Quy trình kiểm soát là gì? Tiêu chuẩn quy trình kiểm soát?

1. Quy trình kiểm soát là gì?

Quá trình kiểm soát là việc thu thập cẩn thận thông tin về hệ thống, quy trình, người hoặc nhóm người được yêu cầu để đưa ra các quyết định cần thiết về từng bộ phận trong quy trình. Các nhà quản lý trong công ty thiết lập hệ thống kiểm soát bao gồm bốn bước quan trọng trước mà chúng ta sẽ thảo luận trong phần sau.

Việc thực hiện chức năng kiểm soát quản lý có ý nghĩa quan trọng đối với sự thành công của một tổ chức. Ban quản lý được yêu cầu thực hiện một loạt các bước để đảm bảo rằng các kế hoạch được thực hiện tương ứng. Các bước được thực hiện trong quy trình kiểm soát có thể được thực hiện cho hầu hết mọi ứng dụng, cũng để cải thiện chất lượng sản phẩm, giảm lãng phí và tăng doanh số bán hàng.

2. Nội dung quy trình kiểm soát: 

Kiểm soát trong quản lý – 5 bước cơ bản liên quan đến quy trình kiểm soát Quy trình kiểm soát cơ bản bao gồm năm bước sau:

Bước # 1. Thiết lập tiêu chuẩn:

Bước đầu tiên trong việc thiết lập hệ thống kiểm soát là thiết lập các tiêu chuẩn. Tiêu chuẩn là các kế hoạch hoặc mục tiêu phải đạt được trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Chúng cũng có thể được gọi là tiêu chí để đánh giá hoạt động. Các tiêu chuẩn đóng vai trò là cơ sở để đo lường hiệu suất. Các tiêu chuẩn thường được phân thành hai:

– Đo lường được hoặc hữu hình: Những tiêu chuẩn có thể đo lường và thể hiện được gọi là tiêu chuẩn có thể đo lường được. Chúng có thể ở dạng chi phí, sản lượng, chi tiêu, thời gian, lợi nhuận, v.v.

– Không thể đo lường hoặc vô hình: Có những tiêu chuẩn không thể đo lường bằng tiền. Ví dụ – hiệu suất của người quản lý, sự lệch lạc của người lao động, thái độ của họ đối với mối quan tâm. Đây được gọi là các tiêu chuẩn vô hình.

Việc kiểm soát trở nên dễ dàng thông qua việc thiết lập các tiêu chuẩn này vì việc kiểm soát được thực hiện trên cơ sở các tiêu chuẩn này.

Ví dụ, số lượng đơn vị sản xuất là 4 do công nhân sản xuất, chi phí sản xuất, chi phí phân phối trên mỗi đơn vị, … Do đó, người lập kế hoạch phải đưa ra các tiêu chuẩn phải hợp lệ, dễ hiểu và có thể chấp nhận được và nêu rõ cho công nhân biết. kết quả được mong đợi.

Bước # 2. Đo lường Hiệu suất:

Yếu tố quan trọng thứ hai trong quá trình kiểm soát là đo lường hiệu suất thực tế. Nó không chỉ biết những gì đã xảy ra mà còn cả những gì có thể xảy ra. Có nghĩa là các sai lệch phải được dự đoán trước để thực hiện hành động sửa chữa trước nhằm đạt được thành tựu ngay sau khi các hoạt động được hoàn thành. Kiểm soát đồng thời, tức là, nó cũng cần được đo lường trong khi hoạt động đang trong quá trình hoạt động để có thể thẩm định kịp thời.

Hiệu suất của một nhà quản lý không thể được đo lường bằng số lượng. Nó chỉ có thể được đo lường bằng:

– Thái độ của người lao động,

– Tinh thần của họ để làm việc,

– Sự phát triển trong các thái độ liên quan đến môi trường vật chất, và

– Giao tiếp của họ với cấp trên.

Bước # 3. Đánh giá Hiệu suất:

So sánh hiệu suất thực tế với các tiêu chuẩn được gọi là thẩm định. Nếu các tiêu chuẩn được xác định đúng cách và các phương pháp được truyền đạt rõ ràng thì việc đo lường hiệu suất sẽ trở nên dễ dàng hơn. Người quản lý nên tập trung vào những sai lệch lớn trong khi đánh giá kết quả hoạt động và không nên lãng phí thời gian và năng lượng của mình cho những sai lệch nhỏ. Cách làm này sẽ cho kết quả chính xác, nhanh chóng và thuận lợi.

Mức độ sai lệch có nghĩa là người quản lý phải tìm hiểu xem liệu sai lệch đó là tích cực hay tiêu cực hoặc liệu kết quả hoạt động thực tế có phù hợp với kết quả hoạt động theo kế hoạch hay không. Một khi sự sai lệch được xác định, một nhà quản lý phải suy nghĩ về các nguyên nhân khác nhau đã dẫn đến sự sai lệch. Nguyên nhân có thể là:

– Lập kế hoạch sai lầm,

– Sự phối hợp lỏng lẻo,

– Việc thực hiện các kế hoạch bị lỗi và

Giám sát và truyền thông không hiệu quả, v.v.

Bước # 4. Tìm ra độ lệch:

Trong khi so sánh giữa thực tế với tiêu chuẩn, cần tìm ra mức độ, tính chất và nguyên nhân cơ bản dẫn đến sai lệch. Để tìm ra nguyên nhân của sai lệch người ta phải phụ thuộc vào thông tin thích hợp, chính xác và kịp thời. Người quản lý sau khi nhận được thông tin từ các bộ phận khác nhau có thể dễ dàng tìm ra nguyên nhân của những sai lệch và những người chịu trách nhiệm cho những sai sót đó.

Bước # 5. Các biện pháp khắc phục:

Yếu tố cuối cùng nhưng ít bạo loạn nhất trong quá trình kiểm soát là Hành động khắc phục hậu quả. Việc sửa chữa những sai lệch bao gồm cải tiến công nghệ, chỉ đạo, giám sát, đặt ra các mục tiêu mới, cơ cấu lại tổ chức và sửa đổi các mục tiêu đã đặt ra trước đó. Nếu hành động sửa chữa không được thực hiện đúng cách kịp thời chống lại những sai lệch lớn thì sẽ dẫn đến tổn thất nặng nề.

3. Tiêu chuẩn trong kiểm soát:

Mặc dù ở mục trên chúng tôi đã đề cập đến tiêu chuẩn kiểm soát, nhưng phần dưới đây chúng tôi sẽ đề cập kỹ hơn về nội dung này.

Tiêu chuẩn kiểm soát là một mục tiêu để so sánh hiệu suất tiếp theo.

Tiêu chuẩn là những tiêu chí cho phép người quản lý đánh giá các hành động trong tương lai, hiện tại hoặc quá khứ. Chúng được đo lường theo nhiều cách khác nhau, bao gồm các thuật ngữ vật lý, định lượng và định tính. Năm khía cạnh của hiệu suất có thể được quản lý và kiểm soát: số lượng, chất lượng, chi phí thời gian và hành vi. Mỗi khía cạnh của kiểm soát có thể cần phân loại bổ sung.

Một tổ chức phải xác định các mục tiêu, xác định dung sai của các mục tiêu đó và xác định thời gian phù hợp với các mục tiêu của tổ chức được xác định trong bước đầu tiên xác định những gì cần kiểm soát. Ví dụ, các tiêu chuẩn có thể chỉ ra mức độ sản xuất của một sản phẩm hoặc mức độ hiệu quả của một dịch vụ được cung cấp.

Các tiêu chuẩn cũng có thể phản ánh các hoạt động hoặc hành vi cụ thể cần thiết để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Các mục tiêu được chuyển thành các tiêu chuẩn hiệu suất bằng cách làm cho chúng có thể đo lường được. Ví dụ, mục tiêu của tổ chức nhằm tăng thị phần có thể được chuyển thành tiêu chuẩn hoạt động của quản lý cao nhất để tăng thị phần lên 10 phần trăm trong khoảng thời gian mười hai tháng. Các thước đo hữu ích về hiệu suất chiến lược bao gồm: doanh số bán hàng (tổng và theo bộ phận, danh mục sản phẩm và khu vực), tăng trưởng doanh số bán hàng, lợi nhuận ròng, lợi tức bán hàng, tài sản, vốn chủ sở hữu và chi phí đầu tư bán hàng, dòng tiền, thị phần, chất lượng sản phẩm , giá trị gia tăng và năng suất của nhân viên.

Việc định lượng tiêu chuẩn khách quan đôi khi rất khó khăn. Ví dụ, hãy xem xét mục tiêu của lãnh đạo sản phẩm. Một tổ chức so sánh sản phẩm của mình với sản phẩm của các đối thủ cạnh tranh và xác định mức độ mà tổ chức đó đi tiên phong trong việc giới thiệu sản phẩm cơ bản và cải tiến sản phẩm. Các tiêu chuẩn này có thể tồn tại ngay cả khi chúng không được công bố chính thức và rõ ràng.

Việc thiết lập thời gian kết hợp với các tiêu chuẩn cũng là một vấn đề đối với nhiều tổ chức. Không có gì lạ khi các mục tiêu ngắn hạn được thực hiện với chi phí của các mục tiêu dài hạn.

Ban giám đốc phải phát triển các tiêu chuẩn trong tất cả các lĩnh vực hoạt động theo các mục tiêu đã thiết lập của tổ chức. Các tiêu chuẩn biểu mẫu khác nhau phụ thuộc vào những gì đang được đo lường và vào cấp quản lý chịu trách nhiệm thực hiện hành động khắc phục.

Thường được sử dụng làm ví dụ, tám loại tiêu chuẩn này bao gồm:

– Tiêu chuẩn về khả năng sinh lời: Những tiêu chuẩn này cho biết tạo ra bao nhiêu lợi nhuận trong một khoảng thời gian nhất định.

– Các tiêu chuẩn về vị thế trên thị trường: Các tiêu chuẩn này cho biết tỷ lệ phần trăm của tổng thị trường sản phẩm mà công ty muốn giành được từ các đối thủ cạnh tranh.

– Tiêu chuẩn năng suất: Các tiêu chuẩn định hướng sản xuất này chỉ ra các tỷ lệ chấp nhận được khác nhau mà sản phẩm cuối cùng nên được tạo ra trong tổ chức.

– Tiêu chuẩn dẫn đầu về sản phẩm: Tiêu chuẩn dẫn đầu về sản phẩm cho biết mức độ đổi mới của sản phẩm sẽ khiến mọi người xem các sản phẩm là sản phẩm dẫn đầu trên thị trường.

– Các tiêu chuẩn phát triển nhân sự: Các tiêu chuẩn phát triển nhân sự liệt kê những tiến bộ có thể chấp nhận được trong lĩnh vực này.

– Tiêu chuẩn về thái độ của nhân viên: Những tiêu chuẩn này chỉ ra thái độ mà nhân viên của nên áp dụng.

– Tiêu chuẩn trách nhiệm công: Mọi tổ chức đều có những nghĩa vụ nhất định đối với xã hội. Các tiêu chuẩn trong lĩnh vực này chỉ ra mức độ hoạt động có thể chấp nhận được trong tổ chức hướng tới việc thực hiện các trách nhiệm xã hội.

– Các tiêu chuẩn phản ánh sự cân bằng giữa các mục tiêu tầm ngắn và tầm xa. Các tiêu chuẩn trong lĩnh vực này cho biết các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn được chấp nhận là gì và mối quan hệ giữa chúng.

Các tiêu chuẩn và điểm kiểm soát tới hạn. Nguyên tắc kiểm soát điểm tới hạn, một trong những nguyên tắc kiểm soát quan trọng hơn, nêu rõ: “Kiểm soát hiệu quả đòi hỏi sự chú ý chống lại các kế hoạch”. Tuy nhiên, không có danh mục kiểm soát cụ thể nào dành cho tất cả các nhà quản lý vì tính chất đặc thù của các doanh nghiệp và bộ phận khác nhau, sự đa dạng của các sản phẩm và dịch vụ cần đo lường và vô số chương trình kế hoạch phải được tuân theo.