Quy định của pháp luật về mã số doanh nghiệp, mã số chi nhánh

Đăng ký thành lập doanh nghiệp là một trong những khâu vô cùng quan trọng khi muốn đưa loại hình doanh nghiệp và hoạt động. Một trong những bước không thể bỏ qua đó là thủ tục đăng ký mã số doanh nghiệp, mã số chi nhánh. Vậy quy định pháp luật về vấn đề này như thế nào? Thực hiện ra sao? bài viết dưới đây của Luật Dương gia sẽ cung cấp cho bạn đọc những thông tin hữu ích về vấn đề này.

1. Quy định về mã số doanh nghiệp

Mã số doanh nghiệp được hiểu là một dãy số được tạo bởi Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp,mã số doanh nghiệp được dùng để cấp cho doanh nghiệp khi doanh nghiệp đó thực hiện việc đăng ký thành lập doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp sẽ được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của doanh nghiệp đó.

Việc đăng ký mã số doanh nghiệp là một việc vô cùng quan trọng trong thủ tục thành lập doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp sẽ chỉ có một mã số duy nhất và không được sử dụng lại để cấp cho doanh nghiệp khác.Trong trường hợp khi doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, mã số doanh nghiệp cũng sẽ chấm dứt hiệu lực và không được sử dụng lại.

Mã số doanh nghiệp được dùng để thực hiện các nghĩa vụ về thuế, thủ tục hành chính, quyền, nghĩa vụ khác của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động.

Mã số doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế trong suốt quá trình hoạt động, được sử dụng để kê khai và nộp thuế phát sinh từ hoạt động của doanh nghiệp.

2. Quy định về mã số chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh

Căn cứ theo quy định tại Điều 29 Luật doanh nghiệp năm 2020 quy định về mã số doanh nghiệp, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh như sau:

“Điều 29. Mã số doanh nghiệp

1. Mã số doanh nghiệp là dãy số được tạo bởi Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, được cấp cho doanh nghiệp khi thành lập và được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có một mã số duy nhất và không được sử dụng lại để cấp cho doanh nghiệp khác.

2. Mã số doanh nghiệp được dùng để thực hiện nghĩa vụ về thuế, thủ tục hành chính và quyền, nghĩa vụ khác.”

Cũng trong Khoản 2 Điều 44 Luật doanh nghiệp năm 2020 quy định “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp”. Như vậy Văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh, không được ký kết các hợp đồng kinh tế với dấu của Văn phòng đại diện, nhưng vẫn ký kết hợp đồng theo sự uỷ quyền của Doanh nghiệp đã mở Văn phòng đại diện đó sẽ đóng dấu doanh nghiệp.

Văn phòng đại diện bao gồm văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong nước và văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Doanh nghiệp có thể thành lập một hoặc nhiều văn phòng đại diện ở một địa phương nhất định.

Tại Khoản 1 Điều 44 Luật doanh nghiệp năm 2020 quy định “Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp”. Chi nhánh có quyền ký các hợp đồng kinh tế nhân danh chi nhánh, đóng dấu chi nhánh.

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của văn phòng đại diện và chi nhánh.

Qua các quy định trên đây, ta có thể thấy việc doanh nghiệp có chi nhánh, văn phòng đại diện thì việc đăng ký mã số doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện là việc vô cùng cần thiết. Vì đây là việc xác nhận sự hoạt động, kinh doanh của doanh nghiệp tại các văn phòng chi nhánh, phòng đại diện của doanh nghiệp một cách hợp pháp theo đúng quy định pháp luật.

+ Quy định về mã số doanh nghiệp, mã số chi nhánh, văn phòng đại diện thực hiện theo quy định tại Điều 8 Nghị định số 01/2021/NĐ – CP.

“1. Mỗi doanh nghiệp được cấp một mã số duy nhất gọi là mã số doanh nghiệp. Mã số này đồng thời là mã số thuế và mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp.

2. Mã số doanh nghiệp tồn tại trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp và không được cấp lại cho tổ chức, cá nhân khác. Khi doanh nghiệp chấm dứt hoạt động thì mã số doanh nghiệp chấm dứt hiệu lực.

3. Mã số doanh nghiệp được tạo, gửi, nhận tự động bởi Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, Hệ thống thông tin đăng ký thuế và được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

4. Cơ quan quản lý nhà nước thống nhất sử dụng mã số doanh nghiệp để thực hiện công tác quản lý nhà nước và trao đổi thông tin về doanh nghiệp.

5. Mã số đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp được cấp cho chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Mã số này đồng thời là mã số thuế của chi nhánh, văn phòng đại diện.

6. Mã số địa điểm kinh doanh là mã số gồm 5 chữ số được cấp theo số thứ tự từ 00001 đến 99999. Mã số này không phải là mã số thuế của địa điểm kinh doanh.

7. Trường hợp doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện bị chấm dứt hiệu lực mã số thuế do vi phạm pháp luật về thuế thì doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện không được sử dụng mã số thuế trong các giao dịch kinh tế kể từ ngày Cơ quan thuế thông báo công khai về việc chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

8. Đối với các chi nhánh, văn phòng đại diện đã thành lập trước ngày 01 tháng 11 năm 2015 nhưng chưa được cấp mã số đơn vị phụ thuộc, doanh nghiệp liên hệ trực tiếp với Cơ quan thuế để được cấp mã số thuế 13 số, sau đó thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hoạt động tại Cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định.

9. Đối với các doanh nghiệp đã được thành lập và hoạt động theo Giấy phép đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đầu tư (đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh) hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương, Giấy phép thành lập và hoạt động kinh doanh chứng khoán, mã số doanh nghiệp là mã số thuế do Cơ quan thuế đã cấp cho doanh nghiệp.”

+ Mã số doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế của doanh nghiệp; mã số chi nhánh đồng thời là mã số thuế của chi nhánh; mã số văn phòng đại diện đồng thời là mã số thuế của văn phòng đại diện.

+ Mã số của địa điểm kinh doanh là mã số gồm 5 chữ số được cấp theo số thứ tự từ 00001 đến 99999. Mã số này do cơ quan thuế tạo và gửi cho Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh để ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (đối với trường hợp địa điểm kinh doanh thuộc doanh nghiệp) hoặc ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh (đối với trường hợp địa điểm kinh doanh thuộc chi nhánh). Mã số này không phải là mã số thuế của địa điểm kinh doanh.

3. Quy định về nghĩa vụ của doanh nghiệp khi thành lập

Sau khi thành lập, doanh nghiệp phải bảo đảm thực hiện các nhiệm vụ sau theo Điều 8 Luật doanh nghiệp năm 2020 :

– Doanh nghiệp phải tiến hành thực hiện đầy đủ, kịp thời các nghĩa vụ về đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, công khai thông tin về thành lập và hoạt động, báo cáo;

– Doanh nghiệp phải chịu mọi trách nhiệm về thông tin đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp phát hiện thông tin đã kê khai hoặc báo cáo thiếu chính xác, chưa đầy đủ thì phải kịp thời sửa đổi, bổ sung các thông tin đó;

– Doanh nghiệp cần phải đảm bảo quyền và lợi ích của người lao động: Công ty không được phân biệt đối xử và xúc phạm danh dự, nhân phẩm của người lao động; không được sử dụng lao động cưỡng bức và lao động trẻ em; hỗ trợ và tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động tham gia đào tạo nâng cao trình độ;

– Doanh nghiệp phải tiến hành thực hiện chế độ kế toán, nộp báo cáo tài chính đầy đủ, đúng hạn và chính xác: Công ty có nghĩa vụ tổ chức công tác kế toán, lập và nộp báo cáo tài chính trung thực, chính xác, đúng thời hạn…

4. Quy định về quy trình tạo và cấp mã số doanh nghiệp

Quy trình tạo và cấp mã số doanh nghiệp, mã số chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh thực hiện theo quy định tại Điều 44 Nghị định số 01/2021/NĐ – CP: “Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện cấp đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.”

5. Quy định về thời hiệu sử dụng mã số doanh nghiệp

Trường hợp doanh nghiệp, đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp bị chấm dứt hiệu lực mã số thuế do vi phạm pháp luật về thuế thì doanh nghiệp, đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp không được sử dụng mã số thuế trong các giao dịch kinh tế, kể từ ngày cơ quan thuế thông báo công khai về việc chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

Đối với các chi nhánh, văn phòng đại diện đã thành lập trước ngày Nghị định 01/2021/NĐ-CP hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp có hiệu lực thi hành nhưng chưa được cấp mã số theo quy địnhthì trực tiếp liên hệ với cơ quan thuế để được cấp mã số, sau đó thực hiện thủ tục tại Phòng đăng ký kinh doanh của Sở kế hoạch và đầu tư.

6. Mã số đăng ký hộ kinh doanh

Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện ghi mã số đăng ký hộ kinh doanh trên Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh theo cấu trúc sau:

– Mã cấp tỉnh: 02 ký tự bằng số;

– Mã cấp huyện: 01 ký tự bằng chữ cái tiếng Việt;

– Mã loại hình: 01 ký tự, 8 = hộ kinh doanh;

– Số thứ tự hộ kinh doanh: 06 ký tự bằng số, từ 000001 đến 999999.

Các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh được thành lập mới sau ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành được chèn mã tiếp, theo thứ tự của bảng chữ cái tiếng Việt.

Trường hợp tách quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh sau ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành, đơn vị bị tách giữ nguyên mã chữ cũ và đơn vị được tách được chèn mã tiếp, theo thứ tự của bảng chữ cái tiếng Việt.

Sở Kế hoạch và Đầu tư thông báo bằng văn bản cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư mã mới của cấp huyện được thành lập mới hoặc được tách.

Trên đây là toàn bộ những quy định và thông tin pháp lý về mã số thuế doanh nghiệp nói riêng cũng như quy định về đăng ký doanh nghiệp nói chung mà Luật Dương gia cung cấp tới bạn đọc. Hi vọng bài viết trên đây của chúng tôi sẽ đem lại những thông tin hữu ích về pháp lý doanh nghiệp mà bạn đang vướng mắc.