Quy định các loại sổ kế toán của đơn vị hành chính, sự nghiệp

1. Quy định về sổ kế toán và công tác quản lý sổ kế toán của đơn vị hành chính, sự nghiệp:

Sổ kế toán được hiểu là hệ thống dữ liệu (thủ công hoặc điện tử), ghi chép lại toàn bộ các hoạt động tài chính của một cơ quan, tổ chức bất kỳ. Ở bất kỳ cơ quan, tổ chức (trong và ngoài Nhà nước) nào đều có bộ phận kế toán thực hiện nghĩa vụ kế toán. Thông qua sổ kế toán, ban lãnh đạo, người đứng đầu cơ quan tổ chức sẽ nắm bắt được mọi hoạt động thu chi của cơ quan mình. Đồng thời, đây được xem là căn cứ để cơ quan, tổ chức đó điều chỉnh lại hoạt động tài chính của mình sao cho phù hợp nhất, tránh gây mất cân đối trong hệ thống tài chính hiện có.

Thực tế, tại mỗi cơ quan, tổ chức trong và ngoài Nhà nước luôn tồn tại những rủi ro, sai phạm liên quan đến tài chính. Nếu không có sổ kế toán, sẽ không có căn cứ kê khai những khoản chi, từ đó xác định xem thất thoát tài chính thuộc trách nhiệm của cá nhân, bộ phận nào. Do đó, có thể khẳng định, hoạt động kế toán có ý nghĩa, vai trò đặc biệt quan trọng trong hệ thống hoạt động của một cơ quan, tổ chức. Để hoạt động kế toán diễn ra chuẩn chỉnh, luôn cần có sổ kế toán.

– Theo quy định tại Khoản 1 Điều 5  Thông tư 107/2017/TT-BTC, đơn vị hành chính, sự nghiệp phải mở sổ kế toán để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. Khi các đơn vị hành chính, sự nghiệp có tiếp nhận, sử dụng nguồn ngân sách nhà nước cấp; nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài; nguồn phí được khấu trừ, để lại phải mở sổ kế toán để theo dõi nhằm mục đích phục vụ cho việc lập báo cáo quyết toán với ngân sách nhà nước và các cơ quan có thẩm quyền. Đây được xem là hoạt động mang tính bắt buộc mà các đơn vị hành chính, sự nghiệp phải thực hiện.

– Theo quy định tại Khoản 4 Điều 5 Thông tư 107/2017/TT-BTC, công tác quản lý sổ kế toán phải được các cá nhân có trách nhiệm, quyền hạn thực hiện như sau:

+ Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ. Các cá nhân đảm nhận công việc kế toán sẽ được phân công giữ và ghi sổ. Khi được giao nhiệm vụ quản lý sổ, các cá nhân sẽ phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung, thông tin ghi trong sổ. Thực tế, khi xảy ra sai sót trong việc kê khai tài chính, cơ quan, tổ chức sẽ xem xét cá nhân chịu trách nhiệm quản lý sổ trong thời gian đó để truy cứu trách nhiệm. Điều này buộc các chủ thể này phải thực hiện quản lý sổ kế toán một cách rõ ràng, trung thực và chặt chẽ nhất.  

+ Trong trường hợp thay đổi nhân viên giữ sổ, sẽ phải tiến hành bàn giao trách nhiệm quản lý sổ giữa nhân viên mới và nhân viên cũ. Khi hoàn thiện việc bàn giao, người chịu trách nhiệm quản lý sổ mới sẽ đảm nhiệm việc quản lý sổ. Đồng thời, nhân viên kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về toàn bộ những nội dung ghi trong sổ trong suốt thời gian giữ và ghi sổ, nhân viên kế toán mới chịu trách nhiệm từ ngày nhận bàn giao. Việc bàn giao sổ kế toán phải được thể hiện qua biên bản bàn giao.

2. Quy định các loại sổ kế toán của đơn vị hành chính, sự nghiệp:

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 5  Thông tư 107/2017/TT-BTC, có hai loại sổ kế toán của đơn vị hành chính, sự nghiệp. Đó là: sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

Thực tế, mỗi đơn vị hành chính, sự nghiệp có thể lựa chọn hình thức sổ kế toán sao cho phù hợp với hình thức tổng hợp tài chính của mình. Đơn vị hành chính, sự nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức sổ kế toán hoặc lựa chọn cả hai. Hay nói cách khác, cơ quan, tổ chức sẽ xem xét tính phù hợp để lựa chọn hình thức kế toán đơn vị áp dụng. Việc lựa chọn sổ kế toán dựa trên tinh thần tự nguyện, lựa chọn của đơn vị hành chính, sự nghiệp. Khi mở sổ kế toán, đơn vị hành chính, sự nghiệp đó phải thực hiện đầy đủ, đúng nội dung, trình tự và phương pháp ghi chép đối với từng mẫu sổ kế toán.

– Các đơn vị hành chính, sự nghiệp lựa chọn sổ kế toán dựa trên các tiêu chí, mục đích sau đây: 

+ Sổ kế toán để kế toán ngân sách, phí được khấu trừ, để lại phản ánh chi tiết theo mục lục ngân sách nhà nước để theo dõi việc sử dụng nguồn ngân sách nhà nước, nguồn phí được khấu trừ để lại.

+ Sổ kế toán được sử dụng vào mục đích theo dõi quá trình tiếp nhận và sử dụng nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài. Đây là cơ sở lập báo cáo quyết toán theo quy định của Thông tư này và theo yêu cầu của nhà tài trợ.

– Sổ kế toán tổng hợp có các đặc điểm cụ thể sau đây:

+ Sổ kế toán tổng hợp được sử dụng vào mục đích chính là ghi chép các hoạt động tài chính, kinh tế của đơn vị hành chính, sự nghiệp theo một trình tự thời gian nhất định. Sổ kế toán phải phản ánh tổng số các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh trong một kỳ kế toán.

+ Sổ kế toán tổng hợp ( Sổ Cái) dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế. Nhân viên kế toán có thể kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. 

Đơn vị hành chính, sự nghiệp có thể dựa vào thông tin trên sổ kế toán để tổng hợp tình hình tài sản, nguồn kinh phí và tình hình sử dụng nguồn kinh phí.

– Sổ, thẻ kế toán chi tiết có các đặc điểm cụ thể như sau:

+ Mục đích của sổ, thẻ kế toán chi tiết là dùng để ghi chi tiết các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán theo yêu cầu quản lý mà Sổ Cái chưa phản ánh chi tiết. Tức giống như tên gọi của mình, sổ kế toán chi tiết sẽ đi vào phản ứng chi tiết từng thông tin tài chính của đơn vị hành chính, sự nghiệp. Bởi sổ kế toán tổng hợp chỉ tổng hợp tổng thể hoạt động kinh tế mà không đi sâu vào từng khoản chi tài chính cụ thể. Sổ kế toán chi tiết sẽ thực hiện điều này.

+ Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin cụ thể phục vụ cho việc quản lý trong nội bộ đơn vị và việc tính, lập các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước. Trong nội bộ đơn vị, sự nghiệp sẽ phát sinh những khúc mắc liên quan đến tài chính. Lúc này sổ kế toán chi tiết sẽ là căn cứ để cơ quan, tổ chức xem xét và xác lập xem các khoản chi thu đã thực hiện.

+ Sổ kế toán chi tiết sẽ là căn cứ xác thực nhất, phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán theo yêu cầu quản lý. Khi làm các báo cáo này, luôn đòi hỏi những thông tin cụ thể, chi tiết, rõ ràng. Do đó, sử dụng sổ kế toán chi tiết là yếu tố mang tính tối ưu nhất.

3. Nguyên tắc mở sổ kế toán của đơn vị hành chính, sự nghiệp:

 Theo quy định tại Khoản 5 Điều 5  Thông tư 107/2017/TT-BTC, việc mở sổ kế toán của đơn vị hành chính, sự nghiệp phải tuân thủ theo các nguyên tắc cụ thể sau đây:

+  Về thời gian mở sổ kế toán: Sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm hoặc ngay sau khi có quyết định thành lập và bắt đầu hoạt động của đơn vị kế toán. Quy định về thời gian mở sổ kế toán này giúp tính toàn diện trong thông tin sổ kế toán được đảm bảo. Bản chất của sổ kế toán là ghi lại hoạt động tài chính trong một thời gian nhất định. Quy định về thời gian mở số giúp tạo nên tính liền mạch trong nội dung. Trong trường hợp phát sinh như những vấn đề khách quan, dựa vào sổ kế toán, các cá nhân sẽ dễ dàng kiểm tra được thông tin tài chính theo từng mốc thời gian cụ thể theo khung thời gian đó. 

+ Về việc chuyển ngân sách sổ kế toán theo thời gian: Như đã phân tích, sổ kế toán sẽ được mở theo những khung thời gian nhất định. Khung thời gian này thường được tính theo năm: Đầu năm và cuối năm. Nguyên tắc chuyển ngân sách theo các năm như sau: Sổ kế toán được mở đầu năm tài chính, ngân sách mới để chuyển số dư từ sổ kế toán năm cũ chuyển sang và ghi ngay nghiệp vụ kinh tế, tài chính mới phát sinh thuộc năm mới từ ngày 01/01 của năm tài chính, ngân sách mới. Số liệu trên các sổ kế toán theo dõi tiếp nhận và sử dụng nguồn ngân sách nhà nước sau ngày 31/12 được chuyển từ tài khoản năm nay sang tài khoản năm trước để tiếp tục theo dõi số liệu phát sinh trong thời gian chỉnh lý quyết toán, phục vụ lập báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước theo quy định.

Văn bản pháp luật sử dụng trong bài viết: Thông tư 107/2017/TT-BTC Hướng dẫn Chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp