Quản lý là gì? Chức năng, vai trò và nhiệm vụ nhà quản lý?

1. Quản lý là gì?

Quản lý là hoạt động không thể thiếu trong hoạt động của Nhà nước và bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào. Quản lý là công tác thiết lập các chiến lược của một tổ chức và điều phối nguồn nhân lực với mục đích nhằm hoạt thành các mục tiêu của mình thông qua các nguồn lực có sẵn ví dụ như tài chính, công nghệ;…

Theo Từ điển Bách khoa có định nghĩa. Quản lý gồm hai yếu tố; trong đó “Quản” là trông coi và giữ gìn theo những yêu cầu nhất định. Còn “Lý” được hiểu là tổ chức và điều khiển các hoạt động theo yêu cầu nhất định.

Từ nhiều góc độ, có thể thấy chung quy lại khái niệm quản lý là sẽ trả lời cho những câu hỏi:

Ai quản lý? Chủ thể quản lý được hiểu là cá nhân hay tổ chức, những người có quyền  hạn và đại diện để liên kết, phối hợp những hoạt động riêng lẻ của từng cá nhân hướng tới mục tiêu chung nhằm đạt được kết quả nhất định trong quản lí.

Quản lý ai? Quản lý cái gì?: Khách thể của quản lý là trật tự quản lý. Trật tự quản lý này được quy định bởi rất nhiều loại quy phạm xã hội khác nhau như quy phạm pháp luật, quy phạm đạo đức, tôn giáo,…

2. Chức năng của nhà quản lý: 

Nhà quản lý được hiểu là tất cả những người thực hiện chức năng quản lý trong một đơn vị, tổ chức nhất định (tổ chức đó có thể là các doanh nghiệp; cơ quan Nhà nước;…).

Nhà quản lý làm việc trong đơn vị, tổ chức là người đứng đầu một nhóm người điều khiển cũng như sắp xếp công việc của phòng ban hay toàn bộ đơn vị, tổ chức và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của họ. Nhà quản lý thực hiện các giai đoạn từ khâu lên kế hoạch, tổ chức cũng như lãnh đạo và kiểm soát nguồn nhân lực là con người, tài chính,… để đạt được mục tiêu công việc đến cuối cùng một cách hiệu quả nhất.

Nhà quản lý có những chức năng sau:

2.1. Chức năng hoạch định: 

Hoạch định được hiểu là việc đưa ra những mục tiêu và cách thức để nhằm hoàn thành một mục tiêu đề ra. Khi làm bất kể một công việc gì, việc xác định được mục tiêu ngay từ đầu là điều buộc phải làm được, bởi nó chính là kim chỉ nam để cho người quản lý nắm bắt được tình hình thực hiện công việc. Từ đó có sự phân chia nguồn nhân lực con người, tài chính,… một cách sao cho hợp lý nhất.

Khi tìm ra được mục tiêu thì đó là bước đầu để thực hiện được kế hoạch hay dự án công việc, khi đó triển khai thực hiện rất trơn tru. Điều này đòi hỏi rất cao sự chỉn chu, chắc chắn của người quản lý.

2.2. Chức năng tổ chức: 

Khi có mục tiêu rồi thì dự án sẽ đi vào hoạt động. Ở khâu này, người quản lý sẽ phải thể hiện được tài tổ chức thực hiện như thế nào? Tổ chức thực hiện là kỹ năng rất quan trọng của người quản lý. Khi có mục tiêu là bước đầu rõ ràng nhưng đến khi triển khai mà lấn cấn, giao việc không đúng người, không đúng thời điểm thì rất dễ bị thất bại toàn bộ dự án, kế hoạch công việc.

Trong đơn vị hay doanh nghiệp, người quản lý bao giờ cũng là người đứng đầu một nhóm người, một phòng ban và phân chia giao nhiệm vụ cho từng thành viên; đồng thời kiểm soát cũng như hỗ trợ trong quá trình làm việc và chịu trách nhiệm về những kết quả công việc đã thực hiện.

Ở cấp độ này đòi hỏi người quản lý không chỉ ở kĩ năng tổ chức mà còn là giám sát chặt chẽ tới công việc và hành động của nhân viên để tránh đi sai hoặc chệch hướng. Tuy nhiên, bên cạnh đó cũng cần phải có sự động viên, tạo động lực cho nhân viên của mình.

2.3. Chức năng lãnh đạo: 

Bao giờ cũng vậy, quản lý sẽ gắn liền và đi đôi với lãnh đạo. Lãnh đạo gồm nhiều hoạt động tác động lên nhân viên, từ việc định hướng cũng như hướng dẫn nhân viên đi đến hoàn thành mục tiêu.

Lãnh đạo trong đó cần sự nghiêm minh, quy củ nhưng bên cạnh đó cũng nên mềm mỏng, tránh việc cứng nhắc quá lại khiến nhân viên thấy gò bó và tạo môi trường làm việc không thoải mái, từ đó dẫn đến chất lượng công việc không thực sự đạt được hiệu quả. Và đây là bài toán rất khó đặt ra đối với người quản lý.

2.4. Chức năng kiểm tra, giám sát: 

Khi giao việc và kiểm soát hoạt động làm việc, thì cuối cùng người quản lý phải thực hiện cả việc giám sát công việc đó như thế nào? Việc kiểm tra là yêu cầu bắt buộc để phát hiện những lỗi sai kịp thời, từ đó có phương hướng sửa chữa sao cho đúng nhịp.

3. Vai trò của nhà quản lý: 

Nhà quản lý đóng một vai trò rất quan trọng và đóng góp rất nhiều trong cơ cấu tổ chức cũng như sự phát triển của một tổ chức bền vững. Nhà quản lý thường có những vai trò sau:

– Vai trò quyết định: đây được coi là vai trò quan trọng nhất của người quản lý. Đã là quản lý thì họ gần như có quyền quyết định mọi việc trong phạm vi quyền hạn của mình, và đồng thời phải có trách nhiệm với những quyết định đó của mình đưa ra.

Đây cũng được coi là thử thách với những ai đang và sẽ chuẩn bị đứng ở vai trò làm nhà quản lý.

– Vai trò trong ngoại giao: nhà quản lý là người đứng đầu, do vậy không thể thiếu các hoạt động ngoại giao, giao tiếp với người trong đơn vị, công ty hay cả những đối tác bên ngoài.

Một thực tế hiện nay, mối quan hệ sẽ là bàn đạp rất vững chắc để phát triển cũng như thực hiện các dự án, kế hoạch của công ty, doanh nghiệp. Do vậy, người quản lý cần có sự tinh tế, hoạt ngôn cũng như khéo léo trong giao tiếp để tạo dựng các mối quan hệ làm ăn. Bên cạnh đó, người quản lý cũng là bộ mặt của đơn vị, doanh nghiệp nên chức năng giao tiếp này đặt ra cũng rất quan trọng với người quản lý.

– Vai trò chi tiết, cụ thể hơn:

Nhà quản lý không được phép thể hiện thái độ tiêu cực như kiêu ngạo hay có một cái tôi quá lớn vì họ là người đứng đầu và dẫn dắt toàn bộ một đội ngũ nhân viên. Nếu cái tôi quá lớn thì sẽ mang tính chất duy ý chí chủ quan trong mọi quyết định, không có sự lắng nghe từ đồng nghiệp, cấp dưới thì không thể thực hiện tốt được trong môi trường tập thể.

Bên cạnh đó, người quản lý đứng đầu doanh nghiệp cũng có vai trò tạo sự gắn bó, gắn kết tinh thần đời sống làm việc của nhân viên. Bởi khi có sự liên kết, gắn bó giữa các thành viên thì đội nhóm, phòng ban mới có thể phát triển mạnh và kết hợp hài hòa, nhuần nhuyễn để đạt được hiệu quả cao trong công việc.

Nhà quản lý sẽ không bao giờ thành công nếu như đặt sự an toàn và sức khỏe của nhân viên vào tình trạng nguy hiểm, các cộng sự chính là cánh tay phải đắc lực cho người quản lý. Phải có nhân viên, cộng sự chất lượng thì công việc, kế hoạch mới có thể hoàn thành được tốt nhất. Bởi họ chính là nền móng cho sự phát triển của cả một doanh nghiệp, một tổ chức.

4. Nhiệm vụ của người quản lý: 

Người quản lý có thể kể đến một số nhiệm vụ cơ bản như sau:

– Nhiệm vụ chính của người quản lý trước hết là kế hoạch hóa được các mục tiêu đề ra, từ đó lên chương trình và định hướng hoàn thành công việc trong từng giai đoạn triển khai.

– Nhiệm vụ tiếp theo là dự đoán các quá trình, rủi ro trong tương lai có thể xảy ra trong các đơn vị, doanh nghiệp.

– Người quản lý còn có nhiệm vụ tổ chức và vận động để liên kết các phòng ban, bộ phận trong một chuỗi thống nhất hoạt động làm việc của doanh nghiệp, cơ quan.

– Nhiệm vụ cũng có thể được coi là quan trọng của người quản lý là việc tạo động lực, động viên, tiếp thêm năng lượng cũng như kinh nghiệm cho nhân viên trong quá trình làm việc. Bên cạnh quá trình làm việc căng thẳng, có sự động viên của người quản lý cũng sẽ tạo được động lực cho nhân viên cố gắng hoàn thiện phần công việc của mình.

– Cuối cùng là thực hiện nhiệm vụ giám sát, kiểm tra quá trình hoạt động và làm việc của phòng ban hay đơn vị, doanh nghiệp của mình để nhanh chóng có phát hiện kịp thời nếu như có sai lệch xảy ra và điều chỉnh những vấn đề chênh lệch đó.