu đúng pháp luật. Do đó, trường hợp cần nhiều bản trích lục khai sinh, người được cấp có thể tiến hành thủ tục công chứng (chứng thực) thành nhiều bản tại văn phòng công chứng.
Trích lục giấy khai sinh có thời hạn bao lâu?
Khác với cá giấy tờ khác liên quan như chứng minh nhân dân, thẻ căn cước, phiếu lý lịch tư pháp….đều có 1 thời hạn nhất định khi sử dụng, Giấy khai sinh là loại giấy tờ nhiều năm không thay đổi cũng không có thời hạn sử dụng. Do đó, bản sao Giấy khai sinh đương nhiên không có thời hạn.
Kết luận: Trích lục khai sinh là một trong những thủ tục hộ tịch phổ biến ngày nay, việc nắm bắt các thông tin về trích lục khai sinh giúp cho các cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan hiểu rõ về trình tự, thủ tục và thời gian thực hiện.
