Khi hai bên thỏa thuận về việc xây dựng một công trình nhất định, có rất nhiều công việc, nội dung cần phải đàm phán, thực hiện. Một trong những bước cuối cùng khi hoàn thành công việc là quyết toán công trình.
Mục lục bài viết
1. Quyết toán công trình là gì?
Quyết toán được hiểu là quá trình kiểm tra, thống kê, tập hợp lại tất cả những dữ liệu về khối lượng, giá trị, tính đúng đắn, hợp lệ của toàn bộ công việc đã làm tại một đơn vị cơ quan đối với một đơn vị, cá nhân khác.
Quyết toán công trình có thể được hiểu đó là “quyết toán hợp đồng”. Chính vì vậy Quyết toán công trình là việc xác định tổng giá trị cuối cùng của
Quyết toán công trình tiếng Anh là: Construction finalization
Một số từ vựng chuyên ngành xây dựng
Transaction name: tên giao dịch
Quyết toán thuế: tax finalization
Representative: Đại diện
Contractor: nhà thầu
Investor and contractor is individually called Party, commonly called Parties: chủ đầu tư
Quantity, quanlity, technical requirement and working scope: Khối lượng, chất lượng, yêu cầu kỹ thuật và phạm vi công việc
The contract prices shall be agreed or determined: Giá hợp đồng sẽ được thỏa thuận và xác định
Advance payment: tạm ứng
Request for advance payment: văn bản đề nghị tạm ứng
Performance bond; bảo lãnh thực hiện hợp đồng
Detailed construction schedule and detailed mathod statement: bảng tiến độ và biện pháp thi công chi tiết
Advance payment amount : số tiền tạm ứng
The mount of advance payment shall be deducted from the first payment
Final settlement: quyết toán
2. Hồ sơ quyết toán công trình xây dựng gồm những gì?
Theo điều 22,
– Hồ sơ bản vẽ hoàn công.
– Nhật ký thi công xây dựng công trình.
– Các biên bản nghiệm thu hoàn thành toàn bộ công việc, từng loại công tác có chữ ký xác nhận của cấp trên.
– Bảng tính giá trị quyết toán hợp đồng xây dựng. Trong đó nêu rõ giá trị công việc hoàn thành theo hợp đồng; giá trị khối lượng công việc phát sinh (nếu có); giá trị đã thanh toán hoặc tạm thanh toán và giá trị còn lại mà bên giao thầu có trách nhiệm thanh toán cho bên nhận thầu.
– Các tài liệu khác theo thỏa thuận trong hợp đồng xây dựng.
Hồ sơ quyết toán công trình xây dựng
Theo đó, chủ đầu tư và đơn vị thi công xây dựng cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết cho việc quyết toán. Cụ thể :
– Đối với chủ đầu tư
+ Bản vẽ, dự toán công trình.
+ Hợp đồng, nghiệm thu, thanh lý, hóa đơn phần thiết kế.
+ Hợp đồng, nghiệm thu, thanh lý, hóa đơn phần thẩm tra hồ sơ thiết kế đối với những công trình cần phải thẩm tra lại hồ sơ thiết kế.
+ Biên bản nghiệm thu từng phần, từng hạng mục, nhật ký công trình giữa các bên : chủ đầu tư, đơn vị thi công và đơn vị giám sát.
+ Biên bản ghi nhận khối lượng phát sinh, giảm sinh nếu có.
+ Bản vẽ hoàn công, quyết toán công trình.
+ Hợp đồng, nghiệm thu, thanh lý, hóa đơn phần thi công.
– Đối với đơn vị thi công
+ Bản vẽ công trình.
+ Biên bản nghiệm thu từng phần, từng hạng mục, nhật ký công trình giữa các bên : chủ đầu tư, đơn vị thi công và đơn vị giám sát.
+ Biên bản ghi nhận khối lượng phát sinh, giảm sinh nếu có.
+ Bản vẽ hoàn công, quyết toán công trình (dựa trên khối lượng thi công, định mức xây dựng).
+ Chứng từ hóa đơn vật tư, chi phí nhân công, bảng phân bổ chi phí.
+ Bảng tính giá thành công trình : vật tư, chi phí, nhân công.
+ Hợp đồng, nghiệm thu, thanh lý, hóa đơn đầu ra.
3. Quy trình lập hồ sơ quyết toán công trình xây dựng:
Bước 1 : Tính toán khối lượng thực tế xây dựng (theo bản vẽ hoàn công) của các loại công tác, lấy đó làm căn cứ và dựa vào đơn giá thị trường chi phí vật tư, nhân công, máy móc để tính ra chi phí trực tiếp.
Bước 2 : Dựa theo các thông báo, hướng dẫn về lập dự toán và quy định về các hệ số điều chỉnh (nếu có) cùng với các chi phí tại thời điểm làm quyết toán (nếu có) thay đổi giữa giá cả vật liệu, thay đổi các hệ số hay các tỷ lệ quy định. Chủ đầu tư và đơn vị thi công cần thống nhất về thời điểm áp dụng đơn giá, hệ số và tỷ lệ quy định, cần tổng hợp dựa trên các vấn đề sau:
Xác định tổng số vốn thực tế đã đầu tư cho công trình bao gồm chi phí cho việc chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư.
Xác định các khoản thiệt hại không tính vào giá thành công trình (như thiên tai, dịch bệnh,…)
Xác định tổng vốn đầu tư thực tế vào công trình.
Xác định giá trị tài sản cố định và phân loại tài sản cố định.
Xác định đầy đủ giá trị tài sản cố định, tài sản lưu động của công trình đã chuyển giao cho đơn vị khác sử dụng để hạch toán tăng giảm vốn đầu tư.
Như vậy, tùy theo quy mô, tính chất công trình mà hồ sơ, quy trình quyết toán được chuẩn bị và thực hiện sao cho phù hợp với quy định hiện hành.
4. Cách làm quyết toán công trình:
Cơ bản, lập quyết toán công trình cũng gần giống như lập dự toán
– Tính khối lượng thực tế xây dựng (theo bản vẽ hoàn công) của các loại công tác lấy đó làm căn cứ và dựa vào đơn giá chi tiết của địa phương để tính ra chi phí trực tiếp.
– Dựa theo các thông báo, hướng dẫn về lập dự toán và các quy định về các hệ số điều chỉnh (nếu có) cùng với các tỷ lệ chi phí tại thời điểm làm quyết toán (nếu có) thay đổi giữa giá cả vật liệu, thay đổi các hệ số hay các tỷ lệ quy định, hai bên chủ đầu tư và các tổ chức xây lắp nhận thầu phải thống nhất về thời điểm áp dụng đơn giá, hệ số và tỷ lệ quy định, cần tổng hợp theo các vấn đề cơ bản sau:
+ Xác định tổng số vốn thực tế đã đầu tư cho công trình bao gồm chi phí cho việc chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư.
+ Xác định các khoản thiệt hại không tính vào giá thành công trình (thiệt hại do thiên tai, dịch họa…)
+ Xác định tổng vốn đầu tư thực tế tính vào công trình:
Tổng số vốn đầu tư tính vào công trình = tổng số vốn đầu tư thực tế đầu tư xây dựng công trình – các chi phí thiệt hại đc nhà nước cho phép không tính vào giá thành công trình.
+ Xác định giá trị tài sản cố định và phân loại TSCĐ
+ Xác định đầy đủ giá trị tài sản cố định, TS lưu động của công trình đã chuyển giao cho đơn vị khác sử dụng để hạch toán tăng giảm vốn đầu tư.
5. Một số lưu ý đối với kế toán của công ty xây dựng:
Mỗi một công trình có một dự toán, hợp đồng riêng. Từ dự toán đó các bạn cần bám vào dự toán đã bóc được để tập hợp các loại chi phí vào từng công trình cho đúng. Lưu ý phải bám sát vào dự toán đã bóc. Đặc biệt là phải đúng về mặt khối lượng, còn giá trị thì căn cứ vào trên hóa đơn( nhưng đơn giá trên hóa đơn thường bé hơn so với trên dự toán ) để sao cho khi hạch toán công trình còn có lại
Đặc điểm về xây dựng là Chi phí của công trình nào thì cho đúng và công trình đó. Đối với các công ty hạch toán theo thông tư 200 thì các loại chi phí được thể hiện rõ trên đầu các tài khoản chi tiết liên quan: TK 621- Chi phí NVL trực tiếp , TK 622- Chi phí nhân công trực tiếp ,TK 623- Chi phí máy thi công ,TK 627- Chi phí chung khác.
Còn đối với các bạn áp dụng theo QĐ 48 thì hạch toán vào TK 154 chi tiết các khoản mục chi phí cho phù hợp.
Phân biết được chi phí chung và chi phí khác trong xây dựng
Do đặc điểm công ty xây dựng là thi công nhiều nơi khác nhau, do đó cần căn cứ vào thông báo giá của mỗi nơi để áp giá cho đúng cho mỗi công trình.
Áp dụng các thông tư vê thuế vãng lai như thông tư mới hiện nay là
Thủ tục mở mã số thuế vãng lai
Đơn đề nghị cấp MST vãng lai ( mẫu này các bạn xin ở cơ quan thuế )
Và các hồ sơ liên quan để thực hiện đúng các yêu cầu về luật thuế GTGT vãng lai
Vật tư các công trình nào thì phải đúng định mức như trong dự toán không được xuất quá khối lượng vượt mức là sẽ bị gạt chi phí không hợp lý
Chi phí nhân công cũng cần bám sát vào trong dự toán bóc rồi để biết được nhân công cho từng hạng mục và cho cả công trình để từ đó có hướng chuẩn bị hồ sơ nhân công cho đúng với mỗi công trình đó. Lưu ý các bạn là hồ sơ nhân công trinh xây dựng các bạn cần phải chuẩn bị rất cẩn thận từ những biên bản nhỏ nhất nhé. vì nếu không cẩn thận ví dụ như sai chữ ký của nhân công giữa bảng lương tháng này và tháng kia là khi quyết toán đã khó giải trình rồi.
Lưu ý về Giá thành công trình xây dựng
Như các chi phí nêu trên cuối mỗi kỳ hoàn thành công trình các bạn tính giá thành các công trình, kiểm tra xem công trình nào đã hoàn thành, công trình nào đang thi công dở dang để theo dõi trên dự nợ TK 154
Đối với công trình hoàn thành một phần hoặc hoàn thành toàn bộ
Nợ TK 6322
Có TK 154. – giá vốn công trình hoàn thành
So sánh doanh thu và giá vốn chi tiết cho mỗi công trình cụ thể. Lưu ý các bạn là các công trình về mặt so sánh doanh thu – giá vốn này các bạn luôn để lãi dù là ít. Và đảm bảo đúng nguyên tắc 5112 luôn lớn hơn 6322. Và đảm bảo luôn cho các công trình chứ không phải số liệu tổng trên cân đối tài khoản.
Lập bảng theo dõi chi phí kinh doanh dở dang cho các công trình dang thi công chưa hoàn thành vì các công trình xây dựng thường có tính chất kéo dài từ năm này sang năm khác. và đảm bảo các nội dung chi tiết như Chi phí NVL dở dang, Chi phí nhân công dở dang, chi phí máy.. chi tiết dở dang cho các công trình.
Theo dõi doanh thu tổng cho công trình mẹ so với giá vốn tổng cho công trình mẹ và tương ứng cho các hạng mục công trình con.
Cuối cùng các bạn nên so sánh giữa các bảng tổng hợp NVL hạch toán so với dự toán, cũng như gia thành thực tế so với giá thành của dự toán.
