Thủ tục thay đổi chức danh giám đốc thành tổng giám đốc

1. Thủ tục thay đổi chức danh giám đốc thành tổng giám đốc:

Chức danh giám đốc, tổng giám đốc là một trong những vị trí có vai trò đặc biệt quan trọng, hỗ trợ trong việc tổ chức và sắp xếp bộ máy của doanh nghiệp. Cá nhân đang giữ chức danh giám đốc hoàn toàn có thể được thay đổi thành tổng giám đốc tùy thuộc vào nhu cầu, quy mô doanh nghiệp. Hiện nay, việc thay đổi chức danh này có thể được diễn ra trong hai trường hợp khác nhau và sẽ có thủ tục thay đổi khác biệt, cụ thể:

1.1. Trường hợp Giám đốc, Tổng giám đốc công ty TNHH đều là người đại diện theo pháp luật của công ty

Kể từ khi Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực áp dụng trên thực tế thì khi thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cá nhân có trách nhiệm đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền. Vấn đề này được quy định taị khoản 1 Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, cụ thể thủ tục đăng ký như sau:

– Theo đó, căn cứ khoản 3 Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020, thông tin của người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH là một trong những nội dung có trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Do đó, khi thay đổi Giám đốc, Tổng giám đốc công ty TNHH một thành viên cần tiến hành thủ tục đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (theo quy định tại Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP) như sau:

1.1.1. Bộ hồ sơ:

– Cần có mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (được thực hiện theo mẫu Phụ lục II-2 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);

– Bổ sung thêm được quyết định của chủ sở hữu về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật;

– Đồng thời cũng không thể thiếu bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện theo pháp luật mới và người được ủy quyền thực hiện thủ tục (nếu có), như: Đối với công dân Việt Nam thì sẽ sử dụng thẻ căn cước công dân hoặc hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực; Đối với người nước ngoài thì cần có hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực;

– Nếu thực hiện thủ tục này thông qua người được ủy quyền thì cần có thêm văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả nếu không phải là người đại diện theo pháp luật. Văn bản này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực;

Cần lưu ý về thẩm quyền ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật là:

– Chỉ các cá nhân đang là Chủ tịch Hội đồng thành viên: trong trường hợp công ty do tổ chức làm chủ sở hữu chọn mô hình quản lý có Hội đồng thành viên mới được ký thông báo thay đổi chức danh này;

– Chủ tịch công ty cũng có thẩm quyền trong trường hợp công ty do cá nhân làm chủ hoặc công ty do tổ chức làm chủ nhưng chọn mô hình quản lý không có Hội đồng thành viên.

1.1.2. Thời hạn, thủ tục nộp hồ sơ:

Khi nằm trong trường hợp phải tiến hành đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì Công ty chịu trách nhiệm thực hiện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi người đại diện theo pháp luật;

Nơi tiếp nhận giải quyết hồ sơ là Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính. Thời hạn để giải quyết vấn đề này trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ;

Khi tiếp nhận hồ sơ mà nhận thấy giấy tờ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh có trách nhiệm thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho công ty trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.

Lưu ý:

– Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. 

– Theo Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định hành vi vi phạm về thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính với các mức phạt như cảnh cáo và xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt tiền cao nhất lên tới 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi không đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

1.2. Trường hợp Giám đốc, Tổng giám đốc công ty TNHH không đồng thời là người đại diện theo pháp luật:

Đối với trường hợp này thì việc thay đổi Giám đốc, Tổng giám đốc không cần phải tiến hành thủ tục đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp như trường hợp đã nêu trên mà chỉ cần có Quyết định của chủ sở hữu về việc thay đổi Giám đốc, Tổng giám đốc công ty.

2. Khi thay đổi chức danh thì người được thay đổi có phải chịu trách nhiệm đối với vi phạm do người cũ gây ra?

Căn cứ Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp như sau:

+ Thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp;

+ Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;

+ Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về doanh nghiệp mà mình, người có liên quan của mình làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp theo quy định của Luật này.

– Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm trách nhiệm quy định tại khoản 1 Điều này;

Như vậy, Giám đốc hay tổng Giám đốc có thể là một trong những chức danh được lựa chọn làm người đại diện theo pháp luật,  thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật. Trách nhiệm của các cá nhân đảm nhiệm chức danh này sẽ thực hiện giữa mối quan hệ của công ty với bên thứ 3 khác. Cá nhân này chỉ chịu trách nhiệm cá nhân của mình khi vi phạm nghĩa vụ như trên đề cập. Nên, người được thay đổi chức danh sẽ không có trách nhiệm đối với những hành vi do người đại diện theo pháp luật trước thực hiện. Tính từ thời điểm được thay đổi chức danh thì  cá nhân này chỉ chịu trách nhiệm từ thời điểm họ đảm nhận vị trí đó và vi phạm nghĩa vụ mà họ phải thực hiện.

3. Một số lưu ý khi thay đổi người đại diện pháp theo pháp luật của doanh nghiệp:

Việc thay đổi chức danh thì sẽ kéo theo nhiều vấn đề cũng phải thay đổi để đảm bảo sự nhất quán trong hoạt động quản lý, tiếp nhận công việc được chuyển giao. Doanh nghiệp cần lưu ý những hoạt động sau:

– Cần thay đổi về việc đăng ký thông tin chủ tài khoản tại ngân hàng; Để có thể không bị gián đoạn trong việc hợp tác kinh doanh thì cần thông báo với bạn hàng, đối tác, cơ quan bảo hiểm, các cơ quan liên quan khác;

– Đối với công ty có giấy phép sau khi thành lập công ty như giấy phép kinh doanh lữ hành, giấy phép kinh doanh dịch vụ vận tải, giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự phải thực hiện thủ tục thay đổi các giấy phép này vì trên giấy phép có thông tin về người đại diện theo pháp luật cũ (đó khi thực hiện thay đổi người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện thủ tục liên quan nếu doanh nghiệp còn có các giấy phép con);

– Trường hợp việc thay đổi chức danh có mối quan hệ mật thiết với việc chuyển nhượng vốn cho người đại diện theo pháp luật mới thì cần có sự điều chỉnh sao cho tuân thủ đúng kê khai thuế thu nhập cá nhân của người chuyển nhượng, nộp thuế thu nhập (nếu phát sinh thu nhập chịu thuế);

– Để công khai thông tin thay đổi chức danh là người đại diện theo pháp luật thì hoàn tất việc đăng bố cáo tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Văn bản pháp luật được sử dụng:

Luật Doanh nghiệp 2020

THAM KHẢO THÊM:

• Thay đổi chức danh nghề nghiệp
• Quy định chức danh Giám đốc, Tổng giám đốc công ty TNHH
• Mẫu quyết định bổ nhiệm giám đốc, tổng giám đốc công ty