Quyết định bổ nhiệm phó giám đốc được sử dụng khi nào? Quyết định bổ nhiệm Phó giám đốc? Ai có quyền bổ nhiệm Phó giám đốc? Thủ tục bổ nhiệm Phó giám đốc? Nhiệm vụ của phó giám đốc?
Bổ nhiệm phó giám đốc là một quyết định vô cùng quan trọng trong việc thay đổi tổ chức bộ máy và hoạt động quản lý điều hành của một doanh nghiệp.
Căn cứ pháp lý: Luật doanh nghiệp 2020
1. Quyết định bổ nhiệm phó giám đốc được sử dụng khi nào?
Thông thường một quyết định về bổ nhiệm phó giám đốc được ban hành sẽ được sử dụng trong các cuộc họp của doanh nghiệp, quyết định này mang tính chất thông báo thăng chức hoặc thông báo thay thế vị trí phó giám đốc của nội bộ doanh nghiệp. Do đó, quyết định bộ nhiệm phó giám đốc sẽ có hiệu lực rất quan trọng giúp thông báo và thay đổi bộ máy, cơ chế hoạt động của doanh nghiệp đó.
Quyết định của công ty hay doanh nghiệp nói chung phải được thể hiện dưới dạng văn bản để lưu trữ tại công ty. Việc này nhằm đảm bảo và giúp dễ dàng hơn trong quá trình tìm kiếm, sử dụng thông tin khi cần thiết. Quyết định bổ nhiệm Phó giám đốc nói riêng cũng như vậy, quyết định bổ nhiệm phó giám đốc còn quy định về việc ai là người được bổ nhiệm, trách nhiệm của người được bổ nhiệm, thời điểm hoặc thời gian bổ nhiệm giữ chức vụ phó giám đốc của doanh nghiệp.
Quyết định bổ nhiệm phó giám đốc còn được sử dụng để công bố chính thức người được bổ nhiệm lên chức vụ mới là phó giám đốc doanh nghiệp hay công ty. Đây là cơ sở cho người bổ nhiệm thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình trong công ty. Quyết định bổ nhiệm phó giám đốc là một quyết định khá phổ biến được áp dụng với các công ty cổ phần, trách nhiệm hữu hạn.
2. Quyết định bổ nhiệm Phó giám đốc
2.1. Mẫu quyết định bổ nhiệm phó giám đốc công ty
CÔNG TY ……………..
————————-
Số:…/2017/QĐ-GĐ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————
Hà Nội, ngày …. tháng ….. năm 2017
QUYẾT ĐỊNH
(V/v Bổ nhiệm Phó Giám đốc)
GIÁM ĐỐC
CÔNG TY …………
– Căn cứ Luậtdoanh nghiệp 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành;
– Căn cứ Điều lệ, nội quy, quy chế hoạt động của Công ty ………………………..;
– Căn cứ yêu cầu và tình hình hoạt động thực tế của Công ty ………………………………;
– Xét năng lực của ông/bà ………………………………..;.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Bổ nhiệm ông/bà ………………….. có thông tin dưới đây làm Phó Giám đốc phụ trách tài chính của Công ty.
Họ và tên: ……………………….. Sinh ngày: …………………
Chứng minh nhân dân số: …………….. do ……………………… cấp ngày …………….
Hộ khẩu thường trú: ……………………………………………….
Điều 2. Quyền và nghĩa vụ của ông/bà ………………………………..
1. Đôn đốc, giám sát, phối hợp kiểm tra việc thực hiện các công việc kế toán liên quan đến vấn đề tài chính của Công ty.
2. Ký các văn bản, giấy tờ theo ủy quyền của Giám đốc Công ty.
3. Hưởng đầy đủ các quyền lợi theo thỏa thuận tại Hợp đồng lao động và quy chế hoạt động của Công ty.
4. Các quyền và nghĩa vụ khác theo nội quy, quy chế hoạt động của Công ty.
Điều 3. Ông/bà ………………………, các ông/bà và Phòng ban liên quan có trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Nơi nhận:
– Như Điều 3;
– Lưu CT.
GIÁM ĐỐC
2.2. Lưu ý khi lập quyết định bổ nhiệm phó giám đốc
– Thứ nhất, cần tham khảo những bản quyết định bổ nhiệm phó giám đốc theo mẫu có sẵn
– Thứ hai, cần tìm hiểu chính xác họ tên, năm sinh, quê quán và vị trí phòng ban của người được bổ nhiệm làm phó giám đốc
– Thứ ba, cần soạn thảo những điều khoản trách nhiệm mà một phó giám đốc cần có trách nhiệm thực hiện đối với doanh nghiệp và các nhân viên của công ty.
– Thứ tư, kiểm tra lại nội dung Điều lệ công ty, thông tin của người được bổ nhiệm làm phó giám đốc và kiểm tra các quy định nhiệm vụ của phố giám đốc phải thực hiện.
– Thứ năm, lấy chữ ký và dấu quyết định của người có thẩm quyền trong doanh nghiệp để phê duyệt quyết định bổ nhiệm phó giám đốc có hiệu lực.
3. Ai có quyền bổ nhiệm Phó giám đốc?
Theo Điều 162 Luật doanh nghiệp 2020 quy định về quyền và nghĩa vụ của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trong doanh nghiệp thì: Giám đốc hoặc Tổng giám đốc có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị. Theo đó, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc của công ty có quyền quyết định bổ nhiệm phó giám đốc, bởi phó giám đốc là một chức danh quản lý trong công ty nhưng không phải là chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị công ty.
Phó giám đốc được hiểu là vị trí nhân sự cấp cao trong bộ máy điều hành của doanh nghiệp, thay mặt Giám đốc xử lý và quyết định các công việc của doanh nghiệp khi Giám đốc vắng mặt và thực hiện những công việc được ủy quyền hoặc theo sự phân công nhiệm vụ của Doanh nghiệp. Thông thường trong các hoạt động của doanh nghiệp thì Phó giám đốc có chức năng chính là giúp Giám đốc quản lý, điều hành hoạt động của công ty hay doanh nghiệp theo sự phân công của Giám đốc. Bên cạnh đó, Phó giám đốc cũng có thể chủ động triển khai, thực hiện nhiệm vụ được giao và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả hoạt động, thiết lập mục tiêu, chính sách cho việc quản lý các bộ phận trong doanh nghiệp.
4. Thủ tục bổ nhiệm Phó giám đốc
Hiện nay, pháp luật chưa có văn bản hay điều luật nào quy định cụ thể về thủ tục bổ nhiệm phó giám đốc công ty trách nhiệm hữu hạn hay công ty cổ phần. Tuy nhiên có thể xem xét dựa trên ý kiến của các cơ quan, chức danh có thẩm quyền trong công ty để xem xét thực hiện thủ tục cũng như thẩm quyền bổ nhiệm phó giám đốc.
Chẳng hạn, đối với công ty cổ phần thì Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có quyền lực cao nhất trong công ty do đó, liên quan đến thẩm quyền bổ nhiệm, bãi nhiệm các chức danh trong công ty bao gồm cả chức danh phó giám đốc, thì Đại hội đồng cổ đông có thẩm quyền bổ nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên. Như vậy, có thể hiểu việc bổ nhiệm Phó giám đốc không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông công ty.
Ngoài ra, Luật doanh nghiệp cũng quy định Hội đồng quản trị công ty có thẩm quyền bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc công ty và người quản lý quan trọng khác do Điều lệ công ty quy định. Tuy nhiên, luật doanh nghiệp chỉ quy định thế nào là người quản lý doanh nghiệp mà lại chưa có quy định cụ thể thế nào là người quản lý quan trọng trong công ty? Song khi chúng ta đối chiếu với quy định người quản lý doanh nghiệp thì có thể thấy rằng: Người quản lý doanh nghiệp tư nhân và người quản lý công ty là chủ thể có thẩm quyền trong công ty hay doanh nghiệp, chủ thể đó có thể là chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh, Chủ tịch Hội đồng thành viên, thành viên Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và cá nhân giữ chức danh quản lý khác theo quy định tại Điều lệ công ty.
Như vậy, chức danh Phó giám đốc công ty không phải là chức danh quản lý trong công ty theo quy định của luật doanh nghiệp mà phó giám đốc công ty do Điều lệ công ty quy định. Bên cạnh đó, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc công ty có quyền bãi nhiệm các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị doanh nghiệp.
Từ những phân tích trên, chúng ta có thể thấy cả Hôi đồng quản trị và Giám đốc hay Tổng giám đốc công ty đều có thẩm quyền bãi nhiệm các chức danh quản lý trong công ty và việc phân chia thẩm quyền bãi nhiệm các chức danh trong công ty hoàn toàn do Điều lệ công ty quy định.
Vậy nên với thủ tục bổ nhiệm phó giám đốc trong các công ty, doanh nghiệp thì đều do Điều lệ công ty quy định.
Ngoài ra, trước khi ra quyết định bổ nhiệm người giữ chức vụ phó giám đốc trong công ty thì cần phải lựa chọn người được bổ nhiệm làm phó giám đốc phải à người có những phẩm chất đạo đức, trình độ năng lực phù hợp với chiến lược của công ty. Sau đó thực hiện xem xét đánh giá trên cơ sở cuộc họp của hội đồng thành viên, giám đốc công ty và chủ sở hữu công ty sau đó soạn thảo quyết định bổ nhiệm phó giám đốc theo các bước trên.
Khi quyết định bổ nhiệm phó giám đốc được phê duyệt, phía công ty phải thực hiện việc thông báo đến người được bổ nhiệm làm phó giám đốc và toàn thể nhân viên trong công ty. Việc thông báo nên được thực hiện bằng văn bản gửi đến nhân viên hoặc dán tại bảng tin của công ty.
Thủ tục bổ nhiệm Phó giám đốc là một thủ tục được thực hiện trong nội bộ công ty, doanh nghiệp. Do đó, khi công ty tiến hành bổ nhiệm Phó giám đốc công ty hay thay đổi chức vụ này thì công ty không cần phải thực hiện thủ tục thông báo lên Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư. Tuy nhiên, khi bổ nhiệm Phó giám đốc công ty thì trong quy định của mỗi công ty sẽ quyết định khắc dấu chức danh, bảng tên của người được bổ nhiệm làm phó giám đốc.
5. Nhiệm vụ của phó giám đốc
Tùy vào công việc mình phụ trách trong mỗi doanh nghiệp, công ty mà Phó giám đốc sẽ có các nhiệm vụ khác nhau. Tuy nhiên, họ vẫn phải đảm bảo hoàn thành những công việc chính như sau:
– Quản lý nhân sự: công việc của một Phó giám đốc công ty bao gồm phân công, bố trí nhân sự, đôn đốc và quản lý nguồn lực nhân sự theo đúng quy định của công ty. Ngoài ra phó giám đốc còn có trách nhiệm đào tạo, đánh giá khen thưởng nhân viên trong công ty và tham gia phỏng vấn, đào tạo nhân viên mới đồng thời dẫn dắt, phát triển đội ngũ nhân sự đáp ứng yêu cầu, chức năng và nhiệm vụ của công ty.
– Thực hiện hoạt động hướng dẫn kinh doanh/ sản xuất trong công ty: Phó giám đốc có nhiệm vụ hỗ trợ các bộ phận kinh doanh, sản xuất, điều phối ngân sách, lập kế hoạch để đảm bảo quá trình hoạt động trơn tru của công ty. Thực hiện trao đổi với Giám đốc và thảo luận về các lựa chọn để có quyết định chính sách phù hợp cho công ty.
– Phó giám đốc có nhiệm vụ thực hiện nhiệm vụ trong lĩnh vực hành chính như thực hiện các công việc liên quan đến kỹ năng văn thư như phân tích công việc, đánh giá nhiệm vụ để giao nhiệm vụ cho các nhân viên trong công ty được đúng người, đúng việc. Tiếp đến là có nhiệm vụ thực hiện đào tạo, lập kế hoạch, kiểm soát hành chính, quản lý dự án, quản lý chương trình nghiên cứu để nâng cao hiệu quả hoạt động của các bộ phận, phòng ban trong công ty.
