Quy định về đóng dấu công ty, đóng dấu giáp lai lên bản sao

Theo như quy định của pháp luật thì đối với con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam và một số chức danh nhà nước. Đối vỡi mỗi con dẫu của các cơ quan đơn vị kháu nhau thì đều phải đăng ký con dấu với cơ quan có thẩm quyền về việc sử dụng con dấu của mình. chính vì vậy mà con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước. Hiện nay, theo như quy định của pháp luật hiện hành về văn thứ thì có nhiều vị trí cũng như cách  đóng dấu khác nhau như đóng dấu treo, dấu giáp lai, dấu nổi, dấu thu nhỏ…cũng như vai trò, giá trị pháp lý khách nhau. Trong đó, về việc đóng dấu công ty, đóng dấu giáp lai lên bản sao được pháp luật quy định như thế nào?

Dưới đây là bài phân tích mới nhất của Luật Dương Gia về quy định về việc đóng dấu công ty, đóng dấu giáp lai lên bản sao  theo quy định mới nhất năm 2021. Nếu còn bất cứ thắc mắc nào liên quan đến trường hợp này hoặc các vấn đề pháp luật về con dấu khác, vui lòng liên hệ: 1900.6568 để được tư vấn – hỗ trợ!

Dịch vụ Luật sư tư vấn pháp luật qua điện thoại: 1900.6568

Cơ sở pháp lý:

-Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.

1. Quy định về đóng dấu công ty, đóng dấu giáp lai lên bản sao

Tóm tắt câu hỏi:

Xin luật sư tư vấn giúp em với! Trường hợp đơn vị đóng dấu treo (dấu tròn) lên một bản sao văn bản (bản phô tô có đủ dấu, chữ ký) thì văn bản có giá trị pháp lý không?

Luật sư tư vấn:

Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản của cơ quan, tổ chức. Việc đóng dấu vào các loại văn bản giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp luật. Có nhiều loại dấu, hiện nay pháp luật không hạn chế số lượng con dấu của doanh nghiệp, chỉ cần đăng ký với cơ quan có thẩm quyền.

Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

– Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định.

-Văn thư cơ quan có trách nhiệm

+ Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức.

+ Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản.

+ Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.

+ Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.

– Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.

Đóng dấu phải tuân thủ theo nguyên tắc sau:

– Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

– Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

– Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

– Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

– Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

– Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Đóng dấu treo là dùng con dấu đóng lên trang đầu và đóng trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Trên thực tế, một số cơ quan đóng dấu treo trên các văn bản nội bộ mang tính thông báo trong cơ quan hoặc trên góc trái của liên đỏ hoá đơn tài chính. Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính. Các dấu mang tính pháp lý cao thường  là dấu đỏ, dấu ướt,.. được đóng dấu đúng quy cách ở phần ký theo thẩm quyền.

Các hình thức đóng dấu hợp đông của công ty:

Có 3 hình thức đóng dấu như sau: Đóng dấu chữ ký, Đóng dấu treo, Đóng dấu giáp lai

Cách đóng dấu chữ ký đối với hợp đồng của công ty thì việc đóng dấu chỉ được phép thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền người thực hiện việc đống dấu của công ty thì tuyệt đối không đóng dấu khi chưa có chữ ký; Dấu đóng rõ ràng, đúng chiều và dùng màu mực đúng quy định (màu đỏ); Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

Cách thức đóng dấu treo lên hợp đồng của công ty thì người quản lý con dấu thực hiện việc đóng dấu lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, ví dụ như đóng dấu treo vào phụ lục văn bản.

Cách thức đóng dấu giáp lai thì người có thẩm quyền đóng dấu thực hiện việc đóng dấu giáp lai vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.

2. Khái niệm dấu giáp lai, dấu treo

Đóng dấu giáp lai theo như quy định của Nghị Định về công tác văn thư thì được biết đến là việc người có thẩm quyền sử dụng con dấu thực hiện quyền của mình để dùng con dấu đóng lên lề bên trái hoặc lề bên phải văn bản gồm 2 tờ trở lên để trên tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản. Việc đóng dấu giáp lai phải được thực hiện riêng theo quy định của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

Đóng dấu treo dưới góc độ pháp lý được hiểu là dùng con dấu cơ quan, tổ chức đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Thông thường, tên cơ quan tổ chức thường được viết bên phía trái, trên đầu của văn bản, phụ lục nên khi đóng dấu treo, người có thẩm quyền sẽ đóng dấu lên phía trái, dấu sẽ được đóng trùm lên tên cơ quan, tổ chức, tên phụ lục đó.

Cách đánh dấu giáp lai và đóng dấu treo

Việc đóng dấu giáp lại được hướng dẫn tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư thì có quy định:

Căn cứ quy định tại Điểm đ Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì:

Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Quy định này không hạn chế số lượng trang tối đa của văn bản cần đóng dấu giáp lai mà chỉ giới hạn số trang đóng đối với mỗi dấu. Nghĩa là đối với những văn bản có nhiều hơn 5 trang thì được đóng nhiều dấu giáp lai, trong đó mỗi dấu được đóng tối đa 5 trang.

Ví dụ cụ thể như sau:

– Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch theo Điều 20 khoản 3 điểm b thì:

“b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.”

–  Điều 49 Luật Công chứng 2014 quy định:

Điều 49. Việc ghi trang, tờ trong văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.

– Khoản 2, Mục II Thông tư liên tịch số 03/2008/TTLT-BLĐTBXH-BTC-NHNN  hướng dẫn thủ tục buộc trích tiền từ tài khoản tiền gửi của người sử dụng lao động để nộp tiền bảo hiểm xã hội chưa đóng, chậm đóng và tiền lãi phát sinh quy định:

“Quyết định áp dụng biện pháp buộc trích tiền truy nộp vào quỹ bảo hiểm xã hội được lập theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư này. Nếu quyết định có hơn 1 trang thì phải đóng dấu giáp lai giữa các trang.”

Cách đánh dấu treo

Theo như quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư quy định về việc đóng dấu treo như sau:

“Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo”.

Đóng dấu treo để khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính cũng như xác nhận nội dung để tránh việc giả mạo giấy tờ cũng như thay đổi giấy tờ.

Như vậy có thể thấy, việc đóng dấu cần phải thực hiện một cách nghiêm túc và tuân thủ theo các quy định của pháp luật. Đối với mỗi công ty, doanh nghiệp đều có một con dấu riêng và đã được đăng kí với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Khi công ty, doanh nghiệp sử dụng con dấu phải đảm bảo các quy định của pháp luật và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc sử dụng con dấu của công ty mình.