Quy định về các khoản công tác phí? Các điều kiện để được thanh toán công tác phí? Công tác phí có phải đóng thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp?
Cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng theo quy định của pháp luật làm việc trong các cơ quan, đơn vị sẽ được cấp có thẩm quyền đi công tác trong nước. Việc chi phí đi công tác trong nước gồm rất nhiều khoản như chi phí đi lại, chi phí tự túc phương tiện đi lại, chi phí thuê chỗ ở với trường hợp đi công tác xa phải ở lại,… chính vì vậy, để đảm bảo quyền lợi cho người được cử đi công tác thì người có thẩm quyền phải chi trả các khoản công tác phí. Vậy, công tác phí và các khoản công tác phí được quy định như thế nào? Áp dụng trong trường hợp nào?
Cơ sở pháp lý: Thông tư 40/2017/TT-BTC quy định về chế độ công tác phí
1. Quy định về các khoản công tác phí?
Tóm tắt câu hỏi:
Luật sư cho em hỏi em làm văn thư kiêm thủ quỹ trường học nhưng một tháng em được khoán công tác phí 30.000đ còn kế toán 200.000đ đúng hay sai? Nếu sai thì em dựa vào văn bản nào để biết? Em đã vào biên chế rồi. Em cảm ơn.
Luật sư tư vấn:
Công tác phí là khoản chi phí để trả cho người đi công tác trong nước bao gồm: tiền phương tiện đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê chỗ ở nơi đến công tác, cước hành lý, tài liệu mang theo để làm việc (nếu có).
Căn cứ theo Thông tư 40/2017/TT-BTC quy định về công tác phí về phụ cấp lưu trú như sau
“1. Phụ cấp lưu trú là khoản tiền hỗ trợ thêm cho người đi công tác ngoài tiền lương do cơ quan, đơn vị cử người đi công tác chi trả, được tính từ ngày bắt đầu đi công tác đến khi kết thúc đợt công tác trở về cơ quan, đơn vị (bao gồm thời gian đi trên đường, thời gian lưu trú tại nơi đến công tác).
Mức phụ cấp lưu trú để trả cho người đi công tác: 200.000 đồng/ngày.
Trường hợp đi công tác trong ngày (đi và về trong ngày) thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định mức phụ cấp lưu trú theo các tiêu chí: Căn cứ theo số giờ thực tế đi công tác trong ngày, theo thời gian phải làm ngoài giờ hành chính (bao gồm cả thời gian đi trên đường), quãng đường đi công tác và được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan, đơn vị.
2. Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động ở đất liền được cử đi công tác làm nhiệm vụ trên biển, đảo thì được hưởng mức phụ cấp lưu trú: 250.000 đồng/người/ngày thực tế đi biển, đảo (áp dụng cho cả những ngày làm việc trên biển, đảo, những ngày đi, về trên biển, đảo). Trường hợp một số ngành đặc thù đã được cấp có thẩm quyền quy định về chế độ chi bồi dưỡng khi đi công tác trên biển, đảo thì được chọn chế độ quy định cao nhất (phụ cấp lưu trú hoặc chi bồi dưỡng) để chi trả cho người đi công tác.”
Về chi phí đi lại
Về khoán kinh phí sử dụng ô tô khi đi công tác, khoán tiền tự túc phương tiện đi công tác:
Đối với cán bộ, công chức, viên chức không có tiêu chuẩn được bố trí xe ô tô khi đi công tác, và đơn vị đi công tác cách trụ sở cơ quan từ 10km trở lên (đối với các xã thuộc địa bàn kinh tế xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn theo các Quyết định của Thủ tướng Chính phủ) và từ 15km trở lên (đối với các xã còn lại) mà tự túc bằng phương tiện cá nhân của mình thì được đơn vị cử đi công tác thanh toán khoán tiền tự túc phương tiện bằng 0,2 lít xăng/km tính theo khoảng cách địa giới hành chính nơi công tác và giá xăng tại thời điểm đi công tác và được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
Về các chi phí đi lại, công chức cũng được thanh toán theo hình thức khoán và theo hóa đơn thực tế. Trong đó:
Thanh toán theo hóa đơn thực tế: Là giá ghi trên vé, hóa đơn, chứng từ mua vé hợp pháp hoặc giấy biên nhận của chủ phương tiện; giá vé không bao gồm các chi phí dịch vụ như tham quan du lịch, các dịch vụ đặc biệt theo yêu cầu gồm các loại chi phí gồm:
– Chi phí chiều đi và chiều về từ nhà hoặc cơ quan đến sân bay, ga tàu, bến xe; vé máy bay, vé tàu, xe vận tải công cộng đến nơi công tác và theo chiều ngược lại.
– Chi phí đi lại tại địa phương nơi đến công tác từ chỗ nghỉ đến chỗ làm việc, từ sân bay, ga tàu, bến xe về nơi nghỉ (lượt đi và lượt về).
– Cước, phí di chuyển bằng phương tiện đường bộ, đường thủy, đường biển cho bản thân và phương tiện của người đi công tác.
– Cước tài liệu, thiết bị, dụng cụ, đạo cụ (nếu có) phục vụ trực tiếp cho chuyến đi công tác mà người đi công tác đã chi trả.
– Cước hành lý của người đi công tác bằng phương tiện máy bay trong trường hợp giá vé không bao gồm cước hành lý mang theo.
Riêng vùng không có phương tiện vận tải và người đi công tác phải thuê thì sẽ được xem xét, thanh toán tiền thuê theo hợp đồng thuê hoặc giấy biên nhận với chủ phương tiện.
Đồng thời, về giá vé máy bay, Thông tư 40 nêu rõ:
– Hạng thương gia: Bộ trưởng và các chức danh tương đương; Thứ trưởng và cán bộ lãnh đạo có hệ số phụ cấp chức vụ từ 1,3 trở lên; Phó trưởng các đoàn thể chính trị – xã hội ở Trung ương; Bí thư Thường trực Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh;
– Hạng ghế thường: Các đối tượng còn lại.
Thanh toán theo hình thức khoán: Áp dụng với kinh phí sử dụng ô tô khi đi công tác, tiền tự túc phương tiện đi công tác:
– Chức danh lãnh đạo có tiêu chuẩn sử dụng xe ô tô khi đi công tác tự nguyện đăng ký khoán kinh phí sử dụng ô tô: Mức khoán đi công tác = Đơn giá khoán x khoảng cách thực tế đi công tác hàng tháng của từng chức danh;
– Công chức không có tiêu chuẩn được bố trí xe ô tô khi đi công tác, nhưng nếu đi công tác cách trụ sở cơ quan từ 10km (với xã khó khăn, đặc biệt khó khăn) hoặc 15km (xã còn lại) trở lên mà tự đi bằng xe của mình: 0,2 lít xăng/km.
Ngoài ra bạn có thể căn cứ vào các điều khoản tại mục công tác phí được quy định trong Thông tư 40/2017/TT-BTC quy định về công tác phí để hiểu rõ hơn thêm những khoản được thanh toán để đảm bảo quyền và lợi ích của mình.
2. Điều kiện để được thanh toán công tác phí
Căn cứ vào Điều 10 của Thông tư 40/2017/TT-BTC quy định về chứng từ thanh toán công tác phí như sau:
Để được nhận thanh toán công tác phí thì người đi công tác phải có các giấy tờ chứng minh khoản công tác phí đó như sau:
– Giấy đi đường của người đi công tác có đóng dấu xác nhận của cơ quan, đơn vị nơi đến công tác (hoặc của khách sạn, nhà khách nơi lưu trú).
– Văn bản hoặc kế hoạch công tác đã được thủ trưởng cơ quan, đơn vị phê duyệt; công văn; giấy mời; văn bản trưng tập tham gia đoàn công tác.
– Hóa đơn; chứng từ mua vé hợp pháp theo quy định của pháp luật khi đi công tác bằng các phương tiện giao thông hoặc giấy biên nhận của chủ phương tiện. Riêng chứng từ thanh toán vé máy bay ngoài cuống vé (hoặc vé điện tử) phải kèm theo thẻ lên máy bay theo quy định của pháp luật. Trường hợp mất thẻ lên máy bay thì phải có xác nhận của cơ quan, đơn vị cử đi công tác (áp dụng khi thanh toán chi phí đi lại theo thực tế).
– Bảng kê độ dài quãng đường đi công tác trình thủ trưởng cơ quan, đơn vị duyệt thanh toán (áp dụng khi thanh toán khoán chi phí đi lại).
– Hóa đơn, chứng từ thuê phòng nghỉ hợp pháp theo quy định của pháp luật (áp dụng khi thanh toán tiền thuê phòng nghỉ theo hóa đơn thực tế).
Như vậy, trong trường hợp của bạn có thể áp dụng theo Thông tư 40/2017/TT-BTC quy định về chế độ công tác phí và số tiền bạn được khoán công tác phí 200.000đồng là đúng theo quy định của pháp luật. Ngoài ra khi bạn được cử đi công tác xa thì bạn phải xin hóa đơn và lưu giữ lại chứng từ để căn cứ vào đó đơn vị thanh toán cho bạn
3. Công tác phí có phải đóng thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp
Công tác phí trong quá trình công tác có thể được xác định là chi phí giảm trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp và cũng không phải tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân khi đáp ứng điều kiện. Cụ thể:
Đối với thuế thu nhập doanh nghiệp
Theo quy định tại khoản 2 Điều 4
– Người đi công tác nhận thanh toán các khoản công tác phí có đầy đủ hóa đơn, chứng từ liên quan trong quá trình đi công tác như: Hóa đơn, vé máy bay, thẻ lên máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi, và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển (Nếu chi phí từ 20 triệu đồng trở lên) v.v.
– Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo
Đối với thuế thu nhập cá nhân
Ngoài các khoản như thu nhập doanh nghiệp ra thì khoản chi công tác phí như tiền vé máy bay, tiền phí lưu trú, tiền taxi và tiền ăn của các cá nhân đi công tác được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định là các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền ngoài tiền lương, tiền công do người sử dụng lao động trả mà người nộp thuế được hưởng dưới mọi hình thức
Trường hợp doanh nghiệp chi tiền công tác phí cho người lao động cao hơn mức khoán chi quy định thì phần chi cao hơn mức khoán chi quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân
