Quy định về quy trình mua sắm trực tiếp trong đấu thầu. Khi nào được áp dụng hình thức mua sắm trực tiếp? Điều kiện áp dụng, quy trình mua sắm trực tiếp trong đấu thầu. Các bước thực hiện lựa chọn nhà thầu theo quy trình mua sắm trực tiếp.
Khi nhà nước thực hiện các công trình xây dựng hay một số họat động khác có sử dụng nguồn ngân sách nhà nước thì một trong những hoạt động không thể thiếu đó là hoạt động đấu thầu để tìm ra được nhà thầu đủ điều kiện về mọi mặt để thực hiện. Trong hoạt động đấu thầu, pháp luật quy định nhiều hình thức lựa chọn nhà thầu.
Trong đó phải kể đến lựa chọn nhà thầu bằng hình thức mua sắm trực tiếp được áp dụng khá phổ biến. Vậy điều kiện để áp dụng mua sắm trực tiếp và quy trình thực hiện như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Điều kiện áp dụng mua sắm trực tiếp trong đấu thầu:
Trong hoạt động đấu thầu hình thức mua sắm trực tiếp được thực hiện đối với những gói thầu mua sắm hàng hóa tương tự có thể thuộc cùng một dự án hay dự toán mua sắm hoặc cũng có thể thuộc dự án, dự toán mua sắm khác. Hình thức mua sắm trực tiếp sẽ dược thực hiện khi đáp ứng đủ những điều kiện theo quy định như sau:
Trước hết, nhà thầu được lựa chọn thông qua hình thức mua sắm trực tiếp phải là nhà thầu đã trúng thầu gói thầu tương tự trước đó thông qua đấu thầu rộng rãi hay đấu thầu hạn chế. Nhà thầu đã thực hiện việc ký kết hợp đồng để thực hiện gói thầu. So với gói thầu đã được ký kết trước đó thì gói thầu áp dụng mua sắm trực tiếp phải là gói thầu có tính chất, nội dung tương tự và quy mô nhỏ hơn một trăm ba mươi phần trăm gói thầu tương tự đã đấu thầu rộng rãi trước đó.
Bên cạnh đó đơn giá của phần việc trong gói thầu áp dụng thực hiện mua sắm trực tiếp không được phép vượt đơn giá của các phần việc tương ứng thuộc vào gói thầu đã được thực hiện ký kết trước đó. Thời gian áp dụng cho gói thầu mua sắm trực tiếp không được quá mười hai tháng kể từ ngày ký kết hợp đồng của gói thầu trước đó đến ngày phê duyệt kết quả mua sắm trực tiếp.
Tuy nhiên nhà thầu đã thực hiện hợp đồng trước đó nếu không có khả năng thực hiện gói thầu mua sắm trực tiếp thì mua sắm trực tiếp sẽ được áp dụng đối với nhà thầu khác nếu nhà thầu đó đủ điều kiện theo quy định về năng lực nhà thầu, kinh nghiệm, cũng như kỹ thuật và giá nêu trong hồ sơ mời thầu, kết quả lựa chọn nhà thầu.
2. Quy trình mua sắm trực tiếp trong đấu thầu:
Căn cứ
Trong quy trình mua sắm trực tiếp trong đấu thầu thì đầu tiên cần thực hiện khâu chuẩn bị lựa chọn nhà thầu sẽ thực hiện việc lập hồ sơ yêu cầu sẽ căn cứ vào những yếu tố sau:
Một là, Quyết định phê duyệt dự án hay quyết định phê duyệt dự toán mua sắm thường xuyên và các tài liệu có liên quan hoặc Giấy chứng nhận đầu tư đối với dự án, trường hợp gói thầu cần thục hiện trước khi có quyết định phê duyệt dự án thì sẽ được thực hiện trên cơ sở quyết định của người đứng đơn vị được giao nhiệm vụ dự án nếu chưa xác định được chủ đầu tư hoặc người đứng đầu chủ đầu tư.
Hai là, Kế hoạch lựa chọn nhà thầu được phê duyệt
Ba là, những tài liệu về thiết kế kèm theo dự toán đã được phê duyệt đối với gói thầu thực hiện xây lắp, thông số kỹ thuật đối với hàng hóa, đặc tính hàng hóa nếu có.
Căn cứ để lập hồ sơ mời thầu còn phải dựa trên cơ sở quy định của pháp luật cũng như điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia, thỏa thuận quốc tế trong trường hợp dự án sử dụng vốn vay ưu đãi, hỗ trợ phát triển chính thức. Bên cạnh đó còn căn cứ trên chính sách của nhà nước về những ưu đãi trong lựa chọn nhà thầu, cũng như thuế và các loại phí theo quy định của nhà nước.
Trong hồ sơ yêu cầu nhà thầu sẽ bao gồm những nội dung như sau: có thông tin về dự án tóm tắt, thông tin gói thầu, có những yêu cầu về nhà thầu về thông tin về năng lực, tiến độ về cung cấp cũng như cam kết về hàng hóa bảo đảm chất lượng, kỹ thuật như hồ sơ mời thầu, yêu cầu về đơn giá của hàng hóa….
Hồ sơ yêu cầu phải được thực hiện thẩm định theo quy đinh trước khi trình để được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Khi thực hiện phê duyệt hồ sơ yêu cầu phải tiến hành phê duyệt bằng văn bản, căn cứ trên cơ sở báo cáo thẩm định hồ sơ yêu cầu và tờ trình xin phê duyệt.
+) Sau khi lập hồ sơ rồi thì hồ sơ yêu cầu sẽ được thực hiện phát hành cho các nhà thầu đã được lựa chọn trước đó trừ trường hợp nhà thầu trước đó không có khả năng, kinh nghiệm, kỹ thuật thực hiện thì sẽ phát hành cho các nhà thầu khác có đủ năng lực để thực hiện.
+) Khi đã nhận được hồ sơ yêu cầu thì nhà thầu sẽ phải thực hiện bước chuẩn bị và nộp hồ sơ đề xuất theo những yêu cầu của hồ sơ yêu cầu đã được phát hành trước đó.
+) Chủ đầu tư khi nhận được hồ sơ đề xuất của bên nhà thầu sẽ tiến hành thương thảo và đánh giá những đề xuất đó của nhà thầu gửi lên. Trong quá trình đánh giá hồ sơ đề xuất của nhà thầu, bên mời thầu tiến hành đánh giá về nội dung liên quan đến kỹ thuật cũng như đơn giá và cập nhật thông tin về năng lực của nhà thầu, xem ở thời điểm đánh giá gói thầu này nhà thầu có còn có đủ năng lực thực hiện theo yêu hay không. Bên mời thầu tiến hành đánh giá biện pháp cung cấp hàng hóa xem có khả thi hay không, tiến độ được thực hiện như thế nào, những biện pháp thực hiện gói thầu đưa ra và những giải pháp về kỹ thuật, ngoài những nội dung đó ra còn những nội dung khác cần xem xét nếu có trong yêu cầu.
Bên mời thầu sẽ mời nhà thầu đến thương thảo trong quá trình thực hiện đánh giá, để thống nhất những nội dung liên quan đến việc thực hiện gói thầu. Đồng thời để nhà thầu chứng minh được khả năng của mình có đáp ứng theo yêu cầu hay không về cả năng lực và chất lượng, tiến độ thực hiên, cung cấp hàng hoá, các biện pháp được sử đụng để thực hiện gói thầu.
Bên canh đó, bên mời thầu phải luôn đảm bảo đơn giá của các phần việc thuộc gói thầu mua sắm trực tiếp không được vượt quá đơn giá của các phần việc tương ứng thuộc gói thầu tương tự đã ký hợp hợp đồng trước đó và giá cả thị trường tại thời điểm thương thảo.
+) Khi đã đánh giá xong hồ sơ đề xuất thì tiến hành trình chủ thể có thẩm quyền để thẩm định và phê duyêt và phải thực hiện công khai kết quả mua sắm trực tiếp. Kết quả lựa chọn nhà thầu phải được thẩm định trước khi được phê duyệt. Việc phê duyệt phải được lập thành văn bản và căn cứ vào tờ trình phê duyệt và thực hiện báo cáo về thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu.
+) Khi đã có kết quả lựa chọn nhà thầu rồi thì bên giao thầu có nghĩa vụ thông báo bằng văn bản cho những nhà thầu đã tiến hành nộp hồ sơ tham gia đề xuất và thực hiện việc này công khai.
+) Khâu thực hiện cuối cùng trong quy trình thực hiện mua sắm trực tiếp đó là sau khi đã thực hiện xong những thủ tục như trên thì bên giao thầu và bên nhận thầu sẽ tiến hành hoàn thiện và ký kết hợp đồng phù hợp với quyết định phê duyệt kết quả mua sắm trực tiếp, cũng như hồ sơ yêu cầu, các tài liệu liên quan khác nếu có, hồ sơ yêu cầu.
3. Tư vấn gói thầu mua sắm hàng hóa theo hình thức mua sắm trực tiếp:
Tóm tắt câu hỏi:
Kính gửi: quý cơ quan. Hiện tôi đang triển khai gói thầu MSHH năm 2017 có quy mô nhỏ hơn 130% so với năm 2016 đã ký bằng hình thức mua sắm trực tiếp. Tôi muốn ký hợp đồng với Công ty đã cung cấp thì phải làm các bước tiếp theo như thế nào? Kính mong được sự tư vấn của quý cơ quan sớm nhất. Tôi xin chân thành cảm ơn!
Luật sư tư vấn:
Theo quy định tại Điều 24
Mua sắm trực tiếp được thực hiện khi đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:
“a) Nhà thầu đã trúng thầu thông qua đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế và đã ký hợp đồng thực hiện gói thầu trước đó;
b) Gói thầu có nội dung, tính chất tương tự và quy mô nhỏ hơn 130% so với gói thầu đã ký hợp đồng trước đó;
c) Đơn giá của các phần việc thuộc gói thầu áp dụng mua sắm trực tiếp không được vượt đơn giá của các phần việc tương ứng thuộc gói thầu tương tự đã ký hợp đồng trước đó;
d) Thời hạn từ khi ký hợp đồng của gói thầu trước đó đến ngày phê duyệt kết quả mua sắm trực tiếp không quá 12 tháng.”
Như vậy, nếu nhà thầu trước đó đáp ứng được các điều kiện trên thì bạn sẽ thực hiện hình thức mua sắm trực tiếp.
Trường hợp nhà thầu thực hiện hợp đồng trước đó không có khả năng tiếp tục thực hiện gói thầu mua sắm trực tiếp thì được áp dụng mua sắm trực tiếp đối với nhà thầu khác nếu đáp ứng các yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm, kỹ thuật và giá theo hồ sơ mời thầu và kết quả lựa chọn nhà thầu trước đó.
Quy trình mua sắm trực tiếp thực hiện theo quy định tại Điều 60
Bước 1: Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu:
– Lập hồ sơ yêu cầu:
Việc lập hồ sơ yêu cầu phải căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 12 của Nghị định 63/2014/NĐ-CP. Hồ sơ yêu cầu bao gồm các nội dung thông tin tóm tắt về dự án, gói thầu; yêu cầu nhà thầu cập nhật thông tin về năng lực; yêu cầu về tiến độ cung cấp và cam kết cung cấp hàng hóa bảo đảm kỹ thuật, chất lượng theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu trước đó; yêu cầu về đơn giá của hàng hóa. Trường hợp hàng hóa thuộc gói thầu áp dụng mua sắm trực tiếp là một trong nhiều loại hàng hóa thuộc gói thầu tương tự đã ký hợp đồng trước đó thì quy mô của hàng hóa áp dụng mua sắm trực tiếp phải nhỏ hơn 130% quy mô của hàng hóa cùng loại thuộc gói thầu tương tự đã ký hợp đồng trước đó;
– Hồ sơ yêu cầu phải được thẩm định theo quy định tại Điều 105 của Nghị định này trước khi phê duyệt;
– Việc phê duyệt hồ sơ yêu cầu phải bằng văn bản và căn cứ vào tờ trình phê duyệt, báo cáo thẩm định hồ sơ yêu cầu.
Bước 2: Phát hành hồ sơ yêu cầu cho nhà thầu đã được lựa chọn trước đó. Trường hợp nhà thầu này không có khả năng tiếp tục thực hiện gói thầu mua sắm trực tiếp thì phát hành hồ sơ yêu cầu cho nhà thầu khác nếu nhà thầu này đáp ứng quy định tại Khoản 3 Điều 24 của Luật Đấu thầu.
Bước 3: Nhà thầu chuẩn bị và nộp hồ sơ đề xuất theo yêu cầu của hồ sơ yêu cầu.
Bước 4: Đánh giá hồ sơ đề xuất và thương thảo về các đề xuất của nhà thầu:
– Đánh giá hồ sơ đề xuất:
+ Kiểm tra các nội dung về kỹ thuật và đơn giá;
+ Cập nhật thông tin về năng lực của nhà thầu;
+ Đánh giá tiến độ thực hiện, biện pháp cung cấp hàng hóa, giải pháp kỹ thuật và biện pháp tổ chức thực hiện gói thầu;
+ Các nội dung khác (nếu có).
– Trong quá trình đánh giá, bên mời thầu mời nhà thầu đến thương thảo, làm rõ các nội dung thông tin cần thiết của hồ sơ đề xuất nhằm chứng minh sự đáp ứng của nhà thầu theo yêu cầu về năng lực, tiến độ, chất lượng, giải pháp kỹ thuật và biện pháp tổ chức thực hiện gói thầu;
– Bên mời thầu phải bảo đảm đơn giá của các phần việc thuộc gói thầu áp dụng mua sắm trực tiếp không được vượt đơn giá của các phần việc tương ứng thuộc gói thầu tương tự đã ký hợp đồng trước đó, đồng thời phù hợp với giá cả thị trường tại thời điểm thương thảo hợp đồng.
Bước 5: Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả mua sắm trực tiếp:
– Kết quả lựa chọn nhà thầu phải được ,thẩm định theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 4 Điều 106 của Nghị định 63/2014/NĐ-CP trước khi phê duyệt;
– Việc phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu phải bằng văn bản và căn cứ vào tờ trình phê duyệt và báo cáo thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu;
– Kết quả lựa chọn nhà thầu phải được thông báo bằng văn bản cho tất cả các nhà thầu tham gia nộp hồ sơ đề xuất và công khai theo quy định tại Điểm d Khoản 1 Điều 7 và Điểm c Khoản 1 hoặc Điểm b Khoản 2 Điều 8 của Nghị định 63/2014/NĐ-CP.
Bước 6: Hoàn thiện và ký kết hợp đồng:
Hợp đồng ký kết giữa các bên phải phù hợp với quyết định phê duyệt kết quả mua sắm trực tiếp, biên bản thương thảo hợp đồng, hồ sơ yêu cầu, hồ sơ đề xuất và các tài liệu liên quan khác.
