Thu hộ, chi hộ có phải xuất hóa đơn và kê khai thuế không?

1. Thu hộ, chi hộ có phải xuất hóa đơn và kê khai thuế không?

Nhiều người hiện nay đặt ra câu hỏi về vấn đề xuất hóa đơn và kê khai thuế đối với hoạt động thu hộ, chi hộ. Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 4 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có quy định cụ thể về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn và chứng từ. Theo đó, trong quá trình buôn bán hàng hóa/cung ứng dịch vụ, người bán bắt buộc phải thực hiện nghĩa vụ lập hóa đơn để đưa cho người mua (trong đó bao gồm cả trường hợp hàng hóa và dịch vụ được sử dụng để khuyến mại, được sử dụng để quảng cáo, hàng hóa và dịch vụ là hàng mẫu, hàng hóa và dịch vụ dùng để cho, để biếu, để tập, để trao đổi, nhằm mục đích trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ, ngoại trừ trường hợp các loại hàng hóa luân chuyển nội bộ với mục đích tiếp tục sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh, bao gồm cả trường hợp xuất hàng hóa dưới hình thức cho vay, dưới hình thức cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa), và đồng thời bắt buộc phải ghi đầy đủ các nội dung căn cứ theo quy định tại Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì bắt buộc phải được thực hiện theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế căn cứ theo quy định tại Điều 12 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Như vậy có thể nói, khi mua bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ, người bán bắt buộc phải thực hiện hoạt động lập hóa đơn để giao cho người mua, ngoại trừ trường hợp hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh thì khi đó doanh nghiệp sẽ không cần phải xuất hóa đơn.

Như vậy, thu hộ và chi hộ cũng thuộc một trong những trường hợp phải xuất hóa đơn. 

Đồng thời, căn cứ theo quy định tại Công văn 54756/CT-TTHT năm 2017, Cục thuế Thành phố Hà Nội có đưa ra ý kiến về việc kê khai và xuất hóa đơn giá trị gia tăng đối với các khoản chi hộ khách hàng. Theo đó: 

Trong trường hợp công ty cổ phần dịch vụ vận tải Đường sắt có sự thỏa thuận với khách hàng về việc nhận chỉ hộ cho các khoản chi phí đầu tư, chi phí giám định, chi phí lưu giữ, chi phí kho bãi … thì trong quá trình chi trả cho các khoản chi phí này, các nhà cung cấp bắt buộc phải thực hiện nghĩa vụ lập hóa đơn, trong hóa đơn đó cần phải ghi rõ tên và mã số thuế của khách hàng, công ty cổ phần dịch vụ vận tải Đường sắt sẽ không cần phải có nghĩa vụ kê khai và khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào đối với các loại hàng hóa mang tên của khách hàng. Khi thu lại số tiền chi hộ từ khách hàng, công ty cổ phần dịch vụ vận tải đường khách không bắt buộc phải lập hóa đơn, công ty chỉ cần phải lập chứng từ thu theo quy định của pháp luật. Đồng thời, trong trường hợp các nhà cung cấp đã lập hóa đơn, trong hóa đơn đó ghi rõ tên của công ty và mã số thuế của công ty, thì công ty cổ phần dịch vụ vận tải Đường sắt hoàn toàn có quyền đề nghị các nhà cung cấp thu hồi hóa đơn đã lập đó để lập lại hóa đơn mới mang tên khách hàng thuê công ty chi hộ. Trong trường hợp công ty và khách hàng không thực hiện thủ tục thu hồi hóa đơn đã lập trước đó, thì trong quá trình thu lại tiền, công ty bắt buộc phải lập hóa đơn giá trị gia tăng và tính thuế giá trị gia tăng theo quy định của pháp luật.

Tiếp tục căn cứ theo quy định tại Công văn 323/TCT-CS của Tổng cục Thuế về thuế giá trị gia tăng, Tổng cục thuế có đưa ra câu trả lời về vấn đề lập hóa đơn chứng từ trong quá trình thu lại tiền cước vận tải quốc tế đã trả hộ cho các doanh nghiệp ủy thác xuất khẩu hàng hóa. Theo đó:

Trong trường hợp Công ty cổ phần Lâm sản Pisico Quảng Nam nhận ủy thác hoạt động xuất khẩu từ các khách hàng của mình và giữa các bên có sự thỏa thuận thanh toán trước tổng số tiền cước thuê tàu theo đúng quy định của pháp luật là các khoản thu hộ, chi hộ, và trường hợp các hãng tàu lập hóa đơn, trong hóa đơn đó ghi rõ tên của khách hàng và mã số thuế của khách hàng, thì trong quá trình thu lại số tiền chi hộ, công ty cổ phần không bắt buộc phải thực hiện nghĩa vụ xuất hóa đơn giá trị gia tăng, đồng thời công ty cũng không cần phải kê khai thuế và nộp thuế với các khoản tiền thu hộ, chi hộ khách hàng, mà công ty chỉ cần lập chứng từ thu và chi theo quy định của pháp luật. Trường hợp các nhà cung cấp đã lập hóa đơn, trong hóa đơn đỏ ghi tên của công ty và mã số thuế của công ty, thì trong quá trình công ty thu lại tiền từ khách hàng, công ty bắt buộc phải lập hóa đơn giá trị gia tăng và tính thuế giá trị gia tăng theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp công ty nhận ủy thác xuất khẩu hàng hóa và có thu tiền thù lao ủy thác của khách hàng, thì công ty bắt buộc phải xuất hóa đơn giá trị gia tăng và kê khai thuế giá trị gia tăng theo quy định của pháp luật.

Tóm lại:

– Nếu doanh nghiệp thu hộ khách hàng thì bắt buộc phải lập hóa đơn giá trị gia tăng. Khi thanh toán lại tiền thu hộ cho các khách hàng, doanh nghiệp phải lập phiếu chi, và không cần phải kê khai hoặc tính thuế đối với các khoản chi hộ;

– Trong trường hợp doanh nghiệp chi hộ khách hàng mà hóa đơn mang tên khách hàng, trong quá trình thu lại số tiền đã chi hộ khách hàng, doanh nghiệp không bắt buộc phải xuất hóa đơn giá trị gia tăng, doanh nghiệp không cần phải kê khai và nộp thuế đối với các khoản thu hộ, chi hộ khách hàng, doanh nghiệp chỉ cần phải lập chứng từ thu hộ và chi hộ theo quy định của pháp luật;

– Trong trường hợp doanh nghiệp chi hộ mà hóa đơn mang tên của doanh nghiệp đó, thì khi thực hiện thủ tục thu lại số tiền chi hộ, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn giá trị gia tăng và kê khai tính thuế giá trị gia tăng theo quy định của pháp luật, thuế suất trong trường hợp này sẽ được xác định tương ứng với thuế suất của các loại hàng hóa và dịch vụ đó.

2. Thu hộ, chi hộ cần phải hạch toán vào tài khoản nào?

Cách thức hạch toán đối với các khoản thu hộ và chi hộ như sau:

Thứ nhất, về vấn đề hạch toán đối với khoản tiền thu hộ:

– Khi thu hộ khách hàng sẽ hạch toán thông qua các tài khoản sau: Nợ TK 111, TK 112, Có TK 3388;

– Trong quá trình trả lại tiền thu hộ sẽ hạch toán thông qua các tài khoản sau: Nợ TK 3388, Có TK 111, TK mộtmột:

Thứ hai, hạch toán đối với các khoản chi hộ như sau:

– Trong trường hợp chi hộ khách hàng sẽ hạch toán thông qua các tài khoản sau: Nợ TK 1388, Có Tk 111, TK 112;

– Khi nhận lại tiền chi hộ sẽ hạch toán thông qua các tài khoản sau: Nợ TK 111, TK 112, Có TK 1388.

Tuy nhiên cần phải lưu ý, phương án hạch toán trên đây sẽ áp dụng đối với trường hợp hóa đơn bằng tên của khách hàng, vì suy cho cùng thì về bản chất, đây là hoạt động thu hộ và chi hộ khách hàng. Còn đối với trường hợp hóa đơn mang tên của công ty thì bản chất đó không phải là hoạt động thu hộ và chi hộ, trong trường hợp này sẽ cần phải hạch toán trực tiếp vào chi phí hàng hóa và dịch vụ mua bán, cung ứng của công ty.

3. Những lợi ích khi sử dụng dịch vụ thu hộ, chi hộ:

Có thể kể đến một số lợi ích khi sử dụng dịch vụ thu hộ, chi hộ như sau:

Thứ nhất, đối với khách hàng của doanh nghiệp. Dịch vụ thu hộ và dịch vụ thi hộ sẽ giúp cho khách hàng không cần trực tiếp đến doanh nghiệp để thực hiện hoạt động thanh toán. Khách hàng hoàn toàn có thể thanh toán vô cùng tiện lợi thông qua trung gian thu hộ, chi hộ một cách thuận tiện, nhanh chóng và đơn giản, tiết kiệm thời gian, tiết kiệm công sức và chi phí đi lại của khách hàng. Đồng thời, dịch vụ thu hộ và chi hộ cũng sẽ đảm bảo an toàn hơn cho khách hàng, các bên cung cấp dịch vụ luôn luôn ưu tiên vấn đề bảo mật thông tin của khách hàng trong quá trình sử dụng dịch vụ. Hiện nay các giao dịch được mã hóa nhằm mục đích bảo vệ tối đa thông tin cá nhân của khách hàng một cách hiệu quả và an toàn nhất.

Thứ hai, đối với doanh nghiệp sử dụng dịch vụ. Dịch vụ thu hộ và dịch vụ chi hộ có thể giúp cho các doanh nghiệp giảm thiểu tối đa các nguồn lực cần thiết như nhân sự, chi phí trang thiết bị, các cơ sở vật chất, cơ sở giao dịch … Thay vào đó thì các doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực để phát triển cho quá trình kinh doanh buôn bán sản phẩm và cung ứng dịch vụ của mình. Dịch vụ thu hộ, chi hộ cũng hoàn toàn có thể giúp cho các doanh nghiệp giảm thiểu tối đa về vấn đề quản lý tiền mặt và hoạt động thanh toán. Các giao dịch sẽ được bên cung ứng dịch vụ thu chi một cách đầy đủ, báo cáo trung thực, thống kê sát sao và thanh toán cho các doanh nghiệp một cách an toàn và minh bạch nhất. Ngoài ra, nhờ dịch vụ này mà các doanh nghiệp có thể dễ dàng tiếp cận hơn đối với khách hàng và có khả năng mở rộng thị trường của mình, không cần phải mở thêm chi nhánh hoặc văn phòng đại diện. 

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Công văn 54756/CT-TTHT năm 2017 về kê khai và xuất hóa đơn giá trị gia tăng đối với khoản chi hộ khách hàng do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành.;

– Công văn 323/TCT-CS của Tổng cục Thuế về thuế giá trị gia tăng;

– Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ;

– Nghị định 41/2022/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Nghị định 15/2022/NĐ-CP quy định miễn, giảm thuế.

THAM KHẢO THÊM:

• Xuất hóa đơn, kê khai thuế khi ký hợp đồng hợp tác kinh doanh
• Kê khai thuế là gì? Yêu cầu kê khai thuế đối với doanh nghiệp, cá nhân?
• Hóa đơn GTGT đầu vào đã kê khai thuế thì có được hủy không?