Phân biệt chủ thể hợp đồng và chủ thể có thẩm quyền ký hợp đồng? Chủ thể có thẩm quyền thay mặt ký kết hợp đồng của công ty Hướng dẫn kiểm tra thẩm quyền ký kết hợp đồng? Nghĩa vụ của công ty với các hợp đồng được ký bởi người không có thẩm quyền đại diện công ty ký kết hợp đồng?
Trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đối với hợp đồng góp vốn, hợp đồng lao động hay hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động,…đều là các hợp đồng quan trọng. Bởi các hợp động này là sự thỏa thuận mang tính ràng buộc về quyền và nghĩa vụ giữa các bên tham gia vào quan hệ hợp đồng và là căn cứ để giải quyết những tranh chấp liên quan đến các vấn đề mà các bên tham gia vào quan hệ hợp đồng đã thỏa thuận, thống nhất. Do đó, trước khi đặt bút ký vào bất cứ bản hợp đồng nào thì đều cần phải xem xét thẩm quyền ký kết hợp đồng trong công ty để phòng ngừa các rủi ro pháp lý. Vậy chủ thể có thẩm quyền thay mặt ký kết hợp đồng của công ty là những chủ thể nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Luật sư
Căn cứ pháp lý:
– Luật Doanh nghiệp 2020
1. Phân biệt chủ thể hợp đồng và chủ thể có thẩm quyền ký hợp đồng
1.1. Chủ thể của hợp đồng được quy định như thế nào?
Theo quy định của Bộ luật dân sự 2015 thì chủ thể của hợp đồng được hiểu là cá nhân, pháp nhân và các chủ thể khác đáp ứng được các quy định của pháp luật dân sự như có năng lực hành vi dân sự và thỏa thuận với nhau về hình thức hợp đồng để xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ của các bên tham gia vào quan hệ hợp đồng.
Như vậy, theo quy định của pháp luật dân sự thì chủ thể của hợp đồng có thể là cá nhân hoặc pháp nhân.
– Trường hợp chủ thể hợp đồng là cá nhân thì phải đáp ứng được các điều kiện sau:
+ Cá nhân từ 18 tuổi trở lên phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự được phép tham gia tất cả các hợp đồng dân sự và tự mình chịu trách nhiệm về việc thực hiện hợp đồng đó.
+ Cá nhân từ đủ 15 tuổi đến 18 tuổi thì được ký kết các hợp đồng dân sự nếu tự mình có tài sản để thực hiện hợp đồng đó.
+ Cá nhân dưới 16 tuổi được phép tham gia các hợp đồng có giá trị nhỏ phục vụ nhu cầu tối thiểu của mình.
– Trường hợp chủ thể hợp đồng là các pháp nhân thì phải đáp ứng được các điều kiện sau:
+ Phải có năng lực pháp luật dân sự của pháp nhân
+ Phải có tài sản riêng, tự chịu trách nhiệm bằng tài sản của mình và tham gia vào các quan hệ pháp luật một cách độc lập
Lưu ý: Dù là cá nhân hay pháp nhân thì khi tham gia ký kết hợp đồng và để hợp đồng có hiệu lực, các bên tham gia vào quan hệ hợp đồng đều phải tuân thủ nguyên tắc hoàn toàn tự nguyện, không bên nào ép buộc bên nào trong việc ký kết hợp đồng.
1.2. Chủ thể có thẩm quyền ký kết hợp đồng được hiểu như thế nào?
Theo quy định tại Điều 85 Bộ Luật Dân sự 2015 về đại diện của pháp nhân thì đại diện của pháp nhân có thể là đại diện theo pháp luật hoặc đại diện theo ủy quyền.
Theo Điều 86 Bộ Luật Dân sự 2015, quy định về năng lực pháp luật dân sự của pháp nhân, theo đó:
– Năng lực pháp luật dân sự của pháp nhân được hiểu là khả năng của pháp nhân có các quyền, nghĩa vụ dân sự. Năng lực pháp luật dân sự của pháp nhân không bị hạn chế, trừ trường hợp Bộ luật dân sự hoặc các luật khác có liên quan quy định khác.
– Năng lực pháp luật dân sự của pháp nhân được phát sinh từ thời điểm được cơ quan nhà nước có thẩm quyền thành lập hoặc cho phép thành lập pháp nhân; nếu pháp nhân phải đăng ký hoạt động thì năng lực pháp luật dân sự của pháp nhân được phát sinh từ thời điểm pháp nhân được ghi vào sổ đăng ký hoạt động.
– Năng lực pháp luật dân sự của pháp nhân chấm dứt kể từ thời điểm chấm dứt pháp nhân theo quy định của pháp luật.
Như vậy, đại diện của pháp nhân được hiểu là người đại diện theo pháp luật của pháp nhân được quy định trong Điều lệ công ty hoặc trong quyết định thành lập pháp nhân và không trái với quy định của pháp luật.
Ngoài ra luật dân sự cũng quy định người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của pháp nhân được phép nhân danh công ty ký kết hợp đồng.
Về thẩm quyền ký kết hợp đồng trong công ty thì ngoài quy định nêu trên còn phải thực hiện theo quy định của Luật Doanh nghiệp, điều lệ công ty, quy chế quản trị hoặc văn bản ủy quyền hợp pháp của công ty.
2. Chủ thể có thẩm quyền thay mặt ký kết hợp đồng của công ty
2.1. Thẩm quyền ký hợp đồng trong quy định của pháp luật hiện hành
Theo quy định của pháp luật hiện hành thì trong công ty, thẩm quyền thay mặt ký kết hợp đồng được quy định tại Điều lệ công ty hoặc quy chế hoạt động của các phòng ban công ty. Căn cứ theo Điều 141 Bộ Luật Dân sự 2015 thì người đại diện chỉ được xác lập, thực hiện giao dịch dân sự trong phạm vi đại diện dựa theo căn cứ sau:
– Quyết định của cơ quan có thẩm quyền;
– Các văn bản nội bộ doanh nghiệp như: Điều lệ của công ty, quy chế phòng ban,…
– Nội dung ủy quyền của người đứng đầu công ty;
– Theo quy định khác của pháp luật.
Như vậy để có thể thay mặt công ty ký kết hợp đồng thì người ký kết hợp đồng phải đảm bảo hai điều kiện, đó là người tham gia ký kết hợp đồng phải là người đại diện của công ty. Trong đó, cá nhân là người đại diện hợp pháp của công ty theo 1 trong 2 cách: là người đại diện theo pháp luật hoặc là người đại diện theo ủy quyền. Điều kiện thứ hai đó là người tham gia ký kết hợp đồng phải có chức vụ hay thẩm quyền đại diện có bao gồm thay mặt công ty ký hợp đồng và được thể hiện rõ trong các căn cứ nêu trên.
2.2. Những chủ thể nào được phép là người đại diện công ty ký hợp đồng
Căn cứ theo quy định tại điều 134 Bộ luật dân sự 2015 quy định về “Đại diện” thì người thay mặt công ty ký kết hợp đồng thuộc một trong hai trường hợp sau: là người đại diện theo pháp luật hoặc là người đại diện theo ủy quyền của công ty.
Căn cứ theo điều 137 Bộ luật dân sự 2015 thì công ty có quyền đăng ký nhiều người đại diện theo pháp luật, đồng thời theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 thì công ty được quyền đăng ký phó giám đốc công ty là người đại diện theo pháp luật của công ty.
Như vậy, theo quy định của Bộ luật dân sự và Luật Doanh nghiệp thì có thể xác lập vai trò đại diện công ty qua hai hình thức là đại diện theo pháp luật hoặc là người đại diện theo ủy quyền của người đại diện theo pháp luật.
Đối với người đại diện theo pháp luật kiêm giám đốc thì trong luật doanh nghiệp 2020 đã quy định rõ về quyền và nghĩa vụ của chức danh này nên không cần tài liệu nào xác lập thẩm quyền ký kết hợp đồng nữa. Nhưng nếu công ty bổ nhiệm chủ tịch Hội đồng quản trị hay phó giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty mà muốn chức danh này được quyền ký kết hợp đồng thì phải ghi nhận rõ trong điều lệ công ty.
Nếu Điều lệ công ty có quy định điều kiện khác thì người được ủy quyền ký kết hợp đồng phải đảm bảo điều kiện này. Ngoài ra, theo như quy định trên thì người được ủy quyền ký kết hợp đồng phải được Đại hội đồng cổ đông chấp thuận.
Nếu người được ủy quyền ký kết hợp đồng đáp ứng được các điều kiện trên thì người này hoàn toàn có quyền đại diện thay giám đốc hay đại diện thay công ty ký kết hợp đồng, nếu không đáp ứng được các điều kiện trên thì sẽ không được quyền đại diện thay công ty ký kết hợp đồng mà giám đốc của công ty sẽ phải tự ký kết hợp đồng hoặc tìm một người có đủ điều kiện để ủy quyền ký hợp đồng này.
3. Hướng dẫn kiểm tra thẩm quyền ký kết hợp đồng
Trước khi ký kết hợp đồng công ty cần phải kiểm tra thẩm quyền ký kết hợp đồng của các bên tham gia vào quan hệ hợp đồng có đúng với quy định của pháp luật hay không. Theo đó:
– Cần kiểm tra trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp xem chức vụ và số lượng người đại diện pháp luật của công ty và mức vốn điều lệ công ty đối tác đã đăng ký.
– Yêu cầu đối tác xuất trình Điều lệ công ty đối với các hợp đồng có giá trị lớn và có người đại diện ký kết hợp đồng không phải Tổng giám đốc hoặc Giám đốc công ty.
– Trường hợp người đại diện ký kết hợp đồng là người đại diện theo ủy quyền thì cần kiểm tra thẩm quyền của người ủy quyền xem người này có được quyền đại diện công ty ký
4. Nghĩa vụ của công ty với các hợp đồng được ký bởi người không có thẩm quyền đại diện công ty ký kết hợp đồng
– Theo quy định của pháp luật thì người đại diện theo pháp luật của công ty không mặc định được quyền ký hợp đồng nhân danh công ty.
+ Công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật và trong điều lệ công ty cũng ghi nhận rõ chỉ có Tổng giám đốc hoặc Giám đốc công ty mới có quyền điều hành kinh doanh và quyền ký kết hợp đồng.
+ Có những hợp đồng về việc đầu tư, kinh doanh yêu cầu phải có sự chấp thuận của Hội đồng quản trị công ty như hợp đồng góp vốn đầu tư có giá trị trên 35% tổng tài sản công ty thì phải được sự chấp thuận của Hội đồng quản trị theo Điều 162 Luật doanh nghiệp thì khi đó người đại diện theo pháp luật của công ty mới có quyền ký kết hợp đồng.
– Nghĩa vụ của công ty đối với các hợp đồng được ký kết bởi người không có thẩm quyền đại diện công ty ký kết hợp đồng
Tùy từng trường hợp mà người tham gia ký kết hợp đồng hoặc doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm đối với hợp đồng được ký kết không đúng thẩm quyền. Theo quy định của Điều 142 Bộ Luật Dân sự 2015 thì hợp đồng do người không có quyền đại diện công ty ký kết không làm phát sinh quyền và nghĩa vụ đối với người được đại diện, trừ các trường hợp sau:
+ Người được đại diện công ty đã công nhận hợp đồng đó
+ Người được đại diện công ty biết mà không phản đối về việc ký kết hợp đồng sai thẩm quyền trong một thời hạn hợp lý.
+ Người được đại diện công ty có lỗi dẫn đến việc người đã giao dịch không biết hoặc không thể biết được việc mình ký kết hợp đồng là không đúng thẩm quyền ký kết.
Trong tất cả các trường hợp ký kết hợp đồng không đúng thẩm quyền ngoại trừ ba trường hợp trên thì người ký kết hợp đồng không đúng thẩm quyền vẫn phải chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng mình đã ký.
Doanh nghiệp phải ký kết hợp đồng với người ký không đúng thẩm quyền thì có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng đã ký kết và bồi thường thiệt hại trừ trường hợp doanh nghiệp này đã biết hoặc buộc phải biết nhưng vẫn tham gia ký kết hợp đồng.
