Quy trình thủ tục, hồ sơ đổi tên công ty (doanh nghiệp)? Các lưu ý sau khi hoàn thành đổi tên doanh nghiệp? Những trường hợp nào nên thay đổi tên công ty?
Nhu chúng ta đã biết thì tên công ty là một nội dung rất quan trọng và có ý nghĩa đối với doanh nghiệp, có một số trường hợp thành lập công ty nhưng muốn thay đổi tên, thì thực hiện như thế nào? Quy trình thủ tục, hồ sơ đổi tên công ty (doanh nghiệp) mới nhất hiện nay ra sao? Nếu bạn vẫn đang thắc mắc về vấn đề này thì hãy theo dõi ngay dưới đây nhé.
Luật sư
Mục lục bài viết
1. Quy trình thủ tục, hồ sơ đổi tên công ty (doanh nghiệp):
Thủ tục thay đổi tên công ty luôn là thủ tục rất đáng được lưu ý và quan tâm. Vì thủ tục này liên quan đến việc thay đổi thương hiệu của doanh nghiệp. Việc lựa chọn tên doanh nghiệp mới là yêu cầu bắt buộc đối với bất kỳ cá nhân, tổ chức nào khi tiến hành thủ tục thay đổi tên công ty hoặc thành lập công ty mới. Nhưng không phải tên công ty nào cũng chính xác, cũng phù hợp với quy định pháp luật và phù hợp với tình hình kinh doanh lâu dài.
Hồ sơ thay đổi tên công ty có thể nộp theo 2 cách: trực tiếp hoặc qua mạng.
1. Nộp trực tiếp
+ Sau khi chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết, bạn nộp tại Sở KH&ĐT tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở;
+ Trong vòng 3 – 5 ngày làm việc, Sở KH&ĐT sẽ giải quyết hồ sơ của bạn;
+ Nếu hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ nhận được GPKD với tên công ty mới. Nếu hồ sơ không hợp lệ, Sở KH&ĐT sẽ có yêu cầu sửa đổi, bổ sung. Khi đó, bạn cần làm và nộp hồ sơ lại từ đầu.
2. Nộp qua mạng
+ Bạn scan bộ hồ sơ và nộp theo hướng dẫn tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
+ Nếu hồ sơ hợp lệ, bạn nộp bổ sung 1 bản hồ sơ giấy lên Sở KH&ĐT và nhận kết quả. Nếu hồ sơ không hợp lệ, bạn cũng sẽ nhận được thông báo và thực hiện tương tự như cách nộp trực tiếp.
Lưu ý:
Những lỗi thường bị trả hồ sơ:
+ Tên tiếng Anh thường dịch sai. Vậy nên, nếu bạn muốn đặt từ tiếng Anh bất kì thì phải chứng minh được từ đó có nghĩa khi dịch sang tiếng Việt;
+ Một số tên đang trong quá trình giải thể nên khi tra tên có thể không trùng nhưng khi nộp lên Sở KH&ĐT lại gặp vấn đề về trùng tên.
2. Các lưu ý sau khi hoàn thành đổi tên doanh nghiệp:
Sau khi hoàn thành thủ tục đổi tên công ty, để tránh bị xử phạt các lỗi pháp lý, bạn cần lưu ý những vấn đề sau:
1. Khắc dấu và công bố mẫu dấu mới
Nếu bạn sử dụng dịch vụ thay đổi tên công ty tại Anpha, việc khắc dấu và công bố mẫu dấu mới sẽ được Anpha thực hiện trọn gói.
2. Làm bảng hiệu mới
Tương tự khi vừa thành lập công ty, đối với trường hợp thay đổi tên doanh nghiệp bạn cũng phải làm bảng hiệu với thông tin vừa thay đổi.
3. Trả con dấu cũ cho
+ Doanh nghiệp thành lập trước 01/07/2015 được cơ quan cấp dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Do vậy, sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi tên công ty, bạn phải trả con dấu cũ cho cơ quan công an.
+ Doanh nghiệp thành lập từ tháng 07/2015 trở đi không cần phải trả dấu, nhưng sau khi đổi tên công ty thì không được sử dụng con dấu với tên cũ vào bất cứ hoạt động nào của doanh nghiệp.
4. Xử lý hóa đơn cũ và làm thông báo phát hành hóa đơn theo tên công ty mới
Tùy vào loại hóa đơn doanh nghiệp sử dụng mà cách xử lý hóa đơn khi thay đổi tên công ty sẽ khác nhau, cụ thể:
+ Đối với hóa đơn giấy (nếu tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ): Sau khi nộp thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn theo mẫu TB04/AC, doanh nghiệp khắc dấu vuông tên công ty mới và đóng lên hóa đơn (vị trí tên công ty cũ) rồi xuất hóa đơn như bình thường.
+ Đối với hóa đơn điện tử có 2 trường hợp (tùy từng Chi cục Thuế):
Trường hợp 1
– Liên hệ đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử điều chỉnh tên công ty;
– Doanh nghiệp nộp mẫu TB04/AC – thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn.
Trường hợp 2
– Liên hệ đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử điều chỉnh tên công ty;
– Hủy hóa đơn cũ (số hóa đơn chưa sử dụng hết);
– Doanh nghiệp làm thông báo phát hành hóa đơn với tên công ty mới.
Thực tế, hầu như các Chi cục Thuế sẽ yêu cầu thực hiện như trường hợp 2. Để bạn hiểu chi tiết, Anpha ví dụ như dưới đây.
Ví dụ:
Doanh nghiệp phát hành 100 số hóa đơn điện tử với mẫu 01GTKT0/001;
Tại thời điểm đổi tên công ty, số hóa đơn đã dùng từ 0000001 – 0000005; số hóa đơn còn lại từ 0000006 – 0000100;
Khi đổi tên công ty, đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử sẽ tạo mẫu mới 01GTKT0/002 với tên công ty mới;
Khi đó, doanh nghiệp sẽ làm thông báo hủy hóa đơn mẫu 01GTKT0/001 từ số 0000006 – 0000100 và phát hành hóa đơn mẫu 01GTKT0/002 từ số 0000001 – 0000095.
Thủ tục sau khi thay đổi tên công ty cũng cần phải thực hiện để thông báo cho cơ quan thuế và cơ quan có liên quan như ngân hàng, viễn thông, điện. Khi tên doanh nghiệp được thay đổi cũng gần như doanh nghiệp bạn mới thành lập. Nếu không thông báo thì các đối tác tin tưởng sẽ không biết và có thể sẽ không nhận ra công ty của bạn. Vì vậy, một trong các thủ tục sau khi thay đổi tên công ty là thông báo cho các cơ quan liên quan biết việc thay đổi tên công ty. Các cơ quan có liên quan bao gồm: Thuế, Ngân hàng, bảo hiểm, đối tác, bạn hàng và các cơ quan quản lý chuyên ngành…
3. Những trường hợp nào nên thay đổi tên công ty:
Tên công ty cũng giống như thương hiệu doanh nghiệp. Tên sẽ được nhắc đến thường xuyên khi chủ doanh nghiệp hay nhân viên đi gặp gỡ, giao lưu, ký kết hợp đồng với đối tác,….Sẽ chẳng có gì bàn cãi nếu đã chọn được một cái tên hay, ấn tượng. Nhưng nếu có nhiều người bạn tiếp xúc thắc mắc và cố tìm ra sự liên quan giữa ngành nghề kinh doanh và tên công ty, có lẽ bạn cần một cái tên công ty khác thay thế. Nhưng hãy cân nhắc liệu việc thay đổi tên công ty mới này có hiệu quả hay không vì sẽ khiến cho nhiều khách hàng hiện tại hoang mang cho rằng công ty bạn đã sang tên đổi chủ.
Vì vậy, bạn cần cân nhắc kỹ giữa rủi ro và cơ hội khi thay đổi tên doanh nghiệp. Đây là một thách thức khó khăn cho rất nhiều doanh nghiệp vì việc thay đổi tên công ty sẽ dẫn tới việc thay đổi hàng loạt công việc liên quan khác. Tuy nhiên, nếu bạn đang lâm vào một trong các tình huống dưới đây, hãy nhanh chóng lựa chọn tên công ty khác để thay thế. Sau đây là các tình huống phổ biến:
Thay đổi tên công ty khi không còn chính xác và dễ gây ra hiểu lầm.
Rất nhiều công ty có xu hướng lựa chọn tên công ty trùng với tên sản phẩm đang kinh doanh. Có vẻ rất hợp lý nếu như tên sản phẩm của bạn hoàn toàn mới lạ, và còn khan hiếm trên thị trường. Tuy nhiên, nếu đến thời gian, sản phẩm đó trở nên phổ biến, được nhiều người kinh doanh thì cái tên bạn lựa chọn sẽ bị ảnh hưởng, bị mất đi sức hút. Rất nhiều trường hợp đã gặp phải như: CompuSA, The Shack….
Thay đổi tên công ty khi tên công ty mang tính miêu tả, tên chung chung, nôm na
Đây là tình huống vô cùng khó khăn. Có thể khi mới thành lập công ty, cái tên sẽ khiến nhiều người hiểu nhưng khi công việc kinh doanh phát triển thì tên công ty không có sự khác biệt. Như trường hợp Công ty cung cấp sỉ vật liệu phối cảnh, mới nghe mọi người sẽ nghĩ ngay đến ngành nghề công ty kinh doanh và đối tượng khách hàng hướng đến. Nhưng khi mở rộng kinh doanh, họ không thể khiến nhiều khách hàng chú ý đến mình, họ không thể buôn bán cho các đối tượng khách hàng khác….Vì vậy, thay đổi tên công ty là điều tất yếu.
Những tên công ty mang tính miêu tả, chung chung hoặc nôm na sẽ rất khó để lại ấn tượng trong tâm trí người khác và dễ khiến hiểu nhầm, trở nên sai lệch khi công ty phát triển.
Thay đổi tên công ty khi tên công ty có gắn với một địa danh nào đó
Điều này rất thường xuyên xảy ra khi thành lập công ty – doanh nghiệp mới, các cá nhân, tổ chức thường thích đặt tên kèm theo thành phố nơi họ đặt trụ sở. Nhưng khi họ mở rộng phạm vi, thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh ở nhiều địa điểm khác thì địa danh đi kèm trong tên sẽ không còn liên quan nữa. Đồng thời, khi khách hàng của họ có nhu cầu tìm kiếm đối tác ở các thành phố khác, họ sẽ nghĩ công ty đó chỉ hoạt động tại địa điểm ghi trong tên công ty. Nhiều trường hợp thay vì đặt lại tên, thương hiệu, các công ty đã chọn cách chi một khoản lớn tiền quảng cáo, truyền thông để khách hàng biết được phạm vi hoạt động của mình. Vì vậy, hãy lựa chọn tên công ty dựa vào thương hiệu thay vì vị trí địa lý, trừ trường hợp bạn kinh doanh đặc sản của địa phương.
