Quy định về thủ tục cấp, cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ

1. Điều kiện để được cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ: 

Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được quy định tại Khoản 5 Điều 2 Nghị định 01/2013/NĐ-CP hướng dẫn Luật lưu trữ. Theo đó, chứng chỉ hành nghề lưu trữ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân đủ điều kiện về năng lực chuyên môn, kinh nghiệm làm việc cũng như các điều kiện theo quy định về dịch vụ lưu trữ, được hiểu là giấy xác nhận năng lực hành nghề. 

Một cá nhân muốn được cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ thì cần đáp ứng đủ các điều kiện, bao gồm: 

– Là công dân Việt Nam, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ. 

– Có lý lịch rõ ràng. 

– Có bằng tốt nghiệp chuyên ngành về lưu trữ phù hợp. 

– Có kinh nghiệm trực tiếp làm lưu trữ hoặc các ngành nghề liên quan đến lưu trữ từ 05 năm trở lên. 

– Tham gia kỳ kiểm tra nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền tổ chức và đạt kết quả. 

Lưu ý cá nhân thuộc trường hợp sau đây sẽ không được cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ: 

– Cá nhân đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự. 

– Cá nhân nào đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính đưa vào cơ sở chữa bệnh, cơ sở giáo dục. 

– Cá nhân đã bị kết án về một trong các tội phạm liên quan đến an ninh quốc gia; tội cố ý làm lộ bí mật công tác; tội chiếm đoạt, mua bán hoặc hủy tài liệu bí mật công tác.

Người được cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ có quyền được hành nghề lưu trữ trong phạm vi cả nước theo quy định của pháp luật; hành nghề trong phạm vi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được cấp. Bên cạnh đó nhân viên được cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ có nghĩa vụ không được tẩy xóa, sửa chữa; cho người khác thuê, mượn Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; xuất trình Chứng chỉ và chấp hành các yêu cầu về thanh tra, kiểm tra khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

2. Quy định về thủ tục cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ: 

2.1. Hồ sơ đề nghị cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ: 

– Đơn đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

– Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ.

– Trường hợp cá nhân làm công việc có liên quan đến lưu trữ thì cần giấy xác nhận đã làm việc từ 05 năm trở lên trong lĩnh vực lưu trữ của cơ quan, tổ chức nơi cá nhân làm việc.

– Sơ yếu lý lịch có xác nhận của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi đăng ký hộ khẩu thường trú.

– Hai ảnh 2 x 3 cm (chụp trong thời hạn không quá 6 tháng).

– Bằng tốt nghiệp chuyên ngành phù hợp từng lĩnh vực hành nghề (bản sao), cụ thể là: 

+ Có bằng tốt nghiệp chuyên ngành về lưu trữ hoặc hóa, sinh: đối với các dịch vụ bảo quản, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc tài liệu lưu trữ. 

+ Có bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành về văn thư, lưu trữ: đối với dịch vụ chỉnh lý tài liệu. 

Có chứng chỉ bồi dưỡng về văn thư, lưu trữ do cơ quan có thẩm quyền cấp: đối với trường hợp tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác

+ Có bằng tốt nghiệp chuyên ngành về lưu trữ hoặc công nghệ thông tin: đối với dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ. 

Có chứng chỉ về công nghệ thông tin do cơ quan có thẩm quyền cấp trong trường hợp tốt nghiệp chuyên ngành lưu trữ; có chứng chỉ bồi dưỡng về văn thư, lưu trữ do cơ quan có thẩm quyền cấp trong trường hợp tốt nghiệp chuyên ngành công nghệ thông tin. 

+ Có bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành về lưu trữ đối với dịch vụ nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ; nếu như tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng về văn thư, lưu trữ do cơ quan có thẩm quyền cấp.

2.2. Thủ tục cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ: 

Bước 1: Nộp hồ sơ: 

Người đề nghị cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nêu trên và gửi đến Sở Nội vụ nơi cá nhân đăng ký hộ khẩu thường trú.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ và giải quyết: 

Sở Nội vụ có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ và sau đó cấp Phiếu tiếp nhận hồ sơ. 

Giám đốc Sở Nội vụ cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ các điều kiện theo quy định. Thời hạn cấp trong vòng 15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ của người yêu cầu cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. 

3. Quy định về thủ tục cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ: 

3.1. Các trường hợp phải cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ: 

Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 22 Nghị định 01/2013/NĐ-CP hướng dẫn Luật lưu trữ, cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ trong các trường hợp sau: 

– Chứng chỉ hành nghề lưu trữ hết thời hạn sử dụng. 

– Khi có nhu cầu bổ sung hành nghề. 

– Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bị hỏng hoặc bị mất.

3.2. Thủ tục cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ: 

Hồ sơ để cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ bao gồm:

– Đơn đề nghị cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ nộp tại nơi đã cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũ.

– Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũ, ngoại trừ chứng chỉ hành nghề cũ bị mất. 

– Đối với trường hợp xin bổ sung nội dung hành nghề thì cần Văn bằng, chứng chỉ và Giấy xác nhận thời gian làm việc trong lĩnh vực liên quan đến nội dung xin bổ sung hành nghề (bản sao). 

Bước 2: Nộp hồ sơ: 

Người có nhu cầu nộp hồ sơ xin cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ tại Sở Nội vụ. 

Sở Nội vụ có trách nhiệm xem xét để cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho các đối tượng có đủ điều kiện theo quy định và thu lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũ (trừ trường hợp Chứng chỉ bị mất).

Thời hạn giải quyết: trong vòng 15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ của người yêu cầu cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. 

Đối với trường hợp cấp lại, bổ sung chứng chỉ hành nghề lưu trữ thì nội dung chứng chỉ ghi nhận như sau: 

– Đối với trường hợp bị hỏng hoặc bị mất: ghi theo đúng nội dung, thời hạn của Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũ. 

– Đối với trường hợp xin bổ sung nội dung hành nghề: ghi bổ sung nội dung hành nghề.

– Đối với trường hợp hết hạn Chứng chỉ hành nghề lưu trữ: ghi như trường hợp cấp mới Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. 

4. Mẫu đơn đề nghị cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ:

  Kính gửi: Sở Nội vụ tỉnh (thành phố)………                                                                    

Họ và tên:……    

Ngày, tháng, năm sinh: ………

Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: ………

Chứng minh nhân dân số…………Ngày cấp:……

Nơi cấp:……

Điện thoại: ………Email (nếu có):………

Bằng tốt nghiệp chuyên ngành và Chứng chỉ bồi dưỡng (nếu có) ……

Lĩnh vực đăng ký hành nghề lưu trữ: ………

Tôi xin gửi kèm theo đơn này bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:

Kính đề nghị Quý cơ quan xem xét và cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho tôi./.

5. Trường hợp nào Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bị thu hồi: 

Căn cứ theo quy định tại Điều 23 Nghị định 01/2013/NĐ-CP hướng dẫn Luật lưu trữ, các trường hợp bị thu hồi chứng chỉ ngành nghề lưu trữ bao gồm: 

– Hành nghề không đúng với nội dung ghi trong Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. 

 – Tự ý tẩy xóa, sửa chữa Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. 

– Cho mượn, cho thuê hoặc cho người khác sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. 

– Trường hợp cá nhân khai báo gian dối trong hồ sơ xin cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ. 

– Vi phạm các quy định của pháp luật có liên quan đến hoạt động lưu trữ.

– Các trường hợp quy định tại Khoản 2 Điều 37 Luật lưu trữ, cụ thể là: 

+ Cá nhân đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự. 

+ Cá nhân đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính đưa vào cơ sở chữa bệnh, cơ sở giáo dục.

+ Cá nhân nào đã bị kết án về một trong các tội phạm liên quan đến an ninh quốc gia; tội cố ý làm lộ bí mật công tác; tội chiếm đoạt, mua bán hoặc hủy tài liệu bí mật công tác.

Thẩm quyền thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ thuộc về Sở Nội vụ.