Thủ tục trả con dấu, hủy con dấu khi tiến hành giải thể doanh nghiệp?

Thủ tục, quy trình giải thể doanh nghiệp rất phức tạp và nhiều hồ sơ. Trong đó phải kể đến thủ tục trả con dấu doanh nghiệp tại Cơ quan công an có thẩm quyền cấp con dấu trước đây cho doanh nghiệp. Dưới đây là những quy định của pháp luật về thủ tục trả con dấu, hủy con dấu khi giải thể doanh nghiệp:

Tổng đài Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến 24/7: 1900.6568

1. Giải thể doanh nghiệp trong trường hợp nào?

Các trường hợp doanh nghiệp giải thể được quy định tại Điều 207 Luật doanh nghiệp năm 2020, cụ thể bao gồm:

– Doanh nghiệp đã kết thúc thời hạn hoạt động được ghi trong Điều lệ công ty nếu như công ty không có quyết định gia hạn thời gian hoạt động

– Do ý chí muốn giải thể doanh nghiệp của tổ chức: căn cứ dựa theo nghị quyết, quyết định của chủ doanh nghiệp đối với doanh nghiệp tư nhân; trường hợp là công ty hợp danh dựa trên sự đồng ý của Hội đồng thành viên; với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên dựa vào sự đồng ý của chủ sở hữu công ty; với công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên dựa vào sự đồng ý của Hội đồng thành viên; với công ty cổ phần dựa vào sự đồng ý của Đại hội đồng cổ đông

– Công ty không làm thủ tục chuyển đổi loại hình doanh nghiệp khi không còn đủ số lượng thành viên tối thiểu theo quy định của Luật doanh nghiệp phụ thuộc tùy từng loại hình doanh nghiệp trong thời hạn 06 tháng liên tục

– Doanh nghiệp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (trừ trường hợp trong Luật Quản lý thuế có quy định khác).

Lưu ý: 

– Doanh nghiệp chỉ có thể được tiến hành thủ tục giải thể khi bảo đảm thanh toán được hết tất cả các khoản nợ, nghĩa vụ tài sản khác; thêm điều kiện doanh nghiệp không đang trong quá trình giải quyết tranh chấp tại Tóa án hoặc Trọng tài.

– Trong trường hợp doanh nghiệp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và người quản lý có liên quan phải cùng liên đới chịu trách nhiệm về các khoản nợ của doanh nghiệp.

2. Quy định về con dấu và vai trò của con dấu trong doanh nghiệp: 

Con dấu của doanh nghiệp là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước. Con dấu theo quy định của pháp luật bao gồm: Con dấu có hình Quốc huy, con dấu có hình biểu tượng, con dấu không có hình biểu tượng, được sử dụng dưới dạng dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi.

Khi doanh nghiệp quản lý và sử dụng con dấu phải tuân thủ theo đúng Hiến pháp và pháp luật; bảo đảm việc sử dụng, quản lý con dấu một cách công khai, minh bạch, tạo điều kiện cho cơ quan, tổ chức, cá nhân khi thực hiện thủ tục về con dấu; đảm bảo đúng theo quy định của pháp luật.

Con dấu đóng một vai trò rất quan trọng trong hoạt động doanh nghiệp. Cụ thể có thể kể đến một số vai trò sau:

– Doanh nghiệp có toàn quyền quyết định về việc quản lý cũng như sử dụng con dấu của mình theo đúng nội dung ghi nhận tại Điều lệ công ty. Luật doanh nghiệp năm 2022 đã có sự mở rộng quyền của doanh nghiệp trong việc quản lý và sử dụng con dấu.

– Con dấu có thể hiểu có vai trò đại diện về mặt pháp lý của doanh nghiệp. Thực tế hiện nay, ngoài con dấu chung của công ty, các doanh nghiệp làm thêm cả các con dấu chức danh cho từng người có chức vụ lãnh đạo trong công ty. Và việc khắc con dấu tạo điều kiện thuận lợi, nhanh chóng cho doanh nghiệp trong việc đóng dấu các văn bản, thủ tục. Như vậy rất tiết kiệm được thời gian cho mỗi người và đạt được hiệu quả cao.

– Hiện nay, Luật doanh nghiệp năm 2020 cũng quy định điểm mới ghi nhận con dấu doanh nghiệp có thể tồn tại dưới hình thức chữ ký số theo quy định về giao dịch điện tử. Nhiều doanh nghiệp đã tiến hành sử dụng chữ ký số như là con dấu của doanh nghiệp thực hiện nhiều thủ tục, đặc biệt là thủ tục liên quan đến thuế trực tuyến, hay các thủ tục với cơ quan bảo hiểm xã hội, hoặc giao dịch với ngân hàng trực tuyến,… Do vậy, đảm bảo và rút ngắn quy trình thủ tục đơn giản hơn rất là nhiều.

3. Thủ tục trả con dấu khi giải thể doanh nghiệp?

Hiện nay thủ tục tiến hành trả con dấu cho cơ quan công an chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp thuộc trường hợp quy định đúng theo pháp luật và doanh nghiệp được thành lập vào thời điểm trước ngày 1/7/2015 và được cơ quan công an cấp con dấu. Còn đối với những doanh nghiệp thành lập sau sẽ không phải tiến hành thủ tục này vì Luật doanh nghiệp năm 2020 ra đời đã sửa đổi, bổ sung giao quyền chủ động và tự chịu trác nhiệm trong việc làm con dấu cho chính doanh nghiệp thay vì phải đăng ký mẫu dấu với Cơ quan Công an.

Căn cứ tại Khoản 8 Điều 70 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP quy định thủ tục đăng ký giải thể doanh nghiệp trong đó có thủ tục tiến hành trả con dấu. Cụ thể như sau:

Đối với doanh nghiệp sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp, doanh nghiệp có trách nhiệm trả con dấu, Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu cho cơ quan công an theo quy định khi làm thủ tục giải thể.

Bên cạnh đó tại Khoản 1 Điều 18 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP quy định về việc giao nộp, hủy con dấu trong trường hợp: Có quyết định chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động, kết thúc nhiệm vụ của cơ quan có thẩm quyền.

Bước 1: Hồ sơ đề nghị trả con dấu:

– Công văn trả dấu

– Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu (bản chính)

– Con dấu

– Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao có chứng thực)

– Giấy ủy quyền, Giấy giới thiệu (nếu trong trường hợp Đại diện theo pháp luật của Công ty không trục tiếp tiến hành trả con dấu)

Bước 2: Nộp hồ sơ:

Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền: Cơ quan công an trước đây cấp mẫu dấu.

hông thường, việc trả dấu sẽ được thực hiện tại cơ quan cấp mẫu dấu là Phòng cảnh sát Quản lý hành chính và Trật tự xã hội

Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ và giải quyết:

– Cơ quan công an sẽ tiếp nhận hồ sơ, khi đầy đủ và hợp lệ sẽ tiếp nhận và cấp giấy hẹn cho người trả dấu

– Trong thời hạn 05 ngày làm việc sau khi nộp hồ sơ trả dấu, cơ quan công an có thẩm quyền sẽ ra biên bản thu hồi lại con dấu.

– Khi tới lấy kết quả, doanh nghiệp mang theo dấu cũ để thực hiện hủy dấu và nhận kết quả là biên bản xác nhận đã hoàn thành thủ tục trả con dấu

4. Nếu doanh nghiệp không trả lại con dấu khi giải thể thì bị xử phạt bao nhiêu?

Hiện nay, theo quy định tại Khoản 5 Điều 6 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP có quy định về hành vi bị cấm, trong đó có hành vi không giao nộp con dấu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan đăng ký mẫu con dấu. Do vậy, việc doanh nghiệp giải thể không giao nộp con dấu là hành vi vi phạm pháp luật.

Chế tài xử lý với hành vi trên được quy định tại điểm h Khoản 3 Điều 13 Nghị định 144/2021/NĐ-CP. Cụ thể, mức xử phạt đối với hành vi không nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền có hiệu lực về việc chia tách, sáp nhập, hợp nhất hoặc bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, Giấy phép hoạt động hoặc bị tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động hoặc thông báo của cơ quan có thẩm quyền về việc giao nộp con dấu theo quy định của pháp luật có thể bị phạt tiền từ 3 triệu  đồng đến 5 triệu đồng.

Bên cạnh bị phạt tiền còn áp dụng các hình phạt bổ sung tiến hành tịch thu tang vật, phương tiện vi phạm hành chính đối với hành vi vi phạm (cụ thể là con dấu) và áp dụng buộc phải khắc phục hậu quả là nộp lại con dấu; Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đối với hành vi vi phạm.

Lưu ý:

Doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến những hành vi pháp luật nghiêm cấm trong việc quản lý, sử dụng con dấu như sau:

– Hành vi làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả

– Mua bán con dấu, tiêu hủy trái phép con dấu

– Sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng

– Cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung mẫu con dấu đã đăng ký

– Mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, thế chấp con dấu; sử dụng con dấu của Cơ quan, tổ chức khác để hoạt động

– Sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu con dấu

– Chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt con dấu

– Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu

– Đóng dấu lên chữ ký của người không có thẩm quyền

– Lợi dụng nhiệm vụ được giao trong quá trình giải quyết thủ tục về con dấu để sách nhiễu, gây phiền hà, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân

– Không chấp hành việc kiểm tra con dấu, không xuất trình con dấu khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan đăng ký mẫu con dấu.