Sổ đăng ký cổ đông là tài liệu cần có và có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Sổ đăng ký cổ đông là gì? Vai trò của sổ đăng ký cổ đông?
Mục lục bài viết
1. Sổ đăng ký cổ đông là gì?
Căn cứ khoản 1 Điều 122
Sổ đăng ký cổ đông này sẽ được lưu giữ trong nội bộ tại trụ sở chính của công ty hoặc các tổ chức khác có chức năng lưu giữ sổ đăng ký cổ đông.
Nội dung của sổ đăng ký cổ đông phải đảm bảo có những thông tin sau:
– Thông tin về công ty đó gồm tên công ty, trụ sở chính của công ty.
– Thông tin về cổ phần như:
+ Tổng số cổ phần được quyề chào bán.
+ Loại cổ phần được quyền chào bán.
+ Số cổ phần được quyền chào bán của từng loại.
+ Tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp.
– Thông tin của các cổ đông:
+ Đối với cổ đông là cá nhân: họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đó.
+ Đối với cổ đông là tổ chức: tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính của tổ chức đó.
– Thông tin về số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông, ngày đăng ký cổ phần.
Pháp luật hiện nay không có quy định về thông báo lập sổ đăng ký cổ đông với cơ quan nhà nước mà hoạt động lập, lưu trữ cổ đông mang tính chất nội bộ, phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp.
2. Vai trò của sổ đăng ký cổ đông?
Sổ cổ đông trong công ty cổ phần có một vai trò rất lớn, có thể kế đến một số vai trò như sau:
– Ghi nhận đầy đủ các thông tin của các cổ đông:
Như mục 1 đã phân tích, sổ cổ đông lưu trữ đầy đủ thông tin chi tiết của các cổ đông như Họ, tên, địa chỉ liên lạc, số giấy tờ pháp lý….để phục vụ cho việc quản trị công ty.
– Là tài liệu để ghi nhận việc sở hữu cổ phần của cổ đông:
Sổ cổ đông ngoài việc ghi nhận thông tin của các cổ đông còn ghi nhận đầy đủ tổng số cổ phần được quyền chào bán, đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp.
Theo quy định, công ty phải cập nhật kịp thời thay đổi cổ đông trong sổ đăng ký cổ đông theo yêu cầu của cổ đông có liên quan theo quy định tại Điều lệ công ty. Do đó, sổ cổ đông ghi nhận một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời các thông tin về việc chuyển nhượng cổ phần cũng như sở hữu cổ phần của cổ đông, là căn cứ để tiến hành việc phân chia lợi nhuận trong công ty cổ phần.
3. Công ty cổ phần không có Sổ cổ đông có được không?
Theo quy định, việc lập sổ đăng ký cổ đông là việc bắt buộc của Công ty cổ phần. Căn cứ khoản 2 Điều 52 Nghị định số 122/2021/NĐ-CP quy định sẽ phạt tiền từ 30 triệu đồng đến 50 triệu đồng khi có hành vi:
– Không cấp giấy chứng nhận phần vốn góp cho thành viên công ty.
– Không lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông phát hành cổ phiếu.
– Không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.
– Không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, không viết hoặc gắn tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
Do đó, nếu như công ty không thực hiện lập Sổ đăng ký cổ đông sẽ bị xử phạt từ 30 triệu đồng đến 50 triệu đồng.
Ngoài việc bị phạt tiền như trên, doanh nghiệp phải áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là buộc phải lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông theo quy định.
4. Quy định về việc thay đổi thông tin trên sổ đăng ký cổ đông:
Theo quy định tại khoản 4 và khoản 5 Điều 122 Luật doanh nghiệp năm 2020, việc thay đổi thông rin trên sổ đăng ký cổ đông được xác định như sau:
– Phải thông báo kịp thời với công ty để cập nhật vào sổ đăng ký cổ đông nếu như cổ đông có thay đổi thông tin về địa chỉ liên lạc.
– Nếu cổ đông không thông báo thay đổi địa chỉ liên lạc của cổ đông đến công ty thì công ty sẽ không chịu trách nhiệm về việc không liên lạc được với cổ đông đó.
– Trách nhiệm của công ty phải cập nhật kịp thời thay đổi cổ đông trong sổ đăng ký cổ đông theo yêu cầu của cổ đông có liên quan theo quy định tại Điều lệ công ty.
5. Quy định về việc quản lý Sổ đăng ký cổ đông:
Các thông tin của sổ đăng ký cổ đăng sẽ được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc lưu giữ tại Trung tâm lưu ký chứng khoán.
Cổ đông trong công ty có quyền kiểm tra, tra cứu hoặc trích lục, sao chép nội dung sổ đăng ký cổ đông trong giờ làm việc của công ty hoặc Trung tâm lưu ký chứng khoán.
Khi phát sinh việc thay đổi thông tin của cổ đông như chào bán, chuyển nhượng cổ phần, tặng cho cổ phần thì những thông tin này phải được ghi nhận vào sổ đăng ký cổ đông.
Khi chào bán cổ phần cho cổ đông hiện hữu thì các thông tin về cổ đông phải được ghi vào sổ đăng ký cổ đông để chứng thực quyền sở hữu cổ phần của cổ đông ở trong công ty;
Công ty có trách nhiệm cập nhật, thay đổi sổ đăng ký cổ đông trong trường hợp chuyển nhượng cổ phần. Người nhận cổ phần chỉ trở thành cổ đông công ty từ thời điểm các thông tin của họ được ghi đầy đủ vào sổ đăng ký cổ đông.
Quá trình này cần được thực hiện liên tục, đầy đủ, chính xác từ thời điểm công ty được thành lập cho đến khi công ty bị giải thể hoặc phá sản.
6. Mẫu Sổ đăng ký cổ đông mới nhất:
| CÔNG TY CỔ PHẦN XYZ | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
| Số: …….. | ….., ngày….tháng….năm…. |
SỔ ĐĂNG KÝ CỔ ĐÔNG
Căn cứ Luật doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17/06/2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành;
Căn cứ Điều lệ.
1. Tên doanh nghiệp:
Tên giao dịch: ……..
Tên viết tắt:
Mã số doanh nghiệp: ……..
Do Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và đầu tư Hồ Chí Minh cấp ngày ……..
Địa chỉ trụ sở chính: Hồ Chí Minh
2. Vốn điều lệ: …….đồng ( đồng Việt Nam).
3. Tổng số cổ phần: Cổ phần ( …….. cổ phần)
– Cổ phần cổ đông sáng lập đã mua: …….. cổ phần ( …….. cổ phần)
– Cổ phần chào bán: cổ phần.
Loại cổ phần:
– Cổ phần phổ thông: Cổ phần ( …….. cổ phần)
– Cổ phần ưu đãi: …….. cổ phần ( …….. cổ phần)
Mệnh giá cổ phần : đồng (…….. nghìn đồng Việt Nam)
4. Tên cổ đông, địa chỉ, số lượng cổ phần của từng cổ đông:
| STT | Họ và tên | Số CMND (đối với cổ đông là cá nhân) hoặc mã số doanh nghiệp (đối với cổ đông là tổ chức) | Quốc tịch (đối với cổ đông là cá nhân) | Hộ khẩu thường trú (đối với cổ đông là cá nhân), địa chỉ trụ sở chính (đối với cổ đông là tổ chức) | Số cổ phần | Loại cổ phần | Ngày đăng ký cổ phần |
| 1 |
|
|
|
|
|
|
|
| 2 |
|
|
|
|
|
|
|
Sổ cổ đông đã được lập và lưu giữ tại trụ sở Công ty.
|
| NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA CÔNG TY (Ký, ghi rõ họ tên)
|
Hướng dẫn cách lập Sổ đăng ký cổ đông:
Hiện nay chưa có văn bản quy định về mẫu sổ đăng ký cổ đông tuy nhiên khi soạn thảo mẫu thì cần lưu ý các nội dung dưới đây:
– Phần quốc hiệu tiêu ngữ, đây là phần không thể thiếu trong các văn bản. Dưới quốc hiệu, tiêu ngữ là ngày, tháng năm.
– Bên trái của phần quốc hiệu tiêu ngữ là tên công ty cổ phần, số ghi theo quy định nội bộ của công ty.
– Tên: SỔ ĐĂNG KÝ CỔ ĐÔNG
– Ghi nội dung của Sổ đăng ký cổ đông:
+ Trong phần này gồm tên công ty cổ phần, thông tin về giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, do phòng đăng ký kinh doanh cấp ngày….; thông tin về địa chỉ trụ sở chính của công ty.
+ Thông tin về vốn điều lệ, tổng số vốn…..;
+ Tổng số cổ phần, cổ phần cổ đông sáng lập đã mua, cổ phần chào bán….
+ Thông tin về loại cổ phần: cổ phần phổ thông, cổ phần ưu đãi, mệnh giá cổ phần.
– Thông tin về cổ đông: họ và tên, địa chỉ thường trú, chỗ ở hiện tại, thông tin về chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu, số cổ phần, loại cổ phần, số giấy chứng nhận vốn góp, ngày cấp.
– Cuối cùng đại diện theo pháp luật của công ty sẽ ký tên.
CÁC VĂN BẢN PHÁP LUẬT ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG BÀI VIẾT:
– Luật doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17/06/2020.
– Nghị định 01/2021/NĐ-CP đăng ký doanh nghiệp mới nhất.
– Nghị định số 122/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.
