Chúng ta thường nghe nhắc đến rất nhiều về tiêu chuẩn iso 9001 nhưng lại chưa hiểu tiêu chuẩn này thực chất là gì, chúng ta có thể hiểu nôm na đó là hệ thống quản lý chất lượng, hiện nay chúng ta không thể phủ nhận dược vai trò và tiềm năng phát triển của Tiêu chuẩn ISO 9001.
Mục lục bài viết
1. Tiêu chuẩn ISO 9001 là gì?
Tiêu chuẩn ISO 9001 có thể hiểu đây là tiêu chuẩn hệ thống quản lí chất lượng của các sản phẩm dịch vụ theo tiêu chuẩn quốc tế. Theo đó thì các tiêu chuẩn giúp các doanh nghiệp có một hệ thống quản lí chất lượng hiệu quả và rõ ràng hơn trong các khâu, các phần hành cụ thể của doanh nghiệp. Từ đó sẽ mang lại hiệu quả kinh tế cao hơn cho các doanh nghiệp. Chứng chỉ hay chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001 mới nhất là Tiêu chuẩn ISO 9001 phiên bản 2015. Thay thế cho chứng chỉ ISO 9001:2008 cũ
2. Lợi ích và mục tiêu chính của tiêu chuẩn ISO 9001:
Rất nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay, đã nhận thức được tầm quan trọng. Cũng như những lợi ích to lớn khi nhận được chứng chỉ ISO 9001; về hệ thống quản lí chất lượng – Tiêu chuẩn ISO 9001. Những lợi ích đó bao gồm:
+ Tạo được niềm tin và thiện cảm cho khách hàng. Để khách hàng có thể tin vào chất lượng của sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.
Khi những sản phẩm dịch vụ này được tạo ra bởi hề thống quản lí chặt chẽ, khoa học và hợp lí. Từ đó sẽ nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp mình trên thị trường tương đối khốc liệt.
+ Cắt giảm được tối đa những chi phí vận hành không cần thiết khi xem xét; phân bổ lại nguồn lực cho những quá trình tạo ra sản phẩm, dịch vụ. Đồng thời thiết lập được mối tương tác, hỗ trợ giữa những quá trình đó. Để có thể mang đến hiệu quả tốt nhất, cao nhất.
+ Xây dựng niềm tin cho khách hàng, đối tác. Ngoài ra còn giúp cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp, nhân viên.
+ Đảm bảo sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp; đạt chuẩn theo yêu cầu của luật pháp cũng như những qui định về an toàn.
+ Giúp cải thiện và nâng cao hiệu quả quản lí; toàn bộ hoạt động trong doanh nghiệp từ tài chính, kho bãi, sản xuất,.…
– Kiểm soát rủi ro chặt chẽ hơn. Nhờ việc dự báo hoặc điều chỉnh lại mô hình hoạt động của doanh nghiệp.
– Giấy chứng chỉ ISO 9001 tương thích với các hệ thống quản lí khác như; ISO 50001 – Năng lượng và ISO 14001 – Môi trường.
3. Đối tượng của tiêu chuẩn ISO 9001:
Hiện nay như chúng ta đã biết thì đối với các doanh nghiệp hay loại hình lĩnh vực kinh doanh nào cũng đều có thể được đăng kí xin cấp chứng chỉ tiêu chuẩn hệ thống quản lí chất lượng ISO 9001. ISO 9001 đây được xem là một tiêu chuẩn không áp dụng bắt buộc đối với các tổ chức hay doanh nghiệp nào cả. Mọi doanh nghiệp mọi loại hình sản xuất, kinh doanh đều có thể áp dụng tiêu chuẩn iso 9001 này. Trên thực tế thì các nguyên tắc, yêu cầu của ISO 9001 chỉ đóng vai trò như những định hướng để doanh nghiệp có thể đạt được hiệu quả khi vận hành và kiểm soát QMS cụ thể đây là hệ thống quản lý chất lượng) của mình. Bên cạnh đó, ISO 9001 đóng vai trò như một giải pháp hoàn hảo dành cho những doanh nghiệp muốn cụ thể như sau:
+ Khả năng chứng minh sự phù hợp với các yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng quy định;
+ Giải quyết các vấn đề về rủi ro và cơ hội kết hợp với bối cảnh và mục tiêu của tổ chức;
+ Tạo điều kiện cơ hội nâng cao sự hài lòng của khách hàng lên tầm cao;
+ Khả năng để luôn cung cấp sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các yêu cầu về khách hàng.
4. Quy trình cấp gấy chứng nhận iso 9001:
Bước 1: Đưa ra quyết định thực hiện.
Như chúng ta thấy đối với mỗi một hệ thống quản lý chất lượng hiện tại của doanh nghiệp có đáp ứng được những yêu cầu về quản lý, có giám sát và kiểm tra hay không? Công ty có cần thiết phải thay đổi hệ thống quản lý chất lượng hiện tại theo đúng tiêu chuẩn ISO hay không, và nếu cần, thì các ban lãnh đạo nhất định phải có một số hiểu biết về ISO. Vì lí do đó nên khi quyết định xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng đúng theo đúng tiêu chuẩn ISO 9001, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ thông tin chi tiết về ISO thông qua những khóa đào tạo nhận thức về ISO.
Bước 2: Chọn người đại diện cho công ty.
Sau khi đã đưa ra quyết định thì tất nhiên sẽ phải thực hiện theo quy định về người đại diện của công ty, theo đó hệ thống quản lý chất lượng đạt tiêu chuẩn ISO yêu cầu phải có người chịu trách nhiệm chính. Vậy nên đối với công ty cần cử ra một người đại diện làm lãnh đạo chất lượng. Người lãnh đạo này phải là một người am hiểu về tiêu chuẩn ISO 9001 để có thể áp dụng hiệu quả vào hệ thống hiện có của công ty nào đó, Người đại điện cho công ty đóng vai trò là người thực hiện những cuộc đánh giá nội bộ ISO 9001 định kỳ hàng tháng.
Bước 3: Xây dựng kế hoạch thực hiện.
Ở bước này khi đã tiến hành xem xét những điều khoản và xem xét về những yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, tổ chức, doanh nghiệp cần xem xét và kiểm tra xem mình có thể đáp ứng được những yêu cầu nào và theo đó còn thiếu những yêu cầu nào và có thể thay đổi để đáp ứng được yêu cầu đó hay không. cụ thể đáp ứng được thì cần phải làm công việc gì và với khối lượng công việc đó ra sao và ai sẽ là người phụ trách vấn đề này.
Bước 4:
Theo như bước 3 đã hoàn thành về xây dựng được kế hoạch để thực hiện việc áp dụng vào hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO, tiếp theo đó những thành viên trong tổ chức cần phải biết đến kế hoạch này. Sẽ có rất nhiều ý kiến trái chiều trong việc thay đổi theo hệ thống quản lý chất lượng quy chuẩn ISO 9001. Bạn cần phải giải thích rõ ràng để mọi người biết kế hoạch và thực hiện, hỗ trợ.
Bước 5: Viết tài liệu ISO 9001 cho tổ chức.
Tiêu chuẩn ISO 9001 đòi hỏi phải có một hệ thống quản lý chất lượng với những tài liệu bắt buộc. Việc viết những tài liệu này sẽ làm tốn rất nhiều thời gian và công sức. Sẽ có những mẫu sẵn bạn có thể tham khảo và dựa vào đó để viết theo sao cho phù hợp và đúng với điều kiện thực tế của tổ chức, doanh nghiệp. Mỗi hạng mục, lại có nhiều mẫu để bạn tham khảo. Việc lựa chọn các mẫu này sao cho phù hợp cũng rất quan trọng. Vì nó phải đáp ứng được việc xây dựng và áp dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001.
Bước 6: Áp dụng vào thực tế.
Tài liệu đã được viết tại bước 5 phải được thông báo đến các phòng, các ban có liên quan để triển khai thực hiện. Trong quá trình này, các quy trình làm việc mới có thể phát sinh ra một số vấn đề. Những vấn đề này phải được ghi chép lại thành một hướng dẫn thực hiện chi tiết công việc. Việc này phải được chính những nhân viên trực tiếp làm công việc đó viết ra.
Bước 7: Đánh giá nội bộ.
Như bước 2 chúng ta thấy các tổ chức, doanh nghiệp đã cử người làm đại diện, có hiểu biết nhất định về ISO. Sau tất cả các bước thực hiện, ISO 9001 yêu cầu tổ chức phải đánh giá nội bộ định kỳ hàng tháng để biết được chất lượng công việc sau khi áp dụng HTQLCL ISO 9001. Đây là việc làm cần thiết và quan trọng trước khi được đánh giá chứng nhận ISO 9001.
Bước 8: Đăng ký ISO 9001.
ISO sẽ ủy quyền cho một tổ chức có đủ năng lực để đánh giá quản lý chất lượng của tổ chức bạn đang làm. Nếu đủ các điều kiện, điều khoản mà ISO đưa ra trong từng hạng mục, tổ chức của bạn sẽ được cấp giấy chứng nhận ISO. Trường hợp mà chưa đủ điều kiện, Doanh nghiệp cần phải tiếp tục phải thay đổi lại cho phù hợp. Chính vì vậy, bạn phải lựa chọn được tổ chức kiểm định và chứng nhận phù hợp với tổ chức của bạn để việc đăng ký ISO không mất nhiều thời gian.
Bước 9: Nhận chứng chỉ ISO.
Để nhận được giấy chứng nhận, doanh nghiệp của bạn phải được tổ chức chứng nhận ISO ủy quyền đánh giá chất lượng. Họ thấy đã đạt các tiêu chí sẽ cấp giấy chứng nhận cho doanh nghiệp. Nghĩa là, doanh nghiệp của bạn phải vượt qua được kỳ đánh giá. Một vấn đề khó trong bước này là nhân viên trong tổ chức của bạn có thể sẽ không quen với việc đánh giá của người bên ngoài tổ chức. Vì vậy, bạn cần phổ biến đến nhân viên, hướng dẫn họ cách thức tương tác, phối hợp với chuyên gia đánh giá để cuộc đánh giá diễn ra hoàn hảo.
Bước 10: Duy trì sau khi được cấp chứng chỉ ISO 9001.
Việc nhận được chứng chỉ chưa phải là bước cuối cùng, việc duy trì chứng chỉ này sẽ giúp doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích. Từ việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng đạt tiêu chuẩn sẽ nâng cao hiệu quả làm việc của doanh nghiệp. Đây còn là một trong những yếu tố để đối tác của doanh nghiệp cân nhắc và lựa chọn để hợp tác. Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp cần cải tiến liên tục các quy trình và hệ thống của mình cho phù hợp với tình hình thực tiễn, làm cơ sở để tiếp tục duy trì ISO.
