Hồ sơ và thủ tục xin cấp đổi con dấu mất hoặc bị hư hỏng? Trách nhiệm của cơ quan Công an trong quản lý và cấp lại con dấu?
Theo quy định của pháp luật thì con dáu có vai trò là đại diện về mặt pháp lý của doanh nghiệp. Ngoài con dấu riêng của công ty ra thì doanh nghiệp thường làm thêm con dấu theo chức danh để thuận tiện cho việc làm hồ sơ, còn đối với cơ quan nhà nước thì ngoài con dấu hình quốc huy ra thì còn có con dấu có chức danh riêng như Chánh án, Thẩm phán, v..v Theo đó, trong trường hợp có một vài lý do dẫn đến việc doanh nghiệp, đơn vị sử dụng con dấu phải đăng ký, thay đổi mẫu con dấu như con dấu bị hỏng, bị mất. Dưới đây là bài viết về thủ tục cáp lại con dấu doanh nghiệp.
Luật sư
1. Hồ sơ và thủ tục xin cấp đổi con dấu mất hoặc bị hư hỏng
1.1 Thẩm quyền đổi con dấu
Cơ quan nào có thẩm quyền cấp con dấu mới lần đầu thì có thẩm quyền đổi con dấu. Trường hợp của bạn, cơ quan có thẩm quyền đổi con dấu là Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội.
1.2. Hồ sơ xin cấp lại con dấu
Căn cứ theo
Hồ sơ khắc lại con dấu bị hỏng trong trường hợp là dấu công an
– Công văn xin đổi lại con dấu. Công văn không có mẫu chung, đơn vị tự trình bày lý do xin khắc lại con dấu do mất hoặc hỏng. Nếu đơn vị chưa rõ có thể liên hệ tổng đài 19006165 để được hỗ trợ viết công văn đổi dấu
– Bản sao y đăng ký, quyết định thành lập của đơn vị
– Bản chính đăng ký mẫu dấu của đơn vị do cơ quan công an cấp
– Giấy giới thiệu cho người thực hiện thủ tục
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan tiếp nhận sẽ trả 1 giấy hẹn kết quả và giấy giới thiệu tới một cơ sở khắc dấu nào đó gần nhất. Doanh nghiệp liên hệ đơn vị khắc dấu và trả tiền dấu sau đó đến ngày trên phiếu hẹn liên hệ phía công an để nhận con dấu và đăng ký mẫu dấu mới
Hồ sơ xin cấp lại con dấu tại cơ quan công an quản lý con dấu gồm:
– Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu, trong đó nêu rõ lý do và có xác nhận của cơ quan quản lý trực tiếp hoặc cơ quan có thẩm quyền;
– Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu được cấp trước đó.
Hồ sơ khắc lại con dấu bị mất, hỏng của doanh nghiệp:
Việc khắc lại dấu bị mất, hỏng của doanh nghiệp hiện không có yêu cầu cụ thể theo quy định mà yêu cầu của đơn vị khắc dấu có thể gồm các tài liệu sau:
– Xác nhận của cơ quan công an về việc trình báo việc mất dấu
– Biên bản họp, quyết định của đại hội đồng cổ đông/hội đồng quản trị công ty/chủ sở hữu công ty
– Bản sao y chứng thực đăng ký kinh doanh và giấy tờ cá nhân của đại diện theo pháp luật công ty
– Uỷ quyền hoặc hợp đồng dịch vụ về việc cử nhân viên đi làm thủ tục khắc dấu
1.3. Quy trình làm lại con dấu bị mất, hỏng
– Các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.
– Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 làm con dấu mới theo quy định thì phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Cơ quan công an cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của doanh nghiệp.
– Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 bị mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thì doanh nghiệp được làm con dấu theo quy định; đồng thời thông báo việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
– Doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp sau:
+ Làm con dấu lần đầu sau khi đăng ký doanh nghiệp
+ Thay đổi số lượng, nội dung, hình thức mẫu con dấu và màu mực dấu
+ Hủy mẫu con dấu.
– Trình tự, thủ tục và hồ sơ thông báo mẫu con dấu thực hiện theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 1: Khắc lại con dấu mới tại Công ty có chức năng khắc dấu
Bước 2: Thông báo mẫu dấu thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh (Phòng đăng ký kinh doanh nơi Công ty đã đăng ký). Doanh nghiệp có thể lên nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở kế hoạch và Đầu tư hoặc nộp trên phần mềm trực tuyến. Nếu bạn nộp hồ sơ qua hệ thống điện tử thì không cần phải nộp hồ sơ giấy lên Sở kế hoạch và Đầu tư mà chỉ cần nộp đầy đủ hồ sơ hợp lệ trên phần mềm.
Sau khi nhận được đầy đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật Phòng đăng ký kinh doanh giao giấy biên nhận cho người nộp kể cả nộp trực tiếp hay qua hệ thống phần mềm. Nếu cần bổ sung giấy tờ thì trong vòng 03 này sẽ thông báo cho Doanh nghiệp nộp bổ sung.
Khi hồ sơ đầy đủ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, khi thực hiện đăng tải xong doanh nghiệp được cấp thông báo đăng tải thì mẫu con dấu cũ sẽ hết hiệu lực.
1.4. Thời hạn giải quyết:
Trong thời hạn 04 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, cơ quan công an phải giải quyết thủ tục về con dấu, đăng ký mẫu dấu để trả con dấu và Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu cho cơ quan, tổ chức, chức danh Nhà nước.
2. Trách nhiệm của cơ quan trong quản lý và sử dụng con dấu
Về trách nhiệm của Bộ Công an trong quản lý và cấp lại con dấu:
– Giúp Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về con dấu trong phạm vi cả nước; trình Chính phủ ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền các văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn thi hành các quy định về quản lý và sử dụng con dấu.
– Thống nhất quy định về mẫu con dấu của các cơ quan, tổ chức và chức danh nhà nước; biểu mẫu sử dụng trong đăng ký, quản lý con dấu; quản lý, hướng dẫn hoạt động sản xuất con dấu.
– Hướng dẫn, tuyên truyền các quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu.
– Hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm về quản lý và sử dụng con dấu.
– Phòng ngừa, phát hiện, ngăn chặn, đấu tranh đối với các hành vi vi phạm pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu.
– Phối hợp với Ban Tổ chức Trung ương Đảng hướng dẫn việc đăng ký, quản lý và sử dụng con dấu cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam.
– Phối hợp với Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng cơ sở dữ liệu về quản lý con dấu, bố trí kinh phí để tổ chức triển khai thực hiện dự án cơ sở dữ liệu về quản lý con dấu.
Tổng hợp, báo cáo tình hình, kết quả thực hiện công tác đăng ký, quản lý con dấu.
Về trách nhiệm của cơ quan đăng ký mẫu con dấu
– Tiếp nhận hồ sơ, đăng ký mẫu con dấu mới, đăng ký lại mẫu con dấu, đăng ký thêm con dấu; đăng ký dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi; cấp, đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu theo Mẫu số 01 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.
– Thu hồi con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu, hủy con dấu và hủy giá trị sử dụng con dấu, cấp giấy chứng nhận thu hồi con dấu theo Mẫu số 02 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.
– Thông báo hủy giá trị sử dụng con dấu đối với trường hợp con dấu bị mất.
– Cung cấp mẫu con dấu theo đề nghị của tổ chức giám định tư pháp về kỹ thuật hình sự trong Công an nhân dân để phục vụ công tác giám định theo quy định của pháp luật.
– Hướng dẫn cơ sở thực hiện việc sản xuất con dấu theo quy định.
– Hướng dẫn, kiểm tra, xử lý các vi phạm pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu.
Theo đó, Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước bị mất con dấu, trong thời hạn 02 ngày kể từ khi phát hiện mất con dấu thì phải thông báo ngay bằng văn bản cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và cơ quan Công an xã, phường, thị trấn nơi xảy ra mất con dấu; Con dấu đang sử dụng bị biến dạng, mòn, hỏng hoặc có thay đổi tổ chức, đổi tên thì phải thực hiện thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu, nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
Như vậy, cơ quan có thẩm quyền quả lý và sử dụng con dấu, giải quyết thủ tục làm con dấu và ấp Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu cho các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước; Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội có trách nhiệm giải quyết thủ tục làm con dấu, đăng ký mẫu dấu và cấp Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu co các cơ quan có thẩm quyền chuyên môn, các tổ chức chính trị, tổ chức sự nghiệp, v… v.
