Trong cuộc sống hiện nay, chắc hẳn ai cũng đã từng một lần nghe đến hoạt động công chứng hoặc thậm chí đã từng sử dụng hoạt động công chứng các loại hợp đồng bằng các loại giấy tờ. Vậy bạn đã bao giờ tìm hiểu về chức năng và vai trò của văn phòng công chứng hay chưa?
Mục lục bài viết
1. Quy định về chức năng của văn phòng công chứng:
Căn cứ theo quy định tại Điều 2 của Văn bản hợp nhất Luật công chứng năm 2018 có quy định về hoạt động công chứng. Theo đó, công chứng được xem là việc công chứng viên làm việc và hành nghề trong tổ chức hành nghề công chứng tiến hành thủ tục xác nhận tính chính xác và hợp pháp của hợp đồng phải của các giao dịch dân sự phải xác nhận tính hợp pháp và không trái đạo đức xã hội của các loại giấy tờ, của các văn bản trong quá trình dịch thuật từ tiếng Việt Nam sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại, từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt Nam mà theo quy định của pháp luật bắt buộc phải tiến hành hoạt động công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng hoặc theo yêu cầu tự nguyện của các tổ chức và cá nhân trong xã hội. Tổ chức hành nghề công chứng bao gồm phòng công chứng và văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của pháp luật về công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan. Như vậy có thể nói, văn phòng công chứng được xem là một tổ chức hành nghề công chứng trên thực tế thực hiện chức năng và vai trò của tổ chức hành công chứng nói chung. Một số đặc điểm nhận biết văn phòng công chứng đó là:
– Trước hết, về con dấu của văn phòng công chứng, trên thực tế thì mỗi văn phòng công chứng đều có con dấu riêng theo quy định của pháp luật sau khi thực hiện thủ tục đăng ký con dấu tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
– Văn phòng công chứng có tài khoản ngân hàng riêng theo quy định của pháp luật;
– Văn phòng công chứng có chế độ tài chính độc lập, tức là văn phòng công chứng sẽ không phụ thuộc vào nguồn tài chính của bất kỳ tổ chức hay cá nhân nào, văn phòng công chứng hoàn toàn độc lập và tự chủ về tài chính, nguồn tài chính của văn phòng công chứng có được từ nguồn phí và thù lao khi tiến hành hoạt động công chứng cho tổ chức và cá nhân trong xã hội cũng như có được từ một số nguồn thu hợp pháp khác;
– Văn phòng công chứng chỉ có thành viên hợp doanh mà không có thành viên tham gia góp vốn. Hầu hết văn phòng công chứng đều được tổ chức dưới hình thức công ty hợp doanh.
Trên đây là một số khái niệm và đặc điểm của văn phòng công chứng. Vậy, chức năng của văn phòng công chứng được quy định như thế nào? Căn cứ theo quy định tại Văn bản hợp nhất Luật công chứng năm 2018 có thể kể đến một số chức năng của văn phòng công chứng như sau:
– Văn phòng công chứng có chức năng xác thực và chứng nhận tính hợp pháp của các hợp đồng và các giao dịch dân sự dưới dạng văn bản hoặc các loại giấy tờ khác theo quy định của pháp luật. Theo quy định của pháp luật thì những văn bản này cần phải được công chứng hoặc do các tổ chức và cá nhân trong xã hội tự nguyện yêu cầu công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng;
– Văn phòng công chứng nói chung và các công chứng viên hoạt động trong văn phòng công chứng nói riêng có chức năng đảm bảo sự an toàn cho các bên trong quá trình tham gia giao kết hợp đồng và thực hiện các giao dịch dân sự trên thực tế;
– Văn phòng công chứng có chức năng giúp cho các bên tránh được những tranh chấp có thể xảy ra ở mức thấp nhất, và đồng thời đảm bảo quyền lợi hợp pháp của các tổ chức và cá nhân trong xã hội, hỗ trợ và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các chủ thể trong xã hội. Từ đó văn phòng công chứng có chức năng giúp cho nền kinh tế xã hội được đảm bảo và phát triển một cách ổn định và bền vững.
2. Quy định về vai trò của văn phòng công chứng:
Căn cứ theo quy định tại Văn bản hợp nhất luật công chứng năm 2018 có thể kể đến một số vai trò của văn phòng công chứng như sau:
Thứ nhất, đối với các bên trong quá trình tham gia giao dịch. Văn phòng công chứng có vai trò giúp cho việc thực hiện giao dịch của các tổ chức và cá nhân trong xã hội trở nên nhanh chóng và đúng quy định của pháp luật. Từ đó đảm bảo quyền lợi hợp pháp một cách tối đa của các chủ thể trong xã hội. Căn cứ theo quy định tại Điều 2 của Văn bản hợp nhất Luật công chứng năm 2018 có quy định về hoạt động công chứng, theo đó thì công chứng là việc một công chứng viên hành nghề trong tổ chức hành nghề công chứng tiến hành hoạt động xác nhận tính hợp pháp của hợp đồng và của các giao dịch dân sự bằng văn bản, xác nhận tính hợp pháp và không trái đạo đức xã hội của các loại giấy tờ và các văn bản trong quá trình dịch từ tiếng Việt Nam sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại, từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt Nam mà theo quy định của pháp luật bắt buộc phải tiến hành thủ tục công chứng hoặc theo yêu cầu tự nguyện của các tổ chức và cá nhân trong xã hội. Theo đó thì có thể nói, hoạt động công chứng được xem là một trong những hoạt động mang bản chất công quyền. Thông qua công chứng viên hành nghề trong các tổ chức hành nghề công chứng, nhà nước tổ chức cung cấp dịch vụ công trong phạm vi chứng nhận tính xác thực và tính hợp pháp của hợp đồng và giao dịch phải xác nhận tính đúng với quy định của pháp luật và không trái đạo đức xã hội đối với các loại giấy tờ và văn bản theo quy định của pháp luật bắt buộc phải thực hiện thủ tục công chứng hoặc theo yêu cầu tự nguyện của các tổ chức và cá nhân. Sản phẩm của hoạt động công chứng được xem là văn bản công chứng phù hợp với quy định của pháp luật. Văn bản công chứng được xem là hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã được các chủ thể được xác định là công chứng viên chứng nhận theo quy định của pháp luật về công chứng. Đó được xem là tập hợp các quy phạm pháp lý đảm bảo tính xác thực và tính hợp pháp từ nhà nước thông qua đối tượng được xác định là công chứng viên, đây là những người được trao quyền công chứng nhằm tạo ra các công cụ mang tính chất chuyển giao quyền sở hữu tài sản, các cá nhân và tổ chức có liên quan, thừa nhận quyền lợi và nghĩa vụ hợp pháp của các bên trong hợp đồng và trong các giao dịch dân sự phải đảm bảo tính hợp pháp về hình thức mà pháp luật bắt buộc cần phải công chứng, vì thế hoạt động công chứng đóng vai trò vô cùng quan trọng, vừa có hiệu lực thi hành đối với các bên có liên quan, vừa có giá trị chứng cứ trong quá trình giải quyết khi có sang chấp phát sinh.
Thứ hai, đối với nhà nước. Văn phòng công chứng ra đời góp phần làm giảm gánh nặng về số lượng công việc cần phải xử lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong hoạt động xảy ra tranh chấp. Không những thế vai trò lớn nhất của văn phòng công chứng đó là góp phần đẩy mạnh quá trình pháp chế xã hội chủ nghĩa của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam cũng như phát huy tối đa các nguồn lực pháp lý trong toàn xã hội nói chung. Bởi tác dụng lớn lao đó là tạo ra cơ sở pháp lý vững chắc để phục vụ cho quá trình giải quyết đúng đắn các tranh chấp, hoạt động công chứng còn được công nhận là một trong những hoạt động bổ trợ tư pháp đối với cơ quan nhà nước có thẩm quyền, có nhiều tác dụng trong hoạt động điều tra, truy tố xét xử đúng người đúng tội, đúng quy định của pháp luật và đảm bảo công lý trong xã hội.
Thứ ba, đối với chính văn phòng công chứng. Hoạt động công chứng giúp cho văn phòng công chứng thu được các khoản phí và thù lao để phục vụ cho quá trình hoạt động của văn phòng công chứng. Bên cạnh đó, hoạt động công chứng còn đem lại nhiều lợi ích về mặt tài chính. Văn phòng công chứng góp phần không nhỏ vào việc tạo ra các nguồn thu thuế để tăng nguồn thu cho ngân sách nhà nước. Văn phòng công chứng góp phần đắc lực vào quá trình phòng ngừa và ngăn chặn các giao dịch có sự thỏa thuận ngầm với mục đích rửa tiền và trốn thuế trái quy định của pháp luật. Văn phòng công chứng góp phần thực hiện nghiêm ngặt các quy định của pháp luật về các loại hợp đồng bắt buộc phải tiến hành hoạt động công chứng và đây được xem là biện pháp hữu hiệu trong quá trình phòng ngừa và xóa bỏ thị trường ngầm về bất động sản có nguy cơ vượt ra khỏi sự quản lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Từ những phân tích nêu trên thì có thể thấy, công chứng được xem là một trong những loại dịch vụ pháp lý đặc biệt và có vai trò quan trọng trong quá trình đảm bảo an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng và các giao dịch dân sự theo quy định của pháp luật. Vì vậy cho nên văn phòng công chứng đóng vai trò vô cùng quan trọng.
3. Quy định về tổ chức hoạt động của văn phòng công chứng:
Căn cứ theo quy định tại Điều 22 của Văn bản hợp nhất Luật công chứng năm 2018 có quy định về tổ chức hoạt động của văn phòng công chứng. Cụ thể như sau:
– Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của pháp luật về công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp doanh. Văn phòng công chứng cần phải đáp ứng điều kiện đó là có ít nhất từ 02 công chứng viên hợp doanh trở lên, và đặc biệt là văn phòng công chứng sẽ không có sự xuất hiện của các thành viên góp vốn;
– Người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng được xác định là trưởng văn phòng công chứng. Trưởng văn phòng công chứng phải là những chủ thể hành nghề trong lĩnh vực công chứng trong khoảng thời gian 02 trở lên, trưởng văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp doanh của văn phòng công chứng đó;
– Tên gọi của văn phòng công chứng phải phù hợp với quy định của pháp luật, không vi phạm truyền thống lịch sử văn hóa đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc Việt Nam, không được chung lẫn hoặc gây nhầm lẫn với các tổ chức hành nghề công chứng khác trên thực tế, văn phòng công chứng phải đắp ứng điều kiện về trụ sở theo quy định của pháp luật. Văn phòng công chứng có con dấu riêng và có tài sản riêng, văn phòng công chứng hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính xuất phát từ nguồn thù lao công chứng và các quyền lợi hợp pháp khác;
– Văn phòng công chứng có quyền sử dụng con dấu không có hình quốc huy, văn phòng công chứng được quyền khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập văn phòng công chứng của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Văn bản hợp nhất Luật Công chứng năm 2018.
