Thủ tục, hồ sơ thành lập doanh nghiệp sản xuất con dấu

1. Điều kiện đối với doanh nghiệp kinh doanh sản xuất con dấu:

Hiện nay sản xuất con dấu được biết đến là một trong những ngành nghề yêu cầu có những điều kiện nhất định. Doanh nghiệp kinh doanh sản xuất con dấu chỉ được phép vào hoạt động khi đã đáp ứng những điều kiện về thành lập doanh nghiệp theo quy định của pháp luật cũng như đã được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh trật tự theo quy định tại Nghị định số 96/2016 được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 56/2023/NĐ-CP. Những điều kiện cơ bản được trình bày dưới đây:

– Điều kiện 1: Doanh nghiệp này được đăng ký, cấp phép, thành lập theo quy định của pháp luật doanh nghiệp hiện hành;

– Điều kiện 2: Xét đến yếu tố người chịu trách nhiệm về an ninh, trật tự của doanh nghiệp

Người đứng ra đại diện để chịu trách nhiệm về an ninh, trật tự là:

+ Người được cơ quan có thẩm quyền thừa nhận là người đại diện theo pháp luật, hoặc có trách nhiệm trong quản lý cơ sở kinh doanh, hoặc là chủ cơ sở kinh doanh có tên trong các văn bản quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định 96/2016/NĐ-CP  được sửa đổi bởi Nghị định số 56/2023/NĐ-CP ngày 24/7/2023 ;

+ Trong trường hợp những người nêu trên ủy quyền cho một người khác đứng tên trong Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự thì người này có trách nhiệm liên quan đến an ninh trật tự của doanh nghiệp.

Đồng thời, Người chịu trách nhiệm về an ninh, trật tự phải không thuộc một trong các trường hợp sau đây:

+ Đối với cá nhân có quốc tịch Việt Nam:

Người này đã bị khởi tố hình sự. Vụ án này đang được các cơ quan tố tụng của Việt Nam hoặc của nước ngoài đang tiến hành điều tra, truy tố, xét xử;

Cá nhân có tiền án về các tội liên quan đến xâm phạm an ninh quốc gia hoặc các tội khác do lỗi cố ý bị kết án từ trên 03 năm tù trở lên mà chưa được xóa án tích; Người này cũng đang trong thời gian được tạm hoãn chấp hành hình phạt tù; đang chấp hành hình phạt cải tạo không giam giữ; đang bị quản chế, cấm cư trú, cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm kinh doanh ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện về an ninh, trật tự theo quyết định của Tòa án.

+ Nếu có căn cứ cho thấy người đại diện này đang bị áp dụng biện pháp giáo dục tại xã, phường, thị trấn; đã nhận được quyết định áp dụng biện pháp xử lý hành chính trong thời gian chờ thi hành quyết định; đang vướng vào tệ nạn xã hội như nghiện ma túy; hoặc trong trường hợp đang được tạm hoãn, tạm đình chỉ chấp hành quyết định đưa vào cơ sở giáo dục bắt buộc hoặc đưa vào cơ sở cai nghiện bắt buộc; đã bị áp dụng các biện pháp xử lý hành chính nhưng chưa đủ thời hạn để được coi là chưa bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính.

+ Riêng đối với người Việt Nam định cư ở nước ngoài mang hộ chiếu nước ngoài và người nước ngoài: Chưa được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp phép cư trú.

– Điều kiện 3: Cần đảm bảo các điều kiện về an toàn phòng cháy, chữa cháy theo quy định của pháp luật về phòng cháy, chữa cháy đã quy định

Đáng lưu ý: Không phải doanh nghiệp nào cũng được phép thực hiện sản xuất sản xuất con dấu có hình Quốc huy và hình Công an hiệu và Quân hiệu. Trường hợp nêu dưới đây thì doanh nghiệp mới được sản xuất loại con dấu này:

– Cơ sở kinh doanh thuộc Bộ Công an cấp phéo mới được sản xuất con dấu có hình Quốc huy nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, con dấu có hình Công an hiệu;

– Đối với cơ sở kinh doanh sản xuất con dấu có hình Quân hiệu ( trừ một số doanh nghiệp thuộc trường hợp đặc biệt khác được pháp luật cho phép thì phải thuộc Bộ Quốc phòng mới được sản xuất con dấu này.

Sở dĩ có quy định nêu trên bởi những hình này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, có sự ảnh hưởng đến nền chính trị quốc gia nên vì tính bảo mật, chính xác và tránh các  đối tượng lợi dụng để sử dụng vào các mục đích không chính đáng  gây ảnh hưởng đến cơ quan nhà nước.

2. Thủ tục, hồ sơ thành lập doanh nghiệp sản xuất con dấu:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và nộp hồ sơ tại sở kế hoạch đầu tư

Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ thành lập doanh nghiệp theo đúng trình tự như xin giấy phép với ngành nghành nghề không có điều kiện, bao gồm:

– Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp được thực hiễn theo mẫu ban hành sẵn;

– Văn bản thể hiện điều lệ công ty, quy định về quyền, nghĩa vụ các bên cũng như phạm vi quy mô thực hiện kinh doanh và một số nội dung quan trọng khác;

– Cần có bản danh sách thành viên hoặc cổ đông công ty (nếu là công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên hoặc là công ty cổ phần);

– Ngoài ra, những giấy tờ tùy thân liên quan đến cá nhân giữ vị trí nhất định trong doanh nghiệp, đó là: Bản sao thẻ căn cước công dân, hộ chiều hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của các thành viên hoặc cổ đông sáng lập;

– Bản sao quyết định thành lập công ty, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu tương đương khác của tổ chức; bản sao chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực của đại diện pháp luật của tổ chức;

– Nếu doanh nghiệp ủy quyền cho một bên thứ ba thực hiện thay thủ tục này thì cần chuẩn bị thêm giấy ủy quyền

Hồ sơ này sẽ được nộp lên Sở kế hoạch và đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Thời gian để cơ quan này cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là không quá 3 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ và đầy đủ

Bước 2: Công bố thông tin đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, phải thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo trình tự, thủ tục trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được công khai.

Nội dung công bố phải đảm bảo đầy đủ nội dung liên quan đến nội dung giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; Ngành nghề kinh doanh; danh sách cổ đông sáng lập.

Đáng lưu ý: theo quy định tại khoản 2 Điều 4 và Điều 45 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, việc xử phạt vi phạm hành chính đối với vi phạm về công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp phải chịu mức phạt tiền từ 10.000.000 đến 15.000.000 đồng.

Bước 3: Khắc dấu và công bố mẫu dấu

Mỗi doanh nghiệp sẽ có một con dấu riêng biệt để tránh nhầm lẫn với doanh nghiệp khác nên doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nếu có khó khăn trong việc lựa chọn trong việc tự khắc dấu thì có thể ủy quyền cho một bên khác thực hiện thay, phạm vi ủy quyền này có thể thực hiện cả việc thông báo mẫu con dấu với Sở kế hoạch và đầu tư.

Sau khi nhận thông báo về mẫu con dấu, Phòng đăng ký kinh doanh trao giấy biên nhận cho doanh nghiệp, thực hiện đăng tải thông báo của doanh nghiệp trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và cấp thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp cho doanh nghiệp.

Bước 4: Xin cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện an ninh trật tự

Doanh nghiệp sau khi hoàn tất thủ tục thành lập doanh nghiệp thì có trách nhiệm thực hiện xin giấy chứng nhận đủ điều kiện an ninh trật tự .Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

– Cần có 01 Văn bản đề nghị cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự của doanh nghiệp được thực hiện theo Mẫu số 03 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 56/2023/NĐ-CP;

– Bản sao hợp lệ của một trong các giấy tờ sau: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư; Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh, đơn vị trực thuộc doanh nghiệp; Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.

– Nếu ủy quyền cho bên khác thực hiện thủ tục này thì cần có thêm văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả nếu không phải là người đại diện theo pháp luật.

Khi chuẩn bị xong bộ hồ sơ này sẽ nộp tại Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ( qua bưu điện, trực tiếp hoặc qua cổng thông tin điện tử). Trong 4- 5 ngày làm việc tính từ khi hồ sơ hợp lệ được cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và xem xét thì doanh nghiệp được cấp giấy này.

3. Một số lưu ý khi thực hiện thành lập sản xuất con dấu:

– Trách nhiệm của doanh nghiệp trong thành lập doanh nghiệp sản xuất con dấu chưa chấm dứt khi hoàn tất hồ sơ nêu trên. Bởi trong thời hạn không quá 05 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động kinh doanh doanh nghiệp này còn phải đưa ra văn bản thông báo kèm theo bản sao Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự gửi cho Công an xã, phường, thị trấn nơi cơ sở hoạt động kinh doanh để xác nhận thời điểm hoạt động;

– Tính từ ngày bắt đầu hoạt động thì trong thời hạn không quá 20 ngày cơ sở kinh doanh có trách nhiệm cung cấp cho cơ quan Công an có thẩm quyền các tài liệu sau đây:

– Công khai, và nộp tại cơ quan công an bản ghi nhận danh sách những người làm việc trong cơ sở kinh doanh;

– Các thông tin về bản khai lý lịch, Bản khai nhân sự của người chịu trách nhiệm về an ninh, trật tự của cơ sở kinh doanh, trừ người đứng tên trong Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự;

– Để chứng minh những ngành nghề kinh doanh đang được thực hiện theo đúng giấy cấp phép thì cơ sở kinh doanh chuẩn bị các tài liệu chứng minh điều này;

– Trong quá trình sản xuất nếu có sử dụng các phương tiện phục vụ cho công tác bảo vệ thì cũng lập bảng thống kê phương tiện được sử dụng.

Văn bản pháp luật được sử dụng:

– Nghị định 56/2023/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 96/2016/NĐ-CP, Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định điều kiện an ninh, trật tự đối với một số ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện;

– Nghị định số 122/2021/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.