Hồ sơ, thủ tục đăng ký lại nội quy lao động theo Luật mới

Hiện nay, theo như quy định của Bộ luật lao động mới thì khi người sử dụng lao động khi thành lập doanh nghiệp, cơ sở sản xuất thì cần phải có nội quy lao động để bảo đảm quyền và lợi ích của doanh nghiệp và cả người lao động khi làm việc tại doanh nghiệp. Vậy khi doanh nghiệp sử dụng lao động mà muốn đăng ký lại nội quy lao động theo Luật mới thì cần hồ sơ và thủ tục đăng ký như thế nào? Bài viết sẽ giúp hiểu rõ hơn về vấn đề này.

Luật sư tư vấn pháp luật qua tổng đài trực tuyến 24/7: 1900.6568

Cơ sở pháp lý:

– Bộ luật Lao động 2019;

– Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động.

1. Đăng ký nội quy lao động

Tại Điều 119 Bộ luật Lao động 2019 quy định đăng ký nội quy lao động như sau:

– Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh (Sở LĐTB&XH) nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.

– Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

– Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu nội dung nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì Sở LĐTB&XH thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.

– Người sử dụng lao động có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.

– Căn cứ điều kiện cụ thể, cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh có thể ủy quyền cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp huyện (Phòng LĐTB&XH) thực hiện việc đăng ký nội quy lao động theo quy định tại Điều 119 Bộ luật Lao động 2019.

2. Hồ sơ, thủ tục đăng ký lại nội quy lao động theo Luật mới

2.1. Nơi tiếp nhận hồ sơ:

Bộ phận tiếp nhận và hoàn trả kết quả Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.

2.2. Hồ sơ:

Theo Điều 120 Bộ luật Lao động 2019, hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm:

– Công văn đăng ký lại nội quy lao động của doanh nghiệp;

 – Quyết định của giám đốc doanh nghiệp về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của nội qui lao động đã được ban hành (bản chính);

– Biên bản góp ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở (Bản chính). Trong trường hợp các doanh nghiệp chưa có tổ chức Công đoàn cơ sở, đề nghị doanh nghiệp liên hệ với Công đoàn cấp trên trực tiếp (theo quy định tại Khoản 4, Điều 3, Bộ luật Lao động), để có ý kiến đóng góp cho bản Nội quy lao động Công ty.

– Bản nội quy lao động của doanh nghiệp đã được sửa đổi, bổ sung một số điều (Bản chính);

– Các văn bản qui định của đơn vị có liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (Nếu có), (Bản chính);

– Nội quy lao động         .

Số lượng bộ hồ sơ: 01 bộ

2.3.  Trình tự thực hiện:

Bước 1: Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, đơn vị xây dựng lại nội quy lao động theo quy định của pháp luật lao động.

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động chuẩn bị hồ sơ theo quy định của pháp luật và nộp cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh ủy quyền) nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.

Bước 2: Đơn vị lấy ý kiến tham khảo của Ban chấp hành công đoàn lâm thời trong đơn vị trước khi ký quyết định ban hành.

Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu phát hiện nội quy lao động có quy định trái pháp luật thì cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh ủy quyền thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại nội quy lao động.

Bước 3: Thủ trưởng đơn vị ký Quyết định ban hành nội quy lao động và thông báo công khai trong đơn vị. Sau 5 ngày kể từ ngày ký Quyết định, đơn vị phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động về Sở Lao động thương binh và xã hội.

Bước 4: Sở Lao động- TB&XH tiếp nhận hồ sơ, thẩm định trình Giám đốc Sở ký ra Thông báo về việc đăng ký đơn giá tiền lương của doanh nghiệp.

Bước 5: Gửi thông báo tới doanh nghiệp có liên quan.

2.4. Thời hạn giải quyết: 

Hiệu lực của nội quy lao động:

– Nội quy lao động phải đăng ký: Có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội (được ủy quyền) nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

– Nội quy lao động không phải đăng ký (trường hợp sử dụng dưới 10 người lao động): Hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy lao động.

2.5. Phương thức nộp hồ sơ:

Người sử dụng lao động nộp hồ sơ đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh ủy quyền) theo các phương thức sau:

– Nộp hồ sơ qua cổng thông tin Dịch vụ công trực tuyến (phương thức nộp hồ sơ mới);

– Nộp hồ sơ trực tiếp;

– Nộp hồ sơ qua đường bưu điện.

So với Quyết định 636, Quyết định 338 đã bổ sung thêm cơ quan thực hiện thủ tục đăng ký nội quy lao động là: cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh ủy quyền).

3. Nội quy lao động

Nội quy lao động được quy định tại Điều 118 của Bộ luật Lao động và được sửa đổi bổ sung tại Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động được quy định như sau:

– Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản, nếu sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.

– Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động gồm những nội dung chủ yếu sau:

+ Trong nội quy lao động thì thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi được quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương;

+ Trong nội quy lao động thì trật tự tại nơi làm việc được quy định bao gồm phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động;

+ Trong nội quy lao động thì aAn toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc được thể hiện ở việc trách nhiệm chấp hành các quy định, nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc;

+ Trong nội quy lao động thì phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc được quy định cụ thể về trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc: người sử dụng lao động quy định về phòng, chống quấy rối tình dục theo quy định tại Điều 85 Nghị định này;

+ Trong nội quy lao động thì đối với người lao động việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động: quy định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ; trách nhiệm, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản, bí mật; hành vi xâm phạm tài sản và bí mật;

+ Trong nội quy lao động thì đối với các trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động thì tại bộ luật lao động được quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định tại khoản 1 Điều 29 của Bộ luật Lao động;

+ Trong nội quy lao động thì các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động được pháp luật lao động quy định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động; hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm;

+ Trong nội quy lao động thì người sử dụng lao động đã quy định rất rõ trách nhiệm vật chất đối với người lao động thì quy định các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại tài sản; do làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức; mức bồi thường thiệt hại tương ứng mức độ thiệt hại; người có thẩm quyền xử lý bồi thường thiệt hại;

+ Trong nội quy lao động thì người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động được biết đến là người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động quy định tại khoản 3 Điều 18 của Bộ luật Lao động hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.

Từ quy định trong bộ luật lao động thì trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Việc tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thực hiện.Ngoài ra thì nội quy lao động sau khi ban hành phải được gửi đến từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và thông báo đến toàn bộ người lao động, đồng thời niêm yết nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.