Thành lập công ty: Hồ sơ, giấy tờ cần thiết, quy trình thủ tục thực hiện

Dưới đây là bài phân tích mới nhất của Luật Dương Gia về hồ sơ, giấy tờ cần thiết và quy trình thủ tục thành lập công ty theo quy định mới nhất năm 2021. Nếu còn bất cứ thắc mắc nào liên quan đến trường hợp này hoặc các vấn đề pháp luật doanh nghiệp khác, vui lòng liên hệ: 1900.6568 để được tư vấn – hỗ trợ!

Kinh doanh là hình thức hoạt động buôn bán, môi giới, thương mại… Nhưng dù dưới bất cứ hình thức nào cũng đòi hỏi sự an toàn, tính độc quyền, tính pháp luật và những quyền lợi trong kinh doanh. Vì thế, tất cả đều cần phải đăng ký kinh doanh, có thể nói giấy phép đăng ký kinh doanh là một “giấy thông hành” của các nhà doanh nghiệp. Dù kinh doanh lớn, nhỏ hay hoạt động dưới mọi hình thức nào thì cũng cần có đăng ký kinh doanh, đó cũng là một phần nằm trong quy định của pháp luật.

Nhận thấy tầm vô cùng quan trọng của việc thành lập doanh nghiệp, sau đây đội ngũ Luật sư, Luật gia công ty Luật Dương Gia sẽ hướng dẫn quý khách hàng, những người đã, đang và sẽ thành lập doanh nghiệp: hồ sơ, giấy tờ cần thiết, quy trình thủ tục thực hiện..

Thứ nhất, cá nhân, tổ chức đăng ký doanh nghiệp thì cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm các giấy tờ, văn bản sau đây:

– Đối với doanh nghiệp tư nhân:

1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

2. Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ doanh nghiệp tư nhân.

– Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty cổ phần và công ty hợp danh:

1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

2. Điều lệ công ty. Dự thảo điều lệ công ty phải có đầy đủ chữ ký của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; của người đại diện theo pháp luật, của các thành viên hoặc người đại diện theo uỷ quyền đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; của người đại diện theo pháp luật, của các cổ đông sáng lập hoặc người đại diện theo uỷ quyền của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần. Các thành viên, cổ đông sáng lập phải cùng nhau chịu trách nhiệm về sự phù hợp pháp luật của điều lệ công ty.

3. Danh sách thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh; danh sách cổ đông sáng lập công ty cổ phần lập theo mẫu do Bộ Kế hoạch và Đầu tư quy định. Kèm theo danh sách thành viên hoặc danh sách cổ đông sáng lập phải có:

+ Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Khoản 5 Điều 20, Khoản 4 Điều 21, Khoản 4 Điều 22 Luật Doanh nghiệp năm 2020 đối với trường hợp thành viên sáng lập hoặc cổ đông sáng lập là cá nhân.

+ Bản sao hợp lệ Quyết định thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khác, bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Khoản 5 Điều 20, Khoản 4 Điều 21, Khoản 4 Điều 22 Luật Doanh nghiệp năm 2020 của người đại diện theo uỷ quyền và quyết định uỷ quyền tương ứng đối với trường hợp thành viên sáng lập hoặc cổ đông sáng lập là pháp nhân.

4. Văn bản xác nhận vốn pháp định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đối với công ty kinh doanh ngành, nghề mà theo quy định của pháp luật phải có vốn pháp định.

5. Bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh, của một hoặc một số cá nhân đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần nếu công ty kinh doanh ngành, nghề mà theo quy định của pháp luật phải có chứng chỉ hành nghề.

– Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên:

1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

2. Điều lệ công ty có đầy đủ chữ ký của chủ sở hữu công ty, người đại diện theo pháp luật đối với trường hợp chủ sở hữu là cá nhân; người đại diện theo ủy quyền, người đại diện theo pháp luật đối với chủ sở hữu công ty là tổ chức. Chủ sở hữu công ty phải chịu trách nhiệm về sự phù hợp pháp luật của điều lệ công ty.

3. Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Khoản 4 Điều 21 Luật doanh nghiệp năm 2020 của chủ sở hữu công ty đối với trường hợp chủ sở hữu công ty là cá nhân hoặc Quyết định thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khác, Điều lệ hoặc tài liệu tương đương khác của chủ sở hữu công ty đối với trường hợp chủ sở hữu công ty là tổ chức (trừ trường hợp chủ sở hữu công ty là Nhà nước).

4. Danh sách người đại diện theo uỷ quyền đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên được tổ chức quản lý theo quy định tại Điều 79 của Luật Doanh nghiệp năm 2020 lập theo mẫu do Bộ Kế hoạch và Đầu tư quy định. Kèm theo danh sách này phải có bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Khoản 1 Điều 53 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp của từng đại diện theo uỷ quyền.

Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Điều 11. Các giấy tờ chứng thực cá nhân trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp của Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp của người đại diện theo uỷ quyền đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên được tổ chức quản lý theo quy định tại Điều 79 của Luật Doanh nghiệp năm 2020.

5. Văn bản uỷ quyền của chủ sở hữu cho người được uỷ quyền đối với trường hợp chủ sở hữu công ty là tổ chức.

6. Văn bản xác nhận vốn pháp định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đối với công ty kinh doanh ngành, nghề mà theo quy định của pháp luật phải có vốn pháp định.

7. Bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề của một hoặc một số cá nhân theo quy định đối với công ty kinh doanh các ngành, nghề mà theo quy định của pháp luật phải có chứng chỉ hành nghề.

– Đối với các công ty được thành lập trên cơ sở chia, tách, hợp nhất và đối với công ty nhận sáp nhập:

1. Trường hợp chia công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần thành một số công ty cùng loại, ngoài giấy tờ quy định tại Điều 21, Điều 22 của Luật doanh nghiệp năm 2020, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có quyết định chia công ty theo quy định tại Điều 198 của Luật Doanh nghiệp năm 2020, biên bản họp Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, biên bản họp Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chia công ty và Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khác của công ty.

2. Trường hợp tách công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần để thành lập một hoặc một số công ty mới cùng loại, ngoài giấy tờ quy định tại Điều 21, Điều 22 của Luật doanh nghiệp năm 2020, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp của công ty được tách phải có quyết định tách công ty theo quy định tại Điều 199 của Luật Doanh nghiệp năm 2020, biên bản họp Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, biên bản họp Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc tách công ty và bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khác của công ty.

3. Trường hợp hợp nhất một số công ty cùng loại thành một công ty mới, ngoài giấy tờ quy định tại Điều 21, Điều 22 của Luật doanh nghiệp năm 2020, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có hợp đồng hợp nhất công ty theo quy định tại Điều 194 của Luật Doanh nghiệp năm 2014, biên bản họp và quyết định của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, biên bản họp và quyết định của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc hợp nhất và Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khác của các công ty bị hợp nhất.

4. Trường hợp sáp nhập một hoặc một số công ty vào một công ty khác cùng loại, ngoài giấy tờ quy định tại Điều 20, 21, và 22 của Luật doanh nghiệp năm 2020, trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp của công ty nhận sáp nhập phải có thêm hợp đồng sáp nhập theo quy định tại Khoản 2 Điều 201 của Luật Doanh nghiệp năm 2020, biên bản họp và quyết định của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, biên bản họp Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc sáp nhập và Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty nhận sáp nhập và các công ty bị sáp nhập.

Việc đăng bố cáo thành lập doanh nghiệp mới thực hiện đồng thời với việc bố cáo chấm dứt hoạt động doanh nghiệp cũ cũng như việc giải quyết các quyền và nghĩa vụ có liên quan.

Thứ hai, trình tự, thủ tục nộp hồ sơ và nhận kết quả đăng ký doanh nghiệp:

– Tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

+ Người thành lập doanh nghiệp hoặc người đại diện theo ủy quyền nộp hồ sơ theo quy định tại Luật doanh nghiệp năm 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp tại Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

+ Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được tiếp nhận để nhập thông tin vào Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia khi:

1.Có đủ giấy tờ theo quy định tại Luật doanh nghiệp năm 2020.

2. Tên doanh nghiệp đã được điền vào Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy đề nghị chuyển đổi doanh nghiệp.

3. Có địa chỉ liên lạc của người nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

4. Đã nộp lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định.

+ Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh phải trao Giấy biên nhận về việc nhận hồ sơ cho người nộp hồ sơ.

+ Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và nhập đầy đủ, chính xác thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp vào Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ hoặc tên doanh nghiệp yêu cầu đăng ký không đúng theo quy định, Phòng Đăng ký kinh doanh phải thông báo rõ nội dung cần sửa đổi, bổ sung bằng văn bản cho người thành lập doanh nghiệp trong thời hạn năm ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.

Trường hợp đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử, cơ quan đăng ký kinh doanh thông báo qua mạng điện tử cho cá nhân, tổ chức đã đăng ký doanh nghiệp thời điểm trả kết quả đăng ký doanh nghiệp hoặc các nội dung cần bổ sung, sửa đổi (nếu có).

– Quy trình phối hợp tạo và cấp mã số doanh nghiệp

Khi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đủ điều kiện để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quy định, thông tin về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được chuyển sang cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế (Bộ Tài chính). Trong thời hạn hai ngày làm việc, kể từ ngày nhận được thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, Tổng cục Thuế có trách nhiệm tạo mã số doanh nghiệp và chuyển mã số doanh nghiệp sang Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp cho doanh nghiệp. Thông tin về việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sẽ được chuyển sang Tổng cục Thuế.

Trường hợp Tổng cục Thuế từ chối cấp mã số cho doanh nghiệp thì phải gửi thông báo cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư, trong đó nói rõ lý do từ chối để chuyển cho cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thông báo cho doanh nghiệp.

– Đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử

+ Đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử là việc người thành lập doanh nghiệp thực hiện việc đăng ký doanh nghiệp thông qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

+ Phòng đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ, xem xét hồ sơ, hướng dẫn sửa đổi, bổ sung hồ sơ và thông báo kết quả giải quyết thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

+ Trường hợp người thành lập doanh nghiệp chưa có chữ ký điện tử, việc đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử có thể được thực hiện theo quy trình sau: sau khi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được chấp thuận trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia, doanh nghiệp sẽ in Giấy xác nhận nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử từ Hệ thống này. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký tên vào Giấy xác nhận nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử và gửi đến Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Sau khi nhận được Giấy xác nhận nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử của doanh nghiệp, Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.

+ Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp nộp qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia có giá trị pháp lý như hồ sơ nộp bằng bản giấy.

– Thời hạn cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Trong thời hạn ba ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi doanh nghiệp, đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, thông báo lập địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp.

Nếu quá thời hạn trên mà không được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc không nhận được thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thì người thành lập doanh nghiệp có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

– Cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

+ Doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi có đủ các điều kiện theo quy định tại Điều 24 của Luật Doanh nghiệp.

+ Doanh nghiệp có thể nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký và trả phí để nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp qua dịch vụ chuyển phát.

+ Kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp có quyền hoạt động kinh doanh, trừ trường hợp kinh doanh ngành, nghề yêu cầu phải có điều kiện.

+ Doanh nghiệp có quyền yêu cầu Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và phải trả phí theo quy định.

+ Khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới trong trường hợp đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải nộp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cũ hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cũ hoặc giấy tờ tương đương khác.

– Hiệu đính thông tin trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

+ Trường hợp phát hiện nội dung trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chưa chính xác so với nội dung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thì doanh nghiệp có quyền gửi thông báo yêu cầu cơ quan đăng ký kinh doanh hiệu đính nội dung trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho phù hợp với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đã nộp.

+ Cơ quan đăng ký kinh doanh nhận thông báo, kiểm tra hồ sơ và thực hiện việc cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp trong thời hạn hai ngày làm việc, kể từ ngày nhận được thông báo nếu thông tin trong thông báo của doanh nghiệp là chính xác.

– Cung cấp thông tin về nội dung đăng ký doanh nghiệp

+ Định kỳ vào tuần thứ hai hàng tháng, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh gửi danh sách kèm thông tin về các doanh nghiệp đã đăng ký trong tháng trước đó đến cơ quan quản lý ngành kinh tế kỹ thuật cùng cấp, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện. Ở những nơi có điều kiện về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin thì có thể thực hiện việc trao đổi thông tin về đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.

+ Các tổ chức, cá nhân có thể đề nghị cơ quan đăng ký kinh doanh cung cấp thông tin về nội dung đăng ký doanh nghiệp lưu giữ tại Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia và phải trả phí theo quy định.

– Lệ phí đăng ký doanh nghiệp

+ Người thành lập doanh nghiệp phải nộp lệ phí đăng ký doanh nghiệp tại thời điểm nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Lệ phí đăng ký doanh nghiệp có thể được nộp trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc chuyển vào tài khoản của cơ quan đăng ký kinh doanh. Lệ phí đăng ký doanh nghiệp sẽ không được hoàn trả cho doanh nghiệp trong trường hợp doanh nghiệp không được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

+ Bộ Tài chính chủ trì, phối hợp với Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn mức lệ phí và việc sử dụng lệ phí đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh, đảm bảo bù đắp một phần chi phí cho hoạt động của cơ quan đăng ký kinh doanh. Tỷ lệ trích để lại cho cơ quan đăng ký kinh doanh không thấp hơn 50% tổng số tiền thu được từ lệ phí đăng ký doanh nghiệp. Mức lệ phí đăng ký doanh nghiệp được thực hiện thống nhất trên toàn quốc.

Lưu ý, các điều kiện để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Điều 27 Luật doanh nghiệp năm 2020 quy định: Doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh khi có đủ các điều kiện sau đây:

– Ngành, nghề đăng ký kinh doanh không thuộc lĩnh vực cấm kinh doanh.

– Tên của doanh nghiệp được đặt theo đúng quy định tại các Điều 37, Điều 38, Điều 39, và Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2020; Điều 18 và Điều 19 Nghị định 01/2020/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.

– Có hồ sơ Đăng ký kinh doanh hợp lệ theo quy định của pháp luật.

– Nộp đủ lệ phí đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Khi một doanh nghiệp đăng ký giấy phép kinh doanh cũng chính là đang thực hiện đúng quy định của pháp luật giúp cho nhà nước dễ dàng hơn trong việc quản lý nền kinh tế của đất nước. Ngược lại, nếu doanh nghiệp hoạt động mà không có giấy phép kinh doanh thì cũng đồng nghĩa với việc đang vi phạm pháp luật và sẽ bị xử phạt theo đúng quy chế của nhà nước, doanh nghiệp đó cũng sẽ không được hưởng bất kì quyền lợi nào của chính sách nhà nước dành cho các doanh nghiệp.

Dịch vụ pháp lý của Luật Dương Gia

– Tư vấn luật doanh nghiệp trực tuyến miễn phí qua tổng đài 1900.6568 ;

– Tư vấn thành lập doanh nghiệp;

– Tư vấn đặt tên doanh nghiệp khi thành lập;