Quy định về hàng biếu tặng cho khách hàng, đối tác, nhân viên

1. Thế nào là hàng biếu tặng cho khách hàng, đối tác, nhân viên?

Trong thực tế hiện nay, văn hóa biếu tặng quà cho khách hàng, đối tác, nhân viên từ xưa đến nay được các doanh nghiệp, đơn vị thực hiện thường xuyên và lâu đời. Mục đích của việc tặng quà này nhằm để tạo ra sự tác động tích cực cho khách hàng, đối tác hay nhân viên trong công ty; từ đó củng cố cũng như thiết lập mối quan hệ với khách hàng, đối tác hay nhằm bảo đảm chế độ để giữ nhân viên làm việc lâu dài tại công ty.

Đặc biệt đối với những doanh nghiệp có trực tiếp sản xuất hàng hóa, nếu dùng hàng hóa đó để biếu tặng đối tác, khách hàng cũng như nhân viên còn tạo thương hiệu nhằm thu hút đối tác, khách hàng trong hoạt động kinh doanh, sản xuất.

Việc tặng quà cho khách hàng, đối tác, nhân viên còn mang nhiều ý nghĩa như sau:

Thứ nhất, việc tặng quà mang lại sự tôn trọng:

Thực tế, việc doanh nghiệp trao tặng món quà của công ty cho khách hàng, đối tác hay nhân viên thể hiện rằng doanh nghiệp có sự tôn trọng nhất định đến họ. Mọi mối quan hệ đều xuất phát nền tảng từ sự tôn trọng giữa các bên dành cho nhau. Có mối quan hệ tốt đẹp thì mới có thể hợp tác lâu dài.

Thứ hai, việc tặng quà cũng là cách để thể hiện sự biết ơn đối với những đối tác, khách hàng trung thành và nhân viên đã gắn bó với công ty:

Thứ ba, giúp tăng doanh số bán hàng cho công ty.

Thứ tư, giúp nhân viên tăng cường sự tích cực trong môi trường làm việc. Từ đó, cũng một phần là cách thức để níu giữ những người nhân viên làm việc lâu dài với công ty vì có được một chế độ đãi ngộ tốt từ công ty cũng như nhận thấy được sự trân trọng từ phía công ty dành cho mình.

Và khi đó, nếu nhân viên có sự hài lòng, cảm thấy mình có giá trị trong công ty thì họ cũng sẽ làm việc tốt hơn và đóng góp nhiều hơn cho công ty.

Vì chính những lý do trên, doanh nghiệp ngày càng chú trọng vào những dịp lễ, Tết hay các dịp kỷ niệm lớn của công ty như ngày thành lập công ty thì sẽ biểu dương cũng như tặng quà cho người lao động. Một số ví dụ về quà tặng cho đối tác, khách hàng hay nhân viên như quần áo, cốc tùy chỉnh, túi đựng máy tính xách tay, các vật dụng gia đình,…

2. Doanh nghiệp có phải tiến hành xuất hóa đơn đối với hàng biếu tặng cho khách hàng, đối tác, nhân viên không? 

Theo quy định tại Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC, pháp luật có nêu rõ:

Đối với doanh nghiệp khi bán hàng hóa, dịch vụ phải thực hiện lập hóa đơn, trong có có bao gồm cả những trường hợp sau:

– Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu.

– Hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).

Lưu ý, khi xuất hóa đơn, doanh nghiệp phải đảm bảo những điều kiện sau:

– Nội dung của hóa đơn: đảm bảo đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

– Nội dung của hóa đơn không được sửa chữa, tẩy xóa.

– Chữ viết trong hóa đơn dùng cùng màu mực, loại mực dùng không phai, không được sử dụng mực màu đỏ.

– Chữ viết cũng như chữ số trong hóa đơn phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có).

3. Tính thuế giá trị gia tăng đối với hàng biếu tặng cho khách hàng, đối tác, nhân viên: 

Theo quy định khoản 3 Điều 7 Thông tư 219/2013/TT-BTC có quy định đối với trường hợp doanh nghiệp sử dụng hàng hóa, sản phẩm do công ty tự sản xuất hoặc kể cả mua ngoài dùng để trao đổi, biếu, tặng, cho, trả thay lương sẽ tính thuế giá trị gia tăng. Khi tính thuế giá trị gia tăng sẽ căn cứ xác định là giá tính thuế giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này.

Tuy nhiên đối với mặt hàng dùng để biếu, tặng là giấy mời, và trên giấy mời ghi rõ không thu tiền để xem các cuộc biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang hay thi người đẹp và người mẫu, thi đấu thể thao thì giá tính thuế được xác định bằng không.

4. Đối với hàng hóa mua để dùng tặng biếu khách hàng, đối tác, nhân viên có được khấu trừ thuế giá trị gia tăng? 

Theo quy định tại Khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC, nếu doanh nghiệp mua bán hàng hóa dùng để tặng biếu khách hàng, đối tác, nhân viên được khấu trừ thuế giá trị gia tăng sẽ phải đáp ứng các điều kiện sau:

– Hàng hóa, dịch vụ mua vào có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp. Ngoài ra có thể thay thế bằng chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu hoặc đối với các tổ chức nước ngoài không có tư cách pháp nhân Việt Nam và cá nhân nước ngoài kinh doanh hoặc có thu nhập phát sinh tại Việt Nam cần chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng thay cho phía nước ngoài theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

– Đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ hai mươi triệu đồng trở lên sẽ phải có chứng từ không dùng tiền mặt gồm chứng từ thanh toán qua ngân hàng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác, chỉ ngoại trừ các trường hợp sau:

+ Giá trị hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần có giá trị dưới hai mươi triệu đồng.

+ Hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới hai mươi triệu đồng theo giá đã có thuế giá trị gia tăng.

+ Cơ sở kinh doanh thực hiện nhập khẩu hàng hóa là những loại dùng để biếu tặng của tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.

Trong đó:

Chứng từ thanh toán qua ngân hàng hiểu là chứng từ chứng minh được việc chuyển tiền từ chính tài khoản của bên mua hàng sang tài khoản của bên bán hàng theo các hình thức như  séc, ủy nhiệm chi hoặc lệnh chi, ủy nhiệm thu, nhờ thu, thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng, sim điện thoại (ví điện tử) và các hình thức thanh toán khác có bao gồm việc thanh toán tài khoản ngân hàng từ  bên mua sang bên bán theo tên của chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc bên mua thanh toán sang cho bên từ chính tài khoản của bên mua và mang tên chủ doanh nghiệp tư nhân sang cho tài khoản của bên bán.

Trường hợp thanh toán không dùng tiền mặt khác để khấu trừ thuế giá trị gia tăng bao gồm:

+ Mua bán theo phương thức bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, vay mượn hàng. Lưu ý phương thức mua bán này sẽ phải được quy định cụ thể trong hợp đồng, có biên bản đối chiếu số liệu cũng như xác nhận giữa các bên trong việc bù trừ như trên.

+ Mua bán theo phương thức bù trừ công nợ như vay, mượn tiền; cấn trừ công nợ qua người thứ ba. Khi đó, phương thức này sẽ được quy định cụ thể trong hợp đồng và phải có hợp đồng vay, mượn tiền dưới hình thức văn bản, đồng thời có kèm theo chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của bên cho vay sang tài khoản của bên mượn.

+ Mua bán theo phương thức thanh toán uỷ quyền qua bên thứ ba thanh toán qua ngân hàng. Việc thanh toán này đảm bảo được quy định cụ thể trong hợp đồng dưới hình thức văn bản, khi đó bên thứ ba là một pháp nhân hoặc thể nhân đang hoạt động theo quy định của pháp luật.

+ Đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào thanh toán qua ngân hàng đến tài khoản của bên thứ ba mở tại Kho bạc Nhà nước để nhằm thực hiện cưỡng chế bằng biện pháp thu tiền, tài sản do tổ chức, cá nhân khác đang nắm giữ sẽ nằm trong diện được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.

– Áp dụng khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán qua ngân hàng đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của một nhà cung cấp có giá trị dưới hai mươi triệu đồng và mua nhiều lần trong cùng một ngày tổng giá trị hàng hóa từ hai mươi triệu đồng trở lên.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: