Quy định về sử dụng con dấu, đổi con dấu tròn công ty mới nhất

Con dấu là một vật không thể thiếu đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào. Khi thực hiện các giao dịch hay hợp đồng, con dấu được xem như là chữ ký của doanh nghiệp và thể hiện giá trị pháp lý của các văn bản. Con dấu là một biểu tượng của doanh nghiệp và giúp cho mọi người có thể phân biệt được các doanh nghiệp khác nhau. Hiện nay với sự phát triển của nền kinh tế thị trường, nhu cầu thành lập doanh nghiệp ngày càng cao, mỗi doanh nghiệp cần có một con dấu cho riêng mình. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu hết các quy định của pháp luật về sử dụng con dấu. Trong bài viết này, đội ngũ luật sư công ty luật Dương Gia sẽ giải đáp các thắc mắc cho bạn đọc về quy định sử dụng con dấu và đổi con dấu tròn trong doanh nghiệp mới nhất.

Thứ nhất, về nội dung, số lượng, hình thức của con dấu:

Căn cứ theo quy định tại Điều 44 Luật doanh nghiệp năm 2014 quy định về con dấu của doanh nghiệp như sau:

– Trong công ty cổ phần, việc quyết định về hình thức, nội dung, số lượng và mẫu con dấu do Hội đồng quản trị thông qua trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.

– Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty sẽ quyết định hình thức, số lượng, nội dung của con dấu và có trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.

– Đối với doanh nghiệp tư nhân thì chủ doanh nghiệp tư nhân sẽ quản lý, sử dụng và tự quyết định về số lượng, nội dung và hình thức của con dấu.

– Trong công ty hợp danh, Hội đồng thành viên sẽ quy định, quyết định, quản lý và sử dụng con dấu.

a. Về nội dung của con dấu

Nội dung con dấu của doanh nghiệp phải thể hiện được các thông tin cơ bản sau:

+ Tên doanh nghiệp

Tên doanh nghiệp phải đảm bảo có tên riêng của doanh nghiệp và loại hình của doanh nghiệp. Người thành lập doanh nghiệp trước khi đăng ký kinh doanh phải tìm hiểu tên các doanh nghiệp đã được đăng ký trong Cơ sở dữ liệu quốc gia để tránh bị trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với các doanh nghiệp khác.

Về loại hình doanh nghiệp:

* Đối với công ty cổ phần có thể được viết là ” Công ty cổ phần” hoặc ” Công ty CP”.

* Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn có thể được viết là ” Công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc ” Công ty TNHH”.

* Đối với công ty hợp danh có thể được viết là ” Công ty hợp danh” hoặc ” Công ty HD”.

* Đối với doanh nghiệp tư nhân, có thể được viết là ” Doanh nghiệp TN” hoặc “DNTN”.

Tên riêng của doanh nghiệp sẽ được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái Tiếng Việt, các chữ số, các chữ F, J, Z, W và ký hiệu.

+ Mã số doanh nghiệp:

Hệ thống thông tin quốc gia về việc đăng ký doanh nghiệp sẽ tạo một dãy số duy nhất cho doanh nghiệp. Đó được coi là mã số của doanh nghiệp. Nó chỉ được cấp khi doanh nghiệp thành lập và được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Mã số của doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp thực hiện các thủ tục hành chính, các nghĩa vụ về thuế hoặc quyền và nghĩa vụ khác. Lưu ý mã số doanh nghiệp sẽ không được sử dụng lại để cấp cho một doanh nghiệp khác.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể chèn thêm các nội dung trong con dấu như slogan hoặc logo…

b. Về số lượng con dấu:

Pháp luật hiện nay quy định các doanh nghiệp có quyền quyết định về số lượng con dấu. Nếu như trước đây, một doanh nghiệp chỉ có một con dấu nhưng bây giờ một doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu và lưu ý rằng hình thức và nội dung của các con dấu trong  doanh nghiệp phải giống nhau.

c. Về hình thức của con dấu:

Con dấu của doanh nghiệp sẽ được thể hiện một hình thức cụ thể (như hình tứ giác, hình thang, hình vuông, hình tròn…) do doanh nghiệp quyết định. Tùy từng loại con dấu khác nhau mà doanh nghiệp có thể lựa chọn các kích thước và màu sắc cho phù hợp với con dấu.

Lưu ý:

Đối với nội dung mẫu con dấu, các doanh nghiệp có thể bổ sung thêm thông tin về ngôn ngữ hình ảnh  trừ các trường hợp sau đây thì hình ảnh, ngôn ngữ sẽ không được sử dụng. Cụ thể:

– Các hình ảnh, từ ngữ, kí hiệu có liên quan đến Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

– Các hình ảnh, từ ngữ, kí hiệu vi phạm truyền thống lịch sử,đạo đức, văn hóa và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.

– Các biểu tượng, hình ảnh, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, các đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.

Thời điểm có hiệu lực của con dấu do doanh nghiệp tự quyết định. Trước khi sử dụng con dấu, doanh nghiệp phải gửi thông báo mẫu dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng Thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tự làm con dấu hoặc sử dụng dịch vụ khắc dấu trên thị trường.

Thứ hai, về việc quản lý và sử dụng con dấu:

Theo quy định tại Nghị định 96/2015/NĐ-CP hướng dẫn về việc quản lý và sử dụng con dấu như sau:

+ Nếu doanh nghiệp bị mất giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu hoặc bị mất con dấu mà doanh nghiệp đã thành lập trước 01/07/2015 thì doanh nghiệp đó sẽ phải thông báo việc mất giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, việc mất con dấu cho cơ quan công an nơi mà doanh nghiệp đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu trước đó. Trường hợp này doanh nghiệp sẽ được làm con dấu theo quy định của pháp luật.

+ Trường hợp doanh nghiệp làm con dấu mới mà doanh nghiệp đã được thành lập trước ngày 01/07/2015 thì doanh nghiệp phải nộp lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu và con dấu cho cơ quan công an nơi doanh nghiệp đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu trước đó. Tại thời điểm cơ quan công an tiếp nhận lại con dấu của doanh nghiệp sẽ cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu.

+ Trường hợp các doanh nghiệp vẫn tiếp tục sử dụng con dấu mà doanh nghiệp được thành lập trước ngày 01/07/2015 thì sẽ không phải thực hiện việc thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Nếu trong trường hợp doanh nghiệp muốn thay đổi màu mực dấu hoặc muốn làm thêm con dấu thì doanh nghiệp sẽ phải thực hiện các thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định của pháp luật về đăng ký doanh nghiệp.

Trong một số trường hợp sau đây, doanh nghiệp sẽ phải thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp:

– Hủy mẫu con dấu.

– Làm con dấu lần đầu sau khi đăng ký doanh nghiệp.

– Thay đổi số lượng, nội dung, hình thức mẫu con dấu và mầu mực dấu.

Thứ ba, về việc đổi con dấu tròn trong công ty:

Việc đổi con dấu tròn được thực hiện trong một số trường hợp sau:

– Thay đổi mã số thuế doanh nghiệp.

– Con dấu bị méo, hư hỏng, mòn hoặc bị biến dạng.

– Doanh nghiệp muốn thay đổi tên công ty, loại hình doanh nghiệp khác.

– Doanh nghiệp thay đổi trụ sở khác quận.

– Doanh nghiệp muốn thay đổi hình thức con dấu.

Như vậy, tùy vào từng trường hợp khác nhau mà công ty, doanh nghiệp có thể thay đổi con dấu tròn phù hợp theo quy định của pháp luật.

Thứ tư, trình tự, thủ tục thay đổi con dấu tròn như sau:

Bước 1: Doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:

– Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.

– Bản sao công chứng giấy chứng nhận mẫu dấu của con dấu cũ.

– Giấy giới thiệu của người đi làm thủ tục thay đổi con dấu.

– Bản sao có chứng thực giấy chứng minh thư nhân dân của người làm thủ tục thay đổi con dấu.

– Thông báo thay đổi mẫu con dấu, số lượng con dấu của doanh nghiệp.

Bước 2: Người đi làm thủ tục thay đổi con dấu nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh của Sở kế hoạch đầu tư ( thành phố, tỉnh )

Bước 3: Phòng kế hoạch đầu tư sau khi nhận được hồ sơ hợp lệ sẽ trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp và thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 4: Người đi làm thủ tục thay đổi con dấu nhận giấy chứng nhận mẫu dấu mới tại Sở kế hoạch đầu tư. Sau khi doanh nghiệp đã được cấp thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp mới thì sẽ phải thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp trong những lần trước đó không còn hiệu lực.

Lưu ý: Đối với doanh nghiệp được cấp dấu trước ngày 01/07/2015 khi cần thay đổi nội dung con dấu thì phải tiến hành hủy con dấu đó.