Thủ tục hủy hồ sơ bệnh án hết giá trị

1. Cơ sở pháp lý

– Luật lưu trữ 2011

– Quyết định 1895/1997/QĐ-BYT

2. Giải quyết vấn đề

Việc lưu trữ hồ sơ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong công tác quản lý thông tin, cung cấp một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác các thông tin cần thiết cho công việc, hỗ trợ giải quyết công việc một cách nhanh chóng. Đối với hồ sơ bệnh án, việc lưu trữ giúp cho cán bộ y tế nắm được thông tin bệnh lý cơ bản của bệnh nhân, giúp theo dõi quá trình điều trị, khám chữa bệnh của bệnh nhân, đồng thời là bằng chứng cho những trường hợp khiếu nại, tố cáo về công tác khám, chữa bệnh.

Thời gian lưu trữ hồ sơ bệnh án tại bệnh viện được quy định tại Mục 5 Phần III Quy chế bệnh viện ban hành kèm theo Quyết định 1895/1997/QĐ-BYT, cụ thể: 

Thời gian lưu trữ hồ sơ bệnh án tại bệnh viện như sau:

– Hồ sơ bệnh án nội trú, ngoại trú lưu trữ ít nhất 10 năm.

– Hồ sơ bệnh án tai nạn lao động, tai nạn sinh hoạt lưu trữ ít nhất 15 năm.

– Hồ sơ bệnh án người bệnh tử vong lưu trữ ít nhất 20 năm.

Hết thời gian lưu trữ trên có thể hủy hồ sơ bệnh án. Việc hủy tài liệu hết giá trị này được quy định tại Điều 28 Luật Lưu trữ 2011 như sau:

“Điều 28. Huỷ tài liệu hết giá trị

1. Thẩm quyền quyết định huỷ tài liệu hết giá trị được quy định như sau:

a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan.

b) Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ các cấp quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử cùng cấp.

2. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau:

a) Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy;

Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người có thẩm quyền quy định tại khoản 1 Điều này quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị;

b) Theo đề nghị của Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử.

Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử;

3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.

4. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm có:

a) Quyết định thành lập Hội đồng;

b) Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;

d) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;

đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;

e) Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị;

g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy;

h) Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị.

5. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.”

Đối chiếu quy định trên, thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị là người đứng đầu cơ quan, tổ chức.Thủ tục quyết định hủy tài liệu cần tuân thủ theo trình tự sau:

– Lập danh mục tài liệu hết giá trị

 -Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu

– Xét hồ sơ, tài liệu đề nghị hủy

– Hoàn thiên hồ sơ và trình cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ:

+Đối với cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy;

+Đối với cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy;

– Thẩm định tài liệu hết giá trị trưóc khi hủy

–  Hoàn thiện hồ sơ và trình Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định hủy tài liệu

– Tổ chức hủy tài liệu hết giá trị

– Lập hồ sơ và lưu hồ sơ về hủy tài liệu hết giá trị

Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.