Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật do ai ký?

1. Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật do ai ký?

Khi thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, bắt buộc cần phải thông báo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 50 của Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, có quy định cụ thể về hoạt động đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty. Theo đó, người ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty là một trong những cá nhân sau đây:

– Chủ tịch Hội đồng thành viên, chủ tịch công ty đối với loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;

– Chủ tịch Hội đồng thành viên đối với loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn 02 thành viên trở lên. Trong trường hợp chủ tịch Hội đồng thành viên là người đại diện theo pháp luật thì người ký thông báo thay đổi người đại diện sẽ được xác định là chủ tịch Hội đồng thành viên mới được Hội đồng thành viên bầu;

– Chủ tịch Hội đồng quản trị đối với loại hình công ty cổ phần. Trong trường hợp chủ tịch hội đồng quản trị được xác định là người đại diện theo pháp luật của công ty, thì người ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật sẽ là chủ tịch Hội đồng quản trị mới được Hội đồng quản trị bầu;

Trong trường hợp chủ tịch Hội đồng thành viên, chủ tịch Hội đồng quản trị vắng mặt, hoặc chủ tịch Hội đồng thành viên/chủ tịch Hội đồng quản trị không thể thực hiện được các quyền và nghĩa vụ của mình theo quy định của pháp luật, thì người ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp sẽ được xác định là người được chủ tịch Hội đồng thành viên/chủ tịch Hội đồng quản trị ủy quyền hợp pháp. Trong trường hợp không có các thành viên được ủy quyền hợp pháp hoặc chủ tịch Hội đồng thành viên/chủ tịch hội đồng quản trị đã chết, mất tích, hoặc bị tạm giam, đang chấp hành án phạt tù theo bản án của tòa án, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại các cơ sở cai nghiện bắt buộc/các cơ sở giáo dục bắt buộc, được xác định là các đối tượng đã trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức và làm chủ hành vi theo quy định của Bộ luật dân sự, bị cơ quan có thẩm quyền đó là tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ hoặc cấm hành nghề trong một khoảng thời gian nhất định, thì người ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trong trường hợp này sẽ được xác định là người được bầu tạm thời làm chủ tịch Hội đồng thành viên/chủ tịch hội đồng quản trị căn cứ theo quy định tại Điều 56, Điều 80, Điều 156 của Văn bản hợp nhất Luật doanh nghiệp năm 2022.

Theo đó thì có thể nói, tùy từng trường hợp khác nhau, tùy từng loại hình doanh nghiệp khác nhau, người có thẩm quyền ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp cũng sẽ khác nhau.

2. Quy trình đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật: 

Trình tự và thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật sẽ được thực hiện như sau:

Bước 1: Doanh nghiệp có nhu cầu đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật sẽ chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ theo quy định của pháp luật. Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 50 của Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp., trong trường hợp có sự thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị một bộ hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật. Thành phần hồ sơ sẽ bao gồm các loại giấy tờ và tài liệu cơ bản sau đây:

– Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật theo mẫu do pháp luật quy định. Người có thẩm quyền ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật sẽ được thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 50 của Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp., như đã phân tích nêu trên;

– Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp mới;

– Nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty đối với loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên. Nghị quyết hoặc quyết định hoặc biên bản họp Hội đồng thành viên đối với loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên về vấn đề thay đổi người đại diện theo pháp luật. Nghị quyết hoặc biên bản họp đại Hội đồng cổ đông đối với loại hình công ty cổ phần về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trong trường hợp hoạt động thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung cơ bản của điều lệ công ty cổ phần. Nghị quyết hoặc quyết định hoặc biên bản họp Hội đồng quản trị đối với loại hình công ty cổ phần trong trường hợp quá trình thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần không làm ảnh hưởng đến nội dung cơ bản của điều lệ công ty cổ phần căn cứ theo quy định tại Điều 24 của Văn bản hợp nhất Luật doanh nghiệp năm 2022.

Bước 2: Nộp hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền. Cơ quan có thẩm quyền xác nhận đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch và đầu tư. Chuyên viên sẽ kiểm tra hồ sơ và giấy tờ theo quy định, tiếp nhận hồ sơ và cấp giấy biên nhận cho doanh nghiệp.

Bước 3: Phòng đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, giải quyết hồ sơ của doanh nghiệp.

Bước 4: Căn cứ vào ngày ghi trên giấy biên nhận, doanh nghiệp đến Phòng đăng ký kinh doanh để nhận kết quả giải quyết hồ sơ.

3. Doanh nghiệp không thông báo khi thay đổi người đại diện theo pháp luật thì xử phạt thế nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 44 của Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt VPHC lĩnh vực kế hoạch và đầu tư, có quy định cụ thể về mức xử phạt đối với hành vi vi phạm quy định về thời hạn đăng ký thay đổi nội dung trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Cụ thể bao gồm:

– Phạt cảnh cáo đối với các đối tượng có hành vi vi phạm quy định về thời gian đăng ký thay đổi nội dung giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, hoạt động văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời gian pháp luật quy định từ 01 ngày đến 10 ngày;

– Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với các đối tượng có hành vi vi phạm quy định về thời gian đăng ký thay đổi nội dung trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, hoạt động văn phòng đại diện, hoạt động địa điểm kinh doanh quá thời gian từ 11 ngày đến 30 ngày;

– Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với các đối tượng có hành vi vi phạm quy định của pháp luật về thời hạn đăng ký thay đổi nội dung trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, hoạt động văn phòng đại diện, hoạt động địa điểm kinh doanh quá thời gian từ 31 ngày đến 90 ngày;

– Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với các đối tượng có hành vi vi phạm quy định về thời hạn đăng ký thay đổi nội dung trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, hoạt động văn phòng đại diện, hoạt động địa điểm kinh doanh quá thời gian quy định từ 91 ngày trở lên;

– Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với các đối tượng có hành vi không đăng ký thay đổi nội dung trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, hoạt động văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh tại cơ quan có thẩm quyền.

Theo đó thì có thể nói, khi có sự thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, doanh nghiệp bắt buộc cần phải thực hiện thủ tục thông báo và đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật. Nếu doanh nghiệp thực hiện thủ tục thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật trước thời điểm cơ quan thanh tra phát hiện ra vi phạm, thì tùy ngày chậm trễ, doanh nghiệp đó sẽ có mức xử phạt khác nhau, tuy nhiên tối đa là 20.000.000 đồng.

Nếu cơ quan thanh tra phát hiện ra hành vi vi phạm của doanh nghiệp, tuy nhiên doanh nghiệp đó vẫn không thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật, thì sẽ bị phạt tiền với mức tối đa là 30.000.000 đồng.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt VPHC lĩnh vực kế hoạch và đầu tư;

– Văn bản hợp nhất 07/VBHN-VPQH 2022 Luật Doanh nghiệp;

– Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.

THAM KHẢO THÊM:

• Mẫu quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty
• Thay đổi người đại diện theo pháp luật có phải báo với cơ quan thuế?
• Hồ sơ, trình tự và thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật