Thủ tục bãi, miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật

1. Thủ tục bãi, miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH hai thành viên trở lên:

Khoản 3 Điều 54 Văn bản hợp nhất 07/VBHN-VPQH 2022 hợp nhất Luật Doanh nghiệp quy định công ty phải có ít nhất một người đại diện theo pháp luật là người giữ một trong những chức danh là Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp Điều lệ công ty mà không quy định thì Chủ tịch Hội đồng thành viên chính là người đại diện theo pháp luật của công ty. Ở đây, giả thiết Chủ tịch Hội đồng thành viên là người đại diện theo pháp luật của công ty, thủ tục bãi, miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật được thực hiện như sau:

Bước 1: Triệu tập họp Hội đồng thành viên

– Hội đồng thành viên được triệu tập họp theo yêu cầu của Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc là theo yêu cầu của thành viên hoặc nhóm thành viên sở hữu từ 10% số vốn điều lệ trở lên hoặc là một thành viên sở hữu trên 90% vốn điều lệ.

– Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập họp Hội đồng thành viên theo yêu cầu của các thành viên, nhóm thành viên trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu thì thành viên, nhóm thành viên đó sẽ triệu tập họp Hội đồng thành viên.

– Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc người triệu tập họp chuẩn bị chương trình, những nội dung tài liệu họp, triệu tập, chủ trì và làm chủ tọa cuộc họp Hội đồng thành viên. Thành viên sẽ có quyền kiến nghị bổ sung nội dung chương trình họp bằng văn bản.

– Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc người triệu tập họp phải chấp thuận kiến nghị và bổ sung về chương trình họp Hội đồng thành viên nếu kiến nghị có đủ nội dung pháp luật quy định và được gửi đến cho trụ sở chính của công ty chậm nhất là 01 ngày làm việc trước ngày họp Hội đồng thành viên; trong trường hợp kiến nghị được trình ngay trước khi bắt đầu họp thì kiến nghị được chấp thuận nếu như đa số các thành viên dự họp tán thành.

– Thông báo về việc mời họp Hội đồng thành viên

–  Chương trình và các tài liệu họp phải được gửi cho thành viên công ty trước khi họp.

Bước 2: tiến hành họp hội đồng thành viên

–  Cuộc họp Hội đồng thành viên được tiến hành khi mà có số thành viên dự họp sở hữu từ 65% vốn điều lệ trở lên; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

– Trường hợp cuộc họp Hội đồng thành viên lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành và ở Điều lệ công ty không có quy định khác thì việc triệu tập họp Hội đồng thành viên được thực hiện như sau:

+ Thông báo mời họp lần thứ hai phải được gửi trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày mà dự định họp lần thứ nhất. Cuộc họp Hội đồng thành viên lần thứ hai được tiến hành khi mà có số thành viên dự họp sở hữu từ 50% vốn điều lệ trở lên;

+ Trường hợp cuộc họp Hội đồng thành viên lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định, thông báo về việc mời họp lần thứ ba phải được gửi trong thời hạn là 10 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ hai. Cuộc họp Hội đồng thành viên lần thứ ba sẽ được tiến hành không phụ thuộc số thành viên dự họp và có số vốn điều lệ được đại diện bởi số thành viên dự họp.

– Thành viên, người đại diện theo ủy quyền của thành viên phải tham dự và biểu quyết ở tại cuộc họp Hội đồng thành viên. Thể thức tiến hành họp Hội đồng thành viên, hình thức biểu quyết do ở Điều lệ công ty quy định.

– Trường hợp cuộc họp đủ điều kiện không hoàn thành chương trình họp trong thời hạn dự kiến thì sẽ có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày kể từ ngày khai mạc cuộc họp đó.

– Khi tiến hành họp hội đồng thành viên để bãi, miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật sẽ được thực hiện như sau:

+ Biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác do Điều lệ công ty quy định về việc bãi, miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật

+ Ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc là ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác.

+ Thông qua Biên bản họp Hội đồng thành viên về việc bãi, miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật trước khi kết thúc cuộc họp.

Bước 3: thông qua nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên về việc bãi, miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật

2. Thủ tục bãi, miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH một thành viên:

Khoản 3 Điều 79 Văn bản hợp nhất 07/VBHN-VPQH 2022 hợp nhất Luật Doanh nghiệp quy định Công ty phải có ít nhất một người đại diện theo pháp luật là người giữ một trong những chức danh là Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trong trường hợp Điều lệ công ty không quy định thì Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc là Chủ tịch công ty là người đại diện theo pháp luật của công ty. Ở đây, giả thiết Chủ tịch Hội đồng thành viên là người đại diện theo pháp luật của công ty và trong Điều lệ công ty quy định rõ quyền bãi, miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật của công ty sẽ do Hội đồng thành viên, thủ tục bãi, miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật được thực hiện như sau:

Bước 1: Triệu tập họp Hội đồng thành viên

– Hội đồng thành viên được triệu tập họp theo yêu cầu của Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc là theo yêu cầu của thành viên Hội đồng thành viên

– Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc người triệu tập họp chuẩn bị chương trình, các nội dung tài liệu họp, triệu tập, chủ trì và làm chủ tọa cuộc họp Hội đồng thành viên. Thành viên sẽ có quyền kiến nghị bổ sung nội dung chương trình họp bằng văn bản.

– Thông báo về việc mời họp Hội đồng thành viên

–  Chương trình và tài liệu họp phải được gửi cho các thành viên công ty trước khi họp.

Bước 2: tiến hành họp hội đồng thành viên

– Cuộc họp Hội đồng thành viên được tiến hành khi mà có ít nhất hai phần ba tổng số thành viên Hội đồng thành viên dự họp.

– Khi tiến hành họp hội đồng thành viên để bãi, miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật sẽ được thực hiện như sau:

+ Biểu quyết tại cuộc họp bằng hình thức bỏ phiếu biểu quyết (trường hợp Điều lệ công ty mà không có quy định khác thì mỗi thành viên Hội đồng thành viên có một phiếu biểu quyết có giá trị như nhau).

+ Ghi biên bản về việc họp hội đồng thành viên để bãi, miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật, sẽ có thể được ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác.

Bước 3: thông qua nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên về việc bãi, miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật

Nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên về việc bãi, miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật được thông qua khi có trên 50% số thành viên dự họp tán thành hoặc là số thành viên dự họp sở hữu trên 50% tổng số phiếu biểu quyết tán thành (sẽ có thể thông qua nghị quyết, quyết định theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản).

3. Thủ tục bãi, miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần:

Khoản 2 Điều 137 Văn bản hợp nhất 07/VBHN-VPQH 2022 hợp nhất Luật Doanh nghiệp quy định trường hợp công ty chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc là Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trường hợp Điều lệ mà chưa có quy định thì Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trong trường hợp công ty có hơn một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc là Tổng giám đốc đương nhiên là người đại diện theo pháp luật của công ty. Ở đây, giả thiết Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật của công ty,  thủ tục bãi, miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật được thực hiện như sau:

Bước 1: Họp hội đồng quản trị

– Chủ tịch Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Hội đồng quản trị trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày mà nhận được đề nghị triệu tập họp Hội đồng quản trị

– Trường hợp không triệu tập họp Hội đồng quản trị theo đề nghị thì Chủ tịch Hội đồng quản trị sẽ phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại xảy ra đối với chính công ty; người đề nghị có quyền thay thế Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị.

– Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập họp Hội đồng quản trị phải gửi thông báo mời họp chậm nhất là trong 03 ngày làm việc trước ngày họp nếu Điều lệ công ty không có quy định khác.

– Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập gửi thông báo mời họp và các tài liệu kèm theo đến cho các Kiểm soát viên như đối với các thành viên Hội đồng quản trị.

Bước 2: tiến hành cuộc họp

– Cuộc họp Hội đồng quản trị sẽ được tiến hành khi có từ ba phần tư tổng số thành viên trở lên dự họp.

– Trường hợp cuộc họp được triệu tập theo quy định này không đủ số thành viên dự họp theo quy định thì được triệu tập lần thứ hai trong thời hạn là 07 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, trừ trường hợp Điều lệ công ty mà có quy định thời hạn khác ngắn hơn. Trường hợp này, cuộc họp sẽ được tiến hành nếu có hơn một nửa số thành viên Hội đồng quản trị dự họp.

– Khi tiến hành cuộc họp Hội đồng quản trị để bãi, miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật sẽ được thực hiện như sau:

+ Thực hiện biểu quyết bãi, miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật thông qua những hình thức sau:

++ Biểu quyết trực tiếp ở tại cuộc họp

++ Ủy quyền cho người khác đến dự họp và biểu quyết trực tiếp ở tại cuộc họp

++ Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc là hình thức điện tử khác;

++ Gửi phiếu biểu quyết đến cho cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử;

++ Gửi phiếu biểu quyết bằng phương tiện khác theo các quy định trong Điều lệ công ty.

+ Ghi biên bản và có thể ghi âm, ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác về cuộc họp Hội đồng quản trị để bãi, miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật.

Bước 3: thông qua nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị về việc bãi, miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật

Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định tỷ lệ khác cao hơn, nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị sẽ được thông qua nếu như được đa số thành viên dự họp tán thành; trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng sẽ thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch Hội đồng quản trị.

Những văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Văn bản hợp nhất 07/VBHN-VPQH 2022 hợp nhất Luật Doanh nghiệp.

THAM KHẢO THÊM:

• Quy định về người đại diện theo pháp luật theo BLDS 2015
• Quy định về người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần
• Sự tham gia của người đại diện theo pháp luật của pháp nhân