Thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh bị rách, nhàu nát thế nào?

1. Một số nguyên nhân khiến giấy giai sinh bị rách và nhàu nát:

Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch được cấp đầu tiên, ghi nhận sự ra đời, tồn tại của cá nhân, xác định các thông tin nhân thân cơ bản, quan trọng của cá nhân, trong đó có thông tin về quốc tịch, là cơ sở để xác lập các quyền, nghĩa vụ khác của công dân. Do ý nghĩa quan trọng của thông tin khai sinh, nên pháp luật hộ tịch hiện nay xác nhận rằng: nội dung đăng ký khai sinh là thông tin hộ tịch cơ bản của cá nhân, được ghi vào sổ hộ tịch, giấy khai sinh, cập nhật vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Hồ sơ, giấy tờ của cá nhân liên quan đến thông tin khai sinh phải phù hợp với nội dung đăng ký khai sinh của người đó. Vì thế có thể hiểu rằng: giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân; mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với giấy khai sinh của người đó. Trường hợp nội dung trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác với nội dung trong giấy khai sinh của người đó thì thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý hồ sơ hoặc cấp giấy tờ có trách nhiệm điều chỉnh hồ sơ, giấy tờ theo đúng nội dung trong giấy khai sinh.

Mặc dù có vai trò rất quan trọng như vậy, tuy nhiên trong quá trình bảo quản giấy khai sinh, xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau (có thể là cả chủ quan và khách quan), sẽ dẫn đến hiện tượng giấy khai sinh bị rách và nhàu nát, gây ảnh hưởng không nhỏ đến quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, gây khó khăn trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính. Một số nguyên nhân dẫn đến việc giấy khai sinh bị rách có thể kể đến như sau:

– Giấy khi sinh bị thủng lỗ, rách mất một phần, bị cháy hoặc biến dạng do tiếp xúc với nguồn nhiệt cao, giấy in không đảm bảo khiến cho giấy khai sinh bị biến đổi do tác động của hóa chất (như chất ăn mòn, chất tẩy rửa, hoặc chất axit …);

– Giấy khai sinh bị viết, vẽ hoặc tẩy xóa, giấy khi sinh bị mục nát trong quá trình bảo quản hoặc biến dạng bởi các lý do khác nhưng không do hành vi hủy hoại trực tiếp của con người …;

– Giấy khai sinh bị nhàu nát do quá trình tranh chấp giữa các chủ thể với nhau, có xuất hiện hiện tượng tác động vật lí … và nhiều nguyên nhân khác khiến cho giấy khai sinh không còn giữ được hình dạng ban đầu. 

2. Trình tự và thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh bị rách, nhàu nát:

2.1. Giấy khai sinh bị rách, nhàu nát có cấp lại được không? 

Theo quy định tại văn bản hợp nhất 1844/VBHN-BTP năm 2023 hợp nhất Thông tư hướng dẫn Luật Hộ tịch và Nghị định 123/2015/NĐ-CP, quy định cụ thể về việc cấp lại giấy khai sinh cụ thể như sau: Nếu bị không còn giấy khai sinh bản chính nhưng không đủ điều kiện được làm lại giấy khai sinh thì người dân có thể đến Ủy ban nhân dân cấp xã nơi từng cấp khai sinh trước đây để xin cấp bản sao khai sinh. Theo đó, Điều 64 của Luật Hộ tịch nhấn mạnh rằng, có thể yêu cầu cấp bản sao hộ tịch trực tiếp hoặc thông qua người đại diện gửi tờ khai theo mẫu quy định cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch. Trường hợp các chủ thể là cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch của cá nhân thì gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

Như vậy có thể thấy, công dân Việt Nam vì nhiều lý do khác nhau có thể làm rách giấy khai sinh theo phân tích nêu trên, thì hoàn toàn có thể yêu cầu cấp lại bản sao giấy khai sinh Hay nói cách khác trong trường hợp giấy khai sinh bị rách hoặc bị nhàu nát, nếu đáp ứng được đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật thì có thể làm thủ tục xin cấp lại bản sao giấy khai sinh theo trình tự và thủ tục nhất định. Đồng thời cũng cần phải lưu ý rằng khi mất giấy khai sinh bản gốc hoặc giấy khai sinh bản gốc bị rách nát hoặc tẩy xóa mà không thể sử dụng được, khiến cho giấy khai sinh đó bị biến dạng so với hình dạng ban đầu, thì các chủ thể có nhu cầu cấp lại bản sao giấy khai sinh sẽ phải chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ nộp lên cơ quan nhà nước có thẩm quyền đó là Uỷ ban nhân dân cấp xã phường nơi tiến hành đăng ký giấy khai sinh trước đây hoặc gửi lên nơi  đang đăng ký thường trú để xin cấp lại bản sao giấy khai sinh theo quy định của pháp luật.

2.2. Thủ tục xin cấp lại trích lục giấy khai sinh bị rách, nhàu nát: 

Nhìn chung thì trình tự và thủ tục xin cấp lại bản sao giấy khai sinh trong trường hợp giấy khai sinh bị rách hoặc nhàu nát sẽ trải qua các bước cơ bản sau đây:

Bước 1: Người có yêu cầu xin cấp lại bản sao giấy khai sinh sẽ phải chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ để gửi đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Nhìn chung thì một bộ hồ sơ sẽ bao gồm những giấy tờ cơ bản sau đây:

– Tờ khai xin cấp lại bản sao giấy khai sinh theo mẫu do pháp luật quy định;

– Giấy tờ tùy thân của người có yêu cầu ví dụ như căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn thời hạn …;

– Giấy tờ ủy quyền trong trường hợp ủy quyền lại cho người khác thực hiện thủ tục xin cấp lại bản sao giấy khai sinh;

Bước 2: Sau khi chuẩn bị được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ nêu trên thì chủ thể có nhu cầu sẽ nộp đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền, đó là cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch theo quy định của pháp luật về hộ tịch.

Bước 3: Cơ quan nhà nước có thẩm quyền sau khi nhận hồ sơ sẽ tiến hành xem xét và kiểm tra cũng như đối chiếu thông tin trong tờ khai và tính hợp lệ của các loại giấy tờ do người có nhu cầu xuất trình và nộp tại cơ quan nhà nước. Nếu thấy hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì sẽ viết giấy tiếp nhận và phiếu trả kết quả cho người nộp. Còn nếu xét thấy hồ sơ chưa đầy đủ và hợp lệ thì cần phải hướng dẫn các chủ thể có nhu cầu hoàn thiện hồ sơ sao cho đầy đủ phù hợp với quy định của pháp luật.

Bước 4: Các chủ thể thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình sẽ tiến hành cập nhật lại cơ sở dữ liệu hộ tịch, cấp lại bản sao hộ tịch, báo cáo lên cơ quan có thẩm quyền đó là thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch để Thủ trưởng ký vào văn bản cấp bản sao giấy khai sinh cho người có yêu cầu. Sau đó theo giấy hẹn thì người có yêu cầu sẽ đến để nhận kết quả. 

3. Một số lưu ý trong quá trình xin cấp lại giấy khai sinh: 

Thứ nhất, cần phải xem xét điều kiện để xin cấp lại bản sao giấy khai sinh trong trường hợp giấy khai sinh bị rách hoặc nhàu nát. Đồng thời cần phải lưu ý rằng thời gian giải quyết cấp lại bản sao giấy khai sinh sẽ được thực hiện theo quy định của pháp luật. Nếu hồ sơ đầy đủ thì sẽ không cần phải xác minh và thời gian giải quyết để cấp lại bản sao giấy khai sinh trong vòng 05 ngày làm việc được tính kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Còn nếu như trong trường hợp hồ sơ không đầy đủ và cần tiến hành xác minh thì thời gian giải quyết kéo dài hơn nhưng tối đa không quá 25 ngày làm việc được tính kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ hợp lệ. nếu như các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện không đúng thời hạn này thì các chủ thể có yêu cầu có thể tiến hành các hoạt động khiếu nại để bảo vệ quyền và lễ hợp pháp của mình.

Thứ hai, khi tiến hành thủ tục cấp lại bản sao giấy khai sinh xuất phát từ lý do giấy khai sinh bị rách thì sẽ phải thực hiện các nghĩa vụ về tài chính đối với nhà nước. Hiện nay thì mức thu lệ phí trong quá trình đăng ký lại giấy khai sinh sẽ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đó là Hội đồng nhân dân cấp tỉnh thành phố quy định. Vì thế cho nên lệ phí này sẽ khác nhau tại các địa phương. Đối với những gia đình có công với cách mạng hoặc người thuộc hộ nghèo hoặc người khuyết tật thì sẽ được miễn.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Văn bản hợp nhất 1844/VBHN-BTP 2023 hợp nhất Thông tư hướng dẫn Luật Hộ tịch và Nghị định 123/2015/NĐ-CP.