Trong quá trình giao dịch mua bán hàng hóa, việc xuất và điều chỉnh hóa đơn là không thể tránh khỏi, điều đó xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau như có sự sai sót trong việc bán hàng dẫn đến hoàn trả lại hàng hóa. Do đó, pháp luật cũng có quy định về việc lưu trữ hóa đơn hoàn trả hàng hóa.
Mục lục bài viết
1. Quy định lưu trữ hóa đơn hoàn trả hàng hóa mới nhất:
Căn cứ Điều 6 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về việc lưu trữ hoa đơn hoàn trả hàng hóa như sau:
– Đối với hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ phải đảm bảo:
+ Thực hiện lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định.
+ Đảm bảo tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.
– Đối với hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải đảm bảo được bảo quản và lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
– Cá nhân, tổ chức, cơ quan theo quy định được quyền lựa chọn và áp dụng các hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử trên cơ sở sao cho phù hợp đối với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ.
– Khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải đảm bảo sẵn sàng được in ra giấy hoặc tra cứu.
– Với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in thì được bảo quản và lưu trữ với điều kiện gồm:
+ Các hóa đơn, chứng từ đó chưa lập phải được lưu trữ, bảo quản trong kho căn cứ vào chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.
+ Các hóa đơn, chứng từ đã được lập trong các đơn vị kế toán đảm bảo được lưu trữ dựa trên quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
+ Các hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán lưu ý phải được lưu trữ, bảo quản tương tự như tài sản riêng của cá nhân, hộ và tổ chức đó.
2. Quy định về việc lập hóa đơn hoàn trả hàng hiện nay:
Căn cứ khoản 1 Điều 4 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về việc lập hóa đơn hoàn trả hàng như sau:
– Người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Đối với những hàng hóa dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ hay như xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa vẫn phải được lập hóa đơn.
– Người bán khi lập hóa đơn phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định:
+ Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
+ Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, tên liên hóa đơn.
+ Số hóa đơn.
+ Thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
+ Thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
+ Thông tin tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
+ Phải có chữ ký của người bán, chữ ký của người mua.
+ Thời điểm lập hóa đơn hiện thị theo ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
+ Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
+ Thông tin mã của cơ quan thuế.
+ Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).
+ Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in cần có thông tin tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn.
+ Thông tin về chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.
+ Các nội dung khác trên hóa đơn theo quy định pháp luật.
– Tổ chức khấu trừ thuế, tổ chức thu phí, lệ phí, tổ chức thu thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định nếu như thực hiện trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí.
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải thực hiện đăng ký sử dụng với cơ quan thuế trước khi sử dụng hóa đơn, biên lai hoặc phải thực hiện thông báo phát hành theo quy định.
– Trong quá trình sử dụng hóa đơn, cá nhân, tổ chức, hộ phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế, báo cáo tình hình sử dụng biên lai đặt in, tự in hoặc biên lai mua của cơ quan thuế đúng quy định pháp luật.
– Các dữ liệu hóa đơn, chứng từ khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, dữ liệu chứng từ khi thực hiện các giao dịch nộp thuế, khấu trừ thuế và nộp các khoản thuế, phí, lệ phí là cơ sở dữ liệu để phục vụ công tác quản lý thuế, sau đó là cơ sở cung cấp thông tin hóa đơn, chứng từ cho các tổ chức, cá nhân có liên quan.
– Thực hiện đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử đảm bảo tuân thủ đúng các quy định của pháp luật.
3. Trách nhiệm lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa thuộc về người mua hay người bán?
Căn cứ Công văn số 8999/CTTPHCM-TTHT năm 2023 có hướng dẫn cụ thể như sau:
Trường hợp tổ chức, cá nhân mua hàng hoá, người bán đã xuất hoá đơn, người mua đã nhận hàng: khi người mua phát hiện rằng hàng hóa không đảm bảo đúng quy cách, chất lượng dẫn đến phải tiến hành hoàn trả hàng hóa một phần hoặc toàn bộ, người bán phải thực hiện lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa để điều chỉnh giảm hoặc thay thế hóa đơn đã lập.
Lưu ý: người mua và người bán phải có thỏa thuận ghi rõ hàng bán trả lại.
Dựa vào quy định trên thì có thể thấy trách nhiệm lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa để điều chỉnh giảm hoặc thay thế hóa đơn bán hàng đã lập thuôc về người bán.
4. Xử lý hóa đơn bán hàng hóa có sai sót như thế nào?
– Trường hợp 1: người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót:
Trách nhiệm của người bán phải thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
Sau đó, người bán tiến hành lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới.
Cuối cùng, cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống.
– Trường hợp 2: hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót:
+ Nếu như sai thông tin tên, địa chỉ của người mua (không sai mã số thuế, các nội dung khác): người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Sau đó thông báo với cơ quan thuế.
+ Nếu như sai thông tin mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng:
- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
- Người bán lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót.
– Trường hợp 3: cơ quan thuế phát hiện ra hóa đơn sai sót:
Cơ quan thuế có trách nhiệm thông báo cho người bán để kiểm tra sai sót của hóa đơn. Sau đó, người bán tiếp nhận được thông tin phải thông báo với cơ quan thuế lại (theo mẫu số 04/SS-HDDT) về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót đó.
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.
Thông tư số 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của luật quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.
THAM KHẢO THÊM:
