Ban kiểm soát là gì? Ban kiểm soát trong công ty cổ phần được quy định thế nào? Các quyền và nghĩa vụ, trách nhiệm và quyền hạn của Ban kiểm soát trong công ty cổ phần?
Nền kinh tế của nước ta trong quá trình chuyển sang nền kinh tế thị trường đã đánh dấu sự xuất hiện và phát triển của loại hình công ty cổ phần. Sự tồn tại của mô hình công ty này là một tất yếu khách quan bởi lẽ trong bối cảnh nền kinh tế thị trường đầy tính cạnh tranh, công ty cổ phần với đặc trưng phát hành cổ phiếu, trái phiếu có thể huy động vốn với quy mô lớn và hiệu quả cao để từ đó đảm bảo được tính cạnh tranh cho doanh nghiệp, góp phần thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế.
Đối với loại hình công ty cổ phần, bởi tính quy mô lớn với số lượng các cổ đông của doanh nghiệp nên việc quản lý và điều hành công ty cổ phần được đánh giá là rất phức tạp, trong nhiều trường hợp có thể phân hóa thành các nhóm cổ đông đối kháng nhau về lợi ích. Chính vì vậy, việc thành lập Ban kiểm soát trong công ty cổ phần đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty, đảm bảo sự tách bạch giữa chủ sở hữu và người điều hành trực tiếp của công ty cổ phần.
Mục lục bài viết
1. Cơ cấu tổ chức của Ban kiểm soát trong công ty cổ phần:
Theo quy định tại Điều 163
Thứ nhất, về số lượng thành viên: 03 đến 05 thành viên
Thứ hai, về cơ cấu tổ chức
– Trưởng Ban kiểm soát được bầu bởi các Kiểm soát viên theo nguyên tắc đa số, có quyền và nghĩa vụ do Điều lệ công ty quy định.
– Về điều kiện của Trưởng Ban kiểm soát: phải đảm bảo có điều kiện là kế toán viên hoặc kiểm toán viên chuyên nghiệp, làm việc chuyên trách tại công ty (trừ trường hợp Điều lệ do công ty quy định có tiêu chuẩn cao hơn)
– Ban kiểm soát của công ty cổ phần luôn phải đảm bảo điều kiện có hơn một nửa số thành viên thường trú ở Việt Nam trong mọi trường hợp.
Thứ ba, về nhiệm kỳ của Kiểm soát viên:
– Nhiệm kỳ của Kiểm soát viên trong Ban kiểm soát là không quá 05 năm, số nhiệm kỳ làm Kiểm soát viên của Ban kiểm soát không bị hạn chế.
– Đối với trường hợp Kiểm soát viên đã kết thúc nhiệm kỳ mà Kiểm soát viên của nhiệm kỳ mới chưa được bầu thì theo quy định, Kiểm soát viên cũ sẽ vấn được quyền tiếp tục giữ vai trò cho đến khi Kiểm soát viên của nhiệm kỳ mới được bầu và nhận nhiệm vụ.
2. Tiêu chuẩn và điều kiện của Kiểm soát viên trong Ban kiểm soát:
Để trở thành Kiểm soát viên trong công ty cổ phần, cá nhân cần đảm bảo các điều kiện và tiêu chuẩn theo quy định tại Điều 164
Thứ nhất, Kiểm soát viên phải là những người có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và không nằm trong những trường hợp bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.
Thứ hai, Kiểm soát viên của công ty cổ phần không phải là những người có mối quan hệ thân thích với thành viên của Hội đồng quản trị, Giám đốc, Tổng giám đốc hoặc những người quản lý khác như vợ, chồng, cha mẹ (bao gồm cả cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi, con (bao gồm con nuôi, con đẻ), anh chị em ruột
Thứ ba, người giữ vai trò là Kiểm soát viên trong công ty không được đồng thời là quản lý công ty nhưng cũng không bắt buộc phải là cổ đông hay người lao động của công ty cổ phần (trừ trường hợp có quy định khác trong Điều lệ do công ty ban hành).
Lưu ý:
– Ngoài những điều kiện trên, thành viên Ban kiểm soát cần phải đáp ứng các điều kiện và tiêu chuẩn khác nếu Điều lệ của công ty hoặc pháp luật liên quan có quy định.
– Riêng đối với những công ty cổ phần đã niêm yết hoặc do Nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ thì Kiểm soát viên của Ban kiểm soát phải đáp ứng thêm điều kiện là kiểm toán viên hoặc kế toán viên.
Luật sư
3. Quyền và nghĩa vụ của Ban kiểm soát trong công ty cổ phần:
Theo quy định của Điều 165 Luật doanh nghiệp năm 2014, Ban kiểm soát của công ty cổ phần có các quyền và nghĩa vụ sau đây:
Thứ nhất, Ban kiểm soát có trách nhiệm và quyền giám sát đối với Hội đồng quản trị, Giám đốc, Tổng Giám đốc trong việc quản lý, điều hành công ty, trong công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính để đảm bảo tính trung thực, hợp pháp và hệ thống, nhất quán. Trong trường hợp phát hiện có hành vi vi phạm của người quản lý công ty thì phải thông báo ngay bằng văn bản với Hội đồng quản trị, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả.
Thứ hai, Ban Kiểm soát có trách nhiệm tiến hành thẩm định các báo cáo về tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính của công ty, các báo cáo đánh giá về công tác quản lý của Hội đồng quản trị để từ đó trình báo cáo thẩm định tại cuộc họp thường niên Đại hội đồng cổ đông. Tiến hành kiểm tra, rà soát và đánh giá hệ thống kiểm soát, kiểm toán nội bộ, quản lý rủi ro, cảnh báo của công ty.
Thứ ba, Ban kiểm soát của công ty cổ phần khi có yêu cầu của cổ đông theo quy định hoặc theo nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông phải có trách nhiệm xem xét sổ kế toán, ghi chép kế toán và các tài liệu khác của công ty, các công việc quản lý, điều hành hoạt động của công ty theo trình tự sau:
– Việc thực hiện kiểm tra được tiến hành trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày Ban kiểm soát nhận được yêu cầu.
– Sau khi kết thúc việc kiểm tra, Ban kiểm soát phải có trách nhiệm báo cáo giải trình đến các cổ đông đã yêu cầu hoặc Hội đồng quản trị trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc kiểm tra theo quy định.
Thứ tư, trong trường hợp cần thiết, Ban kiểm soát có thể kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông thực hiện việc sửa đổi, bổ sung hoặc cải tiến về cơ cấu tổ chức quản lý, giám sát và điều hành đối với các hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần.
Thứ sáu, Ban kiểm soát có quyển sử dụng bộ phận kiểm toán nội bộ hoặc tư vấn độc lập để đảm bảo việc thực hiện các nhiệm vụ của mình. Bên cạnh đó có thể tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị trước khi trình các báo cáo, kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông.
Thứ bảy, Ban kiểm soát được quyền cung cấp các thông tin về hoạt động của công ty thể hiện qua các hình thức sau đây:
– Được đảm bảo gửi đến cùng thời điểm và phương thức như đối với thành viên của Hội đồng quản trị đối với những thông báo, phiếu lấy ý kiến hay các nghị quyết, biên bản họp.
– Kiểm soát viên của Ban kiểm soát có quyền được tiếp cận các hồ sơ, tài liệu của công ty cũng như có quyền đến các địa điểm làm việc của người quản lý và nhân viên của công ty trong giờ làm việc để đảm bảo việc giám sát
– Để đảm bảo cho hoạt động của Ban kiểm soát, những thành viên quản lý của công ty cổ phẩn có nghĩa vụ phải kịp thời cung cấp cho Ban kiểm soát những thông tin, tài liệu về công tác của mình trong quản lý, điều hành và hoạt động của công ty khi được yêu cầu.
Lưu ý:
Bên cạnh những nhiệm vụ và quyền hạn mà pháp luật đã quy định, Ban kiểm soát trong công ty cổ phần còn thực hiện những quyền và nhiệm vụ khác được quy định trong Điều lệ của công ty.
Khi công ty đã thành lập Ban kiểm soát thì những nghị quyết và biên bản họp của Hội đồng quản trị có cần gửi đến Kiểm soát viên không và phải gửi khi nào?
Tại Điều 164 Luật doanh nghiệp năm 2014 có quy định về tiêu chuẩn và điều kiện của Kiểm soát viên công ty cổ phần như sau:
“Điều 164. Tiêu chuẩn và điều kiện của Kiểm soát viên
1. Kiểm soát viên phải có tiêu chuẩn và điều kiện sau đây:
a) Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật này;
b) Không phải là vợ hoặc chồng, cha đẻ, cha nuôi, mẹ đẻ, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, anh ruột, chị ruột, em ruột của thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác;
c) Không được giữ các chức vụ quản lý công ty; không nhất thiết phải là cổ đông hoặc người lao động của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác;
d) Các tiêu chuẩn và điều kiện khác theo quy định khác của pháp luật có liên quan và Điều lệ công ty.
2. Kiểm soát viên công ty cổ phần niêm yết, công ty do Nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ phải là kiểm toán viên hoặc kế toán viên”.
Đối chiếu với quy định này, do công ty của bạn là công ty cổ phần do Nhà nước nắm giữ 51% vốn điều lệ. Do đó, ngoài những điều kiện chung về tiêu chuẩn và điều kiện cần đáp ứng, Kiểm soát viên của công ty bạn phải đáp ứng điều kiện là kiểm toán viên hoặc kế toán viên.
Ban kiểm soát trong công ty cổ phần có quyền được thông tin theo quy định tại Điều 166 Luật doanh nghiệp năm 2014 như sau:
“Điều 166. Quyền được cung cấp thông tin của Ban kiểm soát
1. Thông báo mời họp, phiếu lấy ý kiến thành viên Hội đồng quản trị và các tài liệu kèm theo phải được gửi đến các Kiểm soát viên cùng thời điểm và theo phương thức như đối với thành viên Hội đồng quản trị.
2. Các nghị quyết và biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị phải được gửi đến cho các Kiểm soát viên cùng thời điểm và theo phương thức như đối với cổ đông, thành viên Hội đồng quản trị.
3. Báo cáo của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trình Hội đồng quản trị hoặc tài liệu khác do công ty phát hành được gửi đến các Kiểm soát viên cùng thời điểm và theo phương thức như đối với thành viên Hội đồng quản trị.
4. Kiểm soát viên có quyền tiếp cận các hồ sơ, tài liệu của công ty lưu giữ tại trụ sở chính, chi nhánh và địa điểm khác; có quyền đến các địa điểm làm việc của người quản lý và nhân viên của công ty trong giờ làm việc.
5. Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, người quản lý khác phải cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời thông tin, tài liệu về công tác quản lý, điều hành và hoạt động kinh doanh của công ty theo yêu cầu của thành viên Ban kiểm soát hoặc Ban kiểm soát”.
Căn cứ theo quy định này thì khi công ty cổ phần của bạn đã thành lập ban kiểm soát, những nghị quyết hay biên bản họp của Hội đồng quản trị phải được gửi đến Kiểm soát viên. Thời hạn gửi đến kiểm soát viên phải được thực hiện cùng thời điểm và theo phương thức như đối với thành viên Hội đồng quản trị.
