Quan hệ công chúng là một khái niệm rất hay được nhắc tới trong quản lý, nhằm mục đích tìm hiểu thái độ của công chúng và qua đó để xác định chính sách, quy trình kinh doanh và lợi ích của tổ chức. Vậy quan hệ công chúng là gì? Thực hiện hoạt động quan hệ công chúng?
Mục lục bài viết
1. Quan hệ công chúng là gì?
Khi nói về quan hệ công chúng thì theo như 2 chuyên gia về PR người Mỹ là Scott M. Cutlips và Allen H. Center thì họ đã cho rằng quan hệ công chúng chính là một nỗ lực có kế hoạch nhằm tác động đến quan điểm của công chúng thông qua sản phẩm tốt và kinh doanh có trách nhiệm dựa trên giao tiếp 2 chiều đôi bên cùng có lợi”
Ngoài ra quan hệ này còn được hiểu là nghệ thuật và khoa học của quản lý truyền thông giữa tổ chức và các phần tử then chốt của công chúng nhằm xây dựng, quản lý, và giữa vững hình ảnh tốt đẹp của tổ chức.
Qua các khái niệm trên có thể rút ra mục đích cao nhất của PR là xây dựng được một hình ảnh tốt đẹp về công ty và sản phẩm trong lòng công chúng từ đó công ty nhằm tới các chiến lược phát triển riêng của mình.
Hiện nay do một số lí do mà quan hệ công chúng thường bị hiểu nhầm, và có lẽ đó là lỗi của ngành công nghiệp PR. Mọi người thường bị lẫn lộn không biết PR dừng lại ở giai đoạn nào và khi nào thì sẽ được gọi là Marketing, quảng cáo, xây dựng thương hiệu .v.v..
Tất nhiên các công ty PR có một đội bao gồm các cá nhân đến từ các lĩnh vực khác nhau của truyền thông và có khả năng ung cấp tất cả các dịch vụ liên quan đến PR như lập thương hiệu, marketing, quảng cáo… Chính điều này càng làm cho khái niệm PR dễ bị nhầm lẫn.
Quan hệ công chúng trong tiếng Anh gọi là Public Relations, viết tắt là PR.
Như vậy ta thấy các quan hệ công chúng này chính là công cụ dùng để truyền thông cho sản phẩm, con người, địa điểm, ý tưởng, hoạt động, tổ chức, và thậm chí là cả quốc gia. Người ta sử dụng PR để xây dựng những mối quan hệ tốt với khách hàng, nhà đầu tư, giới truyền thông và cộng đồng nơi doanh nghiệp hoạt động.
2. Bản chất của quan hệ công chúng:
Trên thực tế thì nghề quan hệ công chúng họ làm các hoạt động để có thể là xây dựng, cải thiện hình ảnh về một cá nhân, một công ty, chuyển phát thông tin tới giới truyền thông và lôi kéo sự chú ý của họ. Nhân viên PR phải có khả năng thuyết phục. Và mặc dù hiệu quả không thể sờ thấy được, việc tạo ra hình ảnh riêng và tăng thiện ý từ phía khách hàng, công chúng là những kết quả cuối cùng mà người làm quan hệ công chúng phải đạt tới.
Như vậy đối với quan hệ này chúng ta có thể tác động đến nhận thức công chúng, tổ chức cần phải cung cấp thông tin về tổ chức như: mục đích, tôn chỉ hoạt động của tổ chức, sản phẩm,…và từ đó thông qua những thông tin này công chúng sẽ hiểu: tổ chức là ai, ở đâu, làm gì cho họ,… Như vậy, bản chất của quan hệ công chúng là cung cấp thông tin để tác động đến nhận thức của công chúng đối với tổ chức và mong muốn nhận được sự quan tâm ủng hộ từ công chúng.
3. Thực hiện hoạt động quan hệ công chúng:
Vai trò chính của nhân viên PR trong hoạt động xúc tiến thương mại là giúp công ty truyền tải các thông điệp tích cực đến khách hàng và các nhóm công chúng quan trọng của họ. Sau khi các nội dung tới nhóm đối tượng đích thông qua PR, sản phẩm dễ đi vào nhận thức của khách hàng hơn.
Trong các doanh nghiệp hiện nay, Nhân viên thực hiện các hoạt động trong mối quan hệ công chúng rất rộng, nhưng đa phần tập trung ở các mảng như về mảng tổ chức các sự kiện đặc biệt, khắc phục khủng hoảng, bất ổn, duy trì quan hệ với giới truyền thông, với các cơ quan chức trách… Bên cạnh đó, quan hệ công chúng còn làm các công việc như chuẩn bị thông tin, tài trợ, từ thiện, đối nội…
Công cụ quan hệ công chúng
Các công cụ chủ yếu của quan hệ công chúng (PR) là: (1) Bản tin, bài nói chuyện, thông cáo báo chí; (2) Tổ chức sự kiện; (3) Tài liệu in ấn, tài liệu nghe nhìn; (4) Hoạt động tài trợ cho các hoạt động xã hội, văn hóa, thể thao; (5) Các phương tiện nhận diện thương hiệu và doanh nghiệp; (6) Website. .
Bản tin, bài nói chuyện, thông cáo báo chí
Công cụ quan trọng nhất của PR chính là bản tin, tin tức. Các chuyên gia PR tìm kiếm hoặc tạo ra những tin tức có lợi về doanh nghiệp, về sản phẩm hoặc con người của doanh nghiệp. Tin tức đó có thể xuất hiện một cách ngẫu nhiên nhưng đôi khi là do người làm PR tô chức các sự kiện hoặc các hoạt động để tạo ra tin tức.
Những bài nói chuyện cũng có thể tạo ra sự truyền thông về sản phẩm hoặc doanh nghiệp. Tổ chức họp báo để trả lời những câu hỏi của các phóng viên, đưa ra lời phát ngôn trong các hội thảo hoặc các hội nghị bán hàng. Những sự kiện như vậy có thể xây dựng hình ảnh tốt đẹp cho doanh nghiệp.
Tổ chức sự kiện
Bên cạnh đó còn có các loại công cụ khác của quan hệ này là tổ chức các sự kiện đặc biệt từ họp báo, hội nghị, khai trương lớn nhằm thu hút sự chú ý của công chúng mục tiêu.
Tài liệu in ấn, tài liệu nghe nhìn
Người làm PR cũng cần chuẩn bị tài liệu viết để tiếp cận ảnh hưởng tới thị trường mục tiêu của họ. Những tài liệu này báo cáo hàng năm, sách quảng cáo, bài báo và bản tin báo chí và tạp chí. Các tài liệu nghe nhìn như phóng sự trên truyền hình để truyền cho sản phẩm và doanh nghiệp đang được sử dụng ngày càng nhiêu.
Các phương tiện nhận diện thương hiệu và doanh nghiệp
Thông qua các loại tài liệu nhận diện doanh nghiệp cũng có thể giúp công chúng thể ngay lập tức nhận biết doanh nghiệp và theo đó với các hoạt động như Logo, văn phòng phẩm, các quảng cáo, dấu hiệu, đồng phục doanh nghiệp, card của doanh nghiệp, hình ảnh toà nhà và xe cộ của doanh nghiệp… tất cả đều trở thành công cụ marketing khi chúng hấp dẫn, lôi cuốn, phân biệt và dễ ghi nhớ.
Hoạt động tài trợ cho các hoạt động xã hội, văn hóa, thể thao
Doanh nghiệp cũng cần cải thiện thiện chí của công chúng bằng việc tài trợ cho các hoạt động xã hội, văn hóa hoặc dịch vụ công.
Website
Website của doanh nghiệp cũng có thể trở thành phương tiện PR hữu hiệu. Khách hàng và công chúng khác có thể truy nhập website để tìm kiếm thông tin hoặc giải trí.
Khi sự lan tỏa của cộng đồng mạng ngày càng nhanh và mạnh, việc tạo nên các câu chuyện hay dư luận tốt đẹp cho thương hiệu và doanh nghiệp lan truyền trên mạng internet sẽ nhanh chóng tạo nên hình ảnh tốt đẹp của doanh nghiệp trong cộng đồng xã hội.
Cách thức thực hiện
Cũng như quản trị các công cụ xúc tiến khác, PR được sử dụng khi nào và sử dụng như thế nào đòi hỏi người quản trị phải căn cứ vào mục tiêu của PR để lựa chọn thông điệp, phương tiện và để lập kế hoạch, thực hiện và đánh giá kết quả hoạt động PR.
Các doanh nghiệp cần phải kết hợp mềm dẻo và hợp lí giữa PR với các công cụ xúc tiến hỗn hợp khác trong nỗ lực truyền thông marketing tích hợp của toàn doanh nghiệp.
4. Tố chất cần có của người làm quan hệ công chúng:
+ Có một sở thích đối với cập nhập các tin tức đây là một yeus tố rất quan trọng mà người làm marketing quan hệ công chúng cần hiểu rõ được việc sử dụng sức mạnh truyền thông có thể xây dựng hình ảnh tốt cho doanh nghiệp, thế nên đam mê tin tức và cập nhật tin tức liên tục là yếu tố cần có của người làm quan hệ công chúng.
+ một yếu tố không thể thiếu đó là yếu tố về khả năng giao tiếp với mọi đối tượng sẽ giúp ích rất nhiều cho nghề PR, ngoài ra bạn cũng cần chủ động, nhanh nhạy với mọi vấn đề xảy ra.
+ Người làm công việc này cần phải có đam mê và thích viết và chính sự đam mê với viết lách, nếu không có đam mê này, chắc chắn bạn sẽ không phù hợp với ngành nghề này.
Ưu điểm
+ Đáng tin cậy.
+ Chi phí không cao
+ Tránh được nhiều rắc rối cụ thể thì nhu các thông điệp quan hệ công chúng thì được công chúng đón nhận như một tin tức chứ không phải là quảng cáo.
+ Hướng đến những nhóm đối tượng cụ thể.
+ Hình ảnh doanh nghiệp: Công tác PR hiệu quả có thể giúp xây dựng hình ảnh tốt đẹp về công ty trong công chúng.
Nhược điểm
+ Độ chính xác
+ Ảnh hưởng đến hình ảnh công ty
+ Thông điệp truyền tải không thống nhất
