Hồ sơ, trình tự và thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật

Để thuận tiện hơn trong quá trình làm việc, đảm bảo được quyền lợi ích hợp pháp của cá nhân nói riêng và pháp nhân nói chung, pháp luật nước ta đã cho phép trong một số trường hợp cá nhân, pháp nhân được cử người đại diện theo pháp luật hoặc thay đổi người đại diện theo pháp luật trong trường hợp cần thiết để thực hiện giao dịch hoặc thực hiện thay nghĩa vụ của người được đại diện.

Người đại diện có thể là cá nhân, pháp nhân nhân danh cá nhân hoặc pháp nhân để thay họ thực hiện, thay đổi, hủy bỏ các giao dịch dân sự (trừ trường hợp giao dịch đó pháp luật không cho phép người đại diện thực hiện mà phải chính người được đại diện thực hiện).

Trong mỗi trường hợp đối tượng thay đổi người đại diện thì pháp luật có những quy định khác nhau về hồ sơ, thủ tục.

1. Quy định về đại diện theo pháp luật của cá nhân:

Người đại diện theo pháp luật của cá nhân là người sẽ thay mặt họ thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh trong quá trình giao dịch dân sự. Căn cứ vào Điều 136 bộ luật dân sự 2015 quy định về đối tượng được làm người đại diện theo pháp luật của cá nhân là:

– Đối với người chưa thành niên thì người đại diện theo pháp luật là cha mẹ.

– Đối với người mất năng lực hành vi dân sự, khó khăn trong nhận thức, không làm chủ hành vi của mình có người giám hộ thì người giám hộ này được làm người đại diện nếu tòa án chỉ định

– Người giám hộ cũng có thể làm người đại diện theo pháp luật.

– Nếu không cử được người đại diện thì tòa án sẽ chỉ định

Trường hợp phải thay đổi người đại diện theo pháp luật của cá nhân thì tòa án sẽ chỉ định.

2. Điều kiện làm người đại diện theo pháp luật của pháp nhân

Người đại diện theo pháp luật của pháp nhân là người đại diện cho pháp nhân đó thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ các giao dịch của doanh nghiệp, thay mặt doanh nghiệp làm việc với cơ quan nhà nước cũng như tham gia giải quyết các vấn đề tranh chấp phát sinh trên tòa. Đối với pháp nhân, người đại diện theo pháp luật được quy định tại Điều 137 Bộ luật dân sự 2015:

– Người được chỉ định theo điều lệ của công ty

– Theo quy định của pháp luật, người đó có thẩm quyền làm người đại diện theo pháp luật của công ty

– Trong quá trình tố tụng, tòa án có quyền chỉ định người đại diện theo pháp luật của công ty

Để trở thành người đại diện theo pháp luật của pháp nhân thì cần đáp ứng đủ các điều kiện sau:

– Người trên 18 tuổi có đầy đủ năng lực hành vi dân sự theo luật quy định

– Là người thường trú tại Việt Nam. Trường hợp người đại diện là người nước ngoài thì người đó phải ở Việt Nam đến khi hết nhiệm kì

3. Quy định về đại diện theo pháp luật của pháp nhân

Trường hợp pháp nhân thay đổi người đại diện theo pháp luật thì phía doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ theo quy định tại Thông tư  01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng kí doanh nghiệp. Mỗi loại công ty, doanh nghiệp thì sẽ cần hồ sơ giấy tờ khác nhau:

– Đối với công ty TNHH 01 thành viên:

• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
• Văn bản quyết định thay đổi người đại diện của chủ sở hữu, nội dung phải ghi rõ, chi tiết những vấn đề thay đổi trong điều lệ công ty nếu việc thay đổi người đại diện ảnh hưởng đến nội dung điều lệ công ty.
• Giấy tờ cá nhân của người thay thế đại diện còn hiệu lực: Chứng minh nhân dân. Sổ hộ chiếu. Giấy đăng kí tạm trú do cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam cấp. Giấy phép lao động
• Giấy ủy quyền của pháp nhân cho người đi nộp.

– Nếu việc thay đổi người đại diện của doanh nghiệp gắn liền với việc chuyển nhượng vốn cho người đại diện thì cần phải kê khai thuế thu nhập cá nhân của người được chuyển nhượng.

– Đối với công ty TNHH 02 thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần:

• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
• Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp hội đồng thành viên/ hội đồng quản trị  đối với  về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.
• Nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật của công ty thì cần phải có giấy ủy quyền.
• Biên bản họp hội đồng thành viên/ hội đồng quản trị.
• Giấy tờ tùy thân của người được chọn làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp còn hiệu lực: Chứng minh nhân dân, Sổ hộ chiếu, Giấy đăng kí tạm trú do cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam cấp, Giấy phép lao động.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giấy tờ trên thì bạn nộp tại phòng đăng kí kinh doanh quận, huyện thuộc sở kế hoạch đầu tư quận, huyện nơi doanh nghiệp đó có trụ sở. Trong vòng 03-05 ngày làm việc, cơ quan có thẩm quyền thông báo về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.