Quy định về sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng

1. Quy định về sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng:

Căn cứ theo quy định tại Điều 22 của Văn bản hợp nhất Luật công chứng năm 2018 có quy định về văn phòng công chứng. Theo đó:

• Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của pháp luật về công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh. Văn phòng công chứng bắt buộc phải có từ 02 (hai) công chứng viên hợp danh trở lên, đồng thời văn phòng công chứng sẽ không có các thành viên góp vốn;

• Người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng được xác định là Trưởng văn phòng công chứng. Trưởng văn phòng công chứng bắt buộc phải là công chứng viên hợp danh công tác, làm việc trong văn phòng công chứng và đã có giấy phép hành nghề công chứng trong khoảng thời gian từ 02 năm trở lên;

• Tên gọi của văn phòng công chứng cần phải bao gồm “Văn phòng công chứng” và kèm theo họ, tên của Trưởng văn phòng công chứng hoặc kèm theo họ tên của 01 công chứng viên hợp danh khác công tác, làm việc trong văn phòng công chứng đó (do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận với nhau để lựa chọn), tên của văn phòng công chứng không được trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, tên của văn phòng công chứng không được vi phạm truyền thống đạo đức văn hóa lịch sử của dân tộc và thuần phong mỹ tục;

• Văn phòng công chứng cần phải có trụ sở đáp ứng đầy đủ điều kiện do Chính phủ quy định cụ thể. Văn phòng công chứng có con dấu riêng, có tài khoản riêng, văn phòng công chứng hoạt động dựa trên nguyên tắc tự chủ về kinh tế, tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu nhập hợp pháp khác. Văn phòng công chứng chỉ được sử dụng con dấu không có hình Quốc huy. Văn phòng công chứng được khắc con dấu và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập văn phòng công chứng. Thủ tục, thành phần hồ sơ xin khắc con dấu, quá trình quản lý và sử dụng con dấu của văn phòng công chứng sẽ được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.

Như vậy, cần phải lưu ý về vấn đề sử dụng con dấu của văn phòng công chứng như sau:

• Văn phòng công chứng có con dấu riêng và có tài khoản riêng;

• Văn phòng công chứng chỉ được sử dụng con dấu không có hình Quốc huy;

• Văn phòng công chứng được khắc con dấu và sử dụng con dấu sau khi đã có quyết định cho phép thành lập;

• Thủ tục, hồ sơ khắc con dấu, vấn đề quản lý và sử dụng con dấu của văn phòng công chứng sẽ được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.

2. Văn phòng công chứng có thể có nhiều con dấu không?

Căn cứ theo quy định tại Điều 1 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP quản lý sử dụng con dấu, có quy định về phạm vi điều chỉnh. Theo đó, văn bản này quy định về vấn đề quản lý con dấu và sử dụng con dấu của cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, Mặt trận tổ quốc Việt Nam, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ, tổ chức nước ngoài hoạt động trên lãnh thổ của Việt Nam, các tổ chức tôn giáo, các tổ chức khác được thành lập và hoạt động hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam và các chức danh Nhà nước. Đồng thời, Nghị định 99/2016/NĐ-CP không điều chỉnh đối với các vấn đề sau:

• Quản lý con dấu, sử dụng con dấu của doanh nghiệp được đăng ký, hoạt động theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp và pháp luật về đầu tư;

• Dấu tiêu đề; dấu ngày, tháng, năm; dấu chữ ký, dấu tiếp nhận công văn.

Theo đó, văn phòng công chứng là một trong những đối tượng điều chỉnh của Nghị định 99/2016/NĐ-CP quản lý sử dụng con dấu. Vì vậy, quá trình sử dụng con dấu của văn phòng công chứng sẽ được thực hiện theo quy định tại Điều 5 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP.

Đối chiếu với quy định tại Điều 5 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP quản lý sử dụng con dấu, có quy định về điều kiện sử dụng con dấu:

• Cơ quan nhà nước, tổ chức nhà nước, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định cụ thể về vấn đề được phép sử dụng con dấu trong các giấy tờ, văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, đồng thời cần phải thực hiện thủ tục đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng trên thực tế;

• Quá trình sử dụng con dấu có hình quốc huy cần phải được quy định tại pháp lệnh, nghị định, luật, quyết định của Thủ tướng Chính phủ quy định về chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức cơ quan; hoặc được ghi nhận cụ thể trong điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên;

• Cơ quan nhà nước, tổ chức nhà nước, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu theo quy định của pháp luật thì sẽ được phép sử dụng dấu thu nhỏ, sử dụng dấu nổi hoặc dấu xi;

• Cơ quan nhà nước, tổ chức nhà nước, chức danh nhà nước chỉ được phép sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan có thẩm quyền quy định. Trong trường hợp cần thiết thì có thể sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp (có thể là dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi).

Như vậy, cần phải làm rõ văn phòng công chứng là tổ chức hoạt động theo quy định của pháp luật công chứng. Văn phòng công chứng chỉ áp dụng luật doanh nghiệp đối với mô hình tổ chức công ty hợp danh. Ngoài ra, cần phải nhấn mạnh lại về chức năng xã hội của các công chứng viên, theo đó công chứng viên thực hiện nhiệm vụ cung cấp dịch vụ công do Nhà nước ủy nhiệm thực hiện nhằm mục đích bảo đảm an toàn tính chất pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng và giao dịch, phòng ngừa và hạn chế tranh chấp, góp phần bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cá nhân, tổ chức trong xã hội, ổn định và phát triển kinh tế (căn cứ theo quy định tại Điều 3 của Văn bản hợp nhất Luật công chứng năm 2018).

Từ các điều luật nêu trên cho thấy, văn phòng công chứng không áp dụng quy định về con dấu theo quy định của pháp luật doanh nghiệp. Đồng nghĩa với việc, văn phòng công chứng không thể có nhiều con dấu theo tinh thần tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP. 

Về nguyên tắc, các văn phòng công chứng chỉ được phép sử dụng một con dấu, trong trường hợp đặc biệt cần thiết thì các văn phòng công chứng mới được phép sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp (dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi).

3. Các hành vi bị cấm trong quá trình sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng: 

Căn cứ theo quy định tại Điều 6 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP, có quy định về các hành vi bị nghiêm cấm trong quá trình sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng. Bao gồm:

• Hành vi làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả;

• Mua bán con dấu, thực hiện hành vi tiêu hủy trái phép con dấu;

• Sử dụng con dấu đã hết giá trị sử dụng;

• Cố tình làm biến dạng con dấu, sửa đổi các nội dung mẫu con dấu đã đăng ký trước đó;

• Không giao nộp con dấu theo yêu cầu, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc cơ quan đăng ký mẫu con dấu;

• Cho mượn, cho thuê, mượn, thuê, cầm cố, thế chấp con dấu; sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức khác trong quá trình hoạt động;

• Chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt trái phép con dấu, sử dụng con dấu chưa thực hiện thủ tục đăng ký mẫu con dấu;

• Làm giả thông tin, sửa chữa, làm sai lệch nội dung được ghi nhận trên giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu;

• Đóng dấu lên chữ ký của cá nhân không có thẩm quyền, không chấp hành đầy đủ quy định về vấn đề kiểm tra, không xuất trình con dấu khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan đăng ký mẫu con dấu;

• Lợi dụng chức năng, nhiệm vụ được giao trong quá trình giải quyết các thủ tục hành chính về con dấu để gây phiền hà, nhiễu sách, xâm phạm đến quyền lợi hợp pháp của cơ quan, cá nhân và tổ chức khác;

• Các hành vi khác theo quy định của pháp luật.

THAM KHẢO THÊM:

• Tội làm giả và sử dụng con dấu, tài liệu của cơ quan tổ chức
• Quy định sử dụng con dấu của doanh nghiệp mới nhất