Luật Doanh nghiệp 2020 đã có nhiều điểm khác biệt so với Luật Doanh nghiệp 2014 trong các quy định về sử dụng con dấu. Bài viết dưới đây sẽ cập nhật cho bạn những thông tin mới nhất về các quy định hiện hành về quản lý và sử dụng con dấu.
Mục lục bài viết
1. Quy định sử dụng con dấu của doanh nghiệp mới nhất:
Chị Hải ở Tuyên Quang có câu hỏi gửi tới tổng đài tư vấn Luật Dương Gia như sau: Chào Luật sư, tôi có vấn đề thắc mắc về quy định mới của
Cảm ơn chị Hải đã tin tưởng và sử dụng dịch vụ tư vấn pháp luật qua tổng đài của chúng tôi về vấn đề của chị chúng tôi xin giải đáp như sau:
1.1. Bổ sung hình thức chữ ký số:
Căn cứ khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định dấu của doanh nghiệp bao gồm:
– Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu;
– Dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Như vậy, so với Luật Doanh nghiệp năm 2014, Luật Doanh nghiệp năm 2020 ghi nhận thêm hình thức của con dấu doanh nghiệp chữ ký số điện tử, ngoài con dấu truyền thống được khắc tại các cơ sở khắc dấu.
Theo quy định tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP thì chữ ký số được hiểu là một loại chữ ký điện tử được tạo ra thông qua sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được khóa công khai của người ký và thông điệp dữ liệu ban đầu có thể xác định được chính xác:
– Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
– Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.
1.2. Doanh nghiệp không phải thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh:
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2014 thì doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trước khi sử dụng con dấu đó. Nhưng đến Luật Doanh nghiệp 2020 đã không còn quy định này, do đó từ ngày 01/01/2021 – ngày Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực, các doanh nghiệp sẽ không phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu như quy định trước đây, sau khi có con dấu, doanh nghiệp được phép sử dụng mà không cần làm thủ tục thông báo tới cơ quan có thẩm quyền.
1.3. Lược bỏ một số nội dung bắt buộc phải có trên con dấu của doanh nghiệp:
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2014 thì nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây:
– Tên doanh nghiệp;
– Mã số doanh nghiệp.
Tuy nhiên đến Luật Doanh nghiệp năm 2020 không quy định nội dung này, vì vậy trên mẫu dấu của doanh nghiệp hiện tại không bắt buộc phái r có tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp nữa.
1.4. Quy định mới về quản lý, lưu giữ con dấu của doanh nghiệp:
– Căn cứ khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2014: Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu sẽ áp dụng theo quy định của Điều lệ công ty.
– Căn cứ khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020: Việc quản lý và lưu giữ dấu doanh nghiệp sẽ áp dụng theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, văn phòng đại diện, chi nhánh hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.
2. Quy định về xử phạt vi phạm hành chính liên quan đến con dấu:
Căn cứ Điều 13 Nghị định 144/2021/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính liên quan đến con dấu quy định mức xử phạt như sau:
– Mức phạt từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với các hành vi sau:
+ Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị mất nhưng không tiến hành thủ tục cấp lại;
+ Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị hỏng nhưng không tiến hành thủ tục đổi lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và cũng không nộp lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu;
+ Trước khi sử dụng con dấu không thông báo mẫu con dấu cho cơ quan, tổ chức có liên quan biết;
+ Cơ quan, tổ chức không ban hành các quy định nội bộ về quản lý, sử dụng con dấu của mình.
– Mức phạt từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với các hành vi sau:
+ Không được phép của chức danh nhà nước hoặc người đứng đầu của cơ quan, tổ chức nhưng vẫn mang con dấu ra khỏi trụ sở cơ quan, tổ chức đó;
+ Thuộc trường hợp phải đăng ký lại mẫu con dấu theo quy định của pháp luật nhưng không thực hiện;
+ Khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan đăng ký mẫu con dấu tuy nhiên không chịu chấp hành việc kiểm tra con dấu, không xuất trình con dấu, Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu;
+ Quá 02 ngày làm việc kể từ ngày phát hiện ra việc mất con dấu nhưng cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cũng không tiến hành thông báo bằng văn bản cho cơ quan Công an xã, phường, thị trấn nơi xảy ra mất con dấu và cơ quan đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu trước đó.
– Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:
+ Không giao nộp con dấu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan đăng ký mẫu con dấu;
+ Đóng dấu vào văn bản, giấy tờ chưa có chữ ký của người có thẩm quyền hoặc có chữ ký của người không có thẩm quyền;
+ Thuê, cho thuê, mượn, cho mượn, thế chấp, cầm cố, mua bán con dấu, tiêu hủy trái phép con dấu; dùng con dấu của cơ quan, tổ chức khác để hoạt động;
+ Con dấu hết giá trị sử dụng nhưng vẫn sử dụng;
+ Cố ý sửa chữa nội dung hoặc làm biến dạng con dấu đã đăng ký;
+ Làm giả mạo Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu;
+ Chưa tiến hành đăng ký mẫu con dấu nhưng đã sử dụng;
+ Không nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền có hiệu lực về việc thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, Giấy phép hoạt động hoặc trường hợp chia tách, sáp nhập, hợp nhất hoặc bị đình chỉ, tạm đình chỉ hoạt động hoặc có thông báo về việc giao nộp con dấu theo quy định của pháp luật của cơ quan có thẩm quyền;
+ Tẩy xóa, sửa chữa các thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu làm sai lệch nội dung ban đầu.
– Mức phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi sau:
+ Lập hồ sơ giả để làm thêm con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước;
+ Làm giả hoặc sử dụng con dấu giả;
+ Chiếm đoạt, mua bán con dấu trái phép;
+ Tiêu hủy con dấu trái phép.
– Các hình thức xử phạt bổ sung:
+ Ngoài bị phạt tiền đối với các hành vi quy định tại các điểm c, e và g khoản 3 và các điểm a và b khoản 4 Điều này còn bị tịch thu tang vật, phương tiện vi phạm hành chính đối với hành vi;
+ Riêng đối với người nước ngoài có hành vi vi phạm hành chính quy định tại các khoản 3 và 4 Điều này sẽ bị trục xuất ngoài chịu hình phạt tiền.
– Biện pháp khắc phục hậu quả:
+ Cá nhân, cơ quan, tổ chức có hành vi quy định tại điểm b khoản 2; các điểm a, d và đ khoản 3 và điểm c khoản 4 Điều này buộc nộp lại con dấu, Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu;
+ Cá nhân, cơ quan, tổ chức có hành vi quy định tại điểm b khoản 3 Điều này buộc hủy bỏ văn bản, giấy tờ đóng dấu sai quy định;
+ Cá nhân, cơ quan, tổ chức buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp có được do thực hiện hành vi vi phạm quy định tại điểm c khoản 3 và điểm c khoản 4 Điều này;
+ Cá nhân, cơ quan, tổ chức có hành vi vi phạm quy định tại điểm i khoản 3 điều này buộc nộp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Luật Doanh nghiệp năm 2020;
– Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;
– Nghị định 144/2021/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn xã hội; phòng, chống tệ nạn xã hội; phòng cháy, chữa cháy; cứu nạn, cứu hộ; phòng, chống bạo lực gia đình.
