Thủ tục thay đổi hoặc bổ sung thông tin trong hồ sơ dự thầu

Hoạt động đấu thầu không còn xa lạ đối với các doanh nghiệp. Trong quan hệ đấu thầu, ngoài hồ sơ mời thầu thì một trong các vấn đề được rất nhiều nhà thầu quan tâm nhất là đối với những đơn vị lần đầu tham gia quan hệ đấu thầu quan tâm đó chính là những loại giấy tờ được quy định trong hồ sơ dự thầu và hồ sơ năng lực dự thầu. Khi các cuộc đấu thầu diễn ra, quá trình nhà thầu nộp Hồ sơ dự thầu, bên mời thầu đánh giá Hồ sơ dự thầu đã phải tiến hành bổ sung, làm rõ Hồ sơ dự thầu rất nhiều. Chính vì thế mà pháp luật đã ban hành những quy định cụ thể về việc thay đổi, bổ sung thông tin trong hồ sơ dự thầu để đảm bảo quyền và lợi ích của các bên tham gia đấu thầu. Bài viết dưới đây Luật Dương Gia sẽ giúp người đọc tìm hiểu quy định về thủ tục thay đổi hoặc bổ sung thông tin trong hồ sơ dự thầu.

Luật sư tư vấn luật qua điện thoại trực tuyến miễn phí: 1900.6568

1. Một số quy định về hồ sơ dự thầu:

1.1. Đấu thầu là gì?

Theo quy định tại khoản 12 Điều 4 Luật đấu thầu 2013 quy định như sau:

“Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu để kí kết và thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp; lựa chọn nhà đầu tư để kí kết và thực hiện hợp đồng dự án đầu tư theo hình thức đối tác công tư, dự án đầu tư có sử dụng đất trên cơ sở bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế.”

Như vậy, ta có thể thấy, đấu thầu là quá trình chủ đầu tư thực hiện việc lựa chọn đối với các nhà thầu và chọn ra một nhà thầu đáp ứng các yêu cầu của mình.

Trong đó, bên mua sẽ tổ chức đấu thầu để bên bán hay các nhà thầu cạnh tranh nhau. Mục tiêu của bên mua khi thực hiện đấu thầu là có được các hàng hóa và dịch vụ thỏa mãn các yêu cầu và điều kiện của mình về kĩ thuật, chất lượng với mức chi phí thấp nhất. Và, mục đích của nhà thầu là giành được quyền cung cấp mua hàng hóa, dịch vụ đó với giá đủ bù đắp các chi phí đầu vào và đảm bảo mức lợi nhuận cao nhất có thể.

Như vậy, bản chất của đấu thầu đã được xã hội thừa nhận giống như một sự cạnh tranh lành mạnh để được thực hiện một việc nào đó, một yêu cầu nào đó.

1.2. Hồ sơ dự thầu là gì?

Dựa theo căn cứ được quy định tại khoản 31 Điều 4 Luật Đấu thầu năm 2013 thì hồ sơ dự thầu được hiểu là toàn bộ tài liệu được nộp cho bên mời thầu do nhà thầu chuẩn bị, lập theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu.

Hồ sơ dự thầu là loại hồ sơ chuyên biệt được dùng để tham gia đấu thầu dự án, thường là dự án xây dựng, là toàn bộ tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư lập và nộp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu.

1.3. Quy trình lập hồ sơ dự thầu:

Việc lập hồ sơ dự thầu bao gồm các bước sau đây:

Bước 1: Làm rõ yêu cầu của hồ sơ mời thầu và bản vẽ kỹ thuật thi công.

Việc này giúp các chủ thể có thể nắm rõ được từng bước thi công mà chủ đầu tư đề ra, và biết chắc chắn được điều kiện quan trọng nhất trong hồ sơ mời thầu đề ra là gì, nếu thiếu một trong các điều kiện của chủ đầu tư đưa ra thì hồ sơ dự thầu của quý công ty sẽ bị loại ngay lập tức.

Bước 2: Làm đúng theo các yêu cầu và các biểu mẫu trong hồ sơ mời thầu.

Đối với bước này thì không được sót biểu mẫu nào mà hồ sơ mời thầu yêu cầu, nếu thiếu sót hay là làm sai các biểu mẫu thì hồ sơ dự thầu của bạn sẽ bị loại ngay.

Một mẫu biểu mẫu thường có những nội dung cơ bản sau:

Mẫu đơn dự thầu, thư giảm giá, bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh bảo hành, bảo lãnh tạm ứng, bảng tính chi tiết giá thầu, bảng tổng hợp giá thầu, hồ sơ kinh nghiệm, số liệu về tài chính, danh mục thiết bị thi công, bảng quy cách thiết bị vật tư, danh sách cán bộ chủ chốt, kê khai xung đột lợi ích, hợp đồng thi công xây dựng.

Bước 3: Trình bày hồ sơ dự thầu.

Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình làm hồ sơ dự thầu đối với các nhà thầu.

Một hồ sơ mời thầu thường có 3 phần: Năng lực (Năng lực dành cho gói thầu và năng lực công ty); Biện pháp thi công  và Giá dự thầu.

Về cơ bản thì quy trình để làm hồ sơ dự thầu bao gồm bước trên. Khi lập hồ sơ dự thầu cần đảm bảo đúng nội dung và quy trình thì mẫu hồ sơ dự thầu của các chủ thể sẽ có lợi thế cạnh tranh hơn rất nhiều.

1.4. Hồ sơ dự thầu:

Về cơ bản, bộ hồ sơ dự thầu hoàn chỉnh bao gồm những thủ tục sau:

– Thứ nhất: Đơn dự thầu và thỏa thuận liên danh.

– Thứ hai: Giấy ủy quyền ký đơn dự thầu.

– Thứ ba: Bảo đảm dự thầu.

– Thứ tư: Các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ.

– Thứ năm: Tài liệu chứng minh năng lực – kinh nghiệm.

– Thứ sáu: Tài liệu chứng minh tài chính.

– Thứ bảy: Đề xuất về kỹ thuật

– Thứ tám: Đề xuất về tài chính và các thành phần khác thuộc hồ sơ dự thầu

– Cùng các thành phần khác thuộc hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu.

Hồ sơ dự thầu được đánh giá là hợp lệ khi đáp ứng được đủ các nội dung sau:

– Hồ sơ dự thầu phải có bản gốc hồ sơ dự thầu.

– Hồ sơ dự thầu phải có đơn dự thầu được đại diện hợp pháp của nhà thầu ký tên, đóng dấu (nếu có) theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu; thời gian thực hiện gói thầu nêu trong đơn dự thầu phải phù hợp với đề xuất về kỹ thuật; giá dự thầu ghi trong đơn dự thầu phải cụ thể, cố định bằng số, bằng chữ và phải phù hợp, logic với tổng giá dự thầu ghi trong biểu giá tổng hợp, không đề xuất các giá dự thầu khác nhau hoặc có kèm theo điều kiện gây bất lợi cho chủ đầu tư, bên mời thầu. Đối với nhà thầu liên danh, đơn dự thầu phải do đại diện hợp pháp của từng thành viên liên danh ký tên, đóng dấu (nếu có) hoặc thành viên đứng đầu liên danh thay mặt liên danh ký đơn dự thầu theo phân công trách nhiệm trong văn bản thỏa thuận liên danh.

– Hiệu lực của hồ sơ dự thầu đáp ứng yêu cầu theo quy định trong hồ sơ mời thầu đã có.

– Hồ sơ dự thầu phải có bảo đảm dự thầu với giá trị và thời hạn hiệu lực đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Đối với trường hợp quy định bảo đảm dự thầu theo hình thức nộp thư bảo lãnh thì thư bảo lãnh phải được đại diện hợp pháp của tổ chức tín dụng hoặc chi nhánh ngân hàng nước ngoài được thành lập theo pháp luật Việt Nam ký tên với giá trị và thời hạn hiệu lực, đơn vị thụ hưởng theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu;

– Không có tên trong hai hoặc nhiều hồ sơ dự thầu với tư cách là nhà thầu chính (nhà thầu độc lập hoặc thành viên trong liên danh).

– Nhà thầu không đang trong thời gian bị cấm tham gia hoạt động đấu thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu.

– Có thỏa thuận liên danh được đại diện hợp pháp của từng thành viên liên danh ký tên, đóng dấu (nếu có).

– Nhà thầu tham gia đấu thầu bảo đảm tư cách hợp lệ theo quy định tại Khoản 1 Điều 5 của Luật đấu thầu.

Hồ sơ dự thầu sau khi được đánh giá đáp ứng đủ các tài liệu, giấy tờ pháp luật quy định, cần tiến hành bước đánh giá về:

– Năng lực và kinh nghiệm:

+ Việc đánh giá về năng lực và kinh nghiệm thực hiện theo tiêu chuẩn đánh giá quy định trong hồ sơ mời thầu.

+ Nhà thầu có năng lực và kinh nghiệm đáp ứng yêu cầu được xem xét, đánh giá về kỹ thuật.

– Về kỹ thuật và giá:

+ Được thực hiện theo tiêu chuẩn và phương pháp đánh giá quy định trong hồ sơ mời thầu.

+ Nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật được xem xét xác định giá thấp nhất

Ngoài ra, cũng cần có những yêu cầu khác tùy theo nhà mời thầu đưa ra.

2. Thủ tục thay đổi hoặc bổ sung thông tin trong hồ sơ dự thầu:

Thông tư 11/2019/TT-BKHĐT quy định về việc sửa đổi thông tin như sau:

“Việc sửa đổi thông tin đã đăng ký trên Hệ thống được thực hiện theo Hướng dẫn sử dụng. Trường hợp không tự thực hiện được việc sửa đổi thông tin đã đăng ký trên Hệ thống, nhà thầu, nhà đầu tư gửi văn bản đề nghị sửa đổi thông tin và các văn bản có liên quan đến Trung tâm. Trong thời hạn tối đa 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của nhà thầu, nhà đầu tư, Trung tâm có trách nhiệm xem xét, xử lý yêu cầu của nhà thầu, nhà đầu tư.”

Như vậy, việc cung cấp, đăng tải thông tin về đấu thầu và lựa chọn nhà thầu qua mạng có quy định thay đổi, bổ sung thông tin đã đăng ký, cụ thể bao gồm các bước như sau:

– Bước 1: Đăng nhập vào Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

– Bước 2: Thực hiện chỉnh sửa, bổ sung thông tin đã đăng ký.

– Bước 3: Gửi văn bản đề nghị thay đổi, bổ sung thông tin và các văn bản có liên quan đến việc thay đổi, bổ sung thông tin đến Tổ chức vận hành Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

Trong thời hạn hai ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị thay đổi, bổ sung thông tin đã đăng ký và các văn bản có liên quan từ các tổ chức hay cá nhân có yêu cầu, thì Tổ chức vận hành Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác của việc thay đổi, bổ sung trên mạng và thông tin thay đổi, bổ sung bằng văn bản do nhà thầu, nhà đầu tư gửi đến và chấp thuận việc thay đổi, bổ sung trường hợp thông tin chính xác. Trường hợp thông tin thay đổi, bổ sung trên mạng và trong văn bản không phù hợp, Tổ chức vận hành Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia có trách nhiệm thông báo trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia và hướng dẫn nhà thầu, nhà đầu tư sửa đổi cho phù hợp.

Chi tiết các bước thực hiện theo Hướng dẫn sử dụng được đăng tải trên trang chủ Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia và hỗ trợ của Tổ chức vận hành Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.